公立醫院采購管理信息化建設路徑探析

關鍵詞：公立醫院采購管理信息化建設人工智能

中圖分類號：F251 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2025）08-262-03

我國醫療信息化之路開始于上世紀70年代，經過幾十年的發展，已逐步從獨立的、針對業務的信息化擴展到整個醫院管理運營的智能化。公立醫院的信息化發展可以劃分為四個階段：起始于改革開放后計算機技術的引進，最開始應用于醫療數據統計處理工作；隨著醫院業務的發展，進人了以醫院管理信息系統（HIS）建設為主的階段，從傳統粗放的管理開始向基于信息技術的精細化管理過渡；進人2000年，醫院臨床管理信息系統得到了快速發展，形成了影像歸檔和通信系統（PACS）、實驗室信息系統（LIS）、電子病歷系統（EMR）等以患者為中心的專業臨床信息系統；至今，各大綜合醫院都已建設各項臨床信息管理系統以提升醫療服務質量，但對于醫院精細化管理起著至關重要作用的信息化建設卻被忽視，采購管理便是其中之一。

一、采購管理信息化建設的意義

財政部、國家衛生健康委、國家醫保局、國家中醫藥局等4部門印發《關于進一步加強公立醫院內部控制建設的指導意見》提出要“加強采購管理”“全面提升公立醫院內部控制信息化水平”。因此，采購管理信息化建設對于醫院來說便具有了十分重要的意義。

（一）改善醫院采購管理，提高采購效率

通過電子化的管理、自動化的流程，實現采購流程的自動流轉及相關材料的記錄，減少人工操作，可有效縮短工作用時，同時避免人為失誤，提高采購效率及準確性，縮短采購周期。

（二）有效實施成本控制，提升資金使用效益

通過信息化手段，醫院可以全面記錄供應商信息、履約情況、貨物價格、庫存量及采購周期等信息，便于醫院合理地制定采購計劃、優化資金配置、強化供應商管理，以實現有效的成本控制，使醫院的資金使用更具效益。

（三）強化采購環節內控監督，增強采購透明度

通過信息化、標準化的流程規范采購行為，落實采購法律法規及制度要求，采購各環節的審批流程及相關材料在采購信息系統中公開展示及調閱，采購項目負責人及醫院監督管理部門可對采購全過程進行監督，提高采購透明度，防范廉政風險。

（四）不斷增強醫院競爭力，促進醫院可持續發展

一方面，信息化的管理能幫助醫院不斷優化采購流程、提高采購效率、降低采購成本、強化內部控制等，使醫院的競爭力不斷提升；另一方面，信息系統記錄的數據信息可轉化為醫院的數據資產，以數據驅動決策，為醫院未來的業務發展及日常運營管理提供支持。

二、采購管理信息化的現狀及問題

（一）信息化管理未全面涉及各采購重點環節

目前，各大醫院都建立了基于HIS、HRP及SPD的信息化管理系統，用于管理醫院已采購或是需配貨的藥品、醫用耗材、試劑及后勤物資。系統主要在出入庫、科室申領、訂單管理等方面實現信息化，側重于采購完成后貨物的“物流管理”，對于采購其他重點環節的信息化管理不完善，例如采購內容的立項審批、采購項目的預算管理、采購實施的任務分配、實施過程中的進度監督、采購完成后的合同管理、供應商管理和驗收管理等，未能實現采購活動全流程的動態跟蹤管理。

（二）非政府采購項目的電子化程度有待提升

目前，政府采購項目已實現全流程電子化，包括公告發布、采購文件獲取、響應文件提交、開標評標、成交結果公示，使采購過程更加透明、公正及高效，但非政府采購項目大多數還停留在線下操作階段。相較于政府采購項目，醫院非政府采購項目雖項目金額不高，但項目數量眾多，其采購實施主要依賴于人工操作及紙質化材料，容易產生人為失誤及紙質材料的丟失，項目的采購實施及管理工作會受到一定影響，非政府采購項目的電子化程度應努力向政府采購項目對齊。

（三）各信息平臺相互融合程度較淺，存在信息孤島

醫院行政管理使用的主要平臺為OA、HIS、HRP，平臺之間缺乏有效的數據交流和整合機制，成為了一個個信息孤島，數據信息資源無法實現高效共享和利用。例如，同樣的信息跨平臺使用時，處理方式通常是先從一個平臺中導出，處理成為另一平臺可以使用的格式后，再導入該平臺。這樣的方式無法避免人為失誤而導致數據信息的準確性受影響。另外，對于醫院采購而言，采購項目的實施與醫院預算密切相關，而采購管理與預算管理的平臺之間存在信息壁壘，出現采購金額的變化或是預算外的采購，財務及監督部門無法第一時間知曉。信息孤島的存在不僅阻礙了信息資源的優化配置，醫院無法實現一站式管理和信息獲取，還會讓監督分散，導致監管效能無法充分發揮。

