陳兆祦先生的檔案學思想

陳兆祦先生是新中國檔案學的開拓者之一，存中國人民大學創辦檔案專修班的第二年(1953)就走上了人大檔案系講臺，開始踏入檔案學專業的教學與理論研究領域，歷時40載。即使離休后，陳先生仍十分關注我國檔案事業的發展，孜孜不倦地從事著檔案學理論研究，筆耕不輟，時常有論著問世。陳先生在檔案學理論研究方面有著敏銳的洞察力和獨到鮮明的見解，他的檔案學思想有著豐富的內涵，有些思想不僅為現代檔案管理理論奠定了基礎，而且一定程度上推動了現代檔案學理論的發展。

1 陳先生的檔案學思想與成就

縱觀陳先生的檔案學理論研究成果，筆者認為其檔案學思想主要表現在三個方面。最突出的是文件論思想，這是先生始終堅定不移的。其次是檔案管理思想，這是先生在多年教學與科研實踐中形成的，奠定了現代檔案管理學理論的基礎。第三是“洋為中用”思想。先生常利用出國時機，學習國外檔案工作的先進經驗，并通過借鑒國外先進的理論和實踐，進行檔案學理論比較研究，以振興中國檔案事業，提高中國檔案工作水平

1.1 “文件論”思想

文件論思想是陳先生在認識檔案形成與運動規律的基礎上，吸收外國文件生命周期思想而逐漸形成的。文件論的主要觀點認為，文件是人們為了處理事務(包括相互聯系、記載事物、表達意志、交流情況等)而制作的記錄有信息的材料(與這一觀點相應的，認為文件是物化信息，是信息與物質的結合體)。檔案都來之于現行文件，檔案是由文件組成的，檔案是文件的特殊部分。文件的使用標志著人類已進入文明社會，文件的普遍使用是現代社會的一個特征；圖書、報刊以及其他信息記錄材料形成之初，一般也經歷了作為文件的過程。

先生認為，文件產生于各個組織或個人，是大量的、多種多樣的，互相又是有聯系的、共有的或共同使用的，有一個科學管理問題需要研究。從宏觀來說，要研究國際的和一個國家、一個民族、一個地區、一個系統的文件的制作、使用貯存問題；從微觀來說，要研究一個機關、一個企業、一個學校或其他任何一個單位、個人所產生與收到的文件的管理問題。從橫向來說，要研究政治、經濟、文化、科學、技術等各行各業使用的各種門類、各種記錄方式、各種制成材料的文件管理問題；從縱向來說，要研究文件在制作、使用、貯存和開發利用等不同運動階段的管理問題。總之，整個社會的文件(包括所含信息)的管理，是一項大的系統工程，應該加以綜合研究。

在此思想認識上，陳先生還提出了文件運動周期原理。他認為，文件從其產生至消亡是一個運動的過程，可分為四個階段：文件的制作階段，文件的現實使用階段，文件的暫時保存階段，文件的永久保存階段。文件的這四個運動階段是互有聯系的一個有機整體、有著不同的特點。對于文件的管理，既要根據文件運動不同階段的特點采用不同的原則與方法進行特別的管理，又要將其作為一個系統實施“一體化”管理。

1.2 檔案管理思想

陳先生的檔案管理思想主要來源于教學實踐，而對檔案工作實際問題的關注則激發了形成這一思想的靈感。先生的檔案管理思想最早反映在1962年作為內部交流教材出版的《檔案管理學》。這部教材是由陳兆祦先生在歷年檔案專業教學中使用的講義的基礎上主編而成的，“是中華人民共和國成立后第一次出版的高等學校檔案管理學教材。”1980年曾修訂。此書基本內容有兩部分，一是有關檔案和檔案工作的基本理論；二是有關檔案管理——收集、整理、鑒定、保管、統計和利用的一般原理和方法。1982年陳先生與和寶榮先生合著《檔案工作基本知識》。1986年，陳先生與和寶榮先生共同主編《檔案管理學基礎》，作為中國人民大學檔案管理學課程的一本基礎教材。這本書主要吸收了前《檔案管理學》、《檔案工作基本知識》的研究成果，將基本內容增至四部分，較前豐富。“這三本教材對我國開展檔案學專業高等教育和普及檔案學知識，起著重要作用。”12_隨著時代的發展，為適應檔案工作的需求，《檔案管理學基礎》一書又曾于1996年、2005年兩次修訂，重印多次，可見其學術價值和實踐指導意義之大。限于篇幅，本文僅對陳先生最為突出的檔案管理思想予以論述。

