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如何建好管好女大學(xué)生檔案

2007-01-01 00:00:00付春華
檔案管理 2007年3期

在審閱學(xué)生檔案時,我們發(fā)現(xiàn)歷屆學(xué)生檔案中男女學(xué)生檔案之間存在著很大的差異:男學(xué)生的檔案從形式上看大多完整,很少有漏填遺忘的空白項目;從內(nèi)容上來審視,不論是品德評定、個性特點(diǎn)、專長愛好等方面都寫得較為具體、清晰,閱讀檔案之后,給人留下的印象較為深刻。女學(xué)生的檔案不僅漏填漏寫的項目較多,而且對各方面的表現(xiàn)不是寫得模糊不清,就是過于簡略,閱讀檔案之后,很難留下深刻的印象。再加上學(xué)生就業(yè)中性別歧視現(xiàn)象的滋生和蔓延,更令女學(xué)生難以獲得就業(yè)的機(jī)會,這更加使我們認(rèn)識到,幫助女大學(xué)生建好個人檔案應(yīng)該引起足夠的重視。

1 嚴(yán)把歸檔關(guān)

各系送來學(xué)生檔案時,我們按照審查驗收的規(guī)定,一是查驗檔案材料是否完整、齊全,簡歷表中各個項目如姓名、出生年月、民族、籍貫、家庭情況、社會關(guān)系、學(xué)業(yè)成績、參加社會實(shí)踐活動的表現(xiàn)、個性特點(diǎn)、專長愛好等項是否逐一填寫、有無遺漏和錯填的地方:在學(xué)習(xí)過程和社會實(shí)踐中形成的鑒定書,加入黨、團(tuán)組織的申請書,獎懲材料是否齊全;書寫是否工整、卷宗是否整潔、承辦單位及時間是否齊備。二是查驗手續(xù)是否完備:凡規(guī)定應(yīng)由組織審查蓋章的須有組織蓋章,凡須學(xué)生本人見面或簽字的,必須經(jīng)本人見面或簽字。三是查驗檔案材料的袋型是否一致,所用紙張規(guī)格是否劃一,有否涂改、污染等。上述i項全部符合要求,才辦理接收手續(xù)。

2 審閱檔案

學(xué)生個人檔案的全部價值,在于真實(shí)、客觀和公正。它既是學(xué)生生活、學(xué)習(xí)經(jīng)歷的沉淀物,又是學(xué)生求學(xué)上進(jìn)的成長史;一份合格的學(xué)生檔案,從整體上說既能反映該生的過去、又能反映她的現(xiàn)在;所有的材料包括對學(xué)生所作的鑒定、評語都將成為招聘錄用的依據(jù)。檔案管理者雖然不可能接觸、了解每個學(xué)生,但作為學(xué)生的師友仍有責(zé)任對鑒定評語中夸大空泛之詞提請鑒定老師斟酌,作出更準(zhǔn)確、更明晰的評價。

3 回訪

所謂回訪,就是攜帶有問題的女大學(xué)生檔案,親自到原承辦科、系進(jìn)行走訪詢問,以求得改正檔案中的缺陷或毛病。這里所說的有問題檔案大致可分為兩類:一是在歸檔檢查時,漏檢漏查,檔案中仍然存在著空白或錯填、誤填項目;二是檔案中的鑒定評語存在空泛或不當(dāng)之處。開始時我們是將上述兩類檔案退回,讓老師或輔導(dǎo)員予以補(bǔ)填或改正,但其結(jié)果往往是有送無回,雖經(jīng)多次上門索要,有時不僅拿不到檔案,反而招來不少閑言碎語。挫折使我們改變了原來的做法,變退回檔案為攜帶有問題的檔案到各系回訪,主動向老師或輔導(dǎo)員說明檔案中存在的問題,并請求他們予以修正。這樣不僅獲得了他們的諒解和支持,大大縮短了修改的周期和時間;更為重要的是,在檔案管理者與老師、輔導(dǎo)員的相互交流、共同切磋中,促使女大學(xué)生的檔案質(zhì)量不斷地得以提高。

4 移交

為了防止檔案丟失和錯投,我們嚴(yán)格執(zhí)行檔案移交制度。特別是女大學(xué)生的個人檔案,其中有不少內(nèi)容屬于個人隱私,既不能丟失錯投,更不能輕易示人。學(xué)生畢業(yè)后,如有了就業(yè)崗位,不論個人親自來取檔案或來函索要檔案,我們都嚴(yán)格履行移交手續(xù),杜絕了個人檔案丟失或錯投現(xiàn)象的發(fā)生。

(作者單位:周口師范學(xué)院)

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