檔案信息化建設中面臨的安全問題及策略探究

隨著信息技術的快速發展，檔案管理工作逐漸向信息化方向轉型。通過現代信息技術手段管理檔案，可以提高檔案管理效率與服務水平。然而，檔案信息化建設也面臨著嚴峻的信息安全挑戰，如信息泄露、數據損毀與丟失、惡意攻擊、硬件故障等安全問題，威脅著檔案信息的機密性、完整性、可用性和合規性。基于此，本文探究檔案信息化建設中面臨的安全問題，并提出應對策略，以期為推動檔案信息化建設提供一定參考。

一、檔案信息化建設中信息安全的重要性

（一）保護敏感數據的機密性

在檔案信息化建設中，保障信息安全能夠保護敏感數據的機密性。檔案信息通常涉及個人隱私、單位機密、公共事務等重要數據，這些數據一旦泄露，不僅會威脅到個人和檔案管理部門的信息安全，還可能引發信任危機。隨著數字化技術的發展，檔案信息的存儲和傳輸變得更加便捷，但也更加容易受到外部攻擊和內部泄露的威脅。因此，運用有效的加密技術、采取訪問控制措施和身份認證機制以進行數據加密，是保護敏感數據機密性的重要手段。運用有效的數據加密技術，不僅可以在檔案信息存儲過程中保護數據不被泄露，還可以在數據傳輸過程中確保數據不被窺視或竊取。采取訪問控制措施和身份認證機制則可以確保只有授權人員可以訪問和處理敏感數據，從而最大程度地保護檔案信息的機密性。

（二）保證數據的完整性

保證數據的完整性是檔案信息化建設中信息安全的重要目標。數據的完整性意味著數據的內容、結構、背景信息等在其生命周期內沒有經過未經授權的更改，是檔案管理系統可信賴和運行的基礎。通過多層次的管理措施和技術手段，檔案信息化建設能夠有效保護數據的完整性，為檔案管理和決策提供堅實的基礎。一是進行嚴謹的數據完整性檢查，如哈希校驗和數字簽名，能夠有效檢測和防止數據篡改；二是對電子檔案進行異地備份保管和建設災難備份系統，可以確保檔案管理系統在遭遇突發事件時能夠迅速恢復數據，從而保證信息的完整性。

（三）維護系統的可用性

在檔案信息化建設中，維護系統的可用性是信息安全的重要組成部分。系統可用性是檔案管理系統在用戶需要時能夠及時響應和正常運行的能力，直接影響到信息獲取的效率和質量。任何形式的系統中斷、停機等服務故障，都可能導致檔案信息無法被及時訪問，從而延長工作進程、影響決策制定，造成不必要的損失。因此，通過實施冗余設計、定期維護、應急響應計劃以及負載平衡措施，可以有效減少服務故障時間，提高系統的可靠性和持續可用性，確保檔案信息能夠在需要時被快速、準確地檢索和處理。

（四）確保檔案信息化過程的合規性

在檔案信息化建設中，確保檔案信息化過程的合規性是檔案信息安全的重要體現檔案信息化過程的合規性是指檔案管理工作的全過程皆符合有關規定，檔案內容、結構、背景信息和管理過程信息等構成要素也符合規范要求。因此，通過對電子檔案的采集、存儲、利用等做出明確規定并進行監督檢查，可以從多角度確保信息化過程的合規性。

二、檔案信息化建設中面臨的安全問題

（一）信息泄露

在檔案信息化過程中，信息泄露是主要安全威脅之一，這些風險來自外部和內部兩個方面。從外部看，外部入侵是指黑客借助先進的網絡攻擊工具和技術，繞過多層防護進入檔案系統，竊取機密信息甚至使檔案系統癱瘓。從內部看，內部泄露通常發生在檔案管理部門內部，由于工作人員缺乏安全保密意識或法律意識薄弱，未能嚴格遵守信息安全協議，通過不安全的網絡共享檔案，或在不恰當的設備上存儲敏感信息，導致數據泄漏；也可能由于工作人員濫用管理權限，違反安全保密要求，將機密數據外泄或出售給未經授權的第三方。

