淺談綜合辦公室在中小企業中的價值

中圖分類虧：F270文獻標識碼：A文章編號：1004-4914（2025）08-064-03

當前經濟形勢下，中小企業是經濟社會高質量發展的重要基礎，在促進經濟增長、就業穩定、科技創新及社會和諧等方面發揮不可替代的作用。然而，面對復雜多變的市場環境，中小企業要如何在殘酷的競爭中立于不敗之地？大多數企業會優先考慮組織改革，優化資源配置，即合并職能部門，將人力資源、行政事務管理、黨建工作、綜合服務等職能統一并入綜合辦公室。因此，綜合辦公室在中小企業發展中扮演著重要的角色，它承擔著跨部門以及與上級黨組織、政府部門溝通的橋梁職能，負責制定企業規章制度，車輛調度，基礎設施維護，統籌招聘，新員工培訓，薪酬福利等事務。

一、綜合辦公室在中小企業中的定位

綜合辦公室是企業內部負責協調、管理和服務的重要部門，它在中小企業中的定位是多方面的，主要包括人力資源管理、行政辦公和信息管理等關鍵角色。

二、綜合辦公室的職能及作用

（一）幫助企業做好人力資源管理工作

在中小企業中，綜合辦公室往往承擔著人力資源管理與規劃的工作，主要包括招聘選拔、崗位分析、新員工接待、勞動關系管理、薪酬管理和績效考核等。

1.根據企業戰略規劃，制定切實可行的人力資源規劃。辦公室應根據企業內外部環境和條件的變化，通過對企業未來的人力資源需要和供給狀況的分析，運用科學的方法，制定企業人力資源供需平衡計劃，以確保組織在需要的時間和需要的崗位上，獲得各種必需的人力資源，保證事得其人、人盡其才，從而實現人力資源與其它資源的合理配置。

2.做好職位分析以及人員招聘。根據企業需求，收集分析職位信息，制定招募計劃，實施招募活動。

3.完善勞動合同簽訂和社會保險核算。新員工入職后，按照國家規定與勞動者依法簽訂勞動合同，核算社會保險并繳費，辦理檔案接收手續。

4.制定實施動態薪酬調整機制。辦公室應根據公司不同職位、崗位制定明確的薪酬調整標準和程序，注重與員工的溝通，提高他們對薪酬調整機制的理解。另外，還應定期調整薪酬機制，以適應市場和企業的變化。

5.協助領導及其他部門做好績效考核工作。根據各崗位、各部門的績效考核指標及權重，在績效周期結束時（一般以月度、年度為單位）評價員工在工作中的表現，為績效獎金的發放提供有力的依據，確保公平、公正地對待每一位員工。

綜合辦公室通過“選人精準化、用人高效化、留人長效化”，成為企業實現戰略目標、提升競爭力的核心引擎，其作用不僅體現在日常運營效率提升，更貫穿于企業可持續發展的全生命周期。

（二）做好企業行政事務類工作

行政事務類工作主要包括制度建設、會議安排、文件管理、黨建工會及考勤管理等方面。

1.制度建設。辦公室需要制定和優化企業各項管理制度、工作流程等，確保各項工作的規范化和標準化。

2.會議安排。根據會議行程做好會前準備（場地布置、設備檢查及資料分發）；會議期間的服務（茶水安排等）；會議收尾（清理會場、資料歸檔及反饋收集）。

3.文件管理。公司辦公室要負責收、發文管理。主要包括接收、登記、保管外來文件，確保文件及時送達相關領導；起草、審核部門內部各類重要文件和報告，確保其符合相關法律法規要求并準確傳達給相關部門或員工。

4.黨建工會。負責定期組織召開民主生活會，組織黨支部開展“評優評先”和民主評議活動，負責入黨積極分子的教育培養和黨員干部培訓。工會工作主要有開展困難職工幫扶，節日慰問，發放福利，舉辦文體賽事等。

5.考勤管理。記錄和統計考勤（包括異常、請假和加班），形成考勤報表，并做好歸檔工作。

6.基礎設施維護、修。公司基礎設施維護主要包括辦公樓、打印設備、空調系統以及網絡信息技術設施等。辦公室負責維修、保養和修繕，從而保障公司日常運營、提高工作效率、確保員工安全。

