關注高校電子文件數據的保存與積累

文獻與檔案數字化是高校信息化建設的核心。沒有數據或數據量不足或數據質量不高都將影響高校計算機信息系統的效用，甚至使其失去應有的使用價值。要做好高校文獻與電子文件數據的保存與積累工作，需做到下幾點：

1 將數據積累工作放到特別重要位置

與購置計算機硬件設備、應用軟件開發相比，電子數據的收集、整理、加工、輸入、積累是一件周期長、枯燥、平淡的基礎性工作，往往容易被人忽視。要完成高校(文件)電子文件數據的積累，必須將硬件設備購置、應用軟件開發和數據積累這三項工作統一起來，整體推進。在完成硬件投入和軟件開發之后，將工作的重心和著力點放在高校(文件)數據積累上來。這是因為高校辦公自動化系統的成效如何，不單取決于觀念上、設備上、技術上的差別，還在于是否積累起足以發揮計算機作用的電子文件數據，在于這個系統是否擁有大量的、不斷增加著的、真實有效的數據——檔案(文件)電子信息。

2 日積月累，循序漸進

在硬件設備購置、應用軟件開發、數據積累這三項工作中，計算機硬件、辦公自動化系統建設及應用軟件是可以通過短期突擊解決，唯獨電子文件數據的采集、加工、積累是一個漸進的過程，不能一蹴而就。對于高校已有的檔案文獻，由于電子檔案信息的專屬特性，即便有支付能力，也不可能通過“購買”的方式在短期內獲得，只能靠檔案人員自己整理、加工、輸入、積累。至于高校辦公自動化系統中不斷產生的電子數據，同樣需要檔案人員負責收集。這個過程也是一個循序漸進、日積月累的漸進過程，只有長期堅持才能有效。

3 加大人、財、物的投入

除了從“文檔一體化”計算機管理入手積累各類電子文獻數據外，必須強調的是在高校辦公自動化與信息化的必要投入中，除了軟、硬件信息技術裝備以外，文件電子數據的收集、整理、加工、輸入、積累同樣是需要花費財力、人力和物力的。以每錄入一條文件目錄需人工費0.2元計算，如果每年每個高校有30000至50000條文件目錄需要錄入，就需要人工費用6000至10000元。如果再加上硬件損耗、電費、存貯設備材料及相關費用，所需費用也是一個不小的開支。由于高校檔案數量較大，而且在不斷增加，從長遠來說，這項開支的費用遠比購置軟硬件設備的支出還要大許多。因此，在高校辦公自動化系統或管理信息系統的建設過程中，應該考慮館(室)藏檔案數字化問題，加大在這項工作中必要的人力、物力、財力的投入。

4 制定必要的規章制度

關于《普通高校檔案管理辦法》中沒有關于電子文件數據信息管理的相關內容與要求，國家教育行政主管部門應盡快修訂與完善《普通高校檔案管理辦法》，制訂高校電子文件與電子檔案管理方面的相關規章制度，以適應形勢的發展。在《普通高校檔案管理辦法》未修訂前，高校可以參照《電子公文歸檔管理暫行辦法》與《電子文件歸檔與管理規范》，對本校的電子文件、電子檔案的保存、積累、管理情況進行一次比較全面、系統、細致的調查，摸清家底，為有針對性地開展這項工作打基礎；高校檔案工作者應該專題開展《電子公文歸檔管理暫行辦法》與《電子文件歸檔與管理規范》的學習活動，確實了解這兩部規章提出的要求，掌握其技術標準，熟悉其操作流程，為在日常工作中有效貫徹執行這兩部規章創造條件；同時，要對本校全部檔案工作者及涉及電子文件數據保管、整理、加工、積累各環節的工作人員進行培訓，使高校全體檔案工作者的信息技術水平從普及階段提升到應用階段；高校領導則應將高校檔案數字化工作作為一個硬性指標，列入各系、部、處、室等教學和行政管理部門檔案工作的目標任務之中，使高校檔案數字化工作向實用階段靠攏。

(作者單位：開封大學)