（四）平臺建設人員缺乏采購相關業務知識，平臺使用人員對于信息化管理的知識欠缺

平臺建設的工程師往往不具備采購背景知識，建設平臺時依賴于采購人員給出的需求，但由于相關知識的缺失，工程師對于平臺建設需求的理解往往不夠到位；另一方面，采購人員缺乏信息化建設的相關知識，平臺建設的相關需求難以轉化為更易于工程師理解的表達，因此，在平臺建設時，雙方的溝通和銜接存在一定困難，導致平臺建設人員花費大量時間精力建設出的平臺未能達到預期效果，后續需花費大量時間進行調整優化。

三、采購信息化建設方向

（一）人才培育及信息化系統建設團隊組建

由于采購管理的復雜性，在采購信息系統建設的前期需組建一支跨專業的項目團隊，核心成員為單位的采購管理人員和信息技術人員。采購管理人員類似產品經理的角色，利用自身豐富的理論知識和經驗積累，根據采購崗位職責及工作內容梳理信息化需求，確保信息系統功能的完全性和實用性；信息技術人員作為院內研發團隊，可與采購管理人員分享最新的信息技術及單位已有的信息系統功能情況，對系統功能實現方式提出建議，確保信息化建設的專業性與前瞻性，并確保系統之間能夠實現對接。項目團隊成員在對信息系統建設進行全方面設計規劃的過程中，得到跨專業的交流及學習，使得采購管理知識及信息技術知識在不同專業人才中普及，采購管理人員的信息技術應用水平得以提高，信息技術人員的采購管理意識得以增強，打破溝通壁壘，實現人才培育與信息化建設的雙重目標。

（二）采購管理信息系統模塊構建

根據內部控制管理原則，可將采購管理分為執行和監督兩大主要內容。其中，根據采購流程，分設\"采購事項審批\"\"采購實施進度控制\"\"合同審簽及履約”三大模塊；根據監督內容，分設“基礎數據查詢”“報表統計及分析”“采購評價\"等模塊。

1.事項審批模塊。為強化采購活動的合規性、透明度和效率，預防腐敗風險，同時優化資源配置，提升決策科學性，采購事項審批模塊建設至關重要，包括采購立項審批、采購代理機構選取審批、采購文件審批、采購評審專家選取審批、采購結果審批等。根據醫院采購管理制度的要求及“三重一大\"的有關規定預設審批流程，通過標準化、自動化的審批流程，減少人工干預，加速審批進度，滿足制度導向下的高效、廉潔采購要求。其中重點關注采購立項審批模塊的建設，該模塊不僅要關注需求的合理性，更要關注預算的可行性，與預算系統實現對接，不在采購預算內的項目實施預警管理，在發出申請的階段就對其進行控制。

2.進度控制模塊。進度控制以任務計劃為基礎，因此，此模塊首要包含的功能是采購任務計劃編制。以采購的各階段設置里程碑，如“采購開始”“采購公告發布”“開標會召開”“成交公告發布”“合同簽訂完成”“合同驗收完成”；以采購的各重要環節設置目標，如“采購申請提交”“采購代理機構選取”“采購文件編制”“采購評審專家選取”“成交結果確認”“合同編制\"\"合同履約”等，并在目標的基礎上細化各項任務，以確保目標的實現。在采購項目任務計劃編制完成后，生成甘特圖，直觀展示采購任務的進度安排，從工作量及時間兩個維度建立起對項目總目標、階段目標、細項任務的進度控制。項目執行需要責任到人，此模塊中應包含分配采購項目負責人的功能，不僅能便于管理者快速找到負責人了解項目情況，也能便于管理者根據采購人員的工作量和進度調整和分配采購任務。

另外，在此模塊中可建設“交易平臺”功能，實現潛在供應商線上獲取采購文件、報名參加采購活動、線上遞交響應文件、線上開啟響應文件、線上評審等功能，提高單位非政府采購的工作效能，同時利用詳細記錄的操作日志，提升審計效能，讓開標評標環境更公開透明。

3.合同審簽及履約模塊。此模塊首先要做到合同文件的同步及自動生成，即將采購文件中的合同內容同步至本模塊中，確保簽訂的合同文件的內容與采購文件中的一致，符合政府采購的要求，同時自動生成該項目合同空缺的有關信息，如乙方單位名稱、成交金額，本單位的銀行賬號和開戶行等，節省信息填寫時間；其次，預設審批路徑和權限，配置法人電子簽章，提高審簽效率；合同簽訂結束之后，允許項目負責人將項目分配至歸口部門的有關責任人，由其進行后續的合同履約工作。履約模塊需包含履約進度、付款情況、驗收結果等關鍵信息，記錄履約過程中出現的問題及解決方式，強化合同履約管理，實現合同全生命周期的監控，并為下次同類項目合同的編制提供參考基礎。

