大數據視角下的檔案管理效率提升路徑

檔案是社會組織和個人在從事各方面活動過程中形成的對國家和社會具有保存價值的歷史記錄，反映了既往管理與活動行為，可以為管理層的目標制定、宏觀規劃和重要決策提供參考依據。進入數字化時代，數據信息的價值日益凸顯，大數據技術獲得了更廣闊的應用空間。在大數據視角下進行檔案管理工作，能夠提升檔案管理效率，增強對檔案價值的挖掘與利用，助力檔案管理工作可持續發展。本文從大數據視角出發，分析大數據技術在檔案管理中的價值，明確大數據視角下提升檔案管理效率面臨的挑戰，并提出應對策略，以期為相關研究提供一定參考。

一、大數據視角下的檔案管理

（一）大數據的概念

大數據是指難以通過傳統數據處理工具完成采集、存儲、管理與分析的規模龐大、數據類型多樣、增長快速的數據集合，具備海量性、多樣性、時效性及可變性等特征。

（二）大數據技術在檔案管理中的價值

1.為檔案的查閱提供便利

隨著大數據時代的到來，檔案的數量與種類不斷增加，在傳統的檔案管理模式下，檔案管理人員要在數量龐大、種類繁雜的檔案中查找相關文件，需花費大量的時間和精力，導致檔案管理效率低下。而在引入大數據技術后，檔案管理人員可以在海量的數據中自動歸類和整合檔案，建成檔案數據庫和檔案管理平臺，這不僅可以打破檔案查閱利用的時間、空間限制，精準、快速地檢索到所需檔案，也可以智能提供與所需檔案相關的資源，為查閱人提供參考。例如，昆山市檔案館推出集受理、認證、查詢、出證等功能于一體的“網上查檔大廳”，市民可直接在手機端利用自助查詢、申請查詢兩種方式24小時查詢婚姻、出生證明、獨生子女等7類民生檔案，整個過程方便快捷。

2.深度挖掘檔案價值

在檔案管理中，充分發揮大數據技術優勢有助于深度挖掘檔案價值。在傳統管理模式下，檔案文件數量龐大，而檔案管理人員時間精力有限，對檔案價值的挖掘不足，不能充分發揮檔案的利用價值。在引入大數據技術后，檔案管理人員可以推進檔案信息化建設，基于大數據視角建構新型的檔案管理信息化系統，聯用人工智能提升大數據技術挖掘分析的指向性，不僅可以從多維度對檔案進行詳細、深人的分析，還可以分析檔案之間的內在關聯，構建緊密的知識網絡。例如，廣東省珠海市檔案館將大數據技術運用到檔案管理中，對檔案全文數據進行內容提取，通過詞法、句法、語義分析進行數據挖掘，形成人名、時間、標簽等索引的數據庫和知識庫，為檔案的查詢和利用奠定基礎。

二、大數據視角下檔案管理效率提升的挑戰

在大數據視角下，傳統的檔案管理模式已經難以滿足當前的檔案管理需要，檔案管理效率提升面臨諸多挑戰。

（一）檔案管理標準化面臨更高要求

在大數據視角下，檔案管理需要達到更高的標準化水平，方可為進一步應用大數據技術創造有利的條件。其一，檔案管理標準化對檔案文件的數據格式提出了更高的要求，而當前檔案文件的數據格式缺乏統一標準，影響了數據的準確性、完整性、規范性。其二，由于檔案管理工作涉及經營、管理、發展等多方面的數據資料，檔案文件復雜多樣，但由于缺乏明確的分類標準，檔案文件分類混亂，有需要時難以快速找到。其三，檔案管理尚未制定標準化流程，各項工作交錯混雜，工作效率低下，無法適應大數據技術的運用。

（二）技術應用需要基礎設施的支持

在大數據視角下，可以應用各類互聯網信息技術，助力檔案管理工作的創新開展，新興技術的應用對現有的相關基礎設施建設提出了較高的要求。但在基于大數據視角提升檔案管理效率的實踐中，部分檔案管理部門的基礎設施不完善，缺少良好的軟硬件條件，相關設備未配齊或升級，未構建大數據檔案管理平臺，難以為大數據技術的應用提供支持。

（三）檔案管理人員信息素養有待提高

在大數據視角下提升檔案管理效率，有助于提升檔案管理工作的整體質量，而檔案管理人員負責檔案收集、整合、利用等各項工作，是新型管理工具和技術的實際應用主體，這對檔案管理人員的信息素養提出了更高的要求。然而，部分檔案管理人員缺乏專業的數字技術背景，無法在檔案管理工作中有效利用數字化技術與工具，工作效率較低。

三、大數據視角下檔案管理效率提升的有效路徑

在基于大數據視角提升檔案管理效率時，要注重并提升檔案管理的標準化水平，完善基礎設施建設，增強檔案管理人員隊伍的建設力度，創新檔案管理的方法與結構。只有如此，才能有效提升檔案管理效率，在大數據視角下進一步實現檔案管理的價值。

