新鄉(xiāng)市電子文件歸檔管理分析

摘要：本文著重調(diào)查分析了新鄉(xiāng)市電子文件歸檔工作與檔案信息化建設的現(xiàn)狀，認為人才匱乏、經(jīng)費短缺是造成目前現(xiàn)狀的根本原因。建議盡快培養(yǎng)、引進適合于檔案信息化、數(shù)字化建設的人才，補充足夠的專項經(jīng)費，在市政府及各單位的大力支持下，搭建檔案信息網(wǎng)絡平臺，促使檔案信息化建設的健康發(fā)展。

關鍵詞：電子文件歸檔 電子檔案管理檔案信息化

計算機與網(wǎng)絡技術的迅猛發(fā)展，標志著信息社會的到來。檔案工作只有加快檔案信息化、數(shù)字化建設的步伐，才能適應時代的要求，與社會同步發(fā)展。電子文件的歸檔管理是檔案信息化建設的重要組成部分。由于電子文件的大量產(chǎn)生，還由于在電子環(huán)境中電子文件和電子檔案的界限不像紙質(zhì)文件與紙質(zhì)檔案那么清楚，加上目前電子文件的法律效力尚未得到全面的認可，電子文件尚未取得與“檔案”一樣的法律地位，因此，大力研究電子文件的理論與實踐，研究電子文件的產(chǎn)生、整理、歸檔、保管和利用，不僅是完全必要的，而且是非常緊迫的。最近，我們針對如何解決好電子文件歸檔、電子檔案管理，如何促進檔案信息化建設等問題進行了調(diào)查分析。

1 電子文件歸檔管理的現(xiàn)狀

1.1 人員。新鄉(xiāng)市檔案局內(nèi)設機關事業(yè)檔案指導科，工作人員2名；企業(yè)檔案指導科，工作人員1名。機關事業(yè)檔案指導科負責新鄉(xiāng)市直機關、事業(yè)(一級局、大專院校、金融系統(tǒng)等)115個單位的檔案業(yè)務指導工作，這115個單位從事檔案工作的專職檔案員30名，兼職檔案員130名；企業(yè)檔案指導科負責新鄉(xiāng)市直及駐新鄉(xiāng)企業(yè)132個單位的檔案業(yè)務指導工作，這132個單位從事檔案工作的專職檔案員140名，兼職檔案員75名。

1.2 掃描儀、刻錄機等設備。新鄉(xiāng)市檔案局(館)2001年4月30日創(chuàng)建了“新鄉(xiāng)檔案信息網(wǎng)”，為收集信息，開闊視野，促進新鄉(xiāng)市檔案工作的開展，方便人民群眾網(wǎng)上查詢檔案信息建立了一個網(wǎng)絡平臺。機關事業(yè)檔案指導科、企業(yè)檔案指導科及其他科、室各配備電子計算機1臺。新鄉(xiāng)市檔案館也先后配備了1l臺電子計算機(包括網(wǎng)站用機)。在機關事業(yè)檔案指導科負責檔案業(yè)務指導的115個單位中，30個單位檔案室配備有專用電子計算機，專供檔案管理、電子文件歸檔使用；85個單位采取本單位檔案室與其他部門或其他工作合用1臺電子計算機。在企業(yè)檔案指導科負責檔案業(yè)務指導的132個企業(yè)中，只有22個企業(yè)檔案室配備有電子計算機，而且這些電子計算機并沒有專門用于檔案管理和電子文件歸檔，只是用于打印檢索工具、條目式材料及其他設計圖樣材料等。

