“檔案形成在前”說對電子檔案管理的啟示

摘 要：本文認為電子檔案與電子文件是有區別的，一是電子檔案形成在前，是電子文件的前身，電子文件是電子檔案的復制件：二是電子檔案是記憶工具，電子文件是辦事工具。還認為“前端控制”、“全程管理”、“檔案化管理”、電子文件生命周期理論、文件連續體理論等都有局限，應該在“檔案形成在前”的觀點下實行電子檔案全程管理。

關鍵詞：檔案形成在前 電子文件 電子檔案 全程管理

1 引言

信息技術的發展，大量電子檔案的產生，給檔案管理帶來了挑戰，也使“作為檔案學支柱理論之一的文件生命周期理論受到了沖擊和質疑，與此同時，西方檔案界提出了文件連續體理論”。由此，也產生了兩種理論的優劣之爭。國外檔案界主要有“取代說”和“反對說”，國內主要有“有限取代說”、“修正說”和“兼容說”，這里不探討兩者孰優孰劣，而只是探討兩者對電子檔案的管理是否適用。兩者的基礎都是建立在“文件是檔案的前身，檔案是由文件轉化來的”觀點之上的。國內外檔案界根據這兩種理論提出了“前端控制”、“全程管理”、“檔案化管理”的觀點，但是并未解決問題。如我國學者楊霞“提出了‘文件生命周期管理’的概念，強調檔案館應站在文件管理的開端從文件創建、使用到銷毀或永久保管的整個生命過程采取連貫一致的方式予以管理”，“丁海斌博士針對楊霞博士提出的檔案館如同長江下游，而文件形成機構如同上游，檔案館應當參與上游的活動(政府信息公開職能)的觀點提出‘上游污染，為何要下游治理?下游如何參與上游的治理?’的問題，丁博士認為，檔案館不可能防止‘上游污染’并參與‘上游的治理’”。還有學者認為：“檔案管理實際上就是文件生命過程中的‘后期管理’。檔案管理的內容從嚴格意義上講，是難以實現對文件生命過程的所謂的全過程管理的。”事實上，在“文件是檔案的前身，檔案是由文件轉化而來的”觀點下，這些問題是難以解決的。筆者認為：“檔案形成在前，是文件的前身，文件則是檔案的復制件”，并認為：“‘檔案形成在前’說如果還用上下游作比喻的話，那么檔案形成就是上游，這樣就使檔案管理者可以名正言順地參與或以主角的身份，解決電子信息管理系統中的檔案管理問題”。本文就“檔案形成在前”觀點下的電子檔案管理談點看法。

2 本論

為了能夠與同仁在一個平臺上探討問題，本文所采用的文件概念是《檔案學詞典》中的狹義文件概念，即：“僅指法定機關、團體、企事業單位等形成的具有完整體式和處理程序的公文”。電子文件概念是馮惠玲教授主編的《電子文件管理教程》中的概念。即：“電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件”。電子文件中的文件概念是狹義文件概念。檔案概念是陳兆祦、和寶榮主編的《檔案管理學基礎》中的概念。即“檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的保存備查的文字、圖表、音像及其他各種方式和載體的歷史記錄”，可簡述為：“檔案是原始的歷史記錄”。電子檔案概念是指在計算機系統中生成的以代碼形式記錄的檔案，電子檔案中的檔案概念即本文所采用的檔案概念。

2.1 電子文件與電子檔案的區別

傳統的檔案學理論是承認文件與檔案有區別的。但是，電子檔案的出現，打破了原有的格局，為了管理的需要，提出了“前端控制”、“全程管理”、“檔案化管理”、電子文件生命周期理論和文件連續體理論，而這些管理思想和理論正在抹殺文件與檔案的區別。如“檔案化管理”認為“不應再人為地將之區分為‘文件管理’和‘檔案管理’兩個階段”，“必須實行連續的、具有整體性的一體化全程管理”。從中可看出在淡化檔案概念，淡化文件與檔案的區別。有學者已指出：“淡化文件與檔案的區別，這是不科學的”。在信息時代，電子文件與電子檔案仍然有區別，如果用“檔案形成在前”的觀點看區別更明顯。

