新鄉(xiāng)市電子文件歸檔管理分析

摘要：本文著重調(diào)查分析了新鄉(xiāng)市電子文件歸檔工作與檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，認(rèn)為人才匱乏、經(jīng)費(fèi)短缺是造成目前現(xiàn)狀的根本原因。建議盡快培養(yǎng)、引進(jìn)適合于檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)的人才，補(bǔ)充足夠的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，在市政府及各單位的大力支持下，搭建檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，促使檔案信息化建設(shè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電子文件歸檔 電子檔案管理檔案信息化

計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，標(biāo)志著信息社會(huì)的到來(lái)。檔案工作只有加快檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)的步伐，才能適應(yīng)時(shí)代的要求，與社會(huì)同步發(fā)展。電子文件的歸檔管理是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。由于電子文件的大量產(chǎn)生，還由于在電子環(huán)境中電子文件和電子檔案的界限不像紙質(zhì)文件與紙質(zhì)檔案那么清楚，加上目前電子文件的法律效力尚未得到全面的認(rèn)可，電子文件尚未取得與“檔案”一樣的法律地位，因此，大力研究電子文件的理論與實(shí)踐，研究電子文件的產(chǎn)生、整理、歸檔、保管和利用，不僅是完全必要的，而且是非常緊迫的。最近，我們針對(duì)如何解決好電子文件歸檔、電子檔案管理，如何促進(jìn)檔案信息化建設(shè)等問(wèn)題進(jìn)行了調(diào)查分析。

1 電子文件歸檔管理的現(xiàn)狀

1.1 人員。新鄉(xiāng)市檔案局內(nèi)設(shè)機(jī)關(guān)事業(yè)檔案指導(dǎo)科，工作人員2名；企業(yè)檔案指導(dǎo)科，工作人員1名。機(jī)關(guān)事業(yè)檔案指導(dǎo)科負(fù)責(zé)新鄉(xiāng)市直機(jī)關(guān)、事業(yè)(一級(jí)局、大專院校、金融系統(tǒng)等)115個(gè)單位的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，這115個(gè)單位從事檔案工作的專職檔案員30名，兼職檔案員130名；企業(yè)檔案指導(dǎo)科負(fù)責(zé)新鄉(xiāng)市直及駐新鄉(xiāng)企業(yè)132個(gè)單位的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，這132個(gè)單位從事檔案工作的專職檔案員140名，兼職檔案員75名。

1.2 掃描儀、刻錄機(jī)等設(shè)備。新鄉(xiāng)市檔案局(館)2001年4月30日創(chuàng)建了“新鄉(xiāng)檔案信息網(wǎng)”，為收集信息，開(kāi)闊視野，促進(jìn)新鄉(xiāng)市檔案工作的開(kāi)展，方便人民群眾網(wǎng)上查詢檔案信息建立了一個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。機(jī)關(guān)事業(yè)檔案指導(dǎo)科、企業(yè)檔案指導(dǎo)科及其他科、室各配備電子計(jì)算機(jī)1臺(tái)。新鄉(xiāng)市檔案館也先后配備了1l臺(tái)電子計(jì)算機(jī)(包括網(wǎng)站用機(jī))。在機(jī)關(guān)事業(yè)檔案指導(dǎo)科負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的115個(gè)單位中，30個(gè)單位檔案室配備有專用電子計(jì)算機(jī)，專供檔案管理、電子文件歸檔使用；85個(gè)單位采取本單位檔案室與其他部門(mén)或其他工作合用1臺(tái)電子計(jì)算機(jī)。在企業(yè)檔案指導(dǎo)科負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的132個(gè)企業(yè)中，只有22個(gè)企業(yè)檔案室配備有電子計(jì)算機(jī)，而且這些電子計(jì)算機(jī)并沒(méi)有專門(mén)用于檔案管理和電子文件歸檔，只是用于打印檢索工具、條目式材料及其他設(shè)計(jì)圖樣材料等。

