省級以上國家檔案館網站調查報告

摘要：通過對省級以上國家檔案館網站的基本情況——網站的形式、功能、內容、管理狀況、運營狀況等方面進行調查分析，掌握了情況，作出了相應的結論。

關鍵詞：省級以上國家檔案館檔案網站現狀分析

1 網站形式分析

1.1 建站情況

在使用Baidu、Google等搜索引擎、利用相關鏈接等方法多次查詢后，最終確定國家級檔案網站3個，省級(自治區、直轄市)檔案網站28個。

1.2基本信息

1.2.1 網站名稱

31個檔案網站命名情況(如表2所示)存有一定規律，64.52％的網站以＊＊檔案信息網來命名。

1.2.2 域名形式

調查中發現，31個檔案網站的域名形式分為8類。

1.3 網頁設計形式

1.3.1整體結構

進入站點后，通過瀏覽主頁即可獲得網頁的整體印象。從總體上說，各國家檔案館網站在頁面尺寸、網頁布局、色彩選用、圖片色彩搭配等方面存在較大的差異，缺乏統一的標準。如，有的網站因為內容較少，只有半屏，有些網站內容過多，卻不做任何分類和取舍，導致頁面尺寸過大。又如，在色彩選用方面，檔案網站應體現出較強的知識氛圍和文化氣息，所選用的色彩既要嚴肅又不失活潑，調查中發現有些網站色彩過于花哨，風格更類似于商業性質的網站，與檔案館形象不符。在網頁布局方面，存在布局不夠合理、無清楚的條塊分割、重點內容不夠突出等問題，既讓人感覺有堆砌之感，又影響了瀏覽效果。

1.3.2 網站地圖

根據調查數據顯示，提供網站地圖的檔案網站有6家(北京市檔案信息網、遼寧檔案信息網，福建省檔案館網、廣東檔案信息網、江西省檔案局網、河北檔案信息網)。

1.3.3 其他版本

各檔案網站提供的版本情況如表4所示。提供英文版的檔案網站，英文版功能較為單一，僅提供檔案館簡介等文字說明，均不具備檔案查詢檢索功能。

2 網站功能分析

通過借鑒相關著作和有關檔案網站功能介紹的論文。本次調查最終確定檔案網站的三大基本功能，即服務和宣傳、交流功能。

2.1 宣傳功能

檔案網站是“網絡環境下檔案、檔案工作、檔案機構和檔案事業宣傳的有效工具。起到檔案職業形象宣傳、館藏檔案資源宣傳、館室檔案服務宣傳的功能。從而有利于進一步擴大檔案工作的社會影響力，增強全社會的檔案意識。”

在調查中發現，83.87％的檔案網站都注重了這項功能。從宣傳欄目的設置上看，包括了檔案機構信息、工作信息、檔案資源信息、檔案利用服務信息等。宣傳手段上，注重了利用文字、圖片和多媒體等多種手段。個性化方面，各檔案館網站大多利用特色檔案來吸引用戶，如遼寧檔案信息網中展示的唐代檔案、河北檔案信息網中的長蘆鹽務檔案、四川檔案資源網中的清代巴縣檔案、云南檔案信息網介紹的《納西族東巴古籍》等，既突出了區域特色，又開闊了視野，提高了檔案館的社會影響力。存在的問題是有些網站還不注重宣傳功能，連基本的檔案機構信息、檔案資源信息都很少。

2.2 服務功能

“服務”是檔案網站的生命力所在，檔案網站是開展檔案服務的新平臺，也是拓寬檔案服務的新渠道。按照服務種類的不同，檔案網站的服務功能可以分為信息服務和事務服務兩個方面。信息服務如信息的查詢檢索服務等；事務服務如網上辦公等。

本文選取以下幾項服務內容作為調查內容：

2.2.1 信息的查詢檢索服務

信息查詢檢索的實際效果依賴于兩個條件：一是庫存大量可供用戶查詢的數字信息，二是有合理的查詢工具供用戶查詢利用。31個網站中不具備查詢檢索功能的有3個(國家檔案局網站、海南檔案局網站．西藏自治區檔案館網站)，約占總數的10％。

