檔案著錄新視角：對檔案真實性的證明

摘 要：近來一些檔案學者認為檔案著錄與其真實性之間存在聯系。本文通過回顧一些論述檔案著錄與其真實性之間關系的文獻，比較原文考證與檔案鑒定對于判斷檔案真實性的作用，以及據此得出的三種研究思路，為理解檔案著錄與檔案真實性的關系奠定了初步的基礎。

關鍵詞：檔案 著錄 真實性

1996年，在本特利大學圖書館現代檔案學研究項目的資助下，一些檔案學者聚集于密歇根市，研究一種適應電子信息環境的檔案著錄系統。經過他們的深入討論，本特利研究小組歸納出檔案著錄的三大作用和進行著錄的方法。隨后，這一研究成果被CUSTARD項目所采用，即一是利用著錄的方式提供檔案的檢索途徑，這是一種最為簡便的依據來源進行檢索的方法；二是通過記錄檔案產生的背景、結構以及內容，加深對檔案的理解；三是在著錄過程中，通過記錄檔案管理鏈條，排列順序以及它們產生和利用的環境，為判斷檔案真實性提供依據。

前兩個說法為大家所熟知，但是第三個說法把檔案著錄與檔案真實性相聯系，體現了檔案著錄的一種新思維。

1 “檔案著錄與檔案真實性”的文獻綜述

一份真實的檔案，是可以證明其內容和背景信息的原始性和真實性的檔案。檔案真實性的確定與信息的一致性(例如，文件作者是否是它所注明的那個人所寫?)和完整性(例如，文件產生后是否被更改過?這些改動是否改變了文件的實質性內容?)相關。保護檔案的真實性意味著長久地保護它們的一致性與完整性。對檔案真實性與檔案著錄之間關系的研究，逐漸由單個檔案擴展至全宗。

判斷檔案的真實性需要利用各個領域的知識去分析和闡釋文件信息。對于存放在檔案室里的檔案，一般通過檢查檔案接收和管理的手續是否完整來判斷它的真實性。在檔案學的相關文獻中，檔案工作者和檔案機構所扮演的確保文件真實性的角色一直被廣泛認同。近年來，一些檔案學研究項目直接或間接地探討了檔案真實性的問題，主要是基于機構產生大量電子文件這一背景。Inter-Paresl項目對電子文件真實性的鑒定與保障做了較長時期的深入研究，此項目由項目組的“電子文件真實性研究小組”承擔。

這兩個研究項目均聲稱，檔案著錄能夠提供一組檔案“真實性的共同證明”。這一說法引用了當代具有一流水準的檔案學研究論文。然而，二者關系的產生與演變、在實踐中的體現以及如何為檔案工作者和檔案機構所利用還需要探索和分析。

少量檔案學英文文獻的研究角度是整理原則的歷史起源以及檢索工具的發展。然而這方面的文章都較為簡短，且側重點不同。近年來，對全宗與檔案組合優劣的比較，對全宗與基于系列的整理和著錄方法的比較，為加強智能檢索而進行的國內和國際著錄標準的發展和應用研究以及傳統、網絡兩種檢索環境下研究者的需求研究在文獻中占據了主導地位。

近來的檔案學研究文獻闡述了后現代主義對于檔案學理論與實踐的影響。某些文獻著重于歷史偶然性和檔案學理論的構建特征，要求檔案學者用后現代主義的思維重新審視檔案學理論和實踐中的各項內容，重新審視支撐檔案整理和著錄的那些原則和假定，重新思考檢索工具的本質和用途。但是至今，以上問題仍未有更深入的研究，也尚未出現精確描述檔案著錄與檔案真實性關系的文獻。

2 檔案著錄與原文考證的聯系

對檔案著錄與原文考證進行比較，是探究檔案著錄與檔案真實性之間關系的一種方法。與傳統的為了學術出版而進行的原文考證相比，檔案工作者整理和鑒定檔案的工作與其有許多相似之處。這一點毫不稀奇，因為檔案工作者和考據學家們植根于共同的文獻學傳統，盡管他們是不同的分支。在英美傳統的考據學中，原文考證主要涉及上下文的對應和因果關系，據此判斷其真實性。原文考證的目的是為了出版，在一篇文章的諸多差異中確立最終的版本，將它置于上下文之中，附上嚴謹的注釋和按語來解釋這些差異，并且附加上表現作者工作、生活經歷的年表。

傳統的原文考證試圖盡量貼近原始和真實，檔案工作者則試圖還原檔案的原始面貌。同樣，考證的注釋用來證明和體現文件的權威性與含義，而全宗的著錄則通過記錄檔案的來源、歷史記錄、保管情況和主旨來體現整個全宗的內容和含義。與此類似，考證的注釋便于編者對文件的描述，檔案著錄則通過整理檔案方便檔案工作者對全宗進行描述。