4.基礎數據查詢模塊。即采購項目臺賬，記錄項目的重要信息：項目編號、項目名稱、預算金額、控制價、代理機構、采購狀態、成交金額、成交單位名稱、成交單位規模、合同編號、驗收情況等等，直觀地展示醫院年度采購項目情況，支持按字段搜索、篩選、排序，可以在此模塊中通過各字段及條件快速查找到有關項目，并允許通過點擊各字段的方式打開相應的詳細信息界面。例如，點擊預算金額可以看到預算審批情況、預算變更情況，點擊合同編號可以看到合同審批流程以及合同文本。此模塊是在系統中打造了一個采購項目數據庫，為信息查詢及監督管理提供便利。

5.報表統計及分析模塊。此模塊以管理駕駛艙的形式呈現，通過表格、柱狀圖、餅圖、折線圖等各式圖表動態地展示單位采購相關的各項指標情況，如全院采購項目進度情況、采購完成率、各采購類型占比、中小企業成交占比、合同支付情況、采購預算完成率、采購資金節約率等等，多維度地、及時地、形象直觀地反映醫院的采購情況，為采購計劃安排等決策提供有效依據。

6.采購評價模塊。根據主管預算部門的有關要求，重點關注對采購各重點環節的評價，結合公立醫院內部控制評價指標中有關采購的內容，建立單位采購管理評價標準，內置進此模塊中，實現評價情況線上填報并展示歷年得分變化情況。對于未拿滿分的標準，形成問題整改清單，方便內部監督部門追蹤落實問題整改，幫助單位有針對性地改善不足之處。采購評價環節是對單位整體采購活動進行PDCA的過程，能有效提升單位采購管理工作質量。

（三）跨平臺數據集成管理

采購管理系統應對接醫院現有的信息系統，打破系統間的數據壁壘，實現數據同源與互通，避免出現數據不一致而導決策失誤的產生。其中，最重要的是與財務管理系統及資產管理系統進行對接，強化預算管理及預警機制，推動財務監督從事后核算向事前預測和事中控制轉變，實現采購活動全過程管控，同時，助力采購部門從財務視角審視采購活動的效益，促進業財融合。

（四）人工智能+

人工智能的加人讓系統更智能、管理更高效、使用更便捷，主要表現為以下幾個方面：一是幫助實現數據集成，和傳統的人為操作相比，人工智能按照預設的標準高效進行數據清洗、融合、共享并在此過程中實現對數據安全的控制，減少了人力成本和時間成本；二是流程自動化，通過預設好的擬采購時間，自動形成任務計劃并進行時間倒排，到時間自動觸發流程，提升采購效率；三是輔助決策，采購有兩個重要決策，即采購什么及以什么價格采購，通過對單位歷史采購數據及現行市場情況的智能分析，人工智能可為采購部門提供最優的需求方案及價格情況，幫助采購部門做出科學決策；四是強化監督管理，通過自動校驗預算、資金來源、政策落實要求、申請材料等等，提升監督管理效能，利用數據驅動構建“事前預警、事中監控、事后審查”的穿透式監督體系；五是賦能文字工作，利用人工智能整理數據情況并形成各項采購分析報告的框架，管理人員在此基礎上對報告進行修改完善，能節省大量構思和撰寫時間；六是提供咨詢和引導，人工智能是采購人員的第二大腦，可以實時為采購人員提供咨詢，幫助采購人員在政策和制度快速變化的環境中及時掌握最新的信息，確保采購活動按政策落實，合法、合規。總而言之，“人工智能 + ”能為系統平臺及采購管理帶來全方位的提升，幫助采購人員從繁瑣的事務性工作中脫離出來，專注更具價值的工作，是采購信息化創新發展的必經之路。

綜上所述，在數智化浪潮下，公立醫院采購管理信息化建設不僅是提升醫院運營效率、優化資源配置的關鍵舉措，更是順應時代發展、保障醫療服務高質量供給的必然要求。本文通過研究信息化建設路徑，提出了從強化人才培育、完善系統模塊、加強數據集成到應用人工智能管理等多維度的實踐方向。然而，這一過程并非一蹴而就，技術快速迭代、數據安全隱患、人才梯隊建設及建設資金限制等諸多問題為公立醫院采購管理信息化建設帶來了持續挑戰，公立醫院需平衡資源投人與信息化建設水平的關系，推動信息技術與采購管理的深入融合，努力實現采購管理的智能化轉型。

[基金項目：2024年廣西壯族自治區衛生健康委自籌經費科研課題（編號：Z-A20240659）]

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（作者單位：廣西醫科大學第二附屬醫院廣西南寧530007）

[作者簡介：胡芷榕，廣西醫科大學第二附屬醫院中級經濟師；通訊作者：黎將華，廣西醫科大學第二附屬醫院副研究員。]

（責編：賈偉）