對檔案是文件前身觀點的若干質疑

摘要：本文針對劉東斌先生《論檔案形成在前》一文中的有關觀點．圍繞文件與檔案的本質特征和基本聯系，分別以記憶功能的表現、概念語義的關系、源流判別的準則和工作范圍的界定等問題作為切入點，闡述論證了從文件與檔案的基本運動規律來看，仍然是文件形成在前的基本命題。

關鍵詞：文件 檔案 形成關系

究竟是雞生蛋，還是蛋生雞?這是人們在認識事物運動發展規律時提出的一個基本命題。在檔案學研究中，檔案與文件究竟是什么關系?它們之間誰主誰次、誰先誰后?這則是我們認識檔案運動發展規律時必然要面臨的一個基本問題。從辯證的觀點來看，事物應該具有多面性和相對性，可以從不同的角度和取向上去進行認識，并能為我們全方位地認識事物帶來多維構思和啟迪。在檔案學界，公認度比較高的觀點認為文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來的。當然，也有一些學者提出了檔案中有不屬于文件范疇的東西，文件很難涵蓋檔案等不同觀點，而濮陽市檔案局的劉東斌先生則在2007年《檔案管理》第二期上發表了《論檔案形成在前》的文章，提出了完全相反的觀點。對劉東斌先生敢于反思、勇于探索的科學研究精神，筆者深表敬佩，但對其文中(以下簡稱“劉文”)的有關論點，筆者卻頗有疑問，特提出來與劉東斌先生商榷。

l 檔案是記憶工具，就決定著它必然形成在前嗎?

“劉文”認為“檔案是記憶工具，所以形成在前”，“按照‘原始’即‘最初的，第一手的’解釋，檔案一形成就是檔案，就該是最初的，根本就不存在‘前身’的問題?！睂τ谠撚^點，筆者從文中并未看到系統嚴密的論證和闡述，而更多的是作者大量引用國內外學者對檔案記憶性或記憶工具特性和重要性的觀點及看法。檔案具有原始性，是記憶工具，這是對檔案本質特征的經典描述，也是對檔案進行界定和認證的立足點，是檔案學研究中的一個核心問題，但這并不意味著檔案必然形成于文件之前，而恰恰說明檔案是文件有條件的轉化物。檔案的原始性和記憶性不可能憑空產生，正是因為人們為了規范、協調和指導有關工作或活動而必須首先形成各種相應的文件，當這些文件在完成了現行執行效用后，人們才可能從印證和記憶事實，留備查考的需求角度進行鑒別選留，而使之轉化成為檔案。由此可見，檔案“原始的”或“最初的”，“第一手的”基本屬性必須建立在已經開展或完成了的工作或實踐活動的基礎之上。也就是說，正因為文件直接而翔實地規定、記載和反映著各種工作活動的情況，是人們履行各種職責的必然產物，將之轉化為檔案后，也才使檔案具有了“原始的、最初的和第一手的”屬性。沒有文件的現行規定、記載和執行功能，就沒有檔案留備查考的“原始”記憶功能。就是史官記錄、會議記錄等記錄性文件，也是現實活動中履行工作職責的直接產物，如記錄人員進行記錄是在履行其工作職責，他們所記錄的內容，則是有關人員在實際活動中履行工作職責的情況，在這里，記錄本身就是一種現實工作行為，因此只有當這種現實的行為完成并對應產生相應的文件之后，才能夠從留備查考的功能上將之作為檔案保存?？梢?，檔案之所以具有“原始性”，就是因為其原始于人們在各種工作活動中為履行職責直接產生和使用的各種載體和形式的文件。為記憶而記憶的檔案是沒有多大意義的，離開人們開展工作活動的現實行為和事后的事實性查證需求，檔案不僅無從記憶，其“原始性”也將不復存在。

