高職院校檔案信息資源共享平臺建設(shè)策略研究

doi： 10.3969/j.issn.1673-0194.2025.16.072

[中圖分類號]G717；G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A [文章編號]1673-0194（2025）16-0218-03

0引言

檔案管理信息化建設(shè)是指在各級檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃下，通過在檔案管理活動中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行管理、處理的過程，旨在加快現(xiàn)代化檔案管理步伐，確保檔案資源能夠得到更科學(xué)、高效的利用。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確提出要加快檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)。“十二五”期間，我國提出了檔案事業(yè)發(fā)展八大主要任務(wù)，涵蓋資源建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、應(yīng)用系統(tǒng)、人才隊伍建設(shè)及安全保障等多個方面，為檔案管理信息化建設(shè)奠定了堅實基礎(chǔ)[]。高職院校作為高等職業(yè)教育的重要組成部分，在教學(xué)、科研和管理等各項活動中積累了豐富的檔案資料。近年來，隨著高職院校對檔案管理工作的重視程度不斷提高，以及檔案內(nèi)涵的不斷豐富，檔案的使用頻率不斷提高，但高職院校的檔案管理模式長期以來多為手工操作，導(dǎo)致工作效率低下，難以滿足現(xiàn)代高職院校的發(fā)展需求。由于計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速普及，電子檔案的數(shù)量迅速增加，構(gòu)建檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)檔案信息的全面整合和高效利用，成為高職院校檔案管理改革的重要方向。

1 檔案管理概述

檔案管理通常被稱作檔案工作，其核心在于檔案館或檔案室對紙質(zhì)檔案及電子檔案進(jìn)行全面、系統(tǒng)的管理，目的是為需求者提供高效、便捷的檔案信息服務(wù)[2]。這項工作具有一定的服務(wù)性質(zhì)和高度綜合性。檔案管理的獨特之處在于檔案信息的高效利用，這一特征為高職院校的各項業(yè)務(wù)提供了堅實的支撐。在信息技術(shù)的推動下，檔案管理工作經(jīng)歷了從傳統(tǒng)的管理和服務(wù)模式向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化轉(zhuǎn)變的過程。在此背景下，構(gòu)建檔案信息資源共享平臺成為推動檔案管理發(fā)展的重要手段。

2高職院校檔案信息資源共享平臺建設(shè)中存在的問題

2.1檔案信息資源共享意識缺失

在高職院校檔案信息資源共享平臺建設(shè)過程中，有一個較為突出的問題是檔案信息資源共享意識不足，許多管理人員和教師未認(rèn)識到檔案信息資源共享的重要性，缺乏積極利用和主動共享檔案信息的意識[3]。這就導(dǎo)致檔案資源被封閉在各院校或各部門內(nèi)部，無法充分發(fā)揮其應(yīng)有的價值。由于歷史遺留問題和管理理念的影響，一些高職院校的檔案管理部門仍然以檔案保護(hù)為主，利用為輔。他們認(rèn)為檔案的主要價值在于其文化和歷史價值，忽視了檔案信息的可利用性和實用性。這種觀念導(dǎo)致檔案信息傳播廣度不夠、利用率低，難以實現(xiàn)其價值。隨著科技的發(fā)展，新興技術(shù)如大數(shù)據(jù)、云計算等逐漸被應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域，但一些檔案管理人員對這些新興技術(shù)持消極態(tài)度，缺乏掌握和學(xué)習(xí)新技術(shù)的動力，這使得他們在面對大量繁雜的檔案信息時仍然依賴傳統(tǒng)的手工整理和分類方法，既浪費了物力、人力，又難以達(dá)到準(zhǔn)確分類的效果。

