工作分析參與人的角色探討

由于工作分析指對組織中的工作崗位進行分析，并制定工作說明書和崗位規范，在組織中涉及的范圍較廣。在進行工作分析時，需要得到組織中諸多層次的群體支持與配合，包括組織內高層管理人員、中層管理人員，以及工作分析的對象及其同事、主管、工作分析員和工作分析顧問。那么，他們在工作分析中各自的角色是什么呢？

組織高層管理者的角色

第一，根據組織發展的狀況，提出工作分析的必要性，并在組織內發起工作分析。在實踐過程中，組織最高層領導參與與否以及參與的態度，是決定工作分析成敗的關鍵。最高管理成員對工作分析的態度將直接影響到其他人員對工作分析過程的態度和配合難度。最高管理層對工作分析的需要程度與認識，也決定著工作分析過程的發展。

第二，發布政策陳述、指示和進行其他溝通，向組織內傳遞有關信息，倡導工作分析過程。工作分析的過程需要組織內高層管理者的直接倡導，其倡導程度與執行的決心也直接影響工作分析的進展和結果。例如，由人力資源部倡導和發起的工作分析過程與由總經理直接倡導和發起的工作分析過程，對其他部門的管理人員、工作人員的配合度的影響是完全不同的。最高層管理者所直接倡導和關注下的工作分析，將受到組織內絕大多數成員的重視，從而獲得更好的工作合作性。

第三，為執行工作分析的多方面工作授權，在組織內安排相應的工作人員以協調、組織工作分析過程。如前所述，工作分析的過程需要人力、物力、時間，工作過程中經常與需要分析的崗位任職者的工作安排有沖突。因而，需要事先決定工作分析的重要程度，在組織內選派有影響力、有權力的管理人員協調工作中可能出現的問題，組織、安排工作分析的過程。

第四，為實施計劃建立時間框架，為工作分析過程明確時間要求。工作分析的過程最好能在一段持續的時間內完成，并能盡快產生一定的成果，以便工作分析的結果能在實際工作中得到應用；否則，可能在組織中產生不利的影響。同時，工作分析的過程也需要有計劃地進行，因此，需要在真正的工作開始前制定工作分析的進程和階段性的工作要求。

第五，工作分析中，有可能發現一些平時難以解決的問題，或者出于工作分析的進程與工作需要進行協調。高層管理人員需要密切注視工作分析的全過程，并解決在工作分析過程中可能出現的各種沖突。

組織高層管理者的角色，還應包括為工作分析過程提供持續的支持，包括有形的和無形的支持。作為工作分析結果的驗收者，任命他人或親自進行審核，使工作分析的結果與實際工作需要相結合。

直線管理人員的角色

直線主管不但管理員工完成工作，而且在工作任務增減中扮演著重要角色。主管最終還要接受工作分析的成果，如工作描述和工作說明書，他們的參與能夠提高工作分析質量。實際上，直線主管通過了解工作要求，可以作出明智的雇傭決策，如果直線主管不了解某一工作需要完成哪些任務、以及完成這些任務需要具備怎樣的技能，就很難招聘到合適的人員。

第一，在需要的情況下，協助人力資源專家實施工作分析計劃。在實際工作中，中層管理人員對各工作崗位最了解，一般也是工作分析結果最直接的使用者，因此中層管理人員最容易接受工作分析，也有能力承擔工作分析的部分工作。

第二，在必要的情況下參加工作分析，為工作分析提供相關的信息。工作分析經常涉及中層管理人員在組織工作中的職責、角色，因此中層管理人員也是工作分析的對象，也需要按工作分析的要求接受信息調查，向分析人員提供有關崗位的工作信息。

第三，與涉及工作分析的員工溝通，增強員工對工作分析過程的認可度。工作分析的過程中，選擇的信息來源是工作分析成功的重要因素，為了保證工作分析信息的準確、有效，需要中層管理人員選擇勝任工作崗位、具備一定表達能力、能配合分析人員工作的員工接受工作人員的調查。

中層管理人員對所負責范圍的工作崗位的信息較為熟悉，在工作分析完成后也可能直接應用崗位分析的結果。因此，需要審核和認可工作分析過程中有關工作崗位的職責、任務、工作內容、活動及工作流程的初期結果。

專業工作分析者的角色

有些工作分析的方法需要專業的工作分析者來提供。當然，也可以對直線主管和任職者進行培訓，讓他們擔當專業的工作分析者。但是，通常情況下，都是由外部的咨詢顧問或是公司人力資源部門的專業人員擔當這一角色。工作分析者是具有良好訓練、從事和指導工作分析的人員，通常是專家，是獨立工作的，既不是經理也不是工作任職者，而是“圈外人士”。

第一，作為工作分析的承擔者，其首要任務，是根據工作分析的目的和預期結果，開發信息收集方法，以最有效的方法獲得所需信息。

第二，在調查階段中收集數據、信息，分析所獲結果。一個訓練有素的工作分析人員，往往在工作分析中能敏銳地發現各種細小的問題，能通過有效的方式全面收集工作分析所需的信息，確保工作信息的分析過程順利進行。