“劉文”還認為：“記憶是人腦的信息貯存功能，人類認識世界和改造世界的一切活動都是從記憶開始的，其他活動都是建立在記憶基礎之上的。也就是先有記憶活動后有其他活動，否則，其他活動將無法進行。”“檔案不僅延伸了人腦的記憶功能，而且繼承了人腦記憶的特性。也就是先有檔案的記憶功能，然后才有其他功能，其他功能都是建立在檔案形成在前的記憶功能之上的。檔案是原始的歷史記錄，是記憶工具，記錄的是原始記憶，所以檔案形成在前。”對于這樣的說法，筆者實在難于茍同，疑問有三：其一，果不首先進行相應的活動，那么去記憶什么?記憶是對已經開展了的活動的有關內容和情況的記憶，而不是對未來將要進行的活動的記憶(如一份計劃，它只是對決定要怎樣去做的活動的記憶，而該計劃具體實施的活動情況，則要通過總結來進行記憶)。其二，記憶能否決定和取代一切?即必須先有記憶活動和記憶功能，才有其他活動和功能嗎?記憶對于總結經驗，認識事物運動發展規律固然十分重要，但記憶也是有條件的。首先對于已經進行的活動并不是要把一切都記憶下來，而只是去記憶值得記憶的內容；其次，記憶不可能對一切都發生決定作用，只有當記憶的內容與需要開展的活動有關聯性并能產生促進作用時，記憶才發生相應的借鑒或指導作用，但這往往也不是決定其他功能的作用；其三，檔案的記憶功能從何而來?是否必須先于文件形成才能使其具有記憶功能?實際上決定檔案具有記憶功能的關鍵點并不在于它必須形成于文件之前，而正好是形成于文件之后，文件是形成檔案的最主要和最基本的物質基礎。也就是說在判定一個事物是否為檔案時，關鍵要看其是否具有歷史記錄特性，具有這種特性并值得保存備查的事物就能成為檔案，就能發揮特有的原始記憶功能。有學者也認為：“非原生的材料，只要具有記錄上的真實性，便具有構成檔案的基本要素。”如果不是在首先形成文件等事物的基礎之上來判定它們是否能夠發揮記憶功能，并能夠作為檔案來保管和利用，那么就無法解釋檔案主要由什么事物演變發展而來，為什么記憶功能是其區別于其他事物的基本功能。

2 是檔案之義形成在前，文件之意產生在后嗎?

對于“劉文”中“檔案之義形成在前．而文件之意產生在后”的觀點及其解釋，筆者主要有以下不同看法：

2.1 文字發明的最初功能并不單一地為了記錄語言、記憶備忘。不可否認，記錄語言、記憶備忘，是文字的一個重要功能，但是顯然不是唯一的功能。文字的發明運用應該是多功能的，如日常生活和工作活動中的信息規范交流功能，書法審美功能等。相對而言，文字的日常交流和社會管理工具的功能可能才是其最基本和最主要的功能，因為這是文字使用量最大和最頻繁的領域。從文字正常、合理的運動規律來看，恐怕還是先有實際的和常規的交流使用功能，然后才是記憶備忘功能。

2.2 記錄語言、記憶備忘也是文件本身具備的一個基本功能?？陀^地說，文件與檔案都具有記錄語言、記憶備忘的功能，如何嘉蓀教授就認為：“原始的(真實的)歷史記錄和有一定的保存價值，是檔案與文件共有的特性。”當然，由于它們所作用的環境條件不同，也使這一功能的表現形式有所差別。對于文件而言，為了在實際的工作活動中便于信息準確傳遞及有效地履行職責，就需要把具體的工作內容和要求以記錄語言、記憶備忘的文件形式表現出來，以便有關機構和人員知曉和參照執行；對于檔案而言，為了便于全面和長遠地反映一個機關單位各項工作活動的情況，就需要把各項工作活動中形成的有關文件集合起來，以系統完備的檔案體系模式來體現其特有的記錄語言、記憶備忘功能。文件與檔案的記憶功能是相輔相成的，把它們有機結合起來，才能構成一個完備的記錄備忘體系。其中，文件是對現實工作活動有關事項和內容的知照性和辦理性的記憶備忘；檔案是在文件形成的基礎上把有關文件選留集合起來，對已經進行的各種工作活動情況的系統性和長遠性的記憶備忘。

2.3 檔案歷來都是對特定事物的一個統稱，沒有具體的事物做支撐，檔案也就無法形成。說檔案是由檔案構成的，顯然說不通：說檔案是由各種具體的檔案組成的，則這些具體的檔案是什么?它們正是人們在履行職責過程中所形成的具有相應查考利用價值的各種文件。這表明把文件作為屬概念，才能比較清晰地闡明檔案是什么和怎樣構成等基本問題。對此，曾有學者專門撰文做過精彩論述，而陳兆祦教授也予以高度肯定。實際活動的多樣性和具體性要求人們必須針對不同的需要來制發不同功能和名稱的文件，以便對應地解決各種問題，然后才可能把它們集合起來作為檔案進行保管和利用。這說明了兩個問題：第一，從形成順序上看，顯然應該是先有針對各種實際活動的需要而形成的名稱、種類多樣的文件，然后再對這些文件進行選留并集合為檔案。第二，從文件、檔案一體的角度看，我們說某份文件是檔案，是因為該文件已被納入了某個檔案體系之中，而，成為該檔案體系的一個組成因子，所以在這樣的狀態下它就是檔案；我們說某個檔案體系中包含了什么文件，是因為該檔案體系正是由這些文件組合構成的。

3 文件與檔案究竟孰為“源”孰為“流”?