2.1.1 電子檔案形成在前，是電子文件的前身，電子文件是電子檔案的復制件

筆者認為：檔案與文件的區別是，檔案形成在前，是原始記錄，是文件的前身，文件是檔案的復制件。由于電子檔案的一些特性，使有人認為電子檔案不再有“原件”的概念，加上在文件是檔案的前身的觀點下的“全程管理”，似乎電子文件與電子檔案沒有區別了。果真如此嗎?如果仔細觀察它們就能看出，它們不僅有區別，而且，文件是檔案的復制件的本質根本沒有改變。在計算機上形成的原始記錄，首先要保存到計算機的硬盤上，而在計算機硬盤上保存的這份原始記錄正是電子檔案，正是電子檔案的原件。而需要辦理或執行的則必須將這份原始記錄(電子檔案)復制成電子文件發往有關部門辦理執行。圖1是一位學者所繪的電子公文發文流程圖，圖2是另一位學者所繪的電子檔案管理示意圖，這兩個圖都是在“文件是檔案的前身，檔案是由文件轉化而來的”觀點下的產物。但是，仔細觀察就會看出電子文件與電子檔案的區別。在圖1中“確定文號”以上的程序都是“原始的歷史記錄”的形成過程，到“確定文號”整個“原始的歷史記錄”形成過程完畢，形成檔案。接著才是印成(復制)“紅頭文件”發往有關部門辦理執行。存與印成(復制)“紅頭文件”程序的同時是“歸檔”程序，這里需要說明的是“歸檔”不是形成檔案的必要條件，“歸檔”只是保存檔案的管理手段，歸不歸檔并不影響檔案的形成。也許有人會說，在“確定文號”之前的所有程序都是“文件”的形成過程。但是“文件”的形成過程中形成的這些“原始的歷史記錄”，并不是文件(“紅頭文件”)，而是檔案，它記錄著此稿本形成的過程。而文件則是檔案最終稿本的復制件。因此，電子檔案形成在前，是電子文件的前身，電子文件是電子檔案的復制件。從圖2看更明顯，一路從“電子文件(設計、形成)”(實際是電子檔案形成)直到“電子檔案銷毀”可看出，所謂的“電子文件”(實是電子檔案)，從形成到最后始終沒有離開檔案人員的視野和管理，也從未發生過辦理事情，發揮過現行作用和被用于執行過。沒有發揮現行作用的還是“文件”嗎?另一路是“電子文件(設計、形成)”(電子檔案)通過“網絡”復制到“用戶”(辦理執行)，到“用戶”的才是電子文件，它們既沒經過也沒回到檔案人員的管理中。怎么能說“文件是檔案的前身，檔案是由文件轉化來的”呢?分明是檔案形成在前，文件形成在后，文件是檔案的復制件。圖l圖2比較復雜，可用一個簡化的圖來表示，見圖3。從圖3中可以很容易地看出電子檔案和電子文件的關系并把它們區別開來。

2.1.2 電子檔案是記憶工具，電子文件是辦事工具

“檔案，本質上是一種記憶工具”。檔案是為了滿足人類記憶備忘的要求而產生的，檔案最基本的功能是記憶備忘。檔案作為記憶工具，不僅記憶著原始的歷史記錄，也記憶著原始的歷史記錄形成的過程，保存著它形成全過程的信息。而文件則是人們“在社會活動中為處理事務、交流信息”而使用的“社會交往工具”。文件是為了滿足人們的交流信息、處理事務的需要而產生的，是處理事務小可缺少的辦事工具。作為辦事工具的文件，它在人們處理、管理事務中，不僅只對某個人或某個組織，而且對許多人或許多組織，所以必須制作許多副本才能滿足這種社會需求，這些大量的副本正是檔案的復制件。對于一般的交流信息、處理事務，并不需要原件(檔案)，所以，才有了檔案的復制件——文件。對于一般的交流信息、處理事務來說，它只需要其內容信息，而不需要其產生的背景信息。因此，文件本身只有其內容信息，而沒有其產生的背景信息。但對檔案來說則必須具備其產生過程中形成的全部信息。這可以從圖1中看出。檔案記錄著擬稿、審稿、核稿、會簽、領導簽發等原始信息，而最后的“紅頭文件”中是不會記錄這些信息的，它只能轉錄檔案最后定稿的內容和簽發人的名字。