2.2.1.1 檢索類型。從檢索類型上看，分為三大類，即站內檢索、復合式檢索和站外檢索。站內檢索提供對本站后臺數據庫的查詢利用；復合式檢索是站內檢索的延伸，它可以提供對本專業領域內其他檔案網站后臺數據庫的信息查詢；站外檢索主要是提供一些專業的搜索引擎入口(如Baidu、Google等)，使用戶在利用本站信息之余，可以方便地從互聯網上得到相關的背景信息和輔助材料。調查中發現，絕大多數站點支持站內檢索，檢索的信息類型包括檔案／現行文件信息檢索，站內其他信息，如新聞等信息的檢索；兼具復合式檢索的網站只有1個——江蘇檔案信息網。該網站提供省內13個市級綜合檔案館網站信息檢索查詢。部分網站提供了專業搜索引擎入口。

2.2.1.2 檢索方式。從檢索方式來看，多數網站提供條件式檢索。有些網站提供了瀏覽式檢索和條件式檢索兩種檢索方式。

2.2.1.3 檢索深度。檢索深度分為著錄信息和全文信息兩大類，在兩大類中再細分成若干小類。

上述結果顯示提供著錄信息的網站仍為主流。“目錄檢索只能告訴用戶，館藏有哪些全宗，案卷放在哪個庫房，最終仍需用戶親自來館查閱。對于異地查檔者來說是相當困難的。”“現有的檔案目錄檢索仍然沒有擺脫傳統檔案服務的‘路數’。檔案全文檢索可以使用戶直接在網上查詢數字化的檔案信息資源，使檔案網站不再充當利用中介，具有質的改變。”因此，能否提供檔案全文應成為衡量檔案網站優劣的重要指標。“對于現今的大多數檔案網站來說，主要不是檢索技術上的問題，而是后臺數字化館藏匱乏的問題。”

2.2.1.4 檢索結果處理。檢索結果分為閱覽／復制和下載兩類。提供下載的網站，下載文件的格式又不盡相同。

2.2.1.5 檢索工具的易用性。從檢索工具的易用性來看，提供檢索幫助的檔案網站僅有北京市檔案信息網l家。各檔案網站的檢索工具普遍缺乏幫助系統。檔案網站的服務對象分為檔案工作者、檔案學者、政府人員、政策制訂者、歷史學家、人文學者等研究人員、一般公眾等幾類。在知識層次、能力水平方面存在較大差異，不一定都掌握專業的檢索知識，因而檢索工具要難度越低越好，幫助系統也要健全。

2.2.2 網上辦公

網上辦公屬于事務服務，既包括行政事務的網上辦理，如網上收發文、行政許可、審批等，還包括用戶事務的處理，如預約調卷受理、檔案寄存受理等。

被調查的31個網站中，4個網站(北京、上海、遼寧、廣東)具有部分網上辦公功能，占總數的13.33％。1個網站網上辦公功能(湖北檔案信息網中現行文件網上報送)處于正在建設中。網上辦公內容涉及網上預約調卷受理、網上收發文、檔案寄存、行政許可、審批等。雖然網上辦公項目較少，功能并不完善，但是畢竟開了個好頭，實行網上辦公是趨勢所在，是今后努力的方向。

2.2.3 公共服務

公共服務項目增多，成為檔案網站吸引網上用戶的新手段。如提供生活服務、檔案軟件下載、郵箱服務、特色服務等。江蘇檔案信息網提供江蘇檔案人才庫查詢、檔案軟件下載等服務。遼寧檔案信息網、浙江信息網等檔案網站具有用戶注冊服務功能。用戶注冊服務是進行用戶管理和改進服務的新途徑。這樣，檔案網站不僅僅將注意力放在訪問量上，更要通過專業化和深度化的服務取勝。

2.3 交流功能

被調查的檔案網站當中，80％的網站具有交流功能。一般采用電子郵件(局長信箱)、留言板、在線答疑、論壇、在線調查等形式。通過與用戶的交流溝通，可以為用戶答疑解惑解決實際問題，了解用戶的需求，及時發現問題，使網站和服務的質量得以完善。