1.2.1對檔案及其本質屬性的認識

若對檔案管理理論進行研究，必先對檔案概念有清晰的認識。陳先生對檔案定義有著獨到的見解。根據我國的習慣和現實經驗，構成一個比較科學的檔案定義，應該包括以下四個要素：一是指出檔案的屬性——說明檔案是什么；二是指出檔案的來源——說明檔案是從哪里產生的以及檔案的形成原因；三是指出檔案的形態——說明檔案是什么樣的，以及檔案的范圍包括哪些東西；四是指明檔案的特點——說明檔案的基本性質是什么以及檔案區別于其他資料的主要特征。為此，他這樣認識檔案：“我個人對檔案定義的看法，仍堅持傳統的基本觀點。但在具體表述上，根據大家討論的意見和參考外國的檔案定義，主張分兩段下定義：首先給文件下定義，認為文件是組織或個人(即‘人們’)為處理事務(即‘辦事’，包括相互聯系、交流情況、記載事物、表達意志、總結經驗等)而制作的記錄有信息的材料(即‘物質材料’、‘物體’)。其次給檔案下定義為保存起來以備查考(即‘存檔’、‘歸檔’)的文件。前者用以區別其他記錄有信息的材料(如圖書、報紙、刊物、音像出版物等)，后者用以區別其他文件(如正在制作中的文件、正在現實使用中的文件、沒有保存價值或不需要歸檔的文件等)”。同時，先生還提出文件作為檔案保存一般需要具備三個條件：處理完畢、具有查考價值、集中保存起來。為了管好檔案，他著重提出“必須下功夫研究文件，特別是掌握文件的生命周期”。由此可見．陳先生認為檔案與文件密不可分。

在檔案學界，檔案的本質屬性是原始記錄性似乎成為不爭的事實。然而，陳先生通過多年研究和思考，認為，檔案只是文件中的一個特殊部分，與一般的文件有所不同，僅僅原始記錄性還沒有反映出它的重要特性。“歸檔保存以備查考”才真正揭示出檔案與一般文件不同的特性，應該是檔案的本質屬性。

認清檔案的本質屬性十分重要，對檔案工作實踐有著現實意義。陳先生認為，文件主要處于收藏、保存、儲備狀態下(為以后、將來查考使用)時才成為檔案。對于檔案來說，收藏、保存、儲備(特別是長久存世)是極為重要的一件事，沒有收藏、保存、儲備就沒有檔案。檔案管理不僅要“以利用為綱”，更要“重保管”。沒有那些既默默無聞又偉大的檔案工作者們歷盡千辛萬苦地將檔案保存下來，何談開發利用?!電子文件的出現，對于文件、文件管理乃至整個人類社會來說都是一個重大進步，可以說是革命性的；但是，對于檔案、檔案工作來說，是一把雙刃劍，要將電子檔案、數字化檔案長久地保存下去并非易事，恐怕比傳統形式的檔案要困難得多。認識到檔案的這一特性是非常重要的。

1.2.2 對檔案鑒定問題的認識

檔案管理理論中，檔案鑒定是其中的重要組成部分。隨著現代經濟和信息技術的飛速發展，文件制作越來越容易，從而使得文件數量也越來越大。因此，新時期檔案鑒定異常重要。先生認為，檔案鑒定是決定檔案命運和決定檔案質量的一項重要工作，已成為當務之急。

首先，先生主張加強文件歸檔范圍和檔案保管期限表的研究和制定，認為這不僅是做好現時檔案保存價值鑒定工作的關鍵，是世界各國檔案工作的共同經驗，其重要的意義還在于能促進文件的形成和提高文件的質量，使其具備完整的構成要素和便于長遠保存。據說先生曾有編纂一部附有保管期限說明的《中國文件大全》的想法。

其次，先生認為，加強檔案保存價值鑒定工作，一要建立專門組織和專業隊伍；二要仔細研究各類、各種檔案的保存價值和保管期限，加強檔案宏觀鑒定；三建議引進“必要文件”概念，建立“必要檔案”管理機制，即增強憂患意識，自覺做好“必要檔案”的特別保護。