行政事務類工作是企業正常運轉的基石，不僅能夠確保各項業務有序、高效地進行，還能展現企業的文化和價值觀，提高企業的形象和聲譽。

（三）信息傳遞的“橋梁”

綜合辦公室是各項工作承上啟下、聯系內外、有序開展的“窗口”和“樞紐”，在信息管理中承擔著信息傳遞的橋梁作用，具體體現在以下幾個方面：

1.信息收集與整理。綜合辦公室負責收集各類信息，包括外部市場數據、行業動態、基層聲音等，多方面建立溝通渠道，為組織提供決策所需的基礎數據。

2.信息分析與處理。綜合辦公室需要對收集的信息進行分析和處理，提取出有價值的信息，為企業管理層提供科學的決策依據。

3.信息傳播與共享。綜合辦公室確保信息在組織內部的有效傳遞，促進各部門之間的溝通與協作，以確保信息的及時共享。

綜合辦公室雖然不直接參與業務工作，但通過履行這些工作職責，為整個企業的高效運轉、穩定發展提供了有力保障，是不可或缺的重要部門。

三、綜合辦公室工作的特點

（一）綜合性

辦公室作為中小企業的綜合辦事部門，工作千頭萬緒，工作面寬事雜，決策部署要通過辦公室傳達，多種信息要在辦公室匯集，各方關系要由辦公室協調。從重要決策到日常事務，從領導到班組員工，看似平常甚至瑣碎，卻配合著全局。

（二）政治性

辦公室作為黨政機關的核心部門，必須提高政治站位，強化政治擔當。辦公室工作人員需要具備高度的政治敏感性和大局意識，負責上傳下達黨支部的決策部署，確保各項工作與黨的方針、政策保持一致。

（三）臨時性

辦公室有些工作具有不確定性，沒有規律，經常需要處理緊急任務和突發事件，例如，臨時通知的接待、會議安排、征求意見回復等，具有突然性、緊急性。

（四）保密性

辦公室工作人員尤其是辦公室主任作為主要領導的決策參謀，成為單位內部最早知曉核心信息的角色，例如，政策動向、決策背景、人事動態及員工信息等，應根據領導的決策做好保密工作，確保企業穩定發展。

（五）協調性

綜合辦公室作為綜合協調部門，必須有全局觀念。其任務不僅包括協調本單位與其他單位之間的關系，還包括協調與上級領導機關和下屬基層單位之間的關系，甚至是領導成員之間的關系，把握好協調的原則性，化解矛盾，形成合力。

四、剖析綜合辦公室的現狀

（一）員工缺乏積極主動性和晉升空間

由于辦公室工作種類繁瑣，沒有規律性，且缺乏技術含量，沒有任何業績與成果可言，干多干少都一個樣，導致辦公室員工在工作中會感到迷茫和無所適從，工作起來缺乏動力，沒有目標。而且辦公室晉升通道狹窄，甚至出現用人機制不透明、不規范，公司在資源分配上存在不均衡，導致辦公室員工發展機會不均的情況。

（二）工作枯燥乏味，缺乏挑戰性

長期從事機械化的重復任務，缺乏創新空間，導致思維固化與動力流失，而且辦公室工作成果無法直接體現個人貢獻，削弱價值感。

（三）團隊氛圍不好，缺乏協作精神

由于辦公室工作的復雜性、臨時性、重復性等特點，導致員工的工作無法計量，分配不均且難以出成果，可是工作又耗費時間與精力，其他部門、領導不重視，導致員工心灰意冷，得過且過，甚至互相推諉，大大降低工作效率。

（四）激勵性措施不足

企業針對辦公室員工沒有明確的激勵機制，員工在工作中的表現得不到反饋與認可，尤其在月度專項獎勵中，其他部門員工都或多或少有獎勵名目，而辦公室員工沒有，這無形中挫傷了員工的積極性，他們會認為沒有得到組織的公平對待，從而產生懈怠情緒，沒有歸屬感。

