數字化時代背景下檔案管理工作的創新發展探究

在數字化時代背景下，信息技術的飛速發展深刻影響著社會的各個領域。檔案管理工作既肩負著傳承文明的使命，也承擔著為現代社會治理、經濟發展提供信息支撐的重任。從紙質檔案的人工整理到電子檔案的智能管理，從封閉的庫房存儲到開放的云端共享，檔案管理逐步推進信息化基礎建設，顯著提升了管理效率。然而，隨著數字化進程的持續推進，新的問題與挑戰不斷涌現：技術應用的滯后性、資源整合的碎片化以及安全防護的薄弱性等，影響了檔案管理工作向更高水平發展。基于此，本文剖析數字化時代背景下檔案管理工作面臨的困境，探索切實可行的創新發展策略，以期為社會發展提供更優質、高效的檔案管理服務。

一、檔案管理工作概述

（一）概念

檔案是機關、團體、企事業單位和其他組織以及個人在社會活動中直接形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，是社會記憶的重要組成部分。檔案管理是通過科學的方法，對各類檔案進行收集、整理、保護、鑒定、統計和利用等系統化工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，使其能夠長期保存并有效利用，從而為歷史研究、文化傳承、決策制定等諸多方面提供可靠的參考依據。

（二）發展現狀

1.初步實現紙質檔案數字化存儲與檢索

目前，大部分檔案管理單位或部門已基本完成信息化基礎架構的搭建，通過掃描、錄人等技術手段，將紙質檔案轉換為數字資源，以數字化方式進行存儲，節省了物理存儲空間。檔案管理單位或部門還升級了信息檢索系統，縮短了檔案查詢時間，提升了檢索與利用效率，滿足了用戶快速獲取檔案信息的需求。

2.檔案資源從保管向深度數據挖掘與利用拓展

檔案數字資源規模的持續擴大，推動了檔案資源從單純的保管向深度的數據挖掘與利用拓展。檔案管理單位或部門通過建立專題數據庫、一體化檔案數據共享平臺等方式，推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用。這種共享模式不僅提高了檔案資源的利用率，還為科學研究、政策制定等提供了有力支持。

3.從基礎查詢服務向個性化服務延伸

隨著信息化技術的發展，許多檔案管理單位或部門不僅支持用戶通過網絡遠程訪問檔案管理系統，發起檔案信息查詢、利用申請等，還依據用戶需求，對檔案資源進行主題化、專題化加工，為其提供更具針對性與多樣性的檔案信息服務，在滿足不同用戶群體多樣化需求的同時，提升了檔案信息服務的附加值。

二、數字化時代背景下檔案管理工作面臨的問題

（一）檔案管理系統功能開發不足，服務效能滯后

其一，當前，多數檔案管理系統雖已實現基礎數字化存儲，但功能仍停留在“存儲一檢索”層面，缺乏智能檢索、數據分析等高級功能。例如，在海量檔案信息中，使用單一關鍵詞進行檢索易返回大量無關結果，用戶要耗費大量時間篩選有效信息，信息獲取效率低下。其二，不同行業和單位的業務內容、工作流程、管理模式差異巨大，對檔案管理的需求也各不相同。但當前多數檔案管理系統在功能設置上區分不足，與業務場景結合不緊密，缺乏對行業特性的深度考量，這影響了檔案管理工作的智能化應用。

（二）檔案資源整合與開發不足，資源利用率低

其一，許多檔案管理單位或部門在數字化前期建設階段缺乏全局統籌，各單位或部門檔案管理標準和數據格式要求不統一，導致檔案資源難以有效關聯和共享，形成“信息孤島”，降低了工作效率和檔案資源利用率。其二，出于相同或相似的業務需求，各單位或部門收集、存儲的檔案資源常常重復，導致系統數據冗余，浪費存儲空間，增加管理成本。其三，多數單位或部門僅滿足于完成檔案的數字化存儲，而沒有嘗試將零散的檔案信息轉化為具有系統性和深度的信息化建設成果，導致檔案資源的潛在價值沒有得到充分挖掘。

（三）檔案安全保障體系薄弱，存在安全隱患

檔案作為社會記憶的重要載體和信息資源的關鍵組成部分，其安全問題不容忽視。但目前多數版本控制功能僅采取基礎性的安全防護措施，在技術與管理層面均缺乏有效的安全防控機制，加之數字化建設時間短、發展快，許多檔案管理人員安全意識不足，應急處理能力薄弱，安全管理制度執行不到位，導致檔案管理工作面臨數據泄露等風險。