2.2服務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

在高職院校檔案信息資源共享平臺建設(shè)過程中，服務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施尚顯薄弱，亟須加以完善。檔案信息資源的有效管理和共享需要依托完備的軟硬件設(shè)施[4]。軟件設(shè)施涉及電子數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建、檢索系統(tǒng)的開發(fā)以及檔案分類與讀取技術(shù)的應(yīng)用等，而硬件設(shè)施則涵蓋物理存儲空間、計算機、服務(wù)器、掃描儀等設(shè)備。在傳統(tǒng)觀念的影響下，高職院校以往資金投入主要集中在檔案存放場所的維護(hù)和建設(shè)上，檔案管理工作的重點也偏向于實體檔案的安全保護(hù)，對現(xiàn)代化電子設(shè)備和技術(shù)的投人相對不足。這種資金分配的不平衡導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)過程中的資源錯配，雖然在物理環(huán)境上提供了良好的保護(hù)條件，但在提升檔案信息資源共享水平和數(shù)字化處理能力方面顯得力不從心。許多高職院校的檔案管理部門缺乏足夠的專業(yè)技術(shù)人員來支持復(fù)雜的信息系統(tǒng)維護(hù)和操作工作，直接影響了檔案信息資源的高效利用和共享。現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)在可擴(kuò)展性和兼容性方面存在缺陷，進(jìn)一步限制了檔案信息資源共享平臺建設(shè)。

2.3信息共享范圍有限

信息共享范圍有限是當(dāng)前高職院校檔案信息資源共享平臺建設(shè)中存在的又一重大問題。檔案資源本身移動難度大，一定程度上阻礙了信息的廣泛共享和流通。傳統(tǒng)檔案信息管理模式下，信息的收錄與歸檔局限于特定部門或區(qū)域內(nèi)部進(jìn)行，這種方式增加了信息利用的復(fù)雜性，容易形成信息壁壘，尤其是在經(jīng)濟(jì)條件較差或偏遠(yuǎn)地區(qū)的高職院校，這種現(xiàn)象會使那些具有重要參考價值的檔案信息無法得到充分的利用。在實際操作中，各高職院校之間和各部門之間的信息交流和共享常常受到阻礙，主要原因是存在利益沖突和信息壁壘。某些高職院校或部門可能擔(dān)心失去對自身信息資源的控制權(quán)，不愿意開放自己的檔案數(shù)據(jù)庫，限制了檔案信息的有效共享。

3 高職院校檔案信息資源共享平臺建設(shè)策略

3.1樹立多維度共享服務(wù)理念

在高職院校檔案信息資源共享平臺的建設(shè)中，樹立多維度共享服務(wù)理念是至關(guān)重要的一步。高職院校需要樹立開放共享意識，強化服務(wù)理念，推動跨領(lǐng)域合作，并增強信息安全保護(hù)意識，以構(gòu)建高效、安全的檔案信息資源共享平臺，滿足用戶需求，促進(jìn)知識傳播，同時保障信息安全。

為了提升檔案信息資源利用效率，檔案管理人員應(yīng)定期組織評議會，回顧檔案管理實踐中遇到的問題及有效應(yīng)對策略。這種持續(xù)改進(jìn)和學(xué)習(xí)機制有助于提升檔案管理人員的服務(wù)水平和專業(yè)能力，使其秉持共享發(fā)展的核心理念，緊抓大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展契機，重點推動檔案管理軟硬件設(shè)施的升級。另外，高職院校檔案信息資源共享平臺的建設(shè)需要各院校樹立開放共享的意識。檔案信息資源的價值在于其能夠跨越校園界限，通過共享平臺實現(xiàn)更廣泛的流通和使用。各高職院校管理層要從戰(zhàn)略高度認(rèn)識到檔案信息資源共享的重要性，積極推動共享平臺的建設(shè)和應(yīng)用。在此過程中，應(yīng)將用戶需求放在首位，增強檔案管理人員的服務(wù)意識，在設(shè)計平臺時充分考慮用戶的實際需求，定期收集用戶反饋，不斷優(yōu)化服務(wù)流程，提供便捷、高效的信息服務(wù)，確保用戶滿意度達(dá)到最高。檔案信息資源共享不應(yīng)局限于教育領(lǐng)域，還可以拓寬到其他行業(yè)和領(lǐng)域。例如，通過與政府、企業(yè)、科研機構(gòu)合作，高職院校可以實現(xiàn)資源互補，拓展檔案信息資源共享范圍，從而提升平臺的綜合服務(wù)能力。與地方科技管理機構(gòu)合作，可以為校企或?qū)W校之間的技術(shù)開發(fā)、科普宣傳、產(chǎn)教融合等方面提供技術(shù)和政策支持；與行業(yè)協(xié)會合作，可以建立信息交流平臺，實現(xiàn)多方信息資源的共享。在推動檔案信息資源共享的同時，高職院校應(yīng)增強信息安全意識，建立完善的信息安全管理體系，確保檔案信息在傳輸、使用和存儲過程中的安全性，包括但不限于應(yīng)用數(shù)據(jù)加密、訪問控制、審計跟蹤等技術(shù)手段。同時，高職院校還要加強對用戶的信息安全教育，增強他們的信息安全意識，從而全方位保障檔案信息安全。通過這些措施，高職院校可以提高用戶對平臺的信任度，有效防正檔案信息泄露，促進(jìn)檔案信息資源的有效共享和利用。

