國企行政管理中存在的問題及創(chuàng)新策略探討

行政管理體系是現(xiàn)代企業(yè)管理的關(guān)鍵支撐，其效能與整個(gè)組織的運(yùn)作效率和治理水平直接相關(guān)。這套體系把文件處理、會(huì)議統(tǒng)籌、資源調(diào)配、應(yīng)急指揮這些職能當(dāng)作主要構(gòu)成要素，從而形成一套完整的行政運(yùn)作架構(gòu)。在能源行業(yè)改革持續(xù)深入、數(shù)字化轉(zhuǎn)型步伐加快、市場競爭愈發(fā)激烈的大環(huán)境下，傳統(tǒng)行政管理模式所存在的種種固有問題就凸顯出來，成為制約企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的一大瓶頸。本文以（以下簡稱“A公司”）為典型案例，深入探究這些問題并設(shè)計(jì)出全面改良計(jì)劃，對(duì)于A公司提升自身的核心競爭能力，完成既定戰(zhàn)略目標(biāo)很有幫助，而且還能給其他國有企業(yè)探尋行政管理革新途徑提供理論參考和操作指引。

一、國企行政管理創(chuàng)新的意義

（一）提高企業(yè)運(yùn)行效率

高效的行政管理體系能明顯提升A公司的運(yùn)作效能，優(yōu)化資源配置，縮短業(yè)務(wù)處理時(shí)間。在現(xiàn)代行政管理理論的流程優(yōu)化框架下，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的公文流轉(zhuǎn)機(jī)制與高效的會(huì)議運(yùn)作模式，已成為確保信息暢通和決策落地的關(guān)鍵。在行業(yè)市場化改革持續(xù)深入的形勢下，信息傳達(dá)的及時(shí)性變成決定公司業(yè)績的重要變量。當(dāng)下，A公司在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目審批方面，從基層單位申報(bào)到省級(jí)部門最后批復(fù)，要經(jīng)過縣級(jí)、市級(jí)甚至省級(jí)多個(gè)層級(jí)的審核，平均歷時(shí)大約12個(gè)工作日。這種漫長的審批流程，致使部分項(xiàng)目因?yàn)橥涎佣e(cuò)過最佳施工時(shí)間，而且還會(huì)造成工程成本急劇上升。

（二）強(qiáng)化企業(yè)規(guī)范化管理

行政管理革新對(duì)于A公司內(nèi)部制度體系的完善有著重要作用。依照制度管理理論，通過推行標(biāo)準(zhǔn)化流程，在辦公用品管理、值班調(diào)度等領(lǐng)域達(dá)成操作標(biāo)準(zhǔn)和權(quán)責(zé)劃分的清晰化，可有效推動(dòng)企業(yè)行政事務(wù)走向規(guī)范化。辦公用品制度一旦存在漏洞，采購隨意、分配失衡便隨之而來，資源浪費(fèi)屢禁不正：打印機(jī)、掃描儀重復(fù)購置，領(lǐng)用臺(tái)賬缺失，年均支出高達(dá)800萬元。實(shí)行精細(xì)化管理后，公司搭建起“需求預(yù)測一采購執(zhí)行一使用監(jiān)督”的全流程閉環(huán)，并細(xì)化崗位責(zé)任，資源配置效率顯著提升。

（三）提升企業(yè)資源利用效益

科學(xué)完備的行政管理體系是A公司資源優(yōu)化配置的重要保證。從資源管理理論出發(fā)，辦公用品精細(xì)化管控可以遏制資源浪費(fèi)，系統(tǒng)規(guī)劃能夠顯著提升人力資源和物力資源的利用效率。該公司曾經(jīng)因?yàn)槿鄙僬w規(guī)劃而導(dǎo)致辦公用品庫存積壓嚴(yán)重、周轉(zhuǎn)不暢，造成大量資產(chǎn)閑置或者報(bào)廢。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)剖析各個(gè)職能部門的歷史采購數(shù)據(jù)，聯(lián)系實(shí)際需求制訂精確的采購計(jì)劃，創(chuàng)建電子領(lǐng)用管理系統(tǒng)，從而做到辦公用品全生命周期的動(dòng)態(tài)監(jiān)測和智能化調(diào)配[1]。

二、國企行政管理存在的問題

（一）公文管理時(shí)效性不強(qiáng)

