如何建好管好女大學(xué)生檔案

在審閱學(xué)生檔案時(shí)，我們發(fā)現(xiàn)歷屆學(xué)生檔案中男女學(xué)生檔案之間存在著很大的差異：男學(xué)生的檔案從形式上看大多完整，很少有漏填遺忘的空白項(xiàng)目；從內(nèi)容上來(lái)審視，不論是品德評(píng)定、個(gè)性特點(diǎn)、專長(zhǎng)愛(ài)好等方面都寫(xiě)得較為具體、清晰，閱讀檔案之后，給人留下的印象較為深刻。女學(xué)生的檔案不僅漏填漏寫(xiě)的項(xiàng)目較多，而且對(duì)各方面的表現(xiàn)不是寫(xiě)得模糊不清，就是過(guò)于簡(jiǎn)略，閱讀檔案之后，很難留下深刻的印象。再加上學(xué)生就業(yè)中性別歧視現(xiàn)象的滋生和蔓延，更令女學(xué)生難以獲得就業(yè)的機(jī)會(huì)，這更加使我們認(rèn)識(shí)到，幫助女大學(xué)生建好個(gè)人檔案應(yīng)該引起足夠的重視。

1 嚴(yán)把歸檔關(guān)

各系送來(lái)學(xué)生檔案時(shí)，我們按照審查驗(yàn)收的規(guī)定，一是查驗(yàn)檔案材料是否完整、齊全，簡(jiǎn)歷表中各個(gè)項(xiàng)目如姓名、出生年月、民族、籍貫、家庭情況、社會(huì)關(guān)系、學(xué)業(yè)成績(jī)、參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的表現(xiàn)、個(gè)性特點(diǎn)、專長(zhǎng)愛(ài)好等項(xiàng)是否逐一填寫(xiě)、有無(wú)遺漏和錯(cuò)填的地方：在學(xué)習(xí)過(guò)程和社會(huì)實(shí)踐中形成的鑒定書(shū)，加入黨、團(tuán)組織的申請(qǐng)書(shū)，獎(jiǎng)懲材料是否齊全；書(shū)寫(xiě)是否工整、卷宗是否整潔、承辦單位及時(shí)間是否齊備。二是查驗(yàn)手續(xù)是否完備：凡規(guī)定應(yīng)由組織審查蓋章的須有組織蓋章，凡須學(xué)生本人見(jiàn)面或簽字的，必須經(jīng)本人見(jiàn)面或簽字。三是查驗(yàn)檔案材料的袋型是否一致，所用紙張規(guī)格是否劃一，有否涂改、污染等。上述i項(xiàng)全部符合要求，才辦理接收手續(xù)。

2 審閱檔案

學(xué)生個(gè)人檔案的全部?jī)r(jià)值，在于真實(shí)、客觀和公正。它既是學(xué)生生活、學(xué)習(xí)經(jīng)歷的沉淀物，又是學(xué)生求學(xué)上進(jìn)的成長(zhǎng)史；一份合格的學(xué)生檔案，從整體上說(shuō)既能反映該生的過(guò)去、又能反映她的現(xiàn)在；所有的材料包括對(duì)學(xué)生所作的鑒定、評(píng)語(yǔ)都將成為招聘錄用的依據(jù)。檔案管理者雖然不可能接觸、了解每個(gè)學(xué)生，但作為學(xué)生的師友仍有責(zé)任對(duì)鑒定評(píng)語(yǔ)中夸大空泛之詞提請(qǐng)鑒定老師斟酌，作出更準(zhǔn)確、更明晰的評(píng)價(jià)。

3 回訪

所謂回訪，就是攜帶有問(wèn)題的女大學(xué)生檔案，親自到原承辦科、系進(jìn)行走訪詢問(wèn)，以求得改正檔案中的缺陷或毛病。這里所說(shuō)的有問(wèn)題檔案大致可分為兩類：一是在歸檔檢查時(shí)，漏檢漏查，檔案中仍然存在著空白或錯(cuò)填、誤填項(xiàng)目；二是檔案中的鑒定評(píng)語(yǔ)存在空泛或不當(dāng)之處。開(kāi)始時(shí)我們是將上述兩類檔案退回，讓老師或輔導(dǎo)員予以補(bǔ)填或改正，但其結(jié)果往往是有送無(wú)回，雖經(jīng)多次上門(mén)索要，有時(shí)不僅拿不到檔案，反而招來(lái)不少閑言碎語(yǔ)。挫折使我們改變了原來(lái)的做法，變退回檔案為攜帶有問(wèn)題的檔案到各系回訪，主動(dòng)向老師或輔導(dǎo)員說(shuō)明檔案中存在的問(wèn)題，并請(qǐng)求他們予以修正。這樣不僅獲得了他們的諒解和支持，大大縮短了修改的周期和時(shí)間；更為重要的是，在檔案管理者與老師、輔導(dǎo)員的相互交流、共同切磋中，促使女大學(xué)生的檔案質(zhì)量不斷地得以提高。

4 移交

為了防止檔案丟失和錯(cuò)投，我們嚴(yán)格執(zhí)行檔案移交制度。特別是女大學(xué)生的個(gè)人檔案，其中有不少內(nèi)容屬于個(gè)人隱私，既不能丟失錯(cuò)投，更不能輕易示人。學(xué)生畢業(yè)后，如有了就業(yè)崗位，不論個(gè)人親自來(lái)取檔案或來(lái)函索要檔案，我們都嚴(yán)格履行移交手續(xù)，杜絕了個(gè)人檔案丟失或錯(cuò)投現(xiàn)象的發(fā)生。

(作者單位：周口師范學(xué)院)