大數(shù)據(jù)視角下的檔案管理效率提升路徑

檔案是社會(huì)組織和個(gè)人在從事各方面活動(dòng)過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的歷史記錄，反映了既往管理與活動(dòng)行為，可以為管理層的目標(biāo)制定、宏觀規(guī)劃和重要決策提供參考依據(jù)。進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，數(shù)據(jù)信息的價(jià)值日益凸顯，大數(shù)據(jù)技術(shù)獲得了更廣闊的應(yīng)用空間。在大數(shù)據(jù)視角下進(jìn)行檔案管理工作，能夠提升檔案管理效率，增強(qiáng)對(duì)檔案價(jià)值的挖掘與利用，助力檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。本文從大數(shù)據(jù)視角出發(fā)，分析大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的價(jià)值，明確大數(shù)據(jù)視角下提升檔案管理效率面臨的挑戰(zhàn)，并提出應(yīng)對(duì)策略，以期為相關(guān)研究提供一定參考。

一、大數(shù)據(jù)視角下的檔案管理

（一）大數(shù)據(jù)的概念

大數(shù)據(jù)是指難以通過(guò)傳統(tǒng)數(shù)據(jù)處理工具完成采集、存儲(chǔ)、管理與分析的規(guī)模龐大、數(shù)據(jù)類型多樣、增長(zhǎng)快速的數(shù)據(jù)集合，具備海量性、多樣性、時(shí)效性及可變性等特征。

（二）大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的價(jià)值

1.為檔案的查閱提供便利

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案的數(shù)量與種類不斷增加，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案管理人員要在數(shù)量龐大、種類繁雜的檔案中查找相關(guān)文件，需花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，導(dǎo)致檔案管理效率低下。而在引入大數(shù)據(jù)技術(shù)后，檔案管理人員可以在海量的數(shù)據(jù)中自動(dòng)歸類和整合檔案，建成檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案管理平臺(tái)，這不僅可以打破檔案查閱利用的時(shí)間、空間限制，精準(zhǔn)、快速地檢索到所需檔案，也可以智能提供與所需檔案相關(guān)的資源，為查閱人提供參考。例如，昆山市檔案館推出集受理、認(rèn)證、查詢、出證等功能于一體的“網(wǎng)上查檔大廳”，市民可直接在手機(jī)端利用自助查詢、申請(qǐng)查詢兩種方式24小時(shí)查詢婚姻、出生證明、獨(dú)生子女等7類民生檔案，整個(gè)過(guò)程方便快捷。

2.深度挖掘檔案價(jià)值

在檔案管理中，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)有助于深度挖掘檔案價(jià)值。在傳統(tǒng)管理模式下，檔案文件數(shù)量龐大，而檔案管理人員時(shí)間精力有限，對(duì)檔案價(jià)值的挖掘不足，不能充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。在引入大數(shù)據(jù)技術(shù)后，檔案管理人員可以推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，基于大數(shù)據(jù)視角建構(gòu)新型的檔案管理信息化系統(tǒng)，聯(lián)用人工智能提升大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘分析的指向性，不僅可以從多維度對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)、深人的分析，還可以分析檔案之間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，構(gòu)建緊密的知識(shí)網(wǎng)絡(luò)。例如，廣東省珠海市檔案館將大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，對(duì)檔案全文數(shù)據(jù)進(jìn)行內(nèi)容提取，通過(guò)詞法、句法、語(yǔ)義分析進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，形成人名、時(shí)間、標(biāo)簽等索引的數(shù)據(jù)庫(kù)和知識(shí)庫(kù)，為檔案的查詢和利用奠定基礎(chǔ)。

二、大數(shù)據(jù)視角下檔案管理效率提升的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)視角下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足當(dāng)前的檔案管理需要，檔案管理效率提升面臨諸多挑戰(zhàn)。

（一）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化面臨更高要求

在大數(shù)據(jù)視角下，檔案管理需要達(dá)到更高的標(biāo)準(zhǔn)化水平，方可為進(jìn)一步應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)造有利的條件。其一，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)檔案文件的數(shù)據(jù)格式提出了更高的要求，而當(dāng)前檔案文件的數(shù)據(jù)格式缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，影響了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性。其二，由于檔案管理工作涉及經(jīng)營(yíng)、管理、發(fā)展等多方面的數(shù)據(jù)資料，檔案文件復(fù)雜多樣，但由于缺乏明確的分類標(biāo)準(zhǔn)，檔案文件分類混亂，有需要時(shí)難以快速找到。其三，檔案管理尚未制定標(biāo)準(zhǔn)化流程，各項(xiàng)工作交錯(cuò)混雜，工作效率低下，無(wú)法適應(yīng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用。