從對電子文件和電子檔案的管理與使用的要求上可以看出它們的區別。馮惠玲教授主編的《電子文件管理教程》這樣論述：“內容、背景和結構成為文件的三種要素。內容是指文件中所包含的表達作者意圖的信息；背景是指能夠證明文件形成過程和文件之間相互關系的信息，包括表示文件來源與傳送目的地的信息以及與內容相關的其他信息，如發文者、簽發人、文件生成日期、收件者等；結構是指文件內容信息的組織表達方式，如文字的段落安排，電子文件所使用的代碼、格式，以及載體、附件等方面的信息。關于文件是其內容、背景(上下文)與結構的統一體的觀點，對于理解和管理電子文件是十分重要的?！边@里論述的“電子文件”的要素及對其管理的要求，實際上正是“電子檔案”的要素及對其管理的要求。這里“電子文件”管理對內容、背景和結構的要求，都應是針對記憶工具——電子檔案來說的。而對辦事工具——電子文件來說，只要有內容就行。例如，在電子政務環境中，一般情況下，人們交流信息和辦事，只要打開有關部門的網站，閱讀或下載有關電子文件的內容，就可以了解有關內容信息，辦理有關事項，并不需要了解其背景和結構的信息，更無需(也不可能)鑒定其背景、結構信息的真實性和完整性。再如，從互聯網上閱讀和下載的各種法律、法規、規章和條例等電子文件，根據這些電子文件的內容信息，可以直接用于辦事的依據，而并不需要了解其背景和結構信息，更不必管其代碼、格式如何。所以，關于內容、背景和結構的統一體的觀點，應該說對了解和管理電子檔案是十分重要的，而對電子文件的管理和使用則并非如此。

2.2 幾種電子文件管理思想和理論的局限

目前比較流行的幾種電子文件管理思想和理論，就是用“文件是檔案的前身，檔案是由文件轉化而來的”觀點看，也都存在著局限。

2.2.1 “前端控制”?！扒岸丝刂啤钡乃枷胧恰皬娬{將管理措施介入到電子文件形成之初，從源頭抓起，確保電子文件真實與完整”。這一思想的局限在于：其一，“前端控制”實則是將檔案管理前移到文件管理階段，這就出現了一個問題，即什么是檔案?怎樣對檔案進行管理?沒有下文。實際上，它是在模糊電子文件與電子檔案的管理，抹殺兩者的區別，取消電子檔案概念。“否定檔案與文件的區別是一種倒退，而不是什么進步?！比∠娮訖n案概念更是倒退。其二，它無法解釋一些電子檔案現象。實際上，“發文”不符合“文件是檔案的前身”的觀點，這從圖l、2、3中可以看出。也許有人會說圖1、2中是由電子文件歸檔后成為電子檔案的，但是在圖1、2中按著歸檔線路運動的“電子文件”并沒發揮文件的現行作用。沒發揮現行作用的“文件”，能稱之為文件嗎?而“收文”倒是符合文件是檔案的前身的觀點，但這里卻出現另外的問題。對于收到的電子文件來說，收文單位只能從收到之日起控制它，而對其形成之初(在發文單位)是無法控制的。也就無法從源頭上確保其真實與完整。其三，正如丁海斌博士所提出的：“上游污染，為何要下游治理?下游如何參與上游的治理?”“檔案館不可能防止‘上游污染’并參與‘上游的治理’”。

2.2.2“全程管理”?！叭坦芾怼?，即“根據電子文件的特點和管理要求，必須建立一個完整的管理體系，對電子文件從產生到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全程管理”。“對電子文件生成、流轉、利用、保管等每一項具體管理內容的實施過程進行監控”，“確保電子文件管理質量?！薄扒岸丝刂啤贝嬖诘木窒蓿叭坦芾怼彼枷肴小６遥€有個問題，它要求對電子文件生成、流轉、利用、保管進行監控，但從圖2中看，電子文件到“用戶”后的流轉、利用和保管等，檔案部門就無法監控了，而且不可能監控。因為這些“用戶”從數量上可能有成千上萬，有許多可能還有內部局域網，當他們從網絡中下載了某電子文件，流轉到局域網后，作為外部的檔案部門就不可能監控其流轉。從圖2中看，檔案部門能監控的也就是“電子文件歸檔”，最多能監控到“電子文件(設計、形成)”，根本就不可能做到對電子文件的“全程管理”。