三、數字化時代背景下檔案管理工作的創新發展策略

（一）推進檔案管理系統功能智能化升級，提升服務效能

為更好地服務于實際工作，檔案管理數字化建設的技術升級十分必要。其一，可以開發自然語言處理（NLP）智能檢索功能，將用戶輸入的自然語言轉化為機器可理解的語義表示，即使在用戶輸入的關鍵詞不準確或模糊的情況下，也能通過語義分析找到相關的檔案信息，從而實現對檔案內容的智能檢索，滿足用戶多樣化、個性化的檢索需求，提高檔案的利用效率。其二，隨著檔案數量的不斷增加，檔案管理單位或部門要詳細了解檔案的使用情況、用戶需求以及業務發展的趨勢，充分利用檔案管理系統功能，以便更好地進行檔案管理和服務。例如，數據分析功能可以對檔案的查閱頻次、查閱時長、訪問用戶類型等基礎數據進行量化處理，從而揭示檔案數據的特征和規律，幫助檔案管理人員從海量的數據中提取有價值的信息；文本挖掘技術能對檔案文本內容進行語義分析、關鍵詞提取，識別出高頻出現且具有業務導向性的信息，幫助檔案管理人員更好地理解檔案內容，發現潛在的信息關聯。推進檔案管理系統功能智能化升級，可以為檔案的收集、整理、保護、利用等提供科學依據，進一步實現檔案管理的精細化和智能化，從而減少人工干預導致的錯誤，提升管理效率和準確性。

除了系統的基礎性功能建設，還可以在檔案管理系統的開發與應用中，根據不同行業和單位的業務需求，建立個性化的檔案管理系統。其一，在功能設計上應更加個性化。如適用于政務部門的檔案管理系統，應重點開發與政務審批流程相結合的功能，實現檔案信息在審批過程中的自動流轉和共享，在提升審批效率的同時，降低人工錄入錯誤率；適用于企業的檔案管理系統，則應緊密結合企業的業務運營進行功能建設，如增加合同管理、客戶檔案管理等功能模塊，縮短業務響應時間，提高客戶滿意度。其二，在流程設置上應更加適配相關業務場景。以科研單位的檔案管理為例，應重點設計符合科研項目管理流程的檔案管理系統功能。在項目立項時，系統能夠生成包含項目計劃書等檔案模板，并提示研究人員及時上傳相關資料；在項目進行時，能夠借助版本控制功能實現不同版本實驗數據的自動歸檔和追溯；在項目結題時，能夠對照歸檔清單檢查材料的完整性并自動提醒研究人員補充缺失文件，確保科研檔案能夠完整、準確地記錄科研過程和成果。

總之，通過提升檔案管理系統建設的針對性和有效性，充分發揮數字化檔案管理在決策管理、業務協同等方面的重要作用，檔案管理工作能夠發揮更大價值。

（二）創新檔案資源管理模式，提升資源利用率

為解決檔案資源整合與開發利用不足的問題，可以從以下兩個方面創新檔案資源管理模式，提升資源利用率。

其一，設計統一標準。由業務主管部門牽頭，組織檔案管理專家、信息技術人員以及各相關部門代表，共同制定涵蓋檔案分類、元數據模板、數據格式等維度的統一標準。以建立元數據模板為例，要明確檔案的創建時間、責任部門、關鍵詞、檔案類型、密級等核心字段。創建時間要精確到年月日，便于追溯檔案形成的時間順序；明確檔案的責任部門，方便后續責任認定和工作溝通；明確檔案核心內容，提取檔案關鍵詞，便于檢索；明確標注檔案類型，便于分類管理；根據檔案的保密程度，設置密級標識，為安全管理提供依據等。統一核心信息的記錄標準，是確保不同單位或部門的檔案數據具有一致性和兼容性的前提。此外，建設檔案資源共享平臺，通過設置數據交換、權限管理、檢索查詢等功能，采用標準化接口，實現與各單位或部門檔案管理系統的數據對接，從而使檔案信息能在各單位或部門間進行資源共享。通過以上舉措，不僅能夠避免因信息溝通不暢而導致的重復勞動和資源浪費，還有助于提高檔案的安全性和可追溯性。

