ＥＲＰ系統(tǒng)環(huán)境下的會計內(nèi)部控制分析

摘要：企業(yè)在具體實(shí)施ERP時，引發(fā)了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、組織結(jié)構(gòu)、管理制度等各個方面的變革，在改變企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的同時，內(nèi)部控制的環(huán)境也發(fā)生了明顯變化，因而必須要分析新的環(huán)境，建立一套行之有效的內(nèi)部控制體系，才能保障ERP系統(tǒng)的有效實(shí)施。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；內(nèi)部控制；分析

中圖分類號：F2391 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B

一、引言

ERP（企業(yè)資源計劃）是一個信息高度集中的管理系統(tǒng)，是企業(yè)信息化建設(shè)的核心部分。當(dāng)前，我國正處于一個極其重要的戰(zhàn)略機(jī)遇期，迅速增長的基礎(chǔ)建設(shè)投資、外資加速進(jìn)入中國等因素，帶動了整個中國制造業(yè)產(chǎn)業(yè)鏈的增長。據(jù)《2004－2005年中國制造業(yè)ERP產(chǎn)業(yè)技術(shù)研究報告》預(yù)計，未來五年，隨著市場競爭的加劇，中國制造企業(yè)將由前期的粗放式經(jīng)營模式向現(xiàn)代管理的經(jīng)營模式轉(zhuǎn)換，因此，中國制造企業(yè)對ERP的需求十分迫切，也必將有更多的企業(yè)開始組織實(shí)施ERP系統(tǒng)。

根據(jù)COSO提出的內(nèi)部控制的整體框架概念，企業(yè)內(nèi)部控制涉及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通和監(jiān)督等方面，從總體上透視了企業(yè)生產(chǎn)的各個環(huán)節(jié)。因此，對每一個實(shí)施ERP的企業(yè)來說，需要結(jié)合自身的具體情況，設(shè)計出企業(yè)會計的內(nèi)部控制制度。

二、ERP環(huán)境下會計內(nèi)部控制特征

ERP系統(tǒng)是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代企業(yè)的先進(jìn)管理思想，全面集成企業(yè)的所有資源，并為企業(yè)提供決策、計劃、控制與經(jīng)營業(yè)績評價的全面化、整合化和動態(tài)化的管理平臺。它打破了傳統(tǒng)的以職能劃分的作業(yè)模式，全面形成將新的管理思想、管理模式和信息技術(shù)的集成；將業(yè)務(wù)流程與會計流程、會計核算與會計控制的集成；將物流、資金流、信息流的集成，實(shí)現(xiàn)了財務(wù)與業(yè)務(wù)的一體化，是一個高度集成的信息系統(tǒng)平臺。因此對企業(yè)內(nèi)部會計控制體系環(huán)境提出了新的要求，并具有新特征：

1．先進(jìn)的會計內(nèi)部控制理念：傳統(tǒng)的內(nèi)部會計控制是依據(jù)內(nèi)部牽制理論，通過不相容職務(wù)的分離，賬目核對等手段，達(dá)到查錯糾弊的目的。ERP系統(tǒng)是以人、財、物、信息等企業(yè)資源進(jìn)行整合優(yōu)化的集成管理系統(tǒng)，管理者的觀念更新是企業(yè)成功實(shí)施 ＥＲＰ 系統(tǒng)的前提。首先，要從傳統(tǒng)的查錯糾弊理念轉(zhuǎn)為防錯糾弊的內(nèi)部控制理念。ＥＲＰ 系統(tǒng)內(nèi)嵌的控制機(jī)制是按照人們事先設(shè)定的控制參數(shù)和程序?qū)θ粘＝灰谆顒幼詣舆M(jìn)行監(jiān)控。企業(yè)在實(shí)施ERP 系統(tǒng)的同時必須對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行風(fēng)險評估，設(shè)置關(guān)鍵的控制點(diǎn)并建立相應(yīng)的控制措施和程序。其次，要從過去的會計事后反映觀轉(zhuǎn)為會計實(shí)時控制觀。傳統(tǒng)的會計流程遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)流程，會計只能進(jìn)行事后核算和反映，導(dǎo)致會計控制職能難以發(fā)揮作用。過去企業(yè)內(nèi)部等級呈金字塔式， 自上而下非常明顯， 企業(yè)上層一般先將工作分解成過程， 然后通過行政指令分配和控制。而在ＥＲＰ環(huán)境下， 企業(yè)內(nèi)部控制層次明顯減少，管理扁平化成為可能，領(lǐng)導(dǎo)不再是組織等級的上層，而成為行動的核心。 信息經(jīng)濟(jì)要求企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)階層學(xué)會協(xié)調(diào)與基層人員的關(guān)系， 激發(fā)他們的潛能， 并在一個開放和動態(tài)的環(huán)境中發(fā)現(xiàn)內(nèi)聚力。 此時企業(yè)的內(nèi)部控制不再是更多地基于權(quán)力的需要， 而是基于信息的科學(xué)性和企業(yè)健康發(fā)展的需要。