2.2.3“檔案化管理”。所謂“檔案化管理”，就是“對文件的整個生命周期或者說對文件運動的全過程，必須實行連續的、具有整體性的一體化全程管理”。很顯然，“前端控制”、“全程管理”的局限，“檔案化管理”全有。

2.2.4 電子文件生命周期理論。“文件生命周期理論也是電子文件管理的基礎理論”，對電子文件“必須把對所有各階段文件的管理看作一項綜合性的系統工程，檔案部門必須自始至終、從頭到尾參與對電子文件的全程管理”。電子文件生命周期，可分為第一階段(為孕育形成階段)、第二階段(為文件的現實使用階段，即現行階段)、第三階段(文件的暫時保存階段)和第四階段(文件的永久保存階段或歷史階段)。圖4是按照電子文件生命周期的運動階段繪成的。在圖4中的第一、二階段中打著問號的檔案，是因為檔案部門已對其進行管理，但不知管理的是文件還是檔案?如果是檔案，就有抹殺檔案與文件區別之嫌，如果不是檔案，那么又是什么?如果把圖4與圖2相比較又會看出問題。在圖2中的“電子文件”并沒有進入第二階段(現行階段“用戶”)，而是直接進入到檔案管理階段了。而且，進入第二階段(現行階段“用戶”)的電子文件，并沒有再進入第三、四階段。是圖2的電子檔案管理流程錯了?還是電子文件生命周期理論錯了?

2.2.5 文件連續體理論。文件連續體的定義是：“從文件形成(包括形成前、文件管理系統的設計)到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”?！拔募B續體理論強調全程管理和前端控制”。很顯然，“前端控制”、“全程管理”的局限，文件連續體理論都有。從其定義看，“文件連續體”是一種管理模式，但是其管理的對象卻是模糊的，是文件?是檔案?是文件和檔案的混合體?似乎都不是，是“文件連續體”?文件連續體的定義中既沒有說明什么是“文件連續體”，也未說明其管理對象是“文件連續體”，其管理對象成為懸案。從圖2的電子檔案管理流程看頗有些符合文件連續體理論的理念，然而，圖2中從“電子文件(設計、形成)”到電子檔案始終未離開檔案人員的管理，也未發揮文件的現行作用，而到“用戶”那里的才是真正的電子文件，才發揮現行作用，不知文件連續體理論對此如何解釋?

2.3 “檔案形成在前”說觀點下的電子檔案全程管理

所謂電子檔案全程管理，就是對電子檔案從產生到永久保存整個過程的管理。當然，對于筆者提出的電子檔案全程管理有幾個問題需要說明：一是明確檔案形成在前，文件是檔案的復制件的觀點；二是對檔案定義中的一些概念要重新解釋，首先，“保存備查”不是“歸檔保存”的代名詞，所謂“保存備查”實際上是檔案一產生就被保存備查，在檔案形成的一瞬間，就處于保存備查狀態，哪怕只保存一瞬間，也是處于保存備查狀態。當然，這里的保存備查不僅指在檔案室、檔案館，還指在一切形成檔案的組織和個人那里。再說“歷史記錄”中的“歷史”，它是個相對的概念，“剛才”形成的檔案，對于“現在”來說已經是“歷史記錄”了；三是“歸檔”不是形成檔案的必要條件。

“檔案形成在前”說觀點下的電子檔案全程管理，合理地解釋了一些問題。其一，明確了管理對象，電子檔案全程管理的是電子檔案，而不是電子文件，解決了電子文件生命周期理論和文件連續體理論中管理對象不明的問題；其二，明確了檔案管理者在電子檔案管理中的身份，確立了檔案管理者以“主角”身份參與解決電子信息管理系統中的電子檔案管理問題：其三，明確了電子檔案的“上游”地位，解決了“上游污染，為何要下游治理?下游如何參與上游治理”的問題：其四，明確了電子檔案與電子文件的區別。