1.3 電子文件歸檔培訓。國家檔案局在2000年提出推進檔案信息化建設的任務，并于2002年11月25日正式發(fā)布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，2003年推出中華人民共和國國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》。新鄉(xiāng)市檔案局及時組織全市檔案工作者認真學習，并結(jié)合本市檔案工作的實際情況，積極采取一系列的行動：2003年7月28日下發(fā)了《關于認真貫徹執(zhí)行<電子公文歸檔管理暫行辦法> (國家檔案局第6號)的通知》；2005年4月7日下發(fā)了《關于舉辦電子檔案管理培訓班的通知》，特邀鄭州航院信息科學系主任劉永教授和世紀科怡公司鄭州紳藍科技有限公司經(jīng)理裴群濤、河南東方飛揚軟件技術有限公司副經(jīng)理張乾坤等授課，培訓市直機關、縣、區(qū)各單位的檔案員、市檔案館的全體人員等150人；2005年5月31日下發(fā)了《關于使用科怡檔案管理軟件的通知》；2005年10月、2005年12月、2006年4月，新鄉(xiāng)市檔案局又三次組織培訓，培訓人員達100余人。截至目前，新鄉(xiāng)市直機關有25個單位購買了世紀科怡的檔案管理軟件。雖然經(jīng)過了多次培訓、講解，但是大多數(shù)單位的檔案員還是不能熟練運用，對于軟件運行過程中遇到的某些問題，仍然無從下手，不知如何解決。有10多個單位仍處在試用期間。為了進一步搞好電子文件歸檔工作，在更大范圍內(nèi)推廣應用世紀科怡的檔案管理軟件，使新鄉(xiāng)的電子文件歸檔、電子檔案管理工作順利進行，2006年3月1日，新鄉(xiāng)市檔案局出臺了《新鄉(xiāng)市直機關歸檔紙質(zhì)文件與電子文件配套管理實施方案》及《市直機關電子文件歸檔范圍》，一方面新鄉(xiāng)市檔案局在本局采用世紀科怡檔案管理系統(tǒng)3.0(簡易版)，將本局2005年的電子文件進行歸檔。詳細記錄在電子文件歸檔及軟件運行過程中遇到的問題及解決辦法。并擬將這些問題及解決辦法集中起來，在獲得一定的經(jīng)驗后，再向新鄉(xiāng)市直各單位傳授推廣，使每個單位的檔案員都行動起來，逐步熟練掌握檔案管理軟件的格式、操作技巧、增強解決問題的能力，共同做好電子文件歸檔工作。另一方面2005年新鄉(xiāng)市檔案局在市直機關中的城管局、紀檢委等單位進行試點，要求這些單位先將本單位2004年度的電子文件按規(guī)定集中歸檔存入軟盤，而后由市檔案館接收時按檔案管理軟件的要求轉(zhuǎn)換刻錄到光盤上儲存。目前，新鄉(xiāng)市檔案館技術人員正在研究探討電子文件轉(zhuǎn)換刻錄、電子檔案接收等方面的具體工作方法步驟，并撰寫出《新鄉(xiāng)市檔案館電子檔案接收暫行辦法》，使電子文件歸檔和電子檔案接收工作做起來有章可循。

新鄉(xiāng)市檔案局在“十一五”規(guī)劃中，著重規(guī)劃了新鄉(xiāng)市檔案信息化建設的內(nèi)容和目標，要求“積極推進檔案信息化進程，完成局域網(wǎng)與黨政網(wǎng)、因特網(wǎng)和檔案目錄數(shù)據(jù)庫的互聯(lián)互通，形成以新鄉(xiāng)檔案信息網(wǎng)為核心，連接全市各縣(市、區(qū))檔案行政管理部門的檔案信息網(wǎng)絡，逐步實現(xiàn)政府公開信息和開放檔案信息的網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳遞，信息聚集和檔案發(fā)布，最大限度地實現(xiàn)信息資源的社會共享”；“規(guī)范電子文件歸檔管理與接收工作”；“努力將檔案信息化建設納入本地區(qū)信息化建設總體規(guī)劃”等。

