河南省地勘二院檔案資料利用情況淺析

摘要：本文通過(guò)對(duì)新時(shí)期河南省地勘二院各類檔案資料利用數(shù)量及利用人次的統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)現(xiàn)野外基層單位檔案資料利用情況極易受國(guó)家政策影響：各類檔案資料利用僅限于為本單位服務(wù)，利用人次不均衡；原始地質(zhì)檔案資料利用人次快速增長(zhǎng)，加速了檔案原件的損壞等問(wèn)題，筆者就此提出解決這些問(wèn)題的建議。

關(guān)鍵詞：檔案資料利用情況 淺析

1 統(tǒng)計(jì)情況簡(jiǎn)述

1.1 統(tǒng)計(jì)目的。該統(tǒng)計(jì)的目的是為了掌握新時(shí)期河南省地勘二院檔案資料利用現(xiàn)狀，從而分析研究野外基層地勘單位檔案資料利用工作中存在的主要問(wèn)題及原因，尋找出適合新時(shí)期地質(zhì)檔案資料開發(fā)利用的新方法與新途徑，為促進(jìn)地質(zhì)檔案資料社會(huì)化服務(wù)提供參考數(shù)據(jù)。

1.2 統(tǒng)計(jì)范圍與時(shí)間。河南省地勘二院于1993年進(jìn)行了改革改制，機(jī)關(guān)科室也實(shí)行了重大調(diào)整，檔案部門由原來(lái)的檔案科縮編為檔案室，隸屬于總工程師辦公室。因此，檔案利用工作也隨之發(fā)生了變化，為保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，并充分說(shuō)明地質(zhì)檔案資料利用情況及其現(xiàn)狀，筆者對(duì)1993-2006年各類檔案資料的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

2 利用情況統(tǒng)計(jì)分析

2.1 據(jù)統(tǒng)計(jì)，14年間各類檔案資料利用數(shù)量的變化情況，均呈現(xiàn)一低兩高走勢(shì)。2002年利用數(shù)量最少，由于國(guó)家對(duì)地勘單位改革的進(jìn)一步深化，也是地勘單位轉(zhuǎn)型期，公益性地質(zhì)項(xiàng)目相對(duì)減少，地勘單位進(jìn)入商業(yè)性地質(zhì)市場(chǎng)，項(xiàng)目適應(yīng)性較差，且國(guó)家縮減了勘查投資經(jīng)費(fèi)，地質(zhì)工作幾乎處于停滯狀態(tài)。復(fù)制地質(zhì)檔案、原始地質(zhì)檔案、地質(zhì)科技資料的利用高峰，分別出現(xiàn)在1995年、2006年，前者是由于改革改制轉(zhuǎn)型初期，檔案資料管理失控，監(jiān)管力度不夠。后者是由于國(guó)家加大了地質(zhì)勘查的投資力度，特別是國(guó)務(wù)院頒布了加強(qiáng)地質(zhì)工作的決定，以及本單位逐漸適應(yīng)了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，地質(zhì)立項(xiàng)、地質(zhì)報(bào)告編寫等的需要，使得地質(zhì)檔案資料的借閱、查閱量大幅增加；文書、會(huì)計(jì)、基建檔案利用高峰分別出現(xiàn)在1995年、1997年，是由于地勘單位進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革、工資改革、職稱評(píng)定及隊(duì)史編寫、住房改革之需要，使得此類檔案資料的借閱、查閱大量增加。

問(wèn)題：各類檔案資料利用數(shù)量變化極易受國(guó)家政策影響，且利用工作僅限于為本單位服務(wù)。

建議：野外基層單位檔案室必須轉(zhuǎn)變檔案資料利用方式。一是變以收藏保管為主為開發(fā)利用為主；二是變以本單位利用為主為以社會(huì)利用為主；三是變以傳統(tǒng)手工服務(wù)為主為現(xiàn)代化技術(shù)手段服務(wù)為主；四是變以一般借閱咨詢?yōu)橹鳛榫C合信息應(yīng)用為主。

2.2 據(jù)統(tǒng)計(jì)，14年間利用總?cè)舜螖?shù)量變化情況與利用各類檔案資料數(shù)量變化情況基本一致，亦呈一低兩高走勢(shì)：2002年利用人次最少，分別于1995年、2006年達(dá)到兩次高峰。

從總體上看：復(fù)制地質(zhì)檔案每年利用人次比例最高，均占40％以上；其次是地質(zhì)科技資料，是因?yàn)楸締挝坏闹鳂I(yè)是地質(zhì)勘查開發(fā)；利用人次最低的是文書、會(huì)計(jì)、基建檔案，這是由于逐步推廣辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化辦公等現(xiàn)代化辦公手段，紙介質(zhì)利用率呈下降趨勢(shì)；原始地質(zhì)檔案利用人次快速增長(zhǎng)，是因?yàn)槟壳暗乜眴挝坏刭|(zhì)工作出現(xiàn)新的特點(diǎn)，以新(新地區(qū)、新礦種)、細(xì)(研究、工作程度詳細(xì))、精(工作質(zhì)量精確、規(guī)范化)為主，必須查看大量以往工作礦區(qū)外圍的資料及異常資料，致使原始地質(zhì)檔案頻繁使用。

問(wèn)題：各類檔案資料利用人次不均衡，原始地質(zhì)檔案頻繁使用，加速了檔案原件的損壞。

建議：野外基層單位檔案室必須提高社會(huì)服務(wù)意識(shí)，改變管理方式。一是野外基層檔案工作者必須全面、準(zhǔn)確、有效地開發(fā)檔案信息資源，主動(dòng)為社會(huì)各界服務(wù)，充分發(fā)揮各類檔案資料的價(jià)值，滿足檔案用戶的不同需求。二是野外基層單位檔案室要盡快實(shí)行現(xiàn)代化管理，開展檔案資料編研工作，加強(qiáng)對(duì)檔案原件的保護(hù)。

(作者單位：河南省地礦局第二地質(zhì)勘查院)