（二）數據損毀與丟失

數據損毀和丟失是檔案信息化過程中不可忽視的安全問題，通常由技術故障和人為操作失誤引發。一方面，技術故障包括硬盤損壞、存儲設備失效或者軟件系統漏洞等，可能導致數據產生不可逆的損毀和丟失；系統升級或補丁安裝也可能給存儲中的檔案數據造成影響，導致數據的完整性受損。另一方面，人為操作失誤，如不當的文件刪除、在數據遷移和備份過程中未經過系統驗證或保護，也可能造成數據的損毀和缺失。

（三）惡意攻擊

在檔案信息化過程中，惡意攻擊是一個嚴峻的安全挑戰，主要包括病毒、木馬以及各種形式的網絡攻擊。病毒和木馬通常通過電子郵件、軟件漏洞和不安全的下載鏈接等途徑進人檔案系統，對其進行破壞或竊取信息。這些惡意軟件不僅會導致數據的損毀或丟失，還可能給系統植人后門，使攻擊者能夠長時間監控或竊取檔案數據。此外，各種形式的網絡攻擊，包括DDoS攻擊、SQL注入和釣魚攻擊等，均可能導致檔案系統癱瘓或信息外泄。這些攻擊手段日益復雜化，逐漸超越傳統安全防護措施的應對能力，使檔案信息化建設面臨安全風險。

（四）硬件故障

在檔案信息化建設中，硬件故障是影響數據安全性和系統穩定性的重要風險之一，可能導致服務中斷、數據丟失甚至數據永久性損毀等問題，對檔案管理工作造成嚴重影響。硬件故障主要包括服務器巖機、存儲設備損壞、網絡設備故障、電源異常以及自然災害導致的物理設備損毀等。服務器作為檔案信息系統的核心，一旦出現主板、CPU或內存故障，可能導致系統癱瘓，無法提供查詢、歸檔等服務。存儲設備如硬盤、磁帶庫等若發生物理損壞，可能直接導致檔案數據無法讀取，未備份的數據將面臨永久丟失的風險，網絡設備如交換機、路由器故障會阻斷數據傳輸，影響檔案的在線利用和共享。此外，電力供應不穩定或機房空調故障可能導致設備過熱，引發意外關機，進而導致數據損壞。

三、檔案信息安全保障策略

（一）確保基礎設施穩定使用

在檔案信息化過程中，確保基礎設施穩定使用是信息安全保障的基石。其一，通過RAID技術實現磁盤冗余，確保單塊硬盤損壞時數據不丟失。其二，部署雙機熱備或集群架構，避免單點故障導致服務中斷。其三，建立異地容災備份中心，定期同步數據，實現重要電子檔案及其管理系統的備份與災難恢復。其四，配備不間斷電源（UPS）和備用發電機，保障電力持續供應。其五，定期對硬件設備進行巡檢、維護和老化替換，降低故障概率。其六，應制定詳細的硬件故障應急預案，明確故障檢測、報警、處置和恢復流程，并通過演練驗證預案可行性，確保在硬件故障發生時能快速響應，最大限度減少對檔案信息安全的影響。

（二）構建網絡安全防護體系

面對日益復雜的網絡安全威脅，檔案管理部門要構建網絡安全防護體系。其一，防火墻作為網絡安全的第一道防線，能夠有效阻止未經授權的訪問，過濾危險流量，從而保護內部網絡免受外部攻擊。通過部署防火墻，檔案管理部門能夠制定訪問控制列表，根據預設規則限制特定IP地址或端口的訪問。其二，入侵檢測系統（IDS）和入侵防御系統（IPS）是保障檔案信息安全的重要方式。IDS能夠實時監控網絡流量和系統活動，識別潛在的安全威脅并發出警報，提醒檔案管理人員及時應對；IPS不僅具備檢測威脅的功能，還能夠自動阻止或削弱攻擊對系統的影響。其三，在持續監控方面，運用安全信息和事件管理系統（SIEM）可以實時收集和分析安全事件數據，有助于快速檢測和應對潛在威脅。通過構建網絡安全防護體系，檔案管理部門可以提高應對網絡安全威脅的能力，有效保障檔案信息的安全。

