關(guān)于理解把握《河南省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)》的幾個(gè)具體問(wèn)題

1 檔案集中統(tǒng)一管理問(wèn)題。堅(jiān)持檔案集中統(tǒng)一管理的好處：一是整合了檔案人力資源；二是整合了檔案信息資源；三是整合了檔案保管設(shè)備資源；四是整合了檔案庫(kù)房資源。它符合建設(shè)節(jié)約型社會(huì)、節(jié)約型機(jī)關(guān)的要求，降低了檔案管理成本，提高了檔案管理效益。如何把握集中統(tǒng)一管理問(wèn)題，我們以為，如果是統(tǒng)一檔案工作制度，檔案分室保管，不在一個(gè)樓層(房子確實(shí)不能調(diào)整在一起)是可以的。不能一提集中統(tǒng)一管理，就必須在一個(gè)樓層，這種做法是不符合客觀實(shí)際的。因此，這一點(diǎn)必須靈活掌握。

2 新老檔案員工作交接問(wèn)題。過(guò)去有的單位老檔案員調(diào)換工作時(shí)，不清點(diǎn)室藏檔案數(shù)量，鑰匙一交，“拍屁股走人”，致使新檔案員接工作后，不熟悉檔案家底，不知道各種門類、各種載體檔案的分類方案和檔案保管期限規(guī)定，整理檔案時(shí)無(wú)從下手，影響了單位檔案業(yè)務(wù)工作的正常開展。為避免今后這類情況的發(fā)生，《認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)》要求新老檔案員工作交接時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)清室藏檔案的門類和數(shù)量，登記臺(tái)賬與實(shí)物相符，雙方或三方(主管檔案工作的辦公室主任參加)在交接清單上履行簽字手續(xù)，以分清責(zé)任(認(rèn)證時(shí)，查近10年的交接手續(xù))。

3 檔案工作制度建設(shè)問(wèn)題。過(guò)去指導(dǎo)機(jī)關(guān)檔案工作，一直強(qiáng)調(diào)檔案工作制度建設(shè)。《認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)》堅(jiān)持這一做法，要求根據(jù)檔案工作的變化，修訂過(guò)去的歸檔、保管、保密、統(tǒng)計(jì)、借閱等制度，同時(shí)增加了庫(kù)房檔案保管應(yīng)急處置方案和計(jì)算機(jī)檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急處置方案等內(nèi)容，這些制度要以紅頭文件形式下發(fā)機(jī)關(guān)各處(科)室，以便組織學(xué)習(xí)和實(shí)施，使機(jī)關(guān)全體職工明白，做好檔案工作與遵守檔案工作制度，不單是檔案人員的事，而是全體職工的事，是大家的共同責(zé)任。在機(jī)關(guān)里，人人都是檔案材料的形成者，人人都是檔案材料的積累者，人人都是檔案材料的保護(hù)者，人人都是檔案材料的利用者。大家知道，內(nèi)容決定形式，形式反映內(nèi)容。我們追求的是內(nèi)容與形式的統(tǒng)一。既要堅(jiān)持制度上墻(制度要放在辦公室或閱覽室的墻上，不要放在庫(kù)房的墻上)上網(wǎng)(多一種形式更好)，又要印發(fā)紅頭文件。目的只有一個(gè)，通過(guò)多種形式來(lái)強(qiáng)化檔案工作制度建設(shè)，把檔案工作制度重塑為機(jī)關(guān)全體工作人員都能享用的公共產(chǎn)品。

4 審定各機(jī)關(guān)、各系統(tǒng)制定的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范問(wèn)題。這是《檔案法》和《河南省檔案管理?xiàng)l例》賦予檔案行政管理部門的職責(zé)。過(guò)去我們這樣做了，但做得不很到位，這次要通過(guò)認(rèn)證活動(dòng)，對(duì)準(zhǔn)備認(rèn)證機(jī)關(guān)的各種門類、各種載體的檔案分類大綱、編號(hào)方案、文件材料歸檔與不歸檔范圍、檔案保管期限表等檔案業(yè)務(wù)規(guī)范進(jìn)行一次重新審定，以期使這些業(yè)務(wù)規(guī)范更加科學(xué)，更加符合檔案整理工作的實(shí)際情況。

5 檔案信息化建設(shè)問(wèn)題。《認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)》共分四大項(xiàng)內(nèi)容，檔案信息化建設(shè)作為其中的一項(xiàng)，占了相當(dāng)高的分值，由此可見省檔案局對(duì)檔案信息化建設(shè)重視的程度有多高。機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)和方向，就是建立數(shù)字檔案室，數(shù)字檔案室建設(shè)的核心部分就是數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作量最大的就是建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)。機(jī)關(guān)建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)涵蓋文本型、圖形圖像型和多媒體型。對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，我們要求全省各個(gè)機(jī)關(guān)執(zhí)行國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》(DA/T31-2005)。根據(jù)我省機(jī)關(guān)檔案工作的實(shí)際，本機(jī)關(guān)對(duì)外發(fā)文，屬永久和長(zhǎng)期保管的，只掃描正式文件和發(fā)文簽，不掃底稿；本機(jī)關(guān)收文，屬永久和長(zhǎng)期保管的，掃描收文簽和收文原件。建立機(jī)關(guān)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，做好這項(xiàng)工作確實(shí)不容易，受本機(jī)關(guān)客觀條件(如經(jīng)費(fèi)不足，無(wú)錢購(gòu)買設(shè)備等)和檔案人員隊(duì)伍數(shù)量及素質(zhì)水平的制約，盡管這項(xiàng)工作不容易也得做，因?yàn)樗墙窈髾C(jī)關(guān)檔案工作的方向，早晚都得做，晚做不如早做。

6 深化檔案服務(wù)問(wèn)題。我們要求檔案工作人員必須熟悉室藏檔案的門類和數(shù)量(過(guò)去只是籠統(tǒng)地提熟悉室藏檔案內(nèi)容，沒(méi)有具體的量化指標(biāo))，現(xiàn)場(chǎng)提問(wèn)回答本機(jī)關(guān)室藏檔案的門類和數(shù)量，做到對(duì)答如流，“一口清”，不能說(shuō)模糊數(shù)字，要十分準(zhǔn)確。并且要求現(xiàn)場(chǎng)手工調(diào)卷不超過(guò)3分鐘；計(jì)算機(jī)檢索、調(diào)卷不超過(guò)1分鐘(開機(jī)之后，進(jìn)入工作狀態(tài))。這些數(shù)字不是憑空想象捏造的，而是從以往機(jī)關(guān)檔案工作現(xiàn)場(chǎng)檢查得出的數(shù)字，因此具有一定的可操作性。與此同時(shí)，我們要求編輯近10年本機(jī)關(guān)本系統(tǒng)檔案利用典型事例，旨在把提供利用服務(wù)的軟指標(biāo)變成看得見的事實(shí)，來(lái)檢驗(yàn)一下機(jī)關(guān)檔案人員平常注意不注意積累檔案利用的典型事例。若平常注意收集積累，編輯起來(lái)并不難。機(jī)關(guān)檔案室通過(guò)編輯檔案利用典型事例，來(lái)宣傳檔案與檔案工作，可提高檔案與檔案工作在社會(huì)上的知名度，贏得機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)檔案工作的重視和支持，進(jìn)一步營(yíng)造出有利于機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展的社會(huì)環(huán)境。

(作者單位：河南省檔案局)