檔案利用信息反饋工作的問題與對策探討（５則）

檔案合理利用研究——從檔案部門的角度

陳永生在2007年第一期《檔案學通訊》上撰文，從檔案利用的數量、質量、時間、空間等四個維度，對檔案部門提供檔案并使之實現合理利用的問題進行了系統研究。

首先，針對當前國家檔案資源的總量及其構成、檔案開放、檔案提供利用的情況，作者指出，我們應著力從控制檔案總量、擴大檔案開放和增加利用數量等三個方面采取應對措施，以保證檔案能夠及時充分的利用。

第二，作者從分析檔案利用成本與利用情況、檔案利用需求情況、成本投入與利用需求滿足度之間的關系入手，指出：要保障檔案的有效利用，需從利用成本控制、利用收益增加好效果兩個方面思考對策。

第三，作者對檔案及時利用與長遠利用的現狀進行了分析，并提出了應對措施：檔案部門應該調整完善檔案開放的相關規定，合理設定檔案開放時間，實現文檔開發的無縫連接，以保證檔案的及時利用；同時，要保證檔案利用的長遠性。

第四，作者從分析檔案利用主體之間失衡的矛盾入手，提出：檔案部門應從利用檔案范圍、方式、數量的控制保護著作權，從著作權的合理限制維護利用者權利的正當使用，以解決檔案利用主體之間交錯的問題；檔案部門應遵循“重要性”和“時間性”的原則，協調處理利用需求提出先后與實際行為次序的問題；遵循“平等性”和“國家利益至上”的原則，協調處理國內與國外檔案利用者的失衡關問題。

檔案利用信息反饋工作的問題與對策探討

《檔案學通訊》2007年第三期史江、李金峰的文章指出，當前檔案利用信息反饋機制主要存在以下不足：（1）反饋機制的結構不夠全面，往往只重視檔案利用者信息反饋機制，而忽略了檔案工作人員信息反饋機制；（2）檔案利用信息反饋制度建設乏力。大部分的檔案部門只是在檔案利用工作制度或守則中，用簡單的一個條款規定利用者有義務向檔案部門進行利用信息反饋，至于怎么反饋，就沒有更為詳細的規定了。作者認為可從以下幾個方面來改進檔案利用信息飯機制：（1）完善檔案利用信息反饋機制的結構。（2）加強檔案利用信息反饋制度建設。制度的內容應包括：①檔案借閱登記制度、走訪調查制度、檔案利用統計制度等；②將反饋信息處理程序納入制度之中，包括反饋信息的分析、篩選、整理加工、執行、反饋信息的再反饋等；③為確保利用者及時主動地反饋信息而建立的檔案利用信息反饋約束制度；為提高檔案工作者進行信息反饋、收集、處理反饋信息的積極性、主動性而實行的檔案利用者參與工作人員考評制度等；④檔案利用信息反饋的獎懲制度，包括對提出有價值反饋信息的檔案利用者進行物質或精神獎勵、對失職的檔案工作人員進行懲處等規定。

檔案信息資源法制建設評價

2007年第二期《檔案學通訊》許紹敏、沈駱萍的文章分析了檔案法規體系中存在的問題。（一）新領域、新情況、新問題的出現導致立法空白。首先，在社會轉型時期，許多企業紛紛轉制、破產或兼并，在此過程中對有關檔案的處置所涉及的相關法律法規問題就暴露出來了。其次，檔案著作權問題，檔案法只對公布權作了規定，對檔案著作權的其他權利沒有提及。

（二）電子文件歸檔立法存在爭議。對于電子文件的雙套制歸檔辦法，受到學界一些專家的非議，認為這種方法一方面增加了承辦人員和檔案室的工作量，使歸檔更加繁瑣和復雜化，另一方面，電子文件歸檔形同虛設。因此，也有些學者提出了單套制的觀點，即電子文件進行單獨歸檔，而電子文件（檔案）的特性使得認證和維護電子文件的原始性和真實性有實際困難，由此滋生了對電子文件（檔案）的法律憑證價值的疑惑；由于其可復制、易修改等特點，使歸檔后的電子文件的真實性、可靠性遭質疑。

（三）地方性檔案法規部分條款與上位法相抵觸現象。

（四）現行檔案法規對檔案的歸檔、接收和移交還存在空檔。根據檔案法的規定，在綜合檔案館立場上，對在當地活動的機關及其檔案往往做如下區分：對其中一級單位形成的檔案，綜合檔案館應該全面收藏；對二級單位的檔案，可各擇其部分收藏；對中央或省直屬的機關形成的檔案則應視其與本地方關系的強弱決定是否收藏。這些做法，造成了許多二級單位和三級單位的檔案無法向有關檔案館移交、也沒有檔案館前往接收。