2 制約電子文件歸檔工作的原因

2.1 人才匱乏。人才在檔案信息化建設中始終處于主導地位，是檔案信息化建設的主體，關系到檔案信息化建設的成敗。目前，檔案信息化建設的人才極其缺乏是新鄉(xiāng)市檔案信息化建設的最大障礙。一方面，新鄉(xiāng)市檔案局兩個業(yè)務指導科的工作人員僅3名，負責市直247個(機關、企業(yè))單位的檔案業(yè)務指導工作已經(jīng)力不從心。另一方面，新鄉(xiāng)市直機關、事業(yè)、企業(yè)單位的檔案員，專職搞檔案工作的比較少，大部分是所在單位辦公室的內(nèi)勤兼管檔案工作，平時所負責的工作項目比較多，用于檔案工作的時間、精力很有限。而且這些檔案員大多缺乏電子文件、電子檔案方面的知識。雖然，幾年來新鄉(xiāng)市檔案局組織過大大小小的專項培訓，但是，要求他們每個人迅速掌握電子文件歸檔、電子檔案管理等技術，是需要有一定的基礎、時間的。目前，新鄉(xiāng)市檔案館內(nèi)能夠設計編制簡易軟件，創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫的技術人員僅有1人；能夠較熟練操作電腦，利用電腦打印，掃描檔案的人員也只有2-3人；除此之外大部分人員只會利用電腦打字、上網(wǎng)、發(fā)電子郵件等。這種專門人才嚴重匱乏的狀況，與檔案信息化建設的需求是極不相稱的。

2.3 經(jīng)費短缺。每年政府對檔案部門投入經(jīng)費的多少，直接影響著檔案工作的開展。新鄉(xiāng)市的經(jīng)濟狀況在全省范圍內(nèi)比較靠后，所以每年市財政向檔案部門的投入很有限、除保證工作人員工資和為數(shù)不多的辦公經(jīng)費外，沒有專項的業(yè)務經(jīng)費。經(jīng)費不足難以為檔案信息化建設創(chuàng)造必要的條件。

3 搞好新鄉(xiāng)市檔案信息化建設的幾點建議

3.1 培養(yǎng)、引進人才。檔案信息化建設既需要熟練掌握檔案專業(yè)知識的人才，又需要熟練運用網(wǎng)絡技術的專業(yè)人才，即復合型人才，具體可分為：檔案信息化建設研究設計型人才、管理型人才、操作型人才、法律人才。這幾種類型人才，目前在從事檔案工作人員中是相當缺乏的。培養(yǎng)和造就一批電子文件與電子檔案管理人員是當務之急，必須引起檔案界、教育界及社會各界的高度重視，并盡快采取以下措施加以解決。

3.1.1 檔案部門和高等院校結(jié)合辦學，培養(yǎng)電子檔案管理人才。高等院校按照電子檔案管理人員必備知識和技能的要求，擬定教學大綱，組織教材編寫。按要求招收新生，進行系統(tǒng)培訓，盡快造就成批的電子檔案管理人員。檔案部門作為電子檔案管理人員的實踐基地，努力創(chuàng)造條件，做好準備，使那些學了理論的電子檔案管理人員更好地將所學理論與工作實踐結(jié)合起來，盡快開展工作，以適應檔案信息化建設迅猛發(fā)展的需要。

3.1.2 檔案部門招聘具有理工專業(yè)的大學本科學歷，懂電子計算機軟硬件技術或數(shù)字通信技術的工程技術人員。由檔案部門組織，安排一年左右的短期集中培訓，進行檔案學概論、檔案管理學、文書學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學等系統(tǒng)教育，幫助他們增強檔案意識，掌握檔案管理的基本理論、管理原則、方法、管理環(huán)節(jié)及保護技術等，以適應對電子檔案管理的需要。

3.1.3 從檔案戰(zhàn)線抽調(diào)一批具有大學專科學歷，年齡在40歲以下，并具備檔案管理基礎知識及檔案工作實踐經(jīng)驗，而且對電子檔案有一定了解，或有興趣的檔案人員，由檔案部門組織派送到高校進行1-2年的集中培訓，學習有關自然科學的基礎學科、微電子技術、電子計算機軟硬件技術、數(shù)字通信及電子計算機網(wǎng)絡技術、電子計算機在檔案工作中應用的技術等系統(tǒng)知識，以適應電子檔案管理的需要。