3.2完善檔案信息資源共享設(shè)施

在高職院校中，促進(jìn)檔案信息資源共享是提升教學(xué)質(zhì)量和科研水平的重要環(huán)節(jié)。為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，高職院校應(yīng)建立校級、校際和社會三級共享機制，通過完善校內(nèi)檔案信息平臺、加強網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及搭建跨校的檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享與利用，提升檔案服務(wù)效率和質(zhì)量，促進(jìn)教育資源的優(yōu)化配置。

各高職院校應(yīng)搭建校內(nèi)局域網(wǎng)，實現(xiàn)檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化與信息在線共享，并建設(shè)檔案館或檔案辦公室作為核心信息節(jié)點，利用通信軟件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將節(jié)點與校內(nèi)其他計算機終端相連，實現(xiàn)校園內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)信息的迅速流通與檔案資源的廣泛共享。檔案信息資源共享平臺應(yīng)具備強大的檢索功能，方便用戶快速找到所需信息。平臺還應(yīng)提供豐富的檔案信息資源，包括科研、管理、教學(xué)等方面的檔案。同時，高職院校要確保校園網(wǎng)絡(luò)高速、穩(wěn)定和安全，定期對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和升級，以保障平臺正常運行。各高職院校還應(yīng)依托省級主管部門電子政務(wù)平臺，建立一個覆蓋全域的檔案信息資源共享平臺，推動檔案信息資源的高效利用與院校間的深度合作。省級主管部門可考慮整合計算機科學(xué)、機械工程、醫(yī)學(xué)、護(hù)理等專業(yè)領(lǐng)域的檔案信息，使同類院校間的檔案資源能夠更便捷地利用與共享。通過這種方式，省級主管部門及檔案管理部門能夠在區(qū)域內(nèi)統(tǒng)籌管理高職院校的檔案資料，確保區(qū)域內(nèi)的檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)順暢共享和流動，提高檔案信息資源的利用效率和服務(wù)水平。此外，各高職院校應(yīng)在聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上，利用云計算技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，以專業(yè)檔案網(wǎng)站為基礎(chǔ)為用戶提供檔案資源服務(wù)。檔案網(wǎng)站應(yīng)具備強大的檢索功能和用戶交互功能，方便用戶查找和獲取所需信息。網(wǎng)站還應(yīng)提供豐富的檔案信息資源，包括各類科研、教學(xué)、管理等檔案。

3.3建立多方位共享服務(wù)機制

建立多方位共享服務(wù)機制對高職院校建設(shè)檔案信息資源共享平臺至關(guān)重要。這一機制要求高職院校建設(shè)檔案信息資源共享平臺時需要完善管理機制，包括制訂詳細(xì)的建設(shè)計劃、成立專門的管理團(tuán)隊、加強平臺升級與維護(hù)，并構(gòu)建統(tǒng)一的信息技術(shù)規(guī)范及協(xié)同管理體系，促進(jìn)技術(shù)應(yīng)用的深化，保障平臺的安全性及高效服務(wù)能力[5]。高職院校應(yīng)積極與企業(yè)、科研機構(gòu)、政府等進(jìn)行合作，擴(kuò)大資源共享范圍，實現(xiàn)資源的共享和互補，提升平臺的綜合服務(wù)能力。