政府信息公開立法啟示下的檔案開放制度設計

李揚新在2007年第一期《檔案與建設》上撰文指出，政府信息公開和檔案開放是目前我國信息化戰略實施進程中的必然選擇和重要組成部分，也是具有行政管理和社會服務職能的機構必須向社會提供的兩種信息服務。對比我國出臺的地方信息公開規定和《〈政府信息公開條例〉專家建議稿》（以下簡稱《專家建議稿》）的立法思路、原則和具體條款，我國檔案開放制度則凸現出三個方面的問題：一是部分條款設立與信息公開立法出現“斷層”和“不銜接”；二是制度設計未充分考慮利用者的權利，出現“真空地帶”；三是制度設計缺乏相應的監督條款和保障措施，影響了制度執行力。作者認為，檔案開放制度基本內容的調整應該從縮短細化檔案開放時間、擴大檔案開放適用范圍、加強公民利用檔案權利保護三個方面著手。

1、縮短細化檔案開放時間。一是確立“隨時開放為原則，延時開放為例外”的宗旨，這必然推動可供開放的館藏檔案數量的清點，加快欠賬已久的到期開放鑒定工作。其次，依據目前國家保密局發布的《國家秘密保密期限的規定》，統一檔案封閉期和文件保密期規定，縮短“一般應當自形成之日起滿三十年向社會開放”的時限要求。第三，將“例外”范圍相應細化為三個檔次，即形成滿“10年”、“20年”、“30年”開放。第四，明確設立“0時限”即進館即日開放、隨時開放的檔案類別。

2、擴大檔案開放適用范圍。在政府信息公開國家立法正式出臺之后，檔案開放的客體范圍應該針對“法定公開”的政府文件進一步明確、擴大和細化，或者將“已公開的政府文件”單列寫入開放范圍中；屬于“控制使用”范圍的檔案應該借鑒信息公開“例外”的思路進行調整。還應該擴大開放主體適用范圍，以利用者需求為導向將工商、稅務、質檢、海關等信息透明度需求較高的部門檔案機構納入檔案開放主體范圍。

3、加強公民利用檔案權利保護。檔案開放制度中應該增加對“到期尚未開放的檔案”的“依申請開放方式”，并且詳細規定申請程序、接受申請的“首問責任制”、答復申請的具體時限（最好明確到工作日）和答復內容及方式（單獨發送郵件答復或網上統一公布答復方式）。

提升你的腦力

1、給你一個“幸福的大腦”把你的目標寫在紙上或向朋友宣布，比如希望一年后能擁有一輛設備齊全的CAMPING CAR，目標會成為“記憶”保存在你的大腦里，當它們被提及時，會再次通過“海馬”（大腦兩個顳葉上細長彎曲的凸起）加強記憶，這個目標就更加容易被實現。

2、提高注意力美國《新科學家》雜志指出，能否提高大腦的工作效率主要取決于注意力高低。一個人即使理解能力很強，知識面很廣，并且富有創造性，但如果注意力不能集中的話，也是沒用的。對一件事情保持高度的注意力，聚精會神，是提高大腦工作效率的最好方法。

3、承認大腦有無限可能你認為自己的記憶力在下降嗎？日本著名的腦研究專家指出，認為自己記憶力下降的人，會因為有這種想法，而導致記憶力真的變得越來越差。因為對大腦功能的自我否定就像把大腦關了起來。老化的頭腦與進化的頭腦二者間的差別與你的意志和態度緊密相關。想要記性好，那就首先承認大腦的無限可能并充分使用，不僅你的記憶力能得到開發，大腦的其他潛在能力也會得到促進。

4、用音樂按摩大腦實驗發現，維瓦爾第的《四季》、貝多芬的《小提琴協奏曲》、巴赫的《勃蘭登堡協奏曲》、瓦格納的《女武神的騎行》是最有效的大腦按摩音樂，能明顯緩解嚴重腦疲勞。古典音樂在中國正當紅，正如鋼琴家朗朗所說：“200年前是歐洲，100年前是美國，50年前到了日本，而現在輪到中國了！”趕快聽嘍。

5、積極交換信息積極的信息交換帶來有效的思維，提升大腦的思維能力。一項對倫敦醫科大學生的調查發現，經常看電影、歌劇和演出的學生比那些只專注于功課的學生成績更優秀。只有不斷與社會進行信息交換和與別人進行對話，才是提升大腦思維能力的捷徑。

6、別讓大腦“過勞”大腦每天的“清醒界限”是16個小時。所以如果你一夜沒睡覺，白天也沒有睡覺，那么腦細胞會嚴重受損，你的記憶力、注意力、判斷力和解決問題的能力都會成倍降低。必要的休息能夠調節腦呼吸程序和腦波波動，提高大腦的注意力和情緒調節能力。

摘自《悅己》2007.05