（三）重視數據保護技術

在檔案信息化建設中，數據保護技術十分重要。其一，數據加密技術是數據保護的重要手段，無論是在數據存儲階段還是傳輸過程中，使用數據加密技術都可以大大提升數據的安全性。檔案管理部門可以通過為檔案添加密鑰和使用加密算法的方式，防止未經授權的訪問和使用。其二，備份與恢復技術是保障數據完整性和可用性的核心措施。檔案管理部門應采用異地備份、冗余技術等策略，并通過定期檢測備份載體的完好程度和數據的可讀性，防止硬件故障、技術故障、人為操作失誤等因素導致的數據的損毀或丟失。檔案管理部門還可以建設災難恢復系統，確保在數據丟失或系統崩潰等問題出現后，檔案管理系統能夠迅速恢復業務運作，將損失降到最低。結合先進的數據保護技術，檔案管理部門能夠更好地維護檔案信息的安全和完整性。其三，區塊鏈技術是保障檔案信息安全的有力工具。利用區塊鏈的去中心化和不可篡改屬性，檔案管理可以實現高度透明且安全的記錄保存，確保數據在整個生命周期內的完整性和真實性；利用智能合約，檔案存取和授權過程可以實現自動化，減少人為干預帶來的風險。其四，人工智能技術在保障檔案信息安全中起到重要作用，其可用于動態分析網絡流量和用戶行為，實時檢測異常活動和潛在威脅；還可以學習和預測攻擊模式，使安全系統可以提前準備和自動響應各種安全事件，從而提升檔案信息安全的整體防護能力。

（四）加強權限管理

在檔案信息化建設中，嚴格的權限管理可以有效防止未經授權的人員訪問和處理檔案數據。其一，檔案管理部門應采用基于角色的訪問控制（RBAC）策略，明確規定每個角色的權限范圍，確保檔案管理人員只能訪問和處理與其工作職責相關的數據和系統資源，避免權限泛化。其二，定期審核權限，識別和調整不必要或過期的權限，保證數據訪問的最小權限原則，限制用戶僅擁有完成特定任務所需的最小權限，顯著降低數據泄露和濫用風險。其三，實現多因素認證（MFA）也是增強權限管理的重要措施。當用戶嘗試登錄檔案管理系統或進行敏感操作時，系統不僅會要求用戶提供賬號和密碼，還會額外要求用戶提供身份驗證信息，以防身份盜用和網絡攻擊，增強賬號的安全性。

（五）安全意識培訓

檔案信息安全不僅依賴于基礎設施和技術手段，檔案管理人員的安全意識也是重要因素。其一，檔案管理部門應定期開展安全意識培訓和安全演練，增強檔案管理人員的安全保密意識和法律意識，提高其對潛在安全威脅的敏感度和應對能力。培訓課程應涵蓋基本的網絡安全知識和案例分析，如密碼管理、識別釣魚郵件、處理敏感數據以及相關法律法規等。其二，為了保持信息安全意識的持久性，檔案管理部門可以對檔案管理人員進行安全知識測驗，舉辦安全意識宣傳活動，使其將安全意識內化于心。這些措施不僅能增強檔案管理人員的安全意識，減少內部泄露風險，還能提高整個檔案管理部門的防御能力，避免檔案安全事故發生。

四、結語

檔案信息化建設是檔案管理現代化的必由之路，在這一過程中，信息安全問題不可忽視。檔案管理部門要從確保基礎設施穩定使用、構建網絡安全防護體系、重視數據保護技術、加強權限管理和提升安全意識等方面解決檔案信息化建設中的安全問題。未來，隨著技術的發展，檔案管理部門要不斷創新和調整檔案信息化的安全保障策略，確保檔案信息的安全性。

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（作者簡介：李亞波，女，本科，濰坊市坊子區檔案館，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 張云逸）