為確保檔案信息共享平臺高效運作，高職院校必須引進(jìn)懂技術(shù)的專業(yè)人才，為平臺注入新的活力，提供技術(shù)支持。高職院校可以聘請行業(yè)資深專家進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)，提升現(xiàn)有從業(yè)人員的技術(shù)水平，并建立激勵機制，鼓勵員工不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，保持對技術(shù)最新發(fā)展動態(tài)的敏感度，以適應(yīng)快速變化的技術(shù)環(huán)境。各高職院校還應(yīng)打造專門的團(tuán)隊負(fù)責(zé)平臺的設(shè)計、規(guī)劃、開發(fā)及維護(hù)工作，明確開發(fā)周期、功能需求以及預(yù)算等要素，定期對平臺進(jìn)行維護(hù)與升級，確保其穩(wěn)定性和安全性，并根據(jù)用戶反饋和技術(shù)進(jìn)步持續(xù)優(yōu)化平臺服務(wù)功能。為了實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有效收集、轉(zhuǎn)換和比對，在信息共享標(biāo)準(zhǔn)制定的基礎(chǔ)上，各高職院校需要采用一致的檔案管理軟件和數(shù)據(jù)庫，遵循統(tǒng)一的信息采集、數(shù)據(jù)處理與交換以及電子文件安全保密等標(biāo)準(zhǔn)，形成一套完整的信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系，包括平臺接口標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理標(biāo)準(zhǔn)等，并建立標(biāo)準(zhǔn)更新機制，以適應(yīng)技術(shù)和用戶需求的變化。各高職院校還應(yīng)成立統(tǒng)籌機構(gòu)，負(fù)責(zé)檔案信息資源共享工作的推進(jìn)，通過制定完善的協(xié)同管理機制，明確信息共享流程、溝通協(xié)調(diào)方式及責(zé)任分工，提高院校間的協(xié)作效率，確保各項工作有序開展。除此之外，各高職院校要積極與科技企業(yè)合作，引入云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等前沿技術(shù)，加大對檔案管理人員和技術(shù)人員的培訓(xùn)力度，提升其技術(shù)水平和綜合素質(zhì)，從而提升平臺的數(shù)據(jù)處理能力和智能化服務(wù)水平。

4結(jié)束語

高職院校檔案信息資源共享平臺建設(shè)是一項艱巨的任務(wù)，涉及多個方面的工作。本文主要分析了當(dāng)前高職院校檔案信息資源共享平臺建設(shè)中存在的問題，包括信息共享意識缺失、服務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施薄弱以及信息共享范圍有限等，并提出了一系列具有針對性的建設(shè)策略。這些策略旨在幫助高職院校建立符合自身發(fā)展需求的檔案信息資源共享平臺。未來，學(xué)界應(yīng)繼續(xù)深化對該領(lǐng)域的研究，不斷探索新思路和新方法，克服平臺建設(shè)困難，爭取早日取得突破性進(jìn)展，幫助高職院校搭建一套完善的檔案信息資源共享平臺，進(jìn)一步推進(jìn)高職院校檔案信息資源共享，為高職院校的長遠(yuǎn)發(fā)展提供可靠的支持。

主要參考文獻(xiàn)

[1]陳雪虹.高職院校檔案數(shù)字化管理存在的問題及對策研究［J].陜西檔案，2024（1）：53-55

[2]張巖，郭曉文.試論信息資源共享環(huán)境下高校檔案管理共享與共建［J].赤峰學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版），2023（8）：38-41.

[3]劉軼.智慧校園環(huán)境中高職院校檔案信息化建設(shè)研究［J].中國新通信，2023（14）：93-95.

［4]王君渠.淺析高職院校檔案管理的機制創(chuàng)新［J］.產(chǎn)業(yè)科技創(chuàng)新，2022（3）：99-101.

[5]豆亞玲.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高職院校檔案信息資源共享模式與策略研究［J].蘭臺內(nèi)外，2019（27）：25-26