1.3 電子文件歸檔培訓(xùn)。國(guó)家檔案局在2000年提出推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)，并于2002年11月25日正式發(fā)布了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，2003年推出中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》。新鄉(xiāng)市檔案局及時(shí)組織全市檔案工作者認(rèn)真學(xué)習(xí)，并結(jié)合本市檔案工作的實(shí)際情況，積極采取一系列的行動(dòng)：2003年7月28日下發(fā)了《關(guān)于認(rèn)真貫徹執(zhí)行<電子公文歸檔管理暫行辦法> (國(guó)家檔案局第6號(hào))的通知》；2005年4月7日下發(fā)了《關(guān)于舉辦電子檔案管理培訓(xùn)班的通知》，特邀鄭州航院信息科學(xué)系主任劉永教授和世紀(jì)科怡公司鄭州紳藍(lán)科技有限公司經(jīng)理裴群濤、河南東方飛揚(yáng)軟件技術(shù)有限公司副經(jīng)理張乾坤等授課，培訓(xùn)市直機(jī)關(guān)、縣、區(qū)各單位的檔案員、市檔案館的全體人員等150人；2005年5月31日下發(fā)了《關(guān)于使用科怡檔案管理軟件的通知》；2005年10月、2005年12月、2006年4月，新鄉(xiāng)市檔案局又三次組織培訓(xùn)，培訓(xùn)人員達(dá)100余人。截至目前，新鄉(xiāng)市直機(jī)關(guān)有25個(gè)單位購(gòu)買(mǎi)了世紀(jì)科怡的檔案管理軟件。雖然經(jīng)過(guò)了多次培訓(xùn)、講解，但是大多數(shù)單位的檔案員還是不能熟練運(yùn)用，對(duì)于軟件運(yùn)行過(guò)程中遇到的某些問(wèn)題，仍然無(wú)從下手，不知如何解決。有10多個(gè)單位仍處在試用期間。為了進(jìn)一步搞好電子文件歸檔工作，在更大范圍內(nèi)推廣應(yīng)用世紀(jì)科怡的檔案管理軟件，使新鄉(xiāng)的電子文件歸檔、電子檔案管理工作順利進(jìn)行，2006年3月1日，新鄉(xiāng)市檔案局出臺(tái)了《新鄉(xiāng)市直機(jī)關(guān)歸檔紙質(zhì)文件與電子文件配套管理實(shí)施方案》及《市直機(jī)關(guān)電子文件歸檔范圍》，一方面新鄉(xiāng)市檔案局在本局采用世紀(jì)科怡檔案管理系統(tǒng)3.0(簡(jiǎn)易版)，將本局2005年的電子文件進(jìn)行歸檔。詳細(xì)記錄在電子文件歸檔及軟件運(yùn)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題及解決辦法。并擬將這些問(wèn)題及解決辦法集中起來(lái)，在獲得一定的經(jīng)驗(yàn)后，再向新鄉(xiāng)市直各單位傳授推廣，使每個(gè)單位的檔案員都行動(dòng)起來(lái)，逐步熟練掌握檔案管理軟件的格式、操作技巧、增強(qiáng)解決問(wèn)題的能力，共同做好電子文件歸檔工作。另一方面2005年新鄉(xiāng)市檔案局在市直機(jī)關(guān)中的城管局、紀(jì)檢委等單位進(jìn)行試點(diǎn)，要求這些單位先將本單位2004年度的電子文件按規(guī)定集中歸檔存入軟盤(pán)，而后由市檔案館接收時(shí)按檔案管理軟件的要求轉(zhuǎn)換刻錄到光盤(pán)上儲(chǔ)存。目前，新鄉(xiāng)市檔案館技術(shù)人員正在研究探討電子文件轉(zhuǎn)換刻錄、電子檔案接收等方面的具體工作方法步驟，并撰寫(xiě)出《新鄉(xiāng)市檔案館電子檔案接收暫行辦法》，使電子文件歸檔和電子檔案接收工作做起來(lái)有章可循。

新鄉(xiāng)市檔案局在“十一五”規(guī)劃中，著重規(guī)劃了新鄉(xiāng)市檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容和目標(biāo)，要求“積極推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程，完成局域網(wǎng)與黨政網(wǎng)、因特網(wǎng)和檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的互聯(lián)互通，形成以新鄉(xiāng)檔案信息網(wǎng)為核心，連接全市各縣(市、區(qū))檔案行政管理部門(mén)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，逐步實(shí)現(xiàn)政府公開(kāi)信息和開(kāi)放檔案信息的網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳遞，信息聚集和檔案發(fā)布，最大限度地實(shí)現(xiàn)信息資源的社會(huì)共享”；“規(guī)范電子文件歸檔管理與接收工作”；“努力將檔案信息化建設(shè)納入本地區(qū)信息化建設(shè)總體規(guī)劃”等。