（二）技術(shù)應(yīng)用需要基礎(chǔ)設(shè)施的支持

在大數(shù)據(jù)視角下，可以應(yīng)用各類互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，助力檔案管理工作的創(chuàng)新開(kāi)展，新興技術(shù)的應(yīng)用對(duì)現(xiàn)有的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提出了較高的要求。但在基于大數(shù)據(jù)視角提升檔案管理效率的實(shí)踐中，部分檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施不完善，缺少良好的軟硬件條件，相關(guān)設(shè)備未配齊或升級(jí)，未構(gòu)建大數(shù)據(jù)檔案管理平臺(tái)，難以為大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用提供支持。

（三）檔案管理人員信息素養(yǎng)有待提高

在大數(shù)據(jù)視角下提升檔案管理效率，有助于提升檔案管理工作的整體質(zhì)量，而檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案收集、整合、利用等各項(xiàng)工作，是新型管理工具和技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用主體，這對(duì)檔案管理人員的信息素養(yǎng)提出了更高的要求。然而，部分檔案管理人員缺乏專業(yè)的數(shù)字技術(shù)背景，無(wú)法在檔案管理工作中有效利用數(shù)字化技術(shù)與工具，工作效率較低。

三、大數(shù)據(jù)視角下檔案管理效率提升的有效路徑

在基于大數(shù)據(jù)視角提升檔案管理效率時(shí)，要注重并提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，增強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)力度，創(chuàng)新檔案管理的方法與結(jié)構(gòu)。只有如此，才能有效提升檔案管理效率，在大數(shù)據(jù)視角下進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。

（一）注重并提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平較為關(guān)鍵，檔案管理部門應(yīng)注重并提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平。在大數(shù)據(jù)視角下，新型檔案管理模式對(duì)原始檔案數(shù)據(jù)提出了更高的要求，檔案管理部門應(yīng)建立科學(xué)的管理制度，通過(guò)規(guī)范檔案文件的采集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)，梳理各類檔案文件，明確檔案文件的類型、內(nèi)容和范圍，統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式，為大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用創(chuàng)造有利的條件。還應(yīng)構(gòu)建檔案挖掘采集標(biāo)準(zhǔn)體系，從文件格式、命名規(guī)則和元數(shù)據(jù)要求等多方面出發(fā)，確保檔案來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，從而為基于大數(shù)據(jù)視角提升檔案管理效率的實(shí)踐奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

例如，山東省滕州市檔案局、檔案館從制度體系、業(yè)務(wù)流程、實(shí)操技能、信息管理等方面對(duì)做好村級(jí)檔案工作進(jìn)行具體闡述，為檔案管理人員采集、整理、保管、利用檔案文件提供了規(guī)范指導(dǎo)，避免檔案管理工作因流程不規(guī)范而產(chǎn)生疏漏，提高檔案管理工作的效率。

（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保障數(shù)據(jù)安全

大數(shù)據(jù)視角的核心在于對(duì)大數(shù)據(jù)的挖掘分析。基于此，檔案管理部門要分析檔案管理效率提升所需的新型技術(shù)，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為大數(shù)據(jù)挖掘分析提供支持。同時(shí)，檔案文件涉及經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、科技等多方面活動(dòng)的相關(guān)記錄，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保密，因此，應(yīng)將檔案文件的數(shù)據(jù)安全保障納入基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)考量，在提升檔案管理效率之余，確保檔案文件的數(shù)據(jù)安全。首先，應(yīng)當(dāng)審視現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)情況，根據(jù)大數(shù)據(jù)視角下的新型技術(shù)應(yīng)用要求，為新型檔案管理打造優(yōu)質(zhì)的軟硬件環(huán)境，分別設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫(kù)房，并在檔案庫(kù)房配置溫濕度監(jiān)測(cè)調(diào)控設(shè)施設(shè)備、消防設(shè)施設(shè)備、安防設(shè)施設(shè)備，以妥善保管文件；配備滿足工作需要的服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、路由器、交換機(jī)、掃描儀等信息化設(shè)備，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)與數(shù)字服務(wù)平臺(tái)，滿足檔案管理、利用的需求；配置專業(yè)的技術(shù)人員，負(fù)責(zé)跟進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施的運(yùn)作情況，及時(shí)開(kāi)展運(yùn)維管理；還應(yīng)與第三方計(jì)算機(jī)安全供應(yīng)商合作，圍繞大數(shù)據(jù)檔案管理平臺(tái)定制化開(kāi)發(fā)符合實(shí)際需求的安全防護(hù)軟硬件，如采用分布式架構(gòu)預(yù)防檔案文件損壞，采用專業(yè)計(jì)算機(jī)殺毒軟件預(yù)防木馬病毒侵入。