調查的同時也發現為數不少的檔案網站的交流互動的實際效果不盡如人意。如有的網站上的檔案論壇，2005年9月提出的問題，至今沒有答復。問題解決不及時，服務缺乏連續性，使交流功能流于形式。

3 網站內容分析

檔案網站功能的實現依賴于網站所提供的內容，具體來說，包括信息的類型、數量和內容覆蓋程度。

3.1 提供信息的類型

31家省級以上檔案網站全部提供了文本和圖像文件，其中14家檔案網站提供了視頻、音頻文件。在這14家檔案網站中，有些需下載并儲存到本地計算機上，才可以觀看。有些網站(如上海檔案信息網)使用了流媒體技術，并不需要下載整個文件，邊傳送數據流邊播放，并存儲到VOD(Video On Demand)點播服務器中，供不同需求的用戶點播。

3.2 內容覆蓋程度

3.2.1 一級類目數量

31個省級以上國家檔案館網站的一級類目的數量差別很大，少到5個，多達24個。51.61％的網站集中在9-16個的范圍之內。通過一級類目的設置可大致了解內容的涵蓋范圍。但是，有些網站的一級類目只是“虛有其表”，根本無法點擊進入下一層鏈接的內容，或是顯示尚在建設中。

3.2.2 內容

按照調查表中的設計，網站內容分為5大類，10小類。

綜合考察31家檔案網站，具有7項的網站有17個，占總數的54.84％。具有4-6項的網站數量為12個，占總數的38.71％。4項以下有2個，占總數的6.45％。僅從涵蓋的內容類型來講，信息內容日益豐富。但具體而言，或過分注重反映機構職能方面的內容，或專業內容層次過淺，在信息源的選擇、開發深度、展示方式等方面還做得遠遠不夠。各檔案網站要朝著既重視信息數量又注重提供信息的內容乃至更高層次的專題服務(如定題服務和推送服務)的方向改進。

4 網站運營狀況

4.1 點擊率和訪問量

“點擊率和訪問量是網站品質的重要參數，也能較好地反映出網站運營狀況和網站的上站率，促進網站的建設與維護人員對其進行完善。一般來說，點擊率越高，訪問量就越大。網站質量就越高。”但是檔案網站與普通的ISP不同，檔案網站服務于特定的用戶群，針對性較強，應在檔案網站之間進行橫向比較。

2006年10月16日進行統計，訪問量排在前3名的為上海、北京和浙江。分別為329.9136萬、137.5753萬和125.1841萬，均突破百萬。但由于各網站建站時間不同，有些網站因改版而重新統計人次等原因，僅看一次統計結果不具典型性。于2006年10月31日進行第二次統計，增幅最大的前3位為上海、北京、廣東，分別增加了7.5432萬、4.3674萬和3.4041萬。增幅最小的網站增加264人次，差距十分明顯。

4.2 響應速度

響應速度是衡量網站運營狀況的重要指標之一。“通常，網站的響應速度越快，用戶需要等待的時間就越短，網站也就越受用戶歡迎。”統計結果顯示，點擊域名以后，網站響應速度：

有些網站打開速度過慢是由于頁面數據量大，如放置了大量的圖片，影響了響應速度。而有些則是因為服務器維護，服務器功能不穩定，硬件性能等原因或者是版本更新而存在網頁打不開的現象。

5 網站管理狀況

5.1 更新速度(文中更新速度指信息內容更新)

網站內容從發布、傳遞、接收到進入利用，這其中的時間間隔及其效率可以通過網站內容更新頻率來判定。更新速度可以反映出網站的管理狀況。于2006年10月23日對31個檔案網站進行統計。

5.2 超鏈接的有效性

網頁中的超鏈接是重要的網絡信息資源線索。無效鏈接、死鏈接會影響用戶對網站的好感。“超鏈接的有效性最清楚明確地反映出網站資源管理水平”及“網站建設者對網站質量的負責程度。”

6 結論

對調查數據和網站情況進行分析得出以下結論：歷經幾年的發展，檔案網站已由最初的數量擴充轉向數量增加與質量提高相結合的發展階段。肯定所取得的成績的同時，更不能忽視網站建設中暴露出的各種問題，要積極探索解決問題的方法和途徑，提出適合中國檔案網站發展的對策。