1.3 “洋為中用”思想——積極借鑒外國檔案工作的先進理論與實踐，進行比較研究

在以上論述陳先生的部分檔案學思想和成果中，可以發現，這些思想和成果不同程度貫穿著更深層的思想——“洋為中用”。為了深入研究中國檔案學理論與實踐，陳先生積極借鑒外國的先進經驗，開展適合我國國情的檔案管理理論和方法的研究，并取得了一定的成果，如文件論和檔案鑒定理論等。然而，這一思想則更多地體現在他所倡導建立的比較檔案學理論中。先生在這一領域的主要研究成果反映在他1985年主編的《三十國檔案工作概況》一書中，此部著作于1995年又增添了大部分內容，修訂為《六十國檔案工作概況》。此兩書的出版曾得到我國檔案界領導人的贊許和鼓勵，時任中共中央辦公廳副主任、國家檔案局局長、中央檔案館館長王剛同志曾為《六十國檔案工作概況》作序。先生原計劃2006年出版《一百國檔案工作概況》，也收集了一些資料，后因健康原因而作罷。

早在上世紀80年代，陳先生和同仁們就一起開始拓展檔案學理論研究的新領域——比較檔案學。這可以說是建立在“洋為中用”思想之上的一種外在表現。改革開放以來，我國檔案事業發展迅速，特別是我國加入國際檔案理事會，與外國同行之間的交往日益頻繁，聯系日益密切，為開展中外檔案學理論比較研究迎來了有利時機。

比較檔案學是對比分析不同國家、不同地區、不同領域、不同時期檔案工作理論與實踐的特點和一般規律的學科。通過中外檔案學理論比較研究，我們不僅可以掌握本國檔案事業和檔案學的特點，探索檔案工作領域中的一般規律，而且能夠分析各國檔案工作理論與實踐的狀況、特點，在此基礎上取長補短，促進本國和世界檔案事業的發展。陳先生認為，比較檔案學具有三個特點：一是以比較法為其主要研究方法，學科體系從比較的角度，按不同類型的國家和地區、不同時期、不同領域的課題進行結構設計。如不同國家的檔案管理體制比較，檔案學理論和方法比較，檔案保護和檔案教育比較等。二是研究內容綜合性。比較檔案學不僅對檔案學基礎理論、應用理論和方法進行比較，而且也對檔案事業的方針政策和原則、管理體制和制度、組織體系，以及檔案事業的歷史和現實的社會背景等諸多問題進行比較研究，內容涉及整個檔案事業的領域，需要借助各學科的知識進行深層次的比較分析。三是研究范圍的國際性。它的研究范圍不能限于國內，而是跨國界的。其研究除了中外比較之外，還包括外國國家之間的比較。這樣不僅便于對國外經驗和研究成果的借鑒，也可促進國際檔案學術交流。

在這一思想的指導下，先生花去不少精力協助翻譯出版了一批外國檔案學著作，如美國謝倫伯格的《現代檔案——原則與技術》、英國庫克的《檔案管理》、加拿大泰勒的《檔案材料的整理與編目》、印度凱思帕利亞的《檔案材料的保護和修復》等。此外，先生還協助中國檔案學會對外聯絡部和《檔案學通訊》編輯部編輯出版了《外國檔案法規選編》。

陳先生的“洋為中用”思想不僅體現在其研究成果上，還始終貫穿于先生的行為表現當中，他出國探親、訪友，不只是游覽異國風光，而是想方設法花大量時間參觀美國、日本的檔案館和設施．參加他們的會議，研究他們的檔案管理經驗，購買檔案書刊、資料和檔案裝具。這一切都是先生自費進行的，未花公家一分錢。這也是本文下面要談到的先生的一種檔案情結吧!

2 陳先生從事檔案學研究的特點

2.1 檔案情結深厚

陳先生從20歲接觸檔案開始，就與檔案結下了不解之緣。他不僅熱愛檔案教育工作，而且孜孜不倦地從事著檔案理論研究。即便由于離休而離開教學崗位之后，他仍時常關注著我國檔案事業的發展，默默地工作，永不懈怠。深厚的檔案情結深深滲透在他的工作和生活中，成為他從事檔案學研究工作的一大特點。

陳先生從事了40年檔案教育工作，并深深愛上了這份工作。早些年，為了讓每個學生掌握要領，學會操作，他把每個學生的實習卷宗自己先整理好后又故意弄亂，以便在學生實習過程中隨時檢查，這種準備工作很麻煩，需要付出很多時間。為使全國高校檔案專業教師進修班的學生接觸實際，他不顧行政事務的繁忙，親自帶領學生到京、津、遼、陜、川等省、市調查實習，并告誡這些即將走上崗位的教師們，回到各地以后要親自參加一段檔案工作的實踐，這會更有利于今后的教學。如今，陳先生桃李滿天下，他的學生有的成為了檔案館長，有的成為了教授。