2．三維的會計控制模型：傳統(tǒng)的會計控制模型一般都是二維控制模型，第一維度是一種基于制度的規(guī)章控制，依照會計信息處理的輸入、處理、輸出三個基本環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范會計質(zhì)量靜態(tài)控制；第二維度是會計業(yè)務(wù)處理過程的反映控制。而在ERP條件下的會計控制模型是一種基于企業(yè)經(jīng)營環(huán)境、管理理念、管理模式和業(yè)務(wù)流程要求的實(shí)時動態(tài)控制模型。重建這種會計控制模型需要針對企業(yè)每項業(yè)務(wù)流程充分挖掘?qū)崟r動態(tài)的控制需求和控制規(guī)則，ERP系統(tǒng)的高度集成、實(shí)時動態(tài)化和物流、資金流、信息流“三流合一”等特點(diǎn)和它對會計控制的要求，應(yīng)將內(nèi)部會計控制劃分為企業(yè)人文普遍控制、信息系統(tǒng)普遍控制和業(yè)務(wù)與會計控制體系的有效性產(chǎn)生沖擊，形成會計普遍控制三個立體動態(tài)維度。

3．更新的會計內(nèi)部控制方法：ERP系統(tǒng)環(huán)境下，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和交易方式的變化會對每個業(yè)務(wù)循環(huán)的具體控制目標(biāo)和內(nèi)容有所調(diào)整，傳統(tǒng)的會計控制方法的控制力度減弱，而一些先進(jìn)的控制方法，如預(yù)算控制、責(zé)任會計控制、標(biāo)準(zhǔn)成本控制等管理會計控制方法有了廣闊應(yīng)用的空間。由此，會計控制方法也要隨之按所需的支持技術(shù)和工具的發(fā)展而不斷創(chuàng)新。第一，要根據(jù)會計控制的內(nèi)容對控制方法進(jìn)行剛性化分解，即分離出可以由程序自動執(zhí)行的控制方法，制定標(biāo)準(zhǔn)的制度規(guī)范，以便計算機(jī)程序自動控制；技術(shù)架構(gòu)。如ERP系統(tǒng)通過整合從采購到付款、訂單的獲取到發(fā)票的開出等不同職能部門的業(yè)務(wù)， 形成了集中、單一的數(shù)據(jù)庫， 簡化和壓縮了過去跨部門的審批流程。在這種情況下， 手工環(huán)境中用于企業(yè)內(nèi)部控制的許多審計線索在 ERP系統(tǒng)引入后消失了且過去基于文件審批的內(nèi)部控制機(jī)制， 也無法適應(yīng)ERP基于流程的管理需要。這些變化在一定程度上減化了企業(yè)內(nèi)部整體控制體系的有效性， 這樣一來內(nèi)部控制風(fēng)險體系必將呈現(xiàn)新的特征。第二，要利用 ERP系統(tǒng)提供的先進(jìn)實(shí)時控制技術(shù)和工具對會計控制方法進(jìn)行實(shí)時化改進(jìn)，以便于對各個業(yè)務(wù)循環(huán)的具體控制內(nèi)容進(jìn)行實(shí)時控制。第三，要將先進(jìn)的、精細(xì)的管理會計的控制方法實(shí)用化，以便將這些方法應(yīng)用到各個業(yè)務(wù)循環(huán)的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)，通過會計控制實(shí)現(xiàn)管理的增值。第四，要對各種會計控制方法進(jìn)行集成化改進(jìn)，以便適應(yīng)對ERP系統(tǒng)環(huán)境下集成的業(yè)務(wù)和會計流程進(jìn)行控制。

三、完善企業(yè)會計內(nèi)部控制的幾點(diǎn)建議

1．增強(qiáng)新環(huán)境意識，全員認(rèn)識ERP系統(tǒng)：ERP系統(tǒng)不僅僅是給企業(yè)帶來了ERP軟件，更重要的是給企業(yè)帶來了先進(jìn)的管理理念。企業(yè)實(shí)施ＥＲＰ的過程，要關(guān)注觀念的變革與創(chuàng)新，將ＥＲＰ的管理理念引入企業(yè)的過程。那么ＥＲＰ的實(shí)施必然涉及企業(yè)業(yè)務(wù)流程、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配置等方方面面的配套改革，也必然涉及各方面利益關(guān)系的調(diào)整，所有這些僅僅依靠企業(yè)的幾個部門領(lǐng)導(dǎo)的參與是不夠的，需要企業(yè)對全體員工對適應(yīng)ＥＲＰ的實(shí)施進(jìn)行培訓(xùn)，讓企業(yè)員工全面認(rèn)識ERP帶來的先進(jìn)管理理念，讓員工熟悉ERP系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和運(yùn)作要求，改變原有的陳舊管理觀念，提高管理水平和系統(tǒng)操作能力。

