文書檔案與會計檔案整理五則

1、又到了文件歸檔的時間了，請問文件材料的整理工作應該由誰完成？

答：辦理完畢的公文一般應在第二年的6月底之前向本單位檔案部門移交，相關的整理立卷工作應該由文書處理部門和業務部門的兼職檔案人員完成。《機關檔案工作條例》和《機關檔案業務建設規范》中都明確規定：凡機關工作活動中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團以及人事、保衛、財會等工作中形成的文件材料），均由文書部門或業務部門進行整理、立卷，并定期向檔案部門歸檔。機關領導人和承辦人員辦理完畢的文件材料應及時交有關部門整理、立卷。檔案部門的職責是確定各門類檔案的分類方法；對文書處理部門和業務部門的歸檔工作進行監督、指導和檢查；通過歸檔、接收等辦法，把分散在本單位內部機構和個人手中的檔案集中到檔案室，實行集中統一管理；并積極提供檔案的利用，為機關各項工作服務。（亦 青）

2、公文的整理歸檔工作由相關的業務部門完成，那么會計核算材料的整理歸檔工作應該由誰來完成呢？

答：各單位形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。這是在財政部和國家檔案局聯合下發的《會計檔案管理辦法》中明確規定的。在整理的過程中，檔案部門要參與會計檔案的分類、整理方案的確定，并進行檔案業務指導。（曉 文）

3、會計檔案也是要在第二年的6月底之前進行歸檔嗎？

答：不是。根據《會計檔案管理辦法》的規定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管。雖然會計檔案的實體可暫緩一年移交，但這并不意味著會計機構可以不整理當年的會計檔案。會計機構仍然要按時完成整理工作，并且在每年年初，將上一年的保管清冊（會計檔案案卷目錄）先向檔案機構移交一份。其目的是便于檔案機構掌握會計檔案的形成數量、內容和價值，以加強檔案工作的綜合管理。 （柳 文）

4、我單位檔案室只保存了文書檔案，其他門類的檔案都在各形成部門保存，這樣做是不是也可以？

答：不可以。《檔案法》中明確要求：對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。所以，對于一個單位來講，除了人事檔案可以由人事部門負責保管以外，其他門類和載體的檔案都應由檔案機構集中統一管理，這樣既有利于維護檔案的完整與安全，又便于向領導和業務部門提供利用。 （連天）

5、什么是會計檔案？會計檔案都包括哪些材料？

答：會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：會計憑證類，即：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證；會計賬簿類，即：總賬（也稱總分類賬）、明細賬（如現金日記賬、銀行存款賬、經費支出明細賬等）、固定資產賬、輔助賬簿、其他會計賬簿；財務報告類，即月度、季度、年度財務報告，內容包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告；其他類，即銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業材料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。在確定會計檔案的范圍時一定要注意與文書檔案的歸檔范圍相區分，一些管理性的文件，如：會計工作的方針、政策、法規文件，會計工作的規劃、計劃、總結、預算，會計工作的請示、批復，會計工作的規章、制度、辦法，會計部門與外機關的往來文件等都屬于文書檔案，而非會計檔案。 （柳 文）