當(dāng)下，A公司公文管理上存在流程冗長、效率低下的明顯問題，從起草、審核、簽發(fā)再到歸檔，整個(gè)操作環(huán)節(jié)牽涉多個(gè)部門，缺少統(tǒng)一規(guī)范的操作標(biāo)準(zhǔn)和高效的協(xié)同機(jī)制，容易出現(xiàn)審批環(huán)節(jié)積壓、信息傳遞遲緩等情況。在工程項(xiàng)目審批當(dāng)中，文件在職能部門之間流轉(zhuǎn)時(shí)，由于權(quán)責(zé)劃分不清，常常會(huì)出現(xiàn)推矮扯皮的現(xiàn)象。以新能源接入電網(wǎng)項(xiàng)目為例，在推進(jìn)過程中要依次經(jīng)過發(fā)展策劃部、建設(shè)部以及運(yùn)維檢修部等很多職能單位審核。由于各單位對(duì)于審核重點(diǎn)和時(shí)限要求的理解各不相同，這個(gè)文件在審查階段滯留超過15個(gè)工作日，最后錯(cuò)失與合作方簽訂協(xié)議的最佳時(shí)機(jī)，給企業(yè)的經(jīng)營決策帶來不良影響。當(dāng)前的公文歸檔管理制度有著明顯的不足之處，于是就出現(xiàn)了有些重要文件在分類存放的時(shí)候出現(xiàn)類別劃分不清楚或者資料缺少之類的情況。這些缺陷既破壞了企業(yè)信息系統(tǒng)整體的完整性和規(guī)范性，又給之后的業(yè)務(wù)流程高效運(yùn)行帶來麻煩。

A公司會(huì)議體系存在管理效能差、存在形式主義等突出問題，體現(xiàn)在會(huì)議議題不明晰、會(huì)程排的混亂、參與人員多導(dǎo)致開會(huì)時(shí)間冗長、效率低下，有些會(huì)議僅作上傳下達(dá)的工具，缺少深度議論，缺少互動(dòng)交流。會(huì)后沒有詳細(xì)工作安排和反饋機(jī)制，每月約四成會(huì)議無法產(chǎn)出成果，如營銷服務(wù)改善專題會(huì)議有超百人到場僅簡單報(bào)告現(xiàn)狀，沒有改善方法和具體的責(zé)任分?jǐn)傄约巴瓿蓵r(shí)間計(jì)劃，致使決定無法落實(shí)，影響公司運(yùn)作速度，籌備期成本控制不嚴(yán)造成很多人力、物力、時(shí)間資源被閑置。此外，會(huì)風(fēng)會(huì)紀(jì)剛性化，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)不夠徹底，組織會(huì)議缺少數(shù)字化手段[。

（二）資源閑置浪費(fèi)現(xiàn)象顯著

A公司在長時(shí)間發(fā)展過程中，形成龐大而復(fù)雜的組織架構(gòu)，公司內(nèi)部部門繁多，部門間職權(quán)區(qū)分不明顯，存在大量職能交叉的情況。這種情況造成公司內(nèi)部信息交流不通暢、決策執(zhí)行效率低下。組織理論認(rèn)為，管理層級(jí)冗余與結(jié)構(gòu)復(fù)雜會(huì)提高信息失真概率、拉長傳遞周期，導(dǎo)致企業(yè)反應(yīng)遲緩、決策滯后。在資源分配環(huán)節(jié)，因欠缺科學(xué)規(guī)劃與有效的調(diào)配制度，公司面臨嚴(yán)重的分配問題，致使人力、物力、財(cái)力等資源浪費(fèi)現(xiàn)象頻發(fā)。具體表現(xiàn)為資源在各部門及項(xiàng)目間的分配極不合理：部分部門資源閑置過剩，而另一些部門卻資源短缺，難以滿足需求。這種不合理的資源配置，不僅增加了公司的運(yùn)營成本，還阻礙了公司的發(fā)展。

三、國企行政管理創(chuàng)新策略

（一）優(yōu)化公文管理流程，提高流轉(zhuǎn)效率

把流程再造理論融入公文管理當(dāng)中，能夠有效削減冗余的審批步驟，優(yōu)化信息流轉(zhuǎn)途徑，從而讓公文處理速度得到很大提高。流程再造理論提倡企業(yè)沖破傳統(tǒng)的職能分工格局，憑借流程這個(gè)紐帶重新塑造組織架構(gòu)以及業(yè)務(wù)流程，以此做到資源的合理調(diào)配，并使得整個(gè)運(yùn)作效能得以顯著提升。