五、以某中小企業為例，剖析綜合辦公室存在的問題

某中小型企業共有員工100余人，組織結構設有經理層、公司辦公室、財務部、營銷采購部、生產部（下設各班組）安全部、技術部等部門。其中公司辦公室有員工6人，分別設主任1名，副主任1名，員工4人，主要承擔公司人力資源管理、黨政工會工作、后勤、庫房管理、基礎設施維護修繕以及其他臨時性工作。一直以來，公司辦公室都兢兢業業、任勞任怨地立足自身崗位，服務于領導層及直屬各部門，為公司的平穩發展提供支持。但是近年來，隨著公司業務的不斷拓展，迫于提質增效和國內外嚴峻經濟形勢的壓力，公司采取各種措施降低成本，提高勞動效率，用工形式也越來越多樣化（業務外包、勞務派遣、勞務協議及返聘榮休老同志），導致辦公室的工作越來越繁瑣，越來越難做，除了做好本職工作外，還要配合各部門做好各項成本核算（包括人工成本、業務成本）采購辦公用品以及合同招投標工作。

眾所周知，再難再多的工作，只要團隊凝聚力足夠強，辦公室成員擰成一股繩，勁往一處使，都能保質保量完成工作。可是辦公室成員認為組織沒有公平對待各專業工作，感受不到來自領導的信任與關懷，工作中會產生“有我沒我一個樣，干多干少一個樣”的心理狀態，不僅不利于辦公室的穩定，各項工作也只是機械性地完成，沒有任何依賴與認同感。

六、優化綜合辦公室工作的措施

（一）領導層加強對綜合辦公室工作的重視

辦公室工作雖然沒有突出的業績與成就，但它是一個公司得以穩定、高效運轉的強大后盾。組織的管理層應該轉變觀念，不要只把辦公室看作后勤、打雜的部門，還應認識到它的參謀、專業性和助手的作用，正是因為有辦公室處理這些繁雜瑣碎不起眼的工作，公司才能專心致力于生產、安全、技術研發工作。

（二）辦公室主任要維護團隊成員的利益

綜合辦公室是一個整體，一個團隊，而辦公室主任作為這個團隊的領頭人，是整個團隊的主心骨，不僅要了解各個團隊成員的精神狀態、工作能力和工作職責等，還要維護成員的利益，推薦成員參加相關培訓，提高業務技能。針對復雜困難的工作，向上級尋求更多的資源和支持，例如，增加人手、提供必要的工具或培訓等，這樣可以讓員工感受到上級對他們的關心和支持，從而減輕他們的心理負擔。定期與員工進行溝通，了解他們的需求和困擾，及時給予支持和幫助，鼓勵員工表達自己的情緒和想法。一個優秀的辦公室領導，應具備良好的人際交往能力、超強的應變能力、足夠的知識儲備及強大的心理承受能力，才能游刃有余地主持好辦公室工作。

（三）加強溝通與協調

與領導層、各部門甚至是成員之間都要勤溝通，多協調，避免產生誤會，影響工作效率，可以采取電話、企業微信、面對面的方式，確保信息能夠準確無誤地傳達。

（四）加強業務學習，提高服務質量

辦公室作為企業的“窗口”，需要上傳下達各種信息，協調好各方面的工作，因此，辦公室成員在日常工作中應不斷學習業務知識，努力提高自己的素養。

（五）建立健全各項規章制度

要想確保辦公室工作順利開展，必須建立完善各項規章制度。首先，細化辦公室成員職責，使員工能夠各司其職，各盡其能，做好本職工作，共同維護團隊的正常運作。其次，針對辦公室工作制定相應的激勵措施，對于表現積極優秀的員工予以獎勵，提高員工工作的積極性。

（六）正確把握原則性與靈活性的關系

在辦公室工作中，原則性主要體現在法律、政策、規章制度等方面，一切工作都應以這些原則為準繩，在堅持原則性的基礎上，靈活處理具體事務也是必要的。靈活性是指在處理工作和人際關系時不死板、不拘泥，能夠隨機應變；面對工作中的突發情況和變化，能夠迅速調整計劃，靈活應對；還要在工作中勇于嘗試新方法、新技術，以創新的思維解決問題，提高工作效率。例如，處理與同事的關系時，既要堅持工作原則，又要靈活溝通，促進人際關系和諧。

七、結語

綜合辦公室是任何一個企業中不可或缺的部門，中小企業綜合辦公室集多項工作于一身，公司應加強對辦公室的重視，采取有效激勵措施，提升辦公室員工的積極性，不斷提高辦公室管理工作的效率，助力企業可持續發展。

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（作者單位：天津大港油田萊特石油化工股份合作公司天津300000）（責編：賈偉）