2 制約電子文件歸檔工作的原因

2.1 人才匱乏。人才在檔案信息化建設(shè)中始終處于主導(dǎo)地位，是檔案信息化建設(shè)的主體，關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的成敗。目前，檔案信息化建設(shè)的人才極其缺乏是新鄉(xiāng)市檔案信息化建設(shè)的最大障礙。一方面，新鄉(xiāng)市檔案局兩個(gè)業(yè)務(wù)指導(dǎo)科的工作人員僅3名，負(fù)責(zé)市直247個(gè)(機(jī)關(guān)、企業(yè))單位的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作已經(jīng)力不從心。另一方面，新鄉(xiāng)市直機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位的檔案員，專職搞檔案工作的比較少，大部分是所在單位辦公室的內(nèi)勤兼管檔案工作，平時(shí)所負(fù)責(zé)的工作項(xiàng)目比較多，用于檔案工作的時(shí)間、精力很有限。而且這些檔案員大多缺乏電子文件、電子檔案方面的知識(shí)。雖然，幾年來(lái)新鄉(xiāng)市檔案局組織過(guò)大大小小的專項(xiàng)培訓(xùn)，但是，要求他們每個(gè)人迅速掌握電子文件歸檔、電子檔案管理等技術(shù)，是需要有一定的基礎(chǔ)、時(shí)間的。目前，新鄉(xiāng)市檔案館內(nèi)能夠設(shè)計(jì)編制簡(jiǎn)易軟件，創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的技術(shù)人員僅有1人；能夠較熟練操作電腦，利用電腦打印，掃描檔案的人員也只有2-3人；除此之外大部分人員只會(huì)利用電腦打字、上網(wǎng)、發(fā)電子郵件等。這種專門(mén)人才嚴(yán)重匱乏的狀況，與檔案信息化建設(shè)的需求是極不相稱的。

2.3 經(jīng)費(fèi)短缺。每年政府對(duì)檔案部門(mén)投入經(jīng)費(fèi)的多少，直接影響著檔案工作的開(kāi)展。新鄉(xiāng)市的經(jīng)濟(jì)狀況在全省范圍內(nèi)比較靠后，所以每年市財(cái)政向檔案部門(mén)的投入很有限、除保證工作人員工資和為數(shù)不多的辦公經(jīng)費(fèi)外，沒(méi)有專項(xiàng)的業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)。經(jīng)費(fèi)不足難以為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造必要的條件。

3 搞好新鄉(xiāng)市檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

3.1 培養(yǎng)、引進(jìn)人才。檔案信息化建設(shè)既需要熟練掌握檔案專業(yè)知識(shí)的人才，又需要熟練運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)人才，即復(fù)合型人才，具體可分為：檔案信息化建設(shè)研究設(shè)計(jì)型人才、管理型人才、操作型人才、法律人才。這幾種類(lèi)型人才，目前在從事檔案工作人員中是相當(dāng)缺乏的。培養(yǎng)和造就一批電子文件與電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急，必須引起檔案界、教育界及社會(huì)各界的高度重視，并盡快采取以下措施加以解決。

3.1.1 檔案部門(mén)和高等院校結(jié)合辦學(xué)，培養(yǎng)電子檔案管理人才。高等院校按照電子檔案管理人員必備知識(shí)和技能的要求，擬定教學(xué)大綱，組織教材編寫(xiě)。按要求招收新生，進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，盡快造就成批的電子檔案管理人員。檔案部門(mén)作為電子檔案管理人員的實(shí)踐基地，努力創(chuàng)造條件，做好準(zhǔn)備，使那些學(xué)了理論的電子檔案管理人員更好地將所學(xué)理論與工作實(shí)踐結(jié)合起來(lái)，盡快開(kāi)展工作，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)迅猛發(fā)展的需要。

3.1.2 檔案部門(mén)招聘具有理工專業(yè)的大學(xué)本科學(xué)歷，懂電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)的工程技術(shù)人員。由檔案部門(mén)組織，安排一年左右的短期集中培訓(xùn)，進(jìn)行檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、文書(shū)學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)等系統(tǒng)教育，幫助他們?cè)鰪?qiáng)檔案意識(shí)，掌握檔案管理的基本理論、管理原則、方法、管理環(huán)節(jié)及保護(hù)技術(shù)等，以適應(yīng)對(duì)電子檔案管理的需要。

3.1.3 從檔案戰(zhàn)線抽調(diào)一批具有大學(xué)專科學(xué)歷，年齡在40歲以下，并具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)及檔案工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，而且對(duì)電子檔案有一定了解，或有興趣的檔案人員，由檔案部門(mén)組織派送到高校進(jìn)行1-2年的集中培訓(xùn)，學(xué)習(xí)有關(guān)自然科學(xué)的基礎(chǔ)學(xué)科、微電子技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信及電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)在檔案工作中應(yīng)用的技術(shù)等系統(tǒng)知識(shí)，以適應(yīng)電子檔案管理的需要。

