文書檔案實現(xiàn)信息化管理的探索

要實現(xiàn)傳統(tǒng)的管理向現(xiàn)代管理理念轉(zhuǎn)變，既有管理方式轉(zhuǎn)變問題，也有管理理念轉(zhuǎn)變問題，而管理理念的轉(zhuǎn)變必須優(yōu)先于管理方式的轉(zhuǎn)變。筆者認為，在文書檔案由傳統(tǒng)管理方式向現(xiàn)代管理方式過渡時，應注意以下幾點。

一、適應辦公現(xiàn)代化的形勢，重視電子文件的管理

隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)的廣泛應用，辦公自動化、標準化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，使用辦公自動化管理系統(tǒng)代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文，許多日常工作可以直接在電腦和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，形成大量的電子文件。從電子文件形成的過程和特點看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段，加強電子文件歸檔工作，對電子文件實行檔案化管理成為必然的要求。電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗和形式基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身的特點，采用先進的電腦和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對電子檔案實行文件級管理，對本單位形成的電子文件實行自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理，從而實現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式。它不由文件形成部門或其他非專業(yè)部門來管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。

二、健全完善文書工作的管理系統(tǒng)

文書檔案的收集、整理、鑒定、檢索、保護和統(tǒng)計等環(huán)節(jié)，既相互連接，又相互制約。做好文書檔案工作，為本企業(yè)的中心工作服務(wù)，是文書檔案工作人員的根本任務(wù)。做好文書檔案管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中的作用，即作為機關(guān)工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，其重要性不言而喻。為了實現(xiàn)文書檔案管理由傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變，必須健全文書檔案管理人員系統(tǒng)，設(shè)立專、兼職文書檔案管理人員，同時要修改和完善文書檔案管理制度，刪除不適應計算機管理新方式的內(nèi)容，增加與計算機管理新方式相適應的內(nèi)容，保證新的制度下各環(huán)節(jié)的責任、程序和標準。

三、注意確保電子文件的原始有效

電子文件的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用數(shù)碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使辨別電子文件的原始憑證性變得復雜而困難。因此，電子文件要進行加密保護，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。為了解決電子文件載體易老化變質(zhì)影響電子文件的長期可讀性問題，檔案部門可以將電子文件打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份。

四、及時修改完善文書檔案管理制度

企業(yè)現(xiàn)有的文書檔案管理制度，其內(nèi)容主要針對紙質(zhì)文書的形成和歸檔，對電子文件管理的相關(guān)規(guī)定不完善。而電子文件的特點是文件形成的源頭分散、不易反映文件修改和運作過程的真實情況、對已確認形成的文件容易進行修改而影響檔案原始憑證的權(quán)威性，因此，修改企業(yè)文件檔案管理制度的重點應針對如何收集電子文件、如何反映文件形成過程的真實情況、如何保證正式文件的原始性等方面作出規(guī)定。

五、提高專職文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

實現(xiàn)文書檔案管理由傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理過渡，對專職文書檔案管理人員的基本要求除了傳統(tǒng)管理體制下的要求之外，更要強調(diào)業(yè)務(wù)知識水平，一是要有扎實的信息理論知識和相關(guān)知識，二是要熟悉政策法律知識，三是要掌握現(xiàn)代管理技能尤其是電腦應用的基本技能。為此應該從以下幾個方面加強隊伍建設(shè)：一是應選調(diào)那些所學專業(yè)為文檔管理的專業(yè)人員；二是對在崗的專業(yè)人員定期進行培訓，使其在品德、業(yè)務(wù)、技能等方面適應新形勢的要求；三是對文檔管理人員進行定期考核。

作者單位：北京燕山石化公司