3.1.4 檔案部門制定行之有效的獎勵制度。激發(fā)鼓勵那些在檔案工作中刻苦學習新知識，開拓創(chuàng)新新技術，在檔案信息化建設、電子文件歸檔、電子檔案管理等工作中做出突出貢獻的工作人員。進而在檔案系統(tǒng)自覺形成比學習、比創(chuàng)新、比貢獻的新風氣，造就人才，為促進檔案信息化建設奠定堅實的基礎。

3.1.5 檔案部門盡可能地組織有關技術人員到外地參觀學習。比如到深圳、廣州、青島等沿海發(fā)達地區(qū)的檔案部門學習他們在檔案信息化建設方面的好做法、好經(jīng)驗、好思路。通過學習兄弟部門的先進經(jīng)驗，結(jié)合新鄉(xiāng)市的具體情況，組織這些技術人員不定期地在一起探討，相互交流，從實踐工作中培養(yǎng)出適合檔案信息化建設的人才。

3.2 補充足夠經(jīng)費。檔案信息化建設是各單位工作發(fā)展、提高工作效率的必然趨勢和要求。面對電子政務的日益推廣、成熟，不少單位已經(jīng)意識到檔案信息化對工作發(fā)展的重要作用。但是，由于一些單位的經(jīng)費緊張，專門用于電子文件歸檔的計算機及其他設備至今沒有配備，這就影響到電子文件歸檔工作的正常進行，影響到電子檔案的正常管理和利用等。日前，新鄉(xiāng)市人民政府市長李慶貴在《建設信息化社會 打造“數(shù)字新鄉(xiāng)”》一文中提到：“強力推進國民經(jīng)濟和社會信息化進程，打造‘數(shù)字新鄉(xiāng)’。我們將突出抓好信息化基礎設施建設、信息技術應用、信息人才培養(yǎng)三個重要環(huán)節(jié)，促進新鄉(xiāng)信息化建設的快速發(fā)展。”檔案行政管理部門及各單位的檔案工作者，應抓住這個大好時機，大力宣傳檔案信息化建設的重要作用及緊迫性，使新鄉(xiāng)市黨政領導及各單位的領導對檔案信息化建設工作重視起來，增加投入，補充足夠的經(jīng)費，配備適應電子文件歸檔、電子檔案管理、移交需要的設施、設備，加快推進“文檔一體化”的進程。

3.3 建立信息網(wǎng)絡平臺。檔案信息化建設主要集中在辦公系統(tǒng)下的文件管理、檔案管理、檔案資源建設、網(wǎng)絡建設這幾個層面。目前，新鄉(xiāng)市檔案信息化建設還處于利用計算機進行檔案的存儲和打印檢索工具的初級階段。要想達到利用網(wǎng)絡系統(tǒng)開展電子文件的運轉(zhuǎn)、歸檔、利用、移交，網(wǎng)上進行檔案的全文檢索、編研，對原有的檔案資源數(shù)字化，能開展數(shù)據(jù)分析處理，為利用者服務的水平，還有相當一段距離。因此，必須在促進電子政務、辦公自動化管理逐步成熟的基礎上，將檔案信息化建設納入新鄉(xiāng)市信息化建設的總體規(guī)劃之中，建立檔案信息網(wǎng)絡平臺，對電子文件的產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、歸檔、檔案利用等整個運行過程進行全面而系統(tǒng)的管理。在“建設信息化社會，打造‘數(shù)字新鄉(xiāng)、’”的大環(huán)境下，檔案工作者要抓住機遇，加大宣傳力度，研究可行性辦法，為推動檔案信息化建設向著更深、更廣、更高的方向發(fā)展做出新的貢獻。

(作者單位：新鄉(xiāng)市檔案館)