A公司依靠電子公文管理系統(tǒng)，把公文管理體系全方位改良，從制度設(shè)計(jì)上講，這個(gè)系統(tǒng)清楚地表明各個(gè)步驟的責(zé)任人以及處理時(shí)間，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)多級(jí)審批改成線上協(xié)同操作，極大縮短了審批時(shí)間。針對(duì)不同類型的公文，如項(xiàng)目審批文件、日常行政事務(wù)文書、重大決策文件，系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)的審批流程模板，細(xì)致列出每個(gè)節(jié)點(diǎn)的操作準(zhǔn)則、涉及人員和時(shí)間限制。而且系統(tǒng)按照公文的重要程度和緊急特性，規(guī)劃不同的流轉(zhuǎn)路線，對(duì)于重要或者緊急的公文，可以越過一些常規(guī)審核步驟，直接送到?jīng)Q策層作高效處理。在應(yīng)對(duì)重大搶修項(xiàng)目的緊急公文時(shí)，依靠電子公文管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)轉(zhuǎn)，把公文從起草到簽發(fā)的時(shí)間縮短到3小時(shí)內(nèi)，從而保證搶修工作能夠順利推進(jìn)。公司構(gòu)建完備的公文追蹤反饋體系，隨時(shí)掌握文件傳遞狀況，利用自動(dòng)化的警報(bào)功能推動(dòng)有關(guān)人員盡快處置待辦事務(wù)，保證公文處理的及時(shí)性和精確性。此外，公司會(huì)定時(shí)針對(duì)公文經(jīng)營體系展開評(píng)判和改良，按照實(shí)際運(yùn)行情形來調(diào)節(jié)審批環(huán)節(jié)以及操作流程，持續(xù)提升公文經(jīng)營水平。

（二）優(yōu)化會(huì)議管理模式，提升會(huì)議實(shí)效

依靠自律機(jī)制達(dá)成既定目標(biāo)，在籌備會(huì)議期間，采用目標(biāo)管理理論，事先制定清楚而具體的任務(wù)指標(biāo)，還要合理構(gòu)建規(guī)劃議程結(jié)構(gòu)。這樣就能保證會(huì)議集中討論關(guān)鍵議題，進(jìn)而強(qiáng)化會(huì)議的針對(duì)性，提高會(huì)議質(zhì)效。按照目標(biāo)管理理論，清楚的目標(biāo)設(shè)定可以為參會(huì)人員提供明確的行為方向，使其積極主動(dòng)地參與進(jìn)來，定時(shí)檢查目標(biāo)執(zhí)行情況，盡早找出隱藏的問題并做出相應(yīng)的改進(jìn)，推動(dòng)整體工作不斷完善和發(fā)展。

A公司推行的高效會(huì)議管理體系，其目的在于提高會(huì)議運(yùn)行效率。在會(huì)前籌備階段，會(huì)議組織部門要同有關(guān)部門緊密配合，確定會(huì)議主題，規(guī)劃議程框架，提前把有關(guān)資料發(fā)給參會(huì)人員，保證前期準(zhǔn)備工作順利推進(jìn)。按照公司規(guī)定，所有會(huì)議都必須在通知里詳盡列出目標(biāo)、議程、參加人員名單以及預(yù)計(jì)時(shí)長，最遲要在開會(huì)前3天送到參會(huì)者手里。在會(huì)議進(jìn)程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依照時(shí)間控制需求，由專人主持并做好記錄工作，保證議程穩(wěn)步向前推進(jìn)，提倡參與者積極發(fā)表意見，加強(qiáng)互動(dòng)交流，避免出現(xiàn)無關(guān)話題擾亂會(huì)議進(jìn)程。作為關(guān)鍵角色，會(huì)議主持人要準(zhǔn)確把握討論走向，迅速糾正偏離主題的言論，從而維持會(huì)議高效運(yùn)轉(zhuǎn)。會(huì)議結(jié)束后，馬上整理會(huì)議紀(jì)要，清楚各個(gè)任務(wù)的負(fù)責(zé)人以及完成時(shí)間，形成持續(xù)跟進(jìn)和反饋機(jī)制來監(jiān)督執(zhí)行情況。