如果我們考慮到，考據學家和檔案工作者都關注材料的各部分與整體的聯系，二者的相似之處就更多。從某種角度看，學術出版物所表現的是對文件的一種抽象；原文通常混亂不堪，而考據學家所構造的“理想版本”幾乎可以體現作者的最終意圖。譬如，詹姆斯，喬伊斯的《尤利西斯》有諸多的草稿、修訂打印本和校樣，編者就需要構造一個完整清晰的版本，一個原原本本的《尤利西斯》。在檔案工作領域，經過整理和著錄，對檔案全宗的描述就類似于整個全宗的摘要；作為整體的全宗并不存在，存在的只是各部分，檔案工作者把各部分聯系起來構成一個整體的全宗形式。在電子文件的環境中這種相似更明顯，例如我們經常考慮電子文件的來源。

關于注釋中是否包含或者重新闡釋那些存在的證據、特征以及如何描述它們，都與檔案整理以及著錄的理論和實踐相關。在后現代主義的檔案學論著中，以及在討論比較全宗與整理、著錄方法的文章中，均詳細論述了傳統的尊重來源與原始整理順序的原則。余下的問題就是探索原文考證與檔案著錄之間究竟有怎樣的關系：怎樣使檔案工作者所主張的“對文件真實性的注釋”符合我們對于著錄的理解?

3 如何將檔案著錄作為“對文件真實性的注釋”?

由對檔案著錄和原文考證的對比，我們得出研究此問題的三種思路：一是考查檔案著錄與原文考證之間的聯系，以及它對檔案工作者角色的影響；二是檢索工具是否可以作為一種社會歷史性的記錄? 三是由前兩種思路所推論出的檔案著錄模式。對這一部分內容我們將從這三方面人手，進行初步的研究與探索。

3.1 檔案著錄與原文考證之間的聯系，以及對檔案工作者角色的影響

檔案著錄與原文考證之間的聯系已經有較為全面的研究，這些研究主要依據檔案整理的基礎理論，尤其是來源原則。它強調不同來源的文件不能混淆，以及尊重檔案的原始整理順序，這樣做能夠保證檔案維持其形成者所擬定的順序不變。第一個原則意在保護全宗的唯一標識，第二個原則意在保護全宗內各部分的完整。

這些檔案整理的原則同樣適用于檔案著錄，它可以超越時間的界限，把檔案的原始整理順序、檔案的歷史與檔案的形成者聯系起來。在檔案被移入保管機構之時，檔案著錄通過證明和體現檔案的生成與利用情況，可以使檔案之間建立固定、永久的聯系。從這個角度看，檔案著錄可以被當作是檔案全宗真實性的證明。

除了把檔案著錄與檔案真實性相聯系，我們也把著錄與檔案工作者的角色相聯系。檔案工作者一直是被公眾所信賴的檔案管理員，如果我們認為有責任對他們的行為有所說明，檔案著錄是一個重要又公開的辦法。通過著錄，我們可以記錄檔案被保管的一些情況，這些都提供給檔案現在和將來的所有者和利用者。檔案工作者向對這些檔案感興趣的人說明對檔案的補充和更改——我們保護了這些檔案的真實性。

毫無疑問，我們把自己的行為透明化，從而把其他的事交給考據學家處理。但是我們一旦認可檔案著錄與真實性之間有關聯，那么此說法的弱點也暴露無遺。正如原文考證中有意識地對原文進行重新闡釋，檔案著錄也有意識地對檔案文件進行重新闡釋。因為著錄決定了檔案參考資料的范圍，檔案工作者應在闡釋檔案的過程中，說明自身的角色和責任。

說明檔案工作者的角色，是指使人們看到和注意這個角色。對檔案工作者來說，它意味著自己的角色為公眾所知，并且表現于著錄信息中，是無所不知的敘述者。問題是，為了利用者的權益，檔案工作者采用何種特殊方式才能說明自己的角色?其中Michele Light和Tom Hyry主張附上一份記錄單。在書籍出版中，書的末頁往往有一些關于書的制作過程和作者姓名等信息，也可能附帶有作者的個人評價。他們二人主張檔案工作者應使用一份記錄單，用來記錄檔案管理鏈條，即檔案工作者對檔案的鑒定、整理以及著錄等過程，以及檔案工作者和他自己對這些檔案的看法等信息。

當然，現有的檔案著錄標準已經包含了上述某些信息。例如，檔案的保管過程作為一個著錄項已經被寫入美國、加拿大和國際的某些標準之中。美國和國際上的檔案著錄標準中包含了與鑒定相關的一些著錄項目，它們記錄了最原始的著錄日期和后來的修訂日期，以此來管理著錄過程。檔案工作者應該形成和修訂這些原始資料。作者認為，無論如何，記錄單的特別之處在于它體現了在處理檔案過程中人們對管理者角色的自覺關注，給資助者呈現了一個特殊的視角。它意味著研究者注意到研究工具和原始材料展現的一個媒介——“I”。因此，記錄單包含哪些信息，這些信息是否有別于著錄內容也是值得研究的一個問題，

另外一個重要問題是檔案著錄語言的使用。許多全宗的著錄源自不完整、不確切的信息，檔案工作者把這些信息整合在一起，但是這樣有一種完整的假象，怎樣使利用者知曉我們的知識缺口呢?Carlo·Ginzburg認為可以用“或許”和“有可能”這些詞來描述。Ginzburg把這些詞語的使用當作是歷史學家警示讀者的一種方法，用來區分“確鑿的證據”和“某種歷史可能性”。

他把這種方法比作是“現代文藝復興技術，把表面空白的部分更好地演繹而不是重新描畫企圖隱藏，就像他們過去做的那樣。”在檔案著錄中他們要面對的問題是我們如何表現我們要描述的事件?它們傳達了怎樣的證據性?它們是否含蓄或明確地告知了確鑿的證據與某種歷史可能性之間的區別?它們是否告訴利用者，檔案人員可能和他們一樣不清楚某些信息?