其二，挖掘主題化、專題化資源，促進資源開發與利用。各檔案管理單位或部門要先結合社會熱點與自身核心業務，確定檔案資源開發的主題，聚焦檔案資源開發方向，運用數據分析、知識圖譜等技術對檔案內容進行深入挖掘與結構化處理，將其轉化為專題報告、知識庫等更有深度和價值的知識產品，滿足公眾對特定領域檔案信息的深入需求。然后通過線上線下多渠道發布開發成果，如線上通過政務服務平臺、檔案機構官網、社交媒體等渠道，以圖文、視頻、交互式頁面等形式推送知識產品；線下舉辦主題展覽、學術講座、成果發布會，擴大影響力。如當政府部門想要優化城市交通管理時，可圍繞“城市交通擁堵治理”這一主題，對交通流量監測檔案、公共交通運營數據等進行深入挖掘，分析擁堵規律和原因，形成專題報告和治理方案建議，為交通政策制定提供依據；同時，制作交通科普知識產品向公眾發布，引導市民合理出行。挖掘主題化、專題化資源，促進資源開發與利用，不僅為社會研究、文化傳承、政策制定等提供了有力支持，還提升了檔案管理服務的質量，推動檔案管理工作從簡單的檔案保管和查詢，向知識服務和決策支持等更高層次拓展。

（三）建立多維度檔案安全保障體系，提高檔案管理安全系數

為保障檔案安全，可以從技術手段、管理制度、安全培訓等不同維度構建檔案安全保障體系。

在技術層面，一是采用“主動防御+應急恢復”的安全防護策略，如在數據存儲環節，對重要檔案進行加密處理，降低數據被非法讀取的風險；同時將檔案數據備份至本地安全存儲設備與云端服務器，以便在遇到數據損壞或丟失的情況時，能夠從備份中恢復數據，為檔案數據設置雙重保障。二是引入操作日志追蹤功能，了解誰在什么時間、對哪些檔案進行了何種操作，以便及時發現未經授權的訪問、非法修改等安全問題，從而加強對檔案管理系統與數據的安全監管。通過以上技術，能夠降低檔案數據丟失、泄漏風險，保障檔案管理系統穩定運行。

在管理制度方面，制定相關制度，明確檔案從收集、存儲到利用各環節的安全要求，并建立檔案安全責任制度，將安全責任細化到具體崗位，實施“誰管理、誰負責”的管理機制，保障檔案管理工作長期穩定、安全地開展。如在檔案收集環節，相關人員要仔細核對檔案數量、內容與交接清單是否一致，檢查電子檔案的數據格式是否規范；在檔案借閱環節，借閱者要填寫借閱申請表，注明檔案內容、借閱用途；在檔案銷毀環節，首先要對檔案進行價值評估，確定需要銷毀后，在至少兩名監督人員在場的情況下進行銷毀，并留存銷毀過程影像資料。

在安全培訓方面，除了必要的安全知識培訓，如相關法律法規解讀，檔案管理安全案例分析，數據加密、訪問控制等技術原理講解，還可以通過模擬場景的方式，開展應急演練，如模擬發生數據泄露事件，培訓檔案管理人員正確完成系統隔離、通知相關部門、啟動數據追溯等。模擬結束后，由專業人員進行點評，總結經驗教訓，針對薄弱環節進行專項培訓。此外，可以組織綜合安全技能競賽，設置檔案安全知識搶答、應急操作比拼等環節，對表現優異的個人和團隊給予表彰獎勵，通過多種形式提升檔案管理人員的安全意識與應急處理能力，形成“人人重視安全、人人保障安全”的檔案安全管理觀念。

四、結語

在數字化時代背景下，檔案管理雖已完成基礎信息化建設，但服務效能滯后、資源整合不足、安全保障薄弱等問題仍制約著檔案管理工作的進一步發展。本文基于以上問題提出三大創新策略：通過智能化升級檔案管理系統，解決檢索效率低、業務適配率低的問題；以統一標準和挖掘主題化、專題化資源的方式，開發創新資源管理模式，充分發揮檔案價值；通過構建技術、管理制度、安全培訓多維度安全保障體系，筑牢檔案安全防線，以期為檔案管理向智能化、高效化、安全化轉型提供可行路徑，助力其在數字化時代發揮更大的社會服務價值。

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（作者簡介：李艷，女，本科，長春市房屋交易景陽服務中心，助理館員，研究方向：房產檔案管理）

（責任編輯 劉月嬌）