檔案工作標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)更具有可操作性

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是檔案工作現(xiàn)代化的重要內(nèi)容和前提條件。目前，我國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系還不夠完善，主要表現(xiàn)在一些標(biāo)準(zhǔn)之間相互銜接不夠，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)之間的關(guān)系沒有完全理順，有的不同標(biāo)準(zhǔn)之間甚至有相互矛盾、相互抵觸之處，影響了實(shí)際工作的開展；同時(shí)，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化開展的時(shí)間較短，有的標(biāo)準(zhǔn)仍不夠成熟，缺乏高度概括性，可操作性較弱，沒有統(tǒng)一的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)等等。

一、從檔案工作的實(shí)際發(fā)展需要出發(fā)，制定檔案工作標(biāo)準(zhǔn)

作為企業(yè)檔案管理部門要加強(qiáng)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，一方面要解決各類檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的研究制定問題，另一方面則需抓住時(shí)機(jī)，抓住重點(diǎn)，以點(diǎn)帶面，逐步實(shí)施。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的制定必須有一定的預(yù)見性，能夠超前于實(shí)際需要是最理想的，至少應(yīng)與實(shí)際工作同步，不僅要注重檔案管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化，也要加強(qiáng)檔案事業(yè)管理的標(biāo)準(zhǔn)化。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、企業(yè)的工作不斷發(fā)展、變化，如果企業(yè)檔案分類不科學(xué)、不合理，那么企業(yè)的檔案管理就會(huì)混亂無(wú)序，編目、統(tǒng)計(jì)、鑒定等工作就會(huì)受到嚴(yán)重影響，檔案信息資源的開發(fā)利用就會(huì)碰到諸多困難，管理現(xiàn)代化就更是無(wú)從談起。

二、制定檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的原則

1、統(tǒng)一性原則。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的制定，是為了在一定范圍內(nèi)協(xié)調(diào)統(tǒng)一各項(xiàng)檔案管理業(yè)務(wù)。不同的檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)該是相互協(xié)調(diào)、相互一致的，并且要以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)。

2、實(shí)用性原則。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的制定要在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際需要，分清輕重緩急，有針對(duì)性地研究制定有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，使制定的標(biāo)準(zhǔn)更具有可操作性。以北人股份公司為例，公司2003年遷入北京經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)后，組織結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化，分類工作已不能仍然沿用傳統(tǒng)的做法。一些專、兼職檔案人員在具體工作中往往感到執(zhí)行《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》時(shí)有難度，不好操作，特別是在作檔案分類類目標(biāo)識(shí)時(shí)更是無(wú)從下手。根據(jù)兼職檔案人員反饋的信息，檔案管理部門的檔案專業(yè)人員深入分公司、子公司進(jìn)行調(diào)查了解，將了解到的信息與公司的實(shí)際相結(jié)合，依據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》，編制出了北人股份公司的《企業(yè)檔案分類規(guī)定》。

3、效益性原則。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)著眼于更好地發(fā)揮檔案工作的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，決不能為了標(biāo)準(zhǔn)本身而制定標(biāo)準(zhǔn)。要重視研究檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的體系，注意發(fā)揮檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的整體效益。

三、分類應(yīng)力求簡(jiǎn)單明了

進(jìn)行企業(yè)檔案的分類，既不是為了純理論的探討，也不是徒具形式地為分類而分類，從根本上說它是實(shí)際工作的需要。所以，并不是越復(fù)雜、越繁瑣的分類就越好。反之，在分類層次和類目名稱、標(biāo)識(shí)等方面，應(yīng)盡可能做到簡(jiǎn)明、適當(dāng)，便于理解、掌握和使用。因此，北人股份公司在編制《企業(yè)檔案分類規(guī)定》時(shí)對(duì)檔案分類類目標(biāo)識(shí)做了詳細(xì)的說明，同時(shí)標(biāo)出示例，收到了很好的效果。例如：

作者單位：北人股份公司