2．建立科學(xué)、嚴(yán)密的會計內(nèi)控制度：ERP環(huán)境下，企業(yè)原有的內(nèi)部控制活動和組織結(jié)構(gòu)扁平化，對原有手工業(yè)務(wù)流程要進(jìn)行重新設(shè)計，不僅改變了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，梳理工作流程，控制制度要嚴(yán)密，而且要抓好關(guān)鍵人，如分支結(jié)構(gòu)負(fù)責(zé)人和財會部門負(fù)責(zé)人；把握關(guān)鍵部位；如審批程序、資金調(diào)度、交接手續(xù)、電腦操作密碼等；管好關(guān)鍵物件，如重要的發(fā)票、銀行票據(jù)、印鑒等；控制關(guān)鍵工作崗位如現(xiàn)金、銀行出納、收支事項及憑證的核準(zhǔn)、實(shí)物負(fù)責(zé)人等。ERP系統(tǒng)中內(nèi)部牽制是指在對具體業(yè)務(wù)進(jìn)行分工時，不能由一個部門或一個人來完成一項業(yè)務(wù)的全過程，必須要建立科學(xué)、嚴(yán)密的會計內(nèi)部控制體系。它由適當(dāng)授權(quán)、不相容工作的責(zé)任分工、憑證和記錄、接近控制、獨(dú)立檢查等環(huán)節(jié)組成。這種制約包括上、下級之間的互相制約、相關(guān)部門之間的相互制約。如會計信息收集、歸類過程中，除了制單外，必須有復(fù)核并由財會主管審批；又如現(xiàn)金流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)中，現(xiàn)金收支的審批、收入和支出、印鑒的保管、記賬等業(yè)務(wù)應(yīng)分工管理，互相牽制。ERP信息系統(tǒng)環(huán)境的權(quán)限控制始于系統(tǒng)初始設(shè)置階段， 即通過系統(tǒng)管理員（或系統(tǒng)維護(hù)員）對工作人員、工作范圍等進(jìn)行設(shè)置（輸入相關(guān)的數(shù)據(jù)）； 每個崗位人員采用口令密碼按照所授予的權(quán)限對系統(tǒng)進(jìn)行作業(yè)， 不得超權(quán)限接觸系統(tǒng)。同時由于系統(tǒng)維護(hù)人員和熟悉信息系統(tǒng)技術(shù)的相關(guān)人員能直接接觸會計數(shù)據(jù)庫、會計軟件， 他們的有意作案或無意的錯誤操作所造成的影響很難估量，因此必須用嚴(yán)格的制度約束他們。要做到業(yè)務(wù)決策人員與經(jīng)辦人員權(quán)限設(shè)置全面分離制約，將業(yè)務(wù)授權(quán)(管理職能)、業(yè)務(wù)執(zhí)行(保管職能)、業(yè)務(wù)記錄(會計職能)、業(yè)績檢查(監(jiān)督職能)很好的分離；重大事項的決策和執(zhí)行很好的分離制約。 

3.確保會計內(nèi)部控制制度的有效實(shí)施：應(yīng)特別關(guān)注企業(yè)會計內(nèi)部控制制度的有效實(shí)施，因為它對企業(yè)財務(wù)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和企業(yè)財產(chǎn)的安全有著重要的直接的影響。建立科學(xué)、嚴(yán)密的企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制制度是安全、有效的財務(wù)管理的基礎(chǔ)。企業(yè)的一些高級管理人員認(rèn)為，稽核部門不能創(chuàng)造效益，還要占用人員編制，增加經(jīng)營成本，因此，對其并不十分重視，這一觀念應(yīng)立即更新，并切實(shí)加強(qiáng)考核、監(jiān)督、制約機(jī)制，發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部審計的作用，將內(nèi)部審計人員從會計、財務(wù)人員中分離出來，直接對董事會負(fù)責(zé)，這樣才能真正發(fā)揮內(nèi)審人員的作用，監(jiān)督和保護(hù)企業(yè)的資產(chǎn)、財產(chǎn)安全，監(jiān)督企業(yè)朝著合理、合法的良性方面發(fā)展。

四、結(jié)束語

ERP的實(shí)施不僅是一場新的技術(shù)革命和管理革命，而且是一場深刻的思想文化革命。ERP作為企業(yè)管理信息化進(jìn)程中重要的一項內(nèi)容，正逐步在企業(yè)中得到更加廣泛的應(yīng)用，企業(yè)應(yīng)該充分利用這種新的管理工具，同時也要認(rèn)識到由于ERP自身的特點(diǎn)給企業(yè)帶來的變化，只有認(rèn)真分析新的會計環(huán)境，制定有效的會計內(nèi)部控制體系，才能將先進(jìn)的管理思想與信息技術(shù)完美的結(jié)合在一起。

本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請以PDF格式閱讀原文。