例如，河北省邯鄲市檔案館緊跟數(shù)字化時(shí)代發(fā)展步伐，大力建設(shè)數(shù)字檔案館，建成數(shù)字化加工室、音視頻采集室、查閱中心等，并注重?cái)?shù)據(jù)安全管理，使用高標(biāo)準(zhǔn)防磁柜妥善保管檔案文件，并采用多種介質(zhì)備份、重要數(shù)據(jù)異地備份等措施，以確保檔案文件的完整性、安全性。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

在大數(shù)據(jù)視角下，檔案管理工作產(chǎn)生了很多新變化，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。因此，檔案管理部門應(yīng)重視檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，以便更加充分地發(fā)揮信息化技術(shù)優(yōu)勢(shì)。首先，檔案管理部門可以從多渠道引進(jìn)信息素養(yǎng)較高的檔案管理人員，如加強(qiáng)與高校的合作，培養(yǎng)更多具有數(shù)字化專業(yè)背景的檔案管理人才。其次，檔案管理部門應(yīng)幫助檔案管理人員及時(shí)更新專業(yè)知識(shí)、完善知識(shí)結(jié)構(gòu)、不斷提高信息素養(yǎng)與專業(yè)能力，著重開(kāi)展信息素養(yǎng)培訓(xùn)活動(dòng)，如檔案培訓(xùn)班、學(xué)術(shù)講座等，幫助檔案管理人員掌握理論知識(shí)和技術(shù)方法應(yīng)用能力，適應(yīng)大數(shù)據(jù)視角下的嶄新管理環(huán)境。最后，檔案管理部門還應(yīng)構(gòu)建激勵(lì)機(jī)制，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全方面綜合考評(píng)，并與崗位晉升、職稱評(píng)聘等相結(jié)合，樹(shù)立正面典型，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的檔案管理人員加以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，引導(dǎo)更多檔案管理人員自覺(jué)基于大數(shù)據(jù)視角創(chuàng)新工作，促進(jìn)檔案管理效率提升。

例如，浙江省寧波市檔案館舉辦綜合素質(zhì)能力提升培訓(xùn)班，邀請(qǐng)了市直部門、高校與檔案企業(yè)相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜摇W(xué)者進(jìn)行授課；召開(kāi)了主題為“智啟蘭臺(tái)·AI賦能檔案未來(lái)”的研討會(huì)，探討了在大數(shù)據(jù)視角下如何進(jìn)行檔案管理工作，進(jìn)一步提升了檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)、專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，推動(dòng)了檔案管理工作效率不斷提升。

（四）創(chuàng)新檔案管理的方法與結(jié)構(gòu)

在基于大數(shù)據(jù)視角提升檔案管理效率時(shí)，可以從檔案管理方法和管理結(jié)構(gòu)出發(fā)進(jìn)行有益的探索。在管理方法上，應(yīng)常態(tài)化跟進(jìn)檔案管理領(lǐng)域的理論研究成果和有益實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)自身大數(shù)據(jù)檔案管理模式的實(shí)際情況，選取有效的管理方法管理檔案。在管理結(jié)構(gòu)上，應(yīng)確定檔案工作的組織結(jié)構(gòu)，詳細(xì)劃分檔案管理各項(xiàng)工作，明確各項(xiàng)工作的責(zé)任主體，使檔案管理人員各司其職，構(gòu)建有利于檔案管理效率提升的管理結(jié)構(gòu)。

例如，云南省檔案館在進(jìn)行檔案數(shù)字化工作時(shí)，以“人工驗(yàn)業(yè)務(wù)、軟件檢參數(shù)”為基本方法，創(chuàng)新建立“全流程時(shí)限監(jiān)管”的管理方法，推動(dòng)了檔案管理工作高質(zhì)量、高效率發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著國(guó)內(nèi)社會(huì)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)向高質(zhì)量發(fā)展，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為代表的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)得到普及應(yīng)用，有效推動(dòng)了社會(huì)各行各業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。在檔案管理工作中，大數(shù)據(jù)視角為推動(dòng)管理效率穩(wěn)步提升提供了更多的可能性。未來(lái)，應(yīng)基于大數(shù)據(jù)視角，持續(xù)推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，為檔案文件的收集、整合與利用等提供技術(shù)支持，同時(shí)，還要深入挖掘檔案文件的價(jià)值，為后續(xù)的經(jīng)營(yíng)、管理和決策提供相應(yīng)的依據(jù)

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（作者簡(jiǎn)介：趙楊，女，本科，國(guó)網(wǎng)山東省電力公司蒙陰縣供電公司，館員，研究方向：檔案管理；周杰，男，本科，國(guó)網(wǎng)山東省電力公司蒙陰縣供電公司，政工師，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 張?jiān)埔荩?/p>