構(gòu)建館際交流平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

國(guó)家綜合檔案館作為保管黨和國(guó)家檔案資料的重要基地，要適應(yīng)信息資源高速流轉(zhuǎn)的需要，就必須使“死”檔案變成“活”信息，形成一種信息流，加入到信息技術(shù)的行列中來(lái)。要達(dá)到這一目的，必須使檔案由傳統(tǒng)的信息與物質(zhì)載體的統(tǒng)一，轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑴c物質(zhì)載體的相對(duì)分離；必須使檔案信息資料的存在方式由靜止改變?yōu)檫\(yùn)動(dòng)或者準(zhǔn)運(yùn)動(dòng)狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)縣(區(qū))級(jí)檔案館、市級(jí)檔案館、省級(jí)檔案館以及國(guó)家檔案館之間檔案、資料內(nèi)容的交流，使利用者在本轄區(qū)的檔案館就能了解到其他檔案館各種檔案資料的內(nèi)容以及各種信息。

要實(shí)現(xiàn)館際之間的檔案信息交流，需做好以下幾項(xiàng)工作：

1 成立專門機(jī)構(gòu)，制定方案。要實(shí)現(xiàn)檔案館與其他檔案館之間的信息交流，是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。建議國(guó)家檔案局把館際交流列入檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，成立專門領(lǐng)導(dǎo)小組，研究制定具體的實(shí)施方案，確定館際交流的方式，統(tǒng)一館際交流的標(biāo)準(zhǔn)，以及實(shí)現(xiàn)館際交流的步驟，使在不遠(yuǎn)的將來(lái)能夠?qū)崿F(xiàn)國(guó)家規(guī)定的各級(jí)檔案館之間開(kāi)放檔案、資料等方面的交流。

2 引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)人才。檔案館要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲取或傳輸信息，對(duì)檔案管理人員的要求高，因此檔案部門一方面要引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)方面的人才；另一方面要加大對(duì)檔案部門人員的培訓(xùn)，以提高其微機(jī)操作水平和能力，熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊設(shè)備來(lái)進(jìn)行電子信息的制作、使用和管理，否則不可能實(shí)現(xiàn)各級(jí)綜合檔案館之間的信息交流。

3 利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，開(kāi)發(fā)適應(yīng)館際交流的軟件。筆者認(rèn)為，一個(gè)理想的軟件，至少應(yīng)具備以下基本功能：一是軟件的基本要求。從功能上講，軟件應(yīng)支持動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)的更新、檢索顯示、翻頁(yè)、換卷、查詢等基本功能。二是檢索功能。檢索功能主要包括關(guān)鍵詞檢索、分類檢索、全方位檢索、題名檢索、時(shí)間檢索等項(xiàng)目的模糊檢索功能。三是倒排檔的自動(dòng)生成與更新。為了提高檢索速度，用戶的檢索大多在倒排檔層面上進(jìn)行，顯示則在順排檔層面上進(jìn)行。當(dāng)順排檔的內(nèi)容發(fā)生變化時(shí)，相應(yīng)的倒排檔必須及時(shí)更新，否則將會(huì)導(dǎo)致顯示結(jié)果不一致現(xiàn)象。倒排檔主要有案卷號(hào)倒排檔、關(guān)鍵詞倒排檔、題名倒排檔、分類號(hào)倒排檔等多種類型。四是檢索結(jié)果的顯示功能。具體包括：檢索結(jié)果的分屏顯示，檢索結(jié)果顯示時(shí)的排列可按與檢索式貼近程度排、按網(wǎng)頁(yè)名稱排、按更新日期排等。五是軟件的輔助功能。主要包括漢字內(nèi)碼轉(zhuǎn)換功能、用戶信息反饋功能以及軟件的易用性、穩(wěn)定性、免費(fèi)性等。六是館藏的自動(dòng)化功能。主要包括網(wǎng)頁(yè)網(wǎng)站自動(dòng)搜索與自動(dòng)分類、各個(gè)著錄項(xiàng)目的自動(dòng)獲取、關(guān)鍵詞的自動(dòng)標(biāo)引等。整個(gè)系統(tǒng)還要具備防止網(wǎng)絡(luò)黑客、病毒的侵蝕、防止非法者的查閱、修改等功能。

4 準(zhǔn)備工作。檔案館要做好入網(wǎng)前的準(zhǔn)備工作，一方面要加大硬件的投入，配備必要的設(shè)施設(shè)備；另一方面急需解決的問(wèn)題是，在抽調(diào)專門人員錄入文件條目時(shí)，要建立檔案全文信息數(shù)據(jù)庫(kù)，即對(duì)紙質(zhì)檔案全文進(jìn)行掃描。要想搞好這項(xiàng)工作，檔案館應(yīng)注意以下幾個(gè)問(wèn)題：一是全文數(shù)據(jù)的文本錄入與圖像錄入問(wèn)題；二是全文圖像采集格式的選擇問(wèn)題；三是圖像采集線數(shù)的設(shè)定問(wèn)題；四是“頁(yè)”像與面像的選擇問(wèn)題。同時(shí)要抓好現(xiàn)行機(jī)關(guān)文檔一體化建設(shè)。檔案館在接收機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位到期檔案進(jìn)館時(shí)，同時(shí)接收符合進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)要求的電子檔案。

5 搞好規(guī)劃，分步實(shí)施。規(guī)劃可以由點(diǎn)及面，由易到難，從小到大分步實(shí)施。先在省轄市所屬縣(區(qū))實(shí)現(xiàn)館際交流，接著本省省轄市檔案館，然后本省內(nèi)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館，最后延伸到全國(guó)，乃至國(guó)家與國(guó)家之間，最后實(shí)現(xiàn)全球檔案資源共享。

(作者單位：洛陽(yáng)市公路管理局)