如何建好管好女大學(xué)生檔案

在審閱學(xué)生檔案時，我們發(fā)現(xiàn)歷屆學(xué)生檔案中男女學(xué)生檔案之間存在著很大的差異：男學(xué)生的檔案從形式上看大多完整，很少有漏填遺忘的空白項目；從內(nèi)容上來審視，不論是品德評定、個性特點(diǎn)、專長愛好等方面都寫得較為具體、清晰，閱讀檔案之后，給人留下的印象較為深刻。女學(xué)生的檔案不僅漏填漏寫的項目較多，而且對各方面的表現(xiàn)不是寫得模糊不清，就是過于簡略，閱讀檔案之后，很難留下深刻的印象。再加上學(xué)生就業(yè)中性別歧視現(xiàn)象的滋生和蔓延，更令女學(xué)生難以獲得就業(yè)的機(jī)會，這更加使我們認(rèn)識到，幫助女大學(xué)生建好個人檔案應(yīng)該引起足夠的重視。

1 嚴(yán)把歸檔關(guān)

各系送來學(xué)生檔案時，我們按照審查驗(yàn)收的規(guī)定，一是查驗(yàn)檔案材料是否完整、齊全，簡歷表中各個項目如姓名、出生年月、民族、籍貫、家庭情況、社會關(guān)系、學(xué)業(yè)成績、參加社會實(shí)踐活動的表現(xiàn)、個性特點(diǎn)、專長愛好等項是否逐一填寫、有無遺漏和錯填的地方：在學(xué)習(xí)過程和社會實(shí)踐中形成的鑒定書，加入黨、團(tuán)組織的申請書，獎懲材料是否齊全；書寫是否工整、卷宗是否整潔、承辦單位及時間是否齊備。二是查驗(yàn)手續(xù)是否完備：凡規(guī)定應(yīng)由組織審查蓋章的須有組織蓋章，凡須學(xué)生本人見面或簽字的，必須經(jīng)本人見面或簽字。三是查驗(yàn)檔案材料的袋型是否一致，所用紙張規(guī)格是否劃一，有否涂改、污染等。上述i項全部符合要求，才辦理接收手續(xù)。

2 審閱檔案

學(xué)生個人檔案的全部價值，在于真實(shí)、客觀和公正。它既是學(xué)生生活、學(xué)習(xí)經(jīng)歷的沉淀物，又是學(xué)生求學(xué)上進(jìn)的成長史；一份合格的學(xué)生檔案，從整體上說既能反映該生的過去、又能反映她的現(xiàn)在；所有的材料包括對學(xué)生所作的鑒定、評語都將成為招聘錄用的依據(jù)。檔案管理者雖然不可能接觸、了解每個學(xué)生，但作為學(xué)生的師友仍有責(zé)任對鑒定評語中夸大空泛之詞提請鑒定老師斟酌，作出更準(zhǔn)確、更明晰的評價。

3 回訪

所謂回訪，就是攜帶有問題的女大學(xué)生檔案，親自到原承辦科、系進(jìn)行走訪詢問，以求得改正檔案中的缺陷或毛病。這里所說的有問題檔案大致可分為兩類：一是在歸檔檢查時，漏檢漏查，檔案中仍然存在著空白或錯填、誤填項目；二是檔案中的鑒定評語存在空泛或不當(dāng)之處。開始時我們是將上述兩類檔案退回，讓老師或輔導(dǎo)員予以補(bǔ)填或改正，但其結(jié)果往往是有送無回，雖經(jīng)多次上門索要，有時不僅拿不到檔案，反而招來不少閑言碎語。挫折使我們改變了原來的做法，變退回檔案為攜帶有問題的檔案到各系回訪，主動向老師或輔導(dǎo)員說明檔案中存在的問題，并請求他們予以修正。這樣不僅獲得了他們的諒解和支持，大大縮短了修改的周期和時間；更為重要的是，在檔案管理者與老師、輔導(dǎo)員的相互交流、共同切磋中，促使女大學(xué)生的檔案質(zhì)量不斷地得以提高。

4 移交

為了防止檔案丟失和錯投，我們嚴(yán)格執(zhí)行檔案移交制度。特別是女大學(xué)生的個人檔案，其中有不少內(nèi)容屬于個人隱私，既不能丟失錯投，更不能輕易示人。學(xué)生畢業(yè)后，如有了就業(yè)崗位，不論個人親自來取檔案或來函索要檔案，我們都嚴(yán)格履行移交手續(xù)，杜絕了個人檔案丟失或錯投現(xiàn)象的發(fā)生。

(作者單位：周口師范學(xué)院)