此外，公司還開發(fā)了一個(gè)專門針對(duì)會(huì)議任務(wù)管理的信息系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)可以錄入會(huì)議決議內(nèi)容，指定責(zé)任人以及時(shí)間節(jié)點(diǎn)，依靠自動(dòng)化功能隨時(shí)提醒相關(guān)人士按照計(jì)劃推進(jìn)工作進(jìn)度，定時(shí)匯總并分析任務(wù)達(dá)成的數(shù)據(jù)。對(duì)于沒能按時(shí)達(dá)標(biāo)的負(fù)責(zé)部門或者個(gè)人發(fā)出預(yù)警并且開展績效評(píng)定，這些做法讓公司會(huì)議數(shù)量縮減 40% ，決策執(zhí)行率從 55% 提升到92% ，明顯提高會(huì)議效率和管理效能[。

（三）精細(xì)化辦公用品管理，減少資源浪費(fèi)

將程序化、標(biāo)準(zhǔn)化與數(shù)字化技術(shù)相融合，可顯著提升組織管理體系的運(yùn)行效率，助力其實(shí)現(xiàn)協(xié)同運(yùn)作與持續(xù)改進(jìn)。在辦公物資管理方面推行精細(xì)化管理模式，可以大幅度提高采購、分配以及使用的精確程度，從而有效遏制資源浪費(fèi)情況。按照精細(xì)化管理理論，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)細(xì)節(jié)方面的把控，形成一套系統(tǒng)且規(guī)范的操作流程以及制度框架。針對(duì)各種業(yè)務(wù)活動(dòng)展開精確監(jiān)督，進(jìn)而提升整體的運(yùn)營水平和管理水平。

A公司構(gòu)建起了精細(xì)化的辦公用品運(yùn)作體系。在采購階段，依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)匯總各個(gè)部門的歷史耗材使用數(shù)據(jù)，聯(lián)系實(shí)際需求擬定出合理恰當(dāng)?shù)牟少彿桨福源藖頊p少資源的浪費(fèi)。企業(yè)還開發(fā)了辦公物資需求預(yù)測模型，對(duì)最近三年各部門領(lǐng)用情況展開綜合分析，精準(zhǔn)估算出將來辦公耗材的需求量，進(jìn)而按照這個(gè)數(shù)值去制訂采購計(jì)劃。在物資分配環(huán)節(jié)，搭建起電子化的領(lǐng)用管理系統(tǒng)，員工在線遞交申請(qǐng)，得到主管的審批通過，才能領(lǐng)取到物品，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記載領(lǐng)用信息，為后續(xù)的追尋和統(tǒng)計(jì)提供方便。構(gòu)建辦公物資定期盤點(diǎn)以及數(shù)字化管理機(jī)制，對(duì)于高損耗部門實(shí)行精細(xì)管理，企業(yè)每月核算各部門辦公用品消耗狀況，對(duì)超過均值的單位展開調(diào)研，剖析緣由并擬定應(yīng)對(duì)策略，重視節(jié)約意識(shí)培育和專門技能培訓(xùn)。經(jīng)過改良之后，公司辦公費(fèi)用比基準(zhǔn)年份縮減大概 30% ，資源浪費(fèi)情況被有效遏制，整體運(yùn)作效能得到明顯改善。企業(yè)努力推行環(huán)保型辦公設(shè)備，引領(lǐng)員工踐行綠色低碳觀念，漸漸營造出全體人員共同參加節(jié)能減排的文化氛圍。

四、結(jié)束語

A公司行政管理方面的革新，是加強(qiáng)企業(yè)核心競爭力以及達(dá)成可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵路徑。該路徑能打破現(xiàn)有行政事務(wù)體系的瓶頸，提升運(yùn)行品質(zhì)，優(yōu)化制度體系，提高資源配置效率。從長遠(yuǎn)來看，該公司的行政管理創(chuàng)新需要持續(xù)進(jìn)行，及時(shí)調(diào)整相關(guān)管理方式，以適應(yīng)能源行業(yè)的發(fā)展需求。隨著數(shù)字化、智能化技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)行政管理部門需要探索新技術(shù)在實(shí)際管理中的應(yīng)用，推動(dòng)行政管理向智能化方向發(fā)展。同時(shí)，要全面總結(jié)并推廣行政管理創(chuàng)新成果，形成可借鑒的案例模式，為國有企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展提供有力支持，在國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮更重要的作用。

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（作者單位：國網(wǎng)湖南省電力有限公司永州供電分公司）