3.2 檢索工具作為一種社會歷史性記錄的存在

檢索工具，例如某些學術出版物，并不完全是輔助研究的客觀工具。這一共識是第二種研究思路的認識來源。它們是流轉于時空中具有歷史文化意義的文本，它們被特定的意識和觀念塑造，這種觀念和意識決定了信息的存留和重要與否。檢索工具的歷史性發展是檔案學發展進程中值得研究的一個問題。現今本行業和整個社會中哪些觀念是受它們的影響?它們直接面向哪些人群?它們的傳播方式究竟影響其內容和形式到何種程度?長久以來，在不同的機構和文化環境中它們是如何演變的?

研究這一問題的方法之一是追尋某些特殊檔案檢索工具的演變來回答以下問題：哪些因素能證明檔案的同一性和真實性?這些因素長期以來是怎樣演變的?為了適應決定檔案著錄單元的新標準，怎樣在檢索工具中說明一組重新整理的檔案?網絡檔案信息著錄實踐中所運用的技術性標準，如MARC以及EAD標準，它們對檔案著錄的深度和廣度產生了怎樣的特殊影響? Nicholson·Baker曾經指出，自從圖書館的卡片式檢索工具被網絡編目取代后，著錄和編目的深度和廣度就明顯不如從前了。在傳統檢索工具轉變成EAD格式后，我們是否也發現了同樣的問題?如果是這樣，這些決定檔案同一性和真實性的因素是否被丟棄了呢?

3.3 由前兩種思路推論出的檔案著錄模式

在思考前兩種研究思路以及檔案著錄、真實性關系的基礎上，第三種思路就是要研究一種很有潛力的檔案著錄模式。其首要目標是根據新的考據學理論與實踐以及互聯網的潛在功能，分析這種模式可能具備的某些特點。

新的考據學反映了傳統編輯向歷史編輯的轉變。編輯們不再試圖恢復文獻的原意，而是更加注重保護不同時代文獻所形成的顯著特征。學術出版物介紹了支持歷史編輯的學者們的觀點，他們強調靈活性和無固定答案的表現方式，關注編輯過程而不是結果。

互聯網也是突破當前手工著錄實踐局限性和探索拓寬檔案著錄范圍的理想工具。它為用戶提供了多種檢索途徑，并且用戶能夠自由選擇。互聯網也給用戶提供了更大的發揮空間，他們可以自由地表達個人的獨到見解和提出更多可供選擇的方法。

基于網絡的注釋是超文本技術的一個具體方面，它激發了人們探索更多路徑的興趣。同時，檔案工作者必須注意到，這種無限制的可能性會帶來諸多風險。作為一種描述工具，超文本技術在給檔案工作者提供便利的同時，也預示著一種責任。假如一份超文本文件的每個鏈接具有單獨意義．那么，通過構建這些鏈接的路徑，我們弄清楚每個超文本鏈接的理論基礎顯得尤為關鍵。換句話說，僅僅構造出鏈接是遠遠不夠的，我們必須將其放在上下文中，使用戶明白文本之間的相關性。

在用戶使用網絡上的著錄系統時，建立標準的著錄系統對其提供幫助是很有必要的。雖然這種著錄模式不能完整地描述一組檔案，但也不是毫不相關的。對于那些通過鏈接或偶然點擊到的超文本文件，精確可靠的線性結構是準確描述這些文件的基礎。在繁復的網絡中，各種多媒體文件格式不一，一個標準的著錄系統可以為用戶提供可靠的支持。

對這種研究思路的探索，還有一系列問題需要解決。這種模式究竟如何實實在在地使著錄成為檔案工作者維護檔案真實性的工具?在這個大問題中，還包含一些更具體的問題：在網絡中何種文件可能或應該使用超文本鏈接?這些文件的具體細節應該是什么樣?我們如何將這些超文本鏈接的結構置于上下文中研究?那些我們提供給用戶的有用文件，在法律上或實際工作中有沒有限制?在網絡著錄模式中，采取何種具體方式為用戶提供標準的著錄系統?

4 結語

文章中提出的兩種研究思路及具體問題，都與當前加拿大社會與人文科學研究委員會資助的“檔案著錄與真實性”項目所關注的焦點相關。希望這項研究有助于人們在理論和社會歷史基礎上，對建立檔案著錄與真實性關系加深理解，特別是在網絡環境下，開闊研究思路，拓寬研究視野，創建新的著錄模式；也希望檔案學同其他人文社會科學如考據學等，在理念和方法論上互相借鑒，共同探索。