文書檔案實現信息化管理的探索

要實現傳統的管理向現代管理理念轉變，既有管理方式轉變問題，也有管理理念轉變問題，而管理理念的轉變必須優先于管理方式的轉變。筆者認為，在文書檔案由傳統管理方式向現代管理方式過渡時，應注意以下幾點。

一、適應辦公現代化的形勢，重視電子文件的管理

隨著計算機和網絡的廣泛應用，辦公自動化、標準化、網絡化漸趨完善，使用辦公自動化管理系統代替以往手續繁雜的辦公行文，許多日常工作可以直接在電腦和網絡上辦結，形成大量的電子文件。從電子文件形成的過程和特點看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段，加強電子文件歸檔工作，對電子文件實行檔案化管理成為必然的要求。電子文件檔案化管理，就是在傳統檔案管理經驗和形式基礎上，結合電子文件自身的特點，采用先進的電腦和網絡技術對電子檔案實行文件級管理，對本單位形成的電子文件實行自動化、網絡化管理，從而實現高效、快捷的電子檔案信息管理模式。它不由文件形成部門或其他非專業部門來管理電子文件，也和傳統的檔案管理方式有所區別。

二、健全完善文書工作的管理系統

文書檔案的收集、整理、鑒定、檢索、保護和統計等環節，既相互連接，又相互制約。做好文書檔案工作，為本企業的中心工作服務，是文書檔案工作人員的根本任務。做好文書檔案管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中的作用，即作為機關工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，其重要性不言而喻。為了實現文書檔案管理由傳統方式向現代化管理方式轉變，必須健全文書檔案管理人員系統，設立專、兼職文書檔案管理人員，同時要修改和完善文書檔案管理制度，刪除不適應計算機管理新方式的內容，增加與計算機管理新方式相適應的內容，保證新的制度下各環節的責任、程序和標準。

三、注意確保電子文件的原始有效

電子文件的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件可以在文件辦理結案后隨時歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使辨別電子文件的原始憑證性變得復雜而困難。因此，電子文件要進行加密保護，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。為了解決電子文件載體易老化變質影響電子文件的長期可讀性問題，檔案部門可以將電子文件打印出一份紙質檔案以作備份。

四、及時修改完善文書檔案管理制度

企業現有的文書檔案管理制度，其內容主要針對紙質文書的形成和歸檔，對電子文件管理的相關規定不完善。而電子文件的特點是文件形成的源頭分散、不易反映文件修改和運作過程的真實情況、對已確認形成的文件容易進行修改而影響檔案原始憑證的權威性，因此，修改企業文件檔案管理制度的重點應針對如何收集電子文件、如何反映文件形成過程的真實情況、如何保證正式文件的原始性等方面作出規定。

五、提高專職文書檔案管理人員的業務素質

實現文書檔案管理由傳統管理向現代管理過渡，對專職文書檔案管理人員的基本要求除了傳統管理體制下的要求之外，更要強調業務知識水平，一是要有扎實的信息理論知識和相關知識，二是要熟悉政策法律知識，三是要掌握現代管理技能尤其是電腦應用的基本技能。為此應該從以下幾個方面加強隊伍建設：一是應選調那些所學專業為文檔管理的專業人員；二是對在崗的專業人員定期進行培訓，使其在品德、業務、技能等方面適應新形勢的要求；三是對文檔管理人員進行定期考核。

作者單位：北京燕山石化公司