河南省地勘二院檔案資料利用情況淺析

摘要：本文通過對新時期河南省地勘二院各類檔案資料利用數量及利用人次的統計分析，發現野外基層單位檔案資料利用情況極易受國家政策影響：各類檔案資料利用僅限于為本單位服務，利用人次不均衡；原始地質檔案資料利用人次快速增長，加速了檔案原件的損壞等問題，筆者就此提出解決這些問題的建議。

關鍵詞：檔案資料利用情況 淺析

1 統計情況簡述

1.1 統計目的。該統計的目的是為了掌握新時期河南省地勘二院檔案資料利用現狀，從而分析研究野外基層地勘單位檔案資料利用工作中存在的主要問題及原因，尋找出適合新時期地質檔案資料開發利用的新方法與新途徑，為促進地質檔案資料社會化服務提供參考數據。

1.2 統計范圍與時間。河南省地勘二院于1993年進行了改革改制，機關科室也實行了重大調整，檔案部門由原來的檔案科縮編為檔案室，隸屬于總工程師辦公室。因此，檔案利用工作也隨之發生了變化，為保證統計數據的準確性，并充分說明地質檔案資料利用情況及其現狀，筆者對1993-2006年各類檔案資料的利用情況進行統計分析。

2 利用情況統計分析

2.1 據統計，14年間各類檔案資料利用數量的變化情況，均呈現一低兩高走勢。2002年利用數量最少，由于國家對地勘單位改革的進一步深化，也是地勘單位轉型期，公益性地質項目相對減少，地勘單位進入商業性地質市場，項目適應性較差，且國家縮減了勘查投資經費，地質工作幾乎處于停滯狀態。復制地質檔案、原始地質檔案、地質科技資料的利用高峰，分別出現在1995年、2006年，前者是由于改革改制轉型初期，檔案資料管理失控，監管力度不夠。后者是由于國家加大了地質勘查的投資力度，特別是國務院頒布了加強地質工作的決定，以及本單位逐漸適應了市場經濟的快速發展，地質立項、地質報告編寫等的需要，使得地質檔案資料的借閱、查閱量大幅增加；文書、會計、基建檔案利用高峰分別出現在1995年、1997年，是由于地勘單位進行機構改革、工資改革、職稱評定及隊史編寫、住房改革之需要，使得此類檔案資料的借閱、查閱大量增加。

問題：各類檔案資料利用數量變化極易受國家政策影響，且利用工作僅限于為本單位服務。

建議：野外基層單位檔案室必須轉變檔案資料利用方式。一是變以收藏保管為主為開發利用為主；二是變以本單位利用為主為以社會利用為主；三是變以傳統手工服務為主為現代化技術手段服務為主；四是變以一般借閱咨詢為主為綜合信息應用為主。

2.2 據統計，14年間利用總人次數量變化情況與利用各類檔案資料數量變化情況基本一致，亦呈一低兩高走勢：2002年利用人次最少，分別于1995年、2006年達到兩次高峰。

從總體上看：復制地質檔案每年利用人次比例最高，均占40％以上；其次是地質科技資料，是因為本單位的主業是地質勘查開發；利用人次最低的是文書、會計、基建檔案，這是由于逐步推廣辦公自動化、無紙化辦公等現代化辦公手段，紙介質利用率呈下降趨勢；原始地質檔案利用人次快速增長，是因為目前地勘單位地質工作出現新的特點，以新(新地區、新礦種)、細(研究、工作程度詳細)、精(工作質量精確、規范化)為主，必須查看大量以往工作礦區外圍的資料及異常資料，致使原始地質檔案頻繁使用。

問題：各類檔案資料利用人次不均衡，原始地質檔案頻繁使用，加速了檔案原件的損壞。

建議：野外基層單位檔案室必須提高社會服務意識，改變管理方式。一是野外基層檔案工作者必須全面、準確、有效地開發檔案信息資源，主動為社會各界服務，充分發揮各類檔案資料的價值，滿足檔案用戶的不同需求。二是野外基層單位檔案室要盡快實行現代化管理，開展檔案資料編研工作，加強對檔案原件的保護。

(作者單位：河南省地礦局第二地質勘查院)