第三，根據實際工作的進展，遇到問題時需要工作人員能從人力資源專業人士的角度研究和開發可達目的的因素，提供解決問題的方案。

至于根據信息收集過程和信息分析過程的結果，準備或參加工作說明書等工作分析結果文件的編制，也是專業工作分析者的角色。

工作人員一般是以團隊或工作委員會的形式工作，在團隊中，工作分析人員應該能做到相互溝通、交流，以監督或協調工作委員會的工作。

由于在工作分析過程中充分了解了各方面的資料，并能從專業的角度解釋工作分析的結果，工作分析者在需要時應能參與工會談判，向工會解釋員工對工作分析的過程和結果中產生的有關問題。

從以上的分析知道，專業工作分析者能夠觀察到，許多處于不同工作地點的不同任職者，在不同主管的管理下工作時的信息。專業的工作分析者還能夠閱讀各種相關的組織文檔與技術資料。因此，他們可以從這些非直接的二手資料中獲取非常重要的信息。還有，專業的工作分析者會比較全面地考慮到與之有關的各種法律問題。但是，盡管在實踐中有許多優勢，也還存在一些局限性。

第一，在經理和任職者的心目中，可能認為工作分析者是外人，從而對分析者的知識、能力和可靠性產生疑慮。

第二，工作分析者實際上也可能缺乏具體的工作知識，尤其是在工作類型很多的組織中，他們很難了解某一職務的方方面面。同時，在確定某一職務究竟應該包括哪些任務或活動時，他們常常會高度依賴自己的思維定式，通常是基于職務的頭銜，而不是充分考慮各種可能的信息之后做出決定。

第三，雇傭工作分析者（內部員工或者是外部專家）也是比較昂貴的。

這里特別提出，工作分析外部顧問的角色，一是為管理層提出工作分析的建議、崗位分析的計劃、審核和檢查工作流程；二是與工作分析人員一起工作或在數據收集和分析、編制工作說明書、符合法律需要、建立系統的工作程序等方面提出建議；三是參與工資、薪酬管理的其他開發階段工作(工作評價等)；四是監控工作分析的全過程，使之能按預定計劃進行。

直接任職者的角色

職務的任職者，就是擔任現在職務的人，有著與工作有關的最直接的知識。由于工作任職者最大的一個優點是他們熟悉工作任務和工作環境，而且也容易接受工作分析過程，通常通過接受面談或是調查問卷，做出回答并且也愿意參與到工作分析中去。

第一，參加數據收集（如填寫調查問卷、參與工作分析面談）。當向員工清楚地解釋工作分析的目的和要求后，需要員工在工作分析的過程中給予配合，如及時、按要求填寫調查問卷、配合訪談過程，向工作分析人員提供其他可能的信息等。

第二，在公司政策允許的情況下，參與工作說明書草案的制定。由于工作任職者對于工作說明書是否符合實際情況及其合理性有絕對的發言權，讓員工參與制定工作說明書的草案，會有利于確保工作說明書的準確性，并提高員工對工作分析過程和工作說明書的接受程度。

在工作分析的過程中，一般需要組成一個工作委員會來協助、監控工作分析的過程。在工作委員會中，需要有員工參與，以獲得全體員工對工作分析公平性的認同。同時，還可允許普通員工參加審核委員會對工作分析的結果進行驗收。

但是應該看到，工作任職者可能缺乏知識或必要的洞察力，特別是試用期員工和臨時工。一些員工沒有能力描述他們的工作任務及推斷工作必須的KSAO。另一個潛在的局限性是他們獲取信息的動機和準確性。因為工作分析與人力資源管理活動——如績效評價與薪酬有關，因此，任職者本人，甚至在一個更小的范圍內，他們的主管為了能夠讓組織給予的報酬水平更高，或者得到的更多尊重，也通常會故意夸大職務的職責。但是，應該看到他們的參與帶來的好處。首先，他們掌握了與職務有關的最新的、最精確的信息；其次，通過讓他們參與進來，直線主管和任職者本人才有可能就組織對該職務的期望達成一致意見；再次，他們的參與有助于增強雇員對于過程公平的認同，也有助于減少基于工作分析的結果，而引發組織變革過程中可能出現的員工抵制情緒。

顧客的角色

顧客滿意是組織十分重視的一個戰略目標，所以，應該重視顧客意見。在工作分析實踐過程中，這種做法并不多見。從顧客中收集信息，與其說是一項人力資源管理，還不如說是一項有效活動。比如說，在大多數的便利店中，收銀員與顧客之間的距離比兩個收銀員的距離近得多，而經理人員則遠離現場。對于這種工作來講，組織在進行工作分析設計或者對員工的工作業績進行評價時，就要考慮到顧客的意見，并充分重視顧客的視角。

工會的角色

工會作為工作人員利益的代表，在工作崗價分析過程中也起著一定的作用，有時能決定對崗位分析結果的接受程度。因此，在工作分析過程中，需要獲得工會的積極支持，保證資料收集的順利進行。

在工作分析過程中，應該有工會任命的代表與工作分析員一起參加工作分析的全過程，以保證工作分析的客觀性。在可能的情況下，需要工會代表或工會授權的代表參與工作說明書的編制。

工作分析的最終結果，也需要工會成員參與審核和認可，表明工會對此最終結果的態度，以增強員工對工作分析結果的認可度。

如果在工作分析過程中，工會代表認為工作分析的過程或結果會損害工作人員利益，工會可能會代表員工的利益與管理層談判。

從以上分析中，我們可以發現，工作分析和工作描述的計劃涉及公司的每一階層，這就需要工作分析的參與人認真扮演好自己的角色，需要大家的支持與合作，才能把工作分析做好。