3.1.4 檔案部門(mén)制定行之有效的獎(jiǎng)勵(lì)制度。激發(fā)鼓勵(lì)那些在檔案工作中刻苦學(xué)習(xí)新知識(shí)，開(kāi)拓創(chuàng)新新技術(shù)，在檔案信息化建設(shè)、電子文件歸檔、電子檔案管理等工作中做出突出貢獻(xiàn)的工作人員。進(jìn)而在檔案系統(tǒng)自覺(jué)形成比學(xué)習(xí)、比創(chuàng)新、比貢獻(xiàn)的新風(fēng)氣，造就人才，為促進(jìn)檔案信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.1.5 檔案部門(mén)盡可能地組織有關(guān)技術(shù)人員到外地參觀學(xué)習(xí)。比如到深圳、廣州、青島等沿海發(fā)達(dá)地區(qū)的檔案部門(mén)學(xué)習(xí)他們?cè)跈n案信息化建設(shè)方面的好做法、好經(jīng)驗(yàn)、好思路。通過(guò)學(xué)習(xí)兄弟部門(mén)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合新鄉(xiāng)市的具體情況，組織這些技術(shù)人員不定期地在一起探討，相互交流，從實(shí)踐工作中培養(yǎng)出適合檔案信息化建設(shè)的人才。

3.2 補(bǔ)充足夠經(jīng)費(fèi)。檔案信息化建設(shè)是各單位工作發(fā)展、提高工作效率的必然趨勢(shì)和要求。面對(duì)電子政務(wù)的日益推廣、成熟，不少單位已經(jīng)意識(shí)到檔案信息化對(duì)工作發(fā)展的重要作用。但是，由于一些單位的經(jīng)費(fèi)緊張，專門(mén)用于電子文件歸檔的計(jì)算機(jī)及其他設(shè)備至今沒(méi)有配備，這就影響到電子文件歸檔工作的正常進(jìn)行，影響到電子檔案的正常管理和利用等。日前，新鄉(xiāng)市人民政府市長(zhǎng)李慶貴在《建設(shè)信息化社會(huì) 打造“數(shù)字新鄉(xiāng)”》一文中提到：“強(qiáng)力推進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化進(jìn)程，打造‘?dāng)?shù)字新鄉(xiāng)’。我們將突出抓好信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息技術(shù)應(yīng)用、信息人才培養(yǎng)三個(gè)重要環(huán)節(jié)，促進(jìn)新鄉(xiāng)信息化建設(shè)的快速發(fā)展。”檔案行政管理部門(mén)及各單位的檔案工作者，應(yīng)抓住這個(gè)大好時(shí)機(jī)，大力宣傳檔案信息化建設(shè)的重要作用及緊迫性，使新鄉(xiāng)市黨政領(lǐng)導(dǎo)及各單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)工作重視起來(lái)，增加投入，補(bǔ)充足夠的經(jīng)費(fèi)，配備適應(yīng)電子文件歸檔、電子檔案管理、移交需要的設(shè)施、設(shè)備，加快推進(jìn)“文檔一體化”的進(jìn)程。

3.3 建立信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。檔案信息化建設(shè)主要集中在辦公系統(tǒng)下的文件管理、檔案管理、檔案資源建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)這幾個(gè)層面。目前，新鄉(xiāng)市檔案信息化建設(shè)還處于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)和打印檢索工具的初級(jí)階段。要想達(dá)到利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)開(kāi)展電子文件的運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、利用、移交，網(wǎng)上進(jìn)行檔案的全文檢索、編研，對(duì)原有的檔案資源數(shù)字化，能開(kāi)展數(shù)據(jù)分析處理，為利用者服務(wù)的水平，還有相當(dāng)一段距離。因此，必須在促進(jìn)電子政務(wù)、辦公自動(dòng)化管理逐步成熟的基礎(chǔ)上，將檔案信息化建設(shè)納入新鄉(xiāng)市信息化建設(shè)的總體規(guī)劃之中，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)電子文件的產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、檔案利用等整個(gè)運(yùn)行過(guò)程進(jìn)行全面而系統(tǒng)的管理。在“建設(shè)信息化社會(huì)，打造‘?dāng)?shù)字新鄉(xiāng)、’”的大環(huán)境下，檔案工作者要抓住機(jī)遇，加大宣傳力度，研究可行性辦法，為推動(dòng)檔案信息化建設(shè)向著更深、更廣、更高的方向發(fā)展做出新的貢獻(xiàn)。

(作者單位：新鄉(xiāng)市檔案館)