對于電子檔案全程管理的思想，可以追溯到對紙質檔案的管理，在紙質檔案管理中已經有了全程管理的萌芽。在紙質檔案管理中要求歸檔保存的檔案必須有定稿(底稿)、發文簽，重要的還要保存一稿、二稿……，定稿、發文簽必須有領導的簽字，要求用紙必須是無酸紙，必須使用碳素墨水或藍黑墨水，禁止使用鉛筆、圓珠筆等。這實際上就是對檔案形成時控制其質量的管理，按照電子文件“全程管理”的說法，就是對其形成的背景、結構進行控制。

電子檔案全程管理是信息時代檔案管理的新理念。要做好電子檔案全程管理，既要繼承紙質檔案管理的經驗，又要有適應電子檔案管理的思路與方法。其一，要確立電子檔案全程管理的理念，要從電子檔案的形成開始就對其實施控制管理。其二，摒棄歸檔是檔案形成必要條件的觀點，放棄歸檔管理是檔案管理開始的理念。其三，要明確檔案管理者對電子檔案實施全程管理，并不是控制電子檔案的生成，對其內容的形成不得干預，而只是控制電子檔案形成的過程。通過對檔案形成過程的管理來保持電子檔案內容的原貌，保證其內容在整個電子檔案全程管理中不走樣、不失原貌。其四，技術標準問題。對電子檔案全程管理中的技術標準，筆者認為不應由檔案部門來制定。而應該由檔案部門選出若干個成熟通用的技術標準，讓各單位選擇使用，對于不成熟的技術標準或者有缺陷的技術標準可以禁止使用。就如同對紙質檔案的書寫要求一樣，檔案部門不必專門研制一種耐久的記錄材料要求形成檔案者使用，而是選擇成熟的耐久記錄材料，如碳素墨水或藍黑墨水供選擇使用，但可以禁止使用鉛筆、圓珠筆等不耐久的記錄材料。其五，電子檔案全程管理的模式。有兩種模式可供選擇，一種是以立檔單位為單元，有統一的檔案管理系統和文件管理系統，檔案室是其系統的中心，各部門形成的檔案最后稿本要在檔案室控制的信息中心服務器中生成，所有的電子文件的復制由檔案室辦理，從而保證檔案部門對電子檔案形成過程的控制，并盡量保證電子檔案的原貌。另一模式是以一個區域為單元，在區域政務網中建立統一開發、統一標準、統一平臺的電子文件和電子檔案管理系統，由該區域的檔案館作為信息中心或單獨為檔案館設立服務器，所有政務網中的各機關單位形成的檔案最后稿本，要在檔案館控制的服務器中生成，其電子文件由各機關單位通過檔案館的服務器復制分發。

3 結語

在“檔案形成在前”說基礎上提出的電子檔案全程管理理念，只是筆者初步思考的結果，這里只是提出了思路。對于電子檔案全程管理還有很多問題要思考，比如對電子檔案形成過程應如何控制?應當控制哪些環節?哪些細節?如何銜接電子檔案管理中的電子文件復制?如何銜接電子檔案形成過程管理控制與檔案館的電子檔案管理?等等。

筆者提出了電子檔案有原件的觀點，但是由于電子檔案的非人工識讀性、系統的依賴性、信息的易變性等和信息技術的飛速發展，計算機軟硬件的不斷更新換代，使保持電子檔案的原件原貌越來越難，那么，應該如何認識電子檔案的原件呢?如何保持電子檔案的原件原貌呢?如何認識脫機保存的電子檔案?如何認識遷移后的電子檔案?這都需要進一步探討。

在本文中，筆者提到對于收到的電子文件，電子文件生命周期理論和文件連續體理論都對其無法解釋。而在論述“檔案形成在前”說觀點下的電子檔案全程管理，也沒有提到收到的電子文件。因為，“收到的電子文件”的檔案身份值得懷疑。對照檔案定義就會發現問題，“收文”是立檔單位在其活動中直接形成的原始記錄嗎?為什么在“收文”中絕大部分都沒有轉化成“檔案”?只有一小部分轉化成“檔案”呢?