（一）注重并提升檔案管理的標準化水平

在大數據時代背景下，檔案管理的標準化水平較為關鍵，檔案管理部門應注重并提升檔案管理的標準化水平。在大數據視角下，新型檔案管理模式對原始檔案數據提出了更高的要求，檔案管理部門應建立科學的管理制度，通過規范檔案文件的采集、整理、歸檔等環節，梳理各類檔案文件，明確檔案文件的類型、內容和范圍，統一數據格式，為大數據技術的應用創造有利的條件。還應構建檔案挖掘采集標準體系，從文件格式、命名規則和元數據要求等多方面出發，確保檔案來源可靠、程序規范、要素合規，從而為基于大數據視角提升檔案管理效率的實踐奠定堅實的基礎。

例如，山東省滕州市檔案局、檔案館從制度體系、業務流程、實操技能、信息管理等方面對做好村級檔案工作進行具體闡述，為檔案管理人員采集、整理、保管、利用檔案文件提供了規范指導，避免檔案管理工作因流程不規范而產生疏漏，提高檔案管理工作的效率。

（二）完善基礎設施建設，保障數據安全

大數據視角的核心在于對大數據的挖掘分析。基于此，檔案管理部門要分析檔案管理效率提升所需的新型技術，完善基礎設施建設，為大數據挖掘分析提供支持。同時，檔案文件涉及經濟、政治、文化、社會、科技等多方面活動的相關記錄，應當嚴格保密，因此，應將檔案文件的數據安全保障納入基礎設施建設考量，在提升檔案管理效率之余，確保檔案文件的數據安全。首先，應當審視現有檔案管理系統的建設情況，根據大數據視角下的新型技術應用要求，為新型檔案管理打造優質的軟硬件環境，分別設置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，并在檔案庫房配置溫濕度監測調控設施設備、消防設施設備、安防設施設備，以妥善保管文件；配備滿足工作需要的服務器、計算機、路由器、交換機、掃描儀等信息化設備，構建檔案管理系統與數字服務平臺，滿足檔案管理、利用的需求；配置專業的技術人員，負責跟進基礎設施的運作情況，及時開展運維管理；還應與第三方計算機安全供應商合作，圍繞大數據檔案管理平臺定制化開發符合實際需求的安全防護軟硬件，如采用分布式架構預防檔案文件損壞，采用專業計算機殺毒軟件預防木馬病毒侵入。

例如，河北省邯鄲市檔案館緊跟數字化時代發展步伐，大力建設數字檔案館，建成數字化加工室、音視頻采集室、查閱中心等，并注重數據安全管理，使用高標準防磁柜妥善保管檔案文件，并采用多種介質備份、重要數據異地備份等措施，以確保檔案文件的完整性、安全性。

（三）加強檔案管理人員隊伍建設

在大數據視角下，檔案管理工作產生了很多新變化，對檔案管理人員提出了更高的要求。因此，檔案管理部門應重視檔案管理人員隊伍建設，以便更加充分地發揮信息化技術優勢。首先，檔案管理部門可以從多渠道引進信息素養較高的檔案管理人員，如加強與高校的合作，培養更多具有數字化專業背景的檔案管理人才。其次，檔案管理部門應幫助檔案管理人員及時更新專業知識、完善知識結構、不斷提高信息素養與專業能力，著重開展信息素養培訓活動，如檔案培訓班、學術講座等，幫助檔案管理人員掌握理論知識和技術方法應用能力，適應大數據視角下的嶄新管理環境。最后，檔案管理部門還應構建激勵機制，對檔案管理人員進行全方面綜合考評，并與崗位晉升、職稱評聘等相結合，樹立正面典型，對表現優異的檔案管理人員加以表彰和獎勵，引導更多檔案管理人員自覺基于大數據視角創新工作，促進檔案管理效率提升。

例如，浙江省寧波市檔案館舉辦綜合素質能力提升培訓班，邀請了市直部門、高校與檔案企業相關領域專家、學者進行授課；召開了主題為“智啟蘭臺·AI賦能檔案未來”的研討會，探討了在大數據視角下如何進行檔案管理工作，進一步提升了檔案管理人員的創新意識、專業能力和綜合素質，推動了檔案管理工作效率不斷提升。

（四）創新檔案管理的方法與結構

在基于大數據視角提升檔案管理效率時，可以從檔案管理方法和管理結構出發進行有益的探索。在管理方法上，應常態化跟進檔案管理領域的理論研究成果和有益實踐經驗，根據自身大數據檔案管理模式的實際情況，選取有效的管理方法管理檔案。在管理結構上，應確定檔案工作的組織結構，詳細劃分檔案管理各項工作，明確各項工作的責任主體，使檔案管理人員各司其職，構建有利于檔案管理效率提升的管理結構。

例如，云南省檔案館在進行檔案數字化工作時，以“人工驗業務、軟件檢參數”為基本方法，創新建立“全流程時限監管”的管理方法，推動了檔案管理工作高質量、高效率發展。

四、結語

隨著國內社會經濟轉向高質量發展，以大數據技術為代表的互聯網信息技術得到普及應用，有效推動了社會各行各業的可持續發展。在檔案管理工作中，大數據視角為推動管理效率穩步提升提供了更多的可能性。未來，應基于大數據視角，持續推動檔案管理工作的創新發展，為檔案文件的收集、整合與利用等提供技術支持，同時，還要深入挖掘檔案文件的價值，為后續的經營、管理和決策提供相應的依據

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（作者簡介：趙楊，女，本科，國網山東省電力公司蒙陰縣供電公司，館員，研究方向：檔案管理；周杰，男，本科，國網山東省電力公司蒙陰縣供電公司，政工師，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 張云逸）