河南省地勘二院檔案資料利用情況淺析

摘要：本文通過對新時期河南省地勘二院各類檔案資料利用數(shù)量及利用人次的統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)野外基層單位檔案資料利用情況極易受國家政策影響：各類檔案資料利用僅限于為本單位服務(wù)，利用人次不均衡；原始地質(zhì)檔案資料利用人次快速增長，加速了檔案原件的損壞等問題，筆者就此提出解決這些問題的建議。

關(guān)鍵詞：檔案資料利用情況 淺析

1 統(tǒng)計情況簡述

1.1 統(tǒng)計目的。該統(tǒng)計的目的是為了掌握新時期河南省地勘二院檔案資料利用現(xiàn)狀，從而分析研究野外基層地勘單位檔案資料利用工作中存在的主要問題及原因，尋找出適合新時期地質(zhì)檔案資料開發(fā)利用的新方法與新途徑，為促進(jìn)地質(zhì)檔案資料社會化服務(wù)提供參考數(shù)據(jù)。

1.2 統(tǒng)計范圍與時間。河南省地勘二院于1993年進(jìn)行了改革改制，機(jī)關(guān)科室也實行了重大調(diào)整，檔案部門由原來的檔案科縮編為檔案室，隸屬于總工程師辦公室。因此，檔案利用工作也隨之發(fā)生了變化，為保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，并充分說明地質(zhì)檔案資料利用情況及其現(xiàn)狀，筆者對1993-2006年各類檔案資料的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。

2 利用情況統(tǒng)計分析

2.1 據(jù)統(tǒng)計，14年間各類檔案資料利用數(shù)量的變化情況，均呈現(xiàn)一低兩高走勢。2002年利用數(shù)量最少，由于國家對地勘單位改革的進(jìn)一步深化，也是地勘單位轉(zhuǎn)型期，公益性地質(zhì)項目相對減少，地勘單位進(jìn)入商業(yè)性地質(zhì)市場，項目適應(yīng)性較差，且國家縮減了勘查投資經(jīng)費，地質(zhì)工作幾乎處于停滯狀態(tài)。復(fù)制地質(zhì)檔案、原始地質(zhì)檔案、地質(zhì)科技資料的利用高峰，分別出現(xiàn)在1995年、2006年，前者是由于改革改制轉(zhuǎn)型初期，檔案資料管理失控，監(jiān)管力度不夠。后者是由于國家加大了地質(zhì)勘查的投資力度，特別是國務(wù)院頒布了加強(qiáng)地質(zhì)工作的決定，以及本單位逐漸適應(yīng)了市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，地質(zhì)立項、地質(zhì)報告編寫等的需要，使得地質(zhì)檔案資料的借閱、查閱量大幅增加；文書、會計、基建檔案利用高峰分別出現(xiàn)在1995年、1997年，是由于地勘單位進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革、工資改革、職稱評定及隊史編寫、住房改革之需要，使得此類檔案資料的借閱、查閱大量增加。

問題：各類檔案資料利用數(shù)量變化極易受國家政策影響，且利用工作僅限于為本單位服務(wù)。

建議：野外基層單位檔案室必須轉(zhuǎn)變檔案資料利用方式。一是變以收藏保管為主為開發(fā)利用為主；二是變以本單位利用為主為以社會利用為主；三是變以傳統(tǒng)手工服務(wù)為主為現(xiàn)代化技術(shù)手段服務(wù)為主；四是變以一般借閱咨詢?yōu)橹鳛榫C合信息應(yīng)用為主。

2.2 據(jù)統(tǒng)計，14年間利用總?cè)舜螖?shù)量變化情況與利用各類檔案資料數(shù)量變化情況基本一致，亦呈一低兩高走勢：2002年利用人次最少，分別于1995年、2006年達(dá)到兩次高峰。

從總體上看：復(fù)制地質(zhì)檔案每年利用人次比例最高，均占40％以上；其次是地質(zhì)科技資料，是因為本單位的主業(yè)是地質(zhì)勘查開發(fā)；利用人次最低的是文書、會計、基建檔案，這是由于逐步推廣辦公自動化、無紙化辦公等現(xiàn)代化辦公手段，紙介質(zhì)利用率呈下降趨勢；原始地質(zhì)檔案利用人次快速增長，是因為目前地勘單位地質(zhì)工作出現(xiàn)新的特點，以新(新地區(qū)、新礦種)、細(xì)(研究、工作程度詳細(xì))、精(工作質(zhì)量精確、規(guī)范化)為主，必須查看大量以往工作礦區(qū)外圍的資料及異常資料，致使原始地質(zhì)檔案頻繁使用。

問題：各類檔案資料利用人次不均衡，原始地質(zhì)檔案頻繁使用，加速了檔案原件的損壞。

建議：野外基層單位檔案室必須提高社會服務(wù)意識，改變管理方式。一是野外基層檔案工作者必須全面、準(zhǔn)確、有效地開發(fā)檔案信息資源，主動為社會各界服務(wù)，充分發(fā)揮各類檔案資料的價值，滿足檔案用戶的不同需求。二是野外基層單位檔案室要盡快實行現(xiàn)代化管理，開展檔案資料編研工作，加強(qiáng)對檔案原件的保護(hù)。

(作者單位：河南省地礦局第二地質(zhì)勘查院)