現已76歲的陳先生除了鍛煉身體之外，仍堅持每天下午閱讀書報和檔案專業期刊，關注著我國檔案工作的現狀和檔案學術研究動態，對檔案管理工作遇到的一些實際問題進行研究，書寫論文以發表自己的看法。離休至今，先生幾乎每年都有論文發表，僅中國學術期刊網上就達20多篇。此外，先生還主編了若干部著作，如前面提到的《六十國檔案工作概況》以及后來的《現代檔案工作實務》等就是在離休之后出版的。積極、樂觀、嚴謹的生活和治學態度，以及深厚的檔案情結，無時無刻不激勵著陳先生，使之為我國的檔案學研究做出了很大貢獻。

2.2 理論聯系實際

陳先生從事檔案專業教學與理論研究，無不從檔案實際工作出發。在幾十年的教育工作中，為使自己教學實踐和理論更加貼近實際，并鍛煉自己從實踐中發現新的理論動態的職業敏感性。陳先生經常抽時間去作調研，并堅持深入基層，掌握第一手材料。大江南北各檔案館，很多地方都留下了他的足跡。他還建議青年學者，研究問題一定要跟實際相結合，踏踏實實做學問。正因為他的檔案學理論來源于實踐，所以更經得起推敲和實踐的檢驗。

從先生近幾年發表的論著來看，基本都是和實踐工作緊密相關的，好多都是針對新時期的熱點和棘手問題。例如，隨著社會主義市場經濟如火如荼的建設，非國有企業逐漸成為我國經濟建設的重要組成部分，其檔案工作該如何進行成為一大問題。對此陳先生發表了自己的看法，認為非國有企業檔案工作自主發展好。再如，社會主義市場經濟建立和發展造成人才的大量流動，原有人事檔案管理制度已不適應當前形勢，人事檔案管理問題突現。對此，陳先生2003年在《檔案學通訊》上發表了《應當改革人事檔案的“終身”制》一文，針對目前人事檔案管理問題發表自己的見解，很有現實意義。還有，許多單位將專門檔案和有點特別的檔案當作資料處理，陳先生發表文章提出意見。其見解之新穎，致使許多人難以接受，因而有人寫文章加以反駁。據先生說，這是一個人問題，希望國家檔案行政管理機關予以關注。此外，先生還對新時期檔案工作遇到的標準化、檔案鑒定、文書檔案整理以及檔案行政管理機關的職權等許多問題提出了自己獨到的見解，對解決現實問題有著重要的參考價值。

陳先生非常注重檔案學研究的實用性和掌握大量材料，在專心研究檔案學理論的同時，還致力于工具書和資料的編輯。工具書編制和資料的收集編輯非常繁瑣，需要花費很大的時間和精力才能完成，然而陳先生卻樂此不疲。專業工具書和專業資料，對開展專業研究用處頗大，對實際工作也能起到很好的指導作用。從先生參與編輯出版的著作來看，工具書、資料書占有相當分量。如，1993年出版(1985年開始編纂)的由先生任常務副主編的《檔案學詞典》，1993年編著的《簡明檔案學詞典》(與黃坤坊合作)，1996年出版的《中華收藏大辭典》(先生任編委、撰稿人)，1999年出版的《辭海》(先生任編委兼分科主編、撰稿人)，現在先生還擔任著上海辭書出版社即將出版的《大辭海》編委兼分科主編；1993年主編的《文件論與檔案管理》(碩士學位論文集)，1997年主編的《中國檔案管理精覽》，1999年主編的《當代中國檔案學文庫》第1卷，2001年主編的《當代中國檔案學文庫》第2卷，等等。這些著作不僅系統總結了我國檔案工作的先進經驗和理論，還介紹了外國檔案工作狀況，對了解中外檔案事業發展基本狀況以及進行檔案學研究提供了便利途徑。

綜上所述，作為新中國檔案學的開拓者之一，陳先生在檔案學研究領域取得了豐碩的成果。然而這些成就的取得是與其嚴謹的治學態度和深深的檔案情結密不可分的。理論聯系實際是先生做學問的突出特點，而他深厚的檔案情結使之至今仍孜孜不倦、默默耕耘。這種精神和態度無不令我們新一代青年學者感動。2001年，中國人民大學檔案學院的一些研究生前去拜訪，陳先生還寫下幾句話與青年檔案學者共勉：“繼承傳統，調查實事，解放思想，追求真理。”這十六個字，也是先生一生治學態度的座右銘。