“劉文”中的第三個主要觀點認為檔案是“源”，而文件是“流”，因而文件是檔案的復制件。針對該觀點及其支撐理由，我們的質疑是：

3.1 一個文件(尤其是重要文件)常常是由若干稿件及其定稿的印發件共同構成的一個完整體系，它反映了文件從制到發的全部功能和過程，如果將其肢解割裂開，能夠得出正確的結論嗎?全面完整地來看，說只有印發件才是文件，其他稿件不是文件而是檔案，顯然是不合情理的，實際上它們都是文件在其制發乃至辦理過程中對應不同的階段和需要而形成的具體文件形式，雖然各有其特定的表現形式、功能和具體名稱，但都是文件。我們在稱呼這些文件時，既可以從文件屬概念的角度直接使用其專有名稱，也常常會在其具體名稱前加上文件兩個字來體現其種屬關系，如文件草稿、文件定稿、文件征求意見稿、文件簽發稿等。這種種屬搭配的稱呼，在“劉文”稱謂其自認為是檔案而非文件的各種稿件時，就有較高的使用頻率，如：“原來的檔案變成了定稿、底稿或文件定稿”、“有原始記錄性特征的文件定稿(或稱定稿件、定稿)才是原本、原稿，才是檔案‘原件’”、“一般情況下，檔案形成后(文件定稿經簽發印制成文件后)，就將檔案(文件定稿、發文簽、印制的文件)存檔保存?！薄ⅰ皺n案是原始記錄，不管是文件定稿，還是底稿、原稿、原本、原件，它只有一件?！边@一方面表明構成檔案最基本和最直接的要素就是各種形態與名稱的文件，而把這些文件按照一定的聯系和范圍組合起來的檔案體則稱為案卷、類別、全宗等，所以我們可以根據某份檔案是由什么文件轉化來的而直接給出相應的稱呼，如我們可以說某份檔案是文件定稿(當然也可以簡稱為定稿，因為我們清楚它是文件定稿而非檔案定稿)，或者從文件的正規名稱及載體形態上說它是請示、是報告、是圖紙、是錄音帶等。但是按照檔案一經形成就是檔案，而文件是檔案的復制件的邏輯理念，我們則無法對某份具體的檔案給出明確合理的稱呼。另一方面也表明“劉文”在偏離檔案形成規律的前提下，對檔案是什么，怎樣形成等基本問題進行詮釋的時候，最終還是不自覺地理性回歸到檔案是文件的轉化物這一出發點上來。

3.2 文件轉化為檔案不僅發生在文件的稿本制作階段，也發生在文件的印發、辦理階段，是與文件運動全過程相吻合的一個完整過程。首先，從工作活動的完整性來看，一項工作活動常常是由若干階段和過程構成的完整行為，如構思策劃、布置安排、組織實施、督促檢查、總結提升等，與這些階段和過程相對應就會產生文件的制作、印發和辦理行為，如果僅從稿本制作階段來形成檔案，顯然是不完整的。其次，從工作活動的多樣性來看，文件在形成和轉化為檔案時必然呈現出靈活多樣的模式。如有些文件只制作不印發：有些文件既制作又印發，但不辦理：有些文件則只制作不印發，但要辦理；有些文件既制作又印發還要辦理等。這就需要根據工作活動的實際情況和文件的運動階段及特點，靈活多樣地進行歸檔，而不僅僅是文件稿本制作出來時的歸檔。再次，從工作活動的復雜性和交叉性來看，還有一個是從制發角度還是從收受辦理的角度來歸檔的問題。作為制文單位，當然是以文件稿本為歸檔對象；作為收文單位，當然是以印發文件為歸檔對象。而在正常情況下，一個機關單位往往要同時對上述兩方面的文件進行歸檔，其檔案才完整齊全。

3.3 對原始記錄性特征，原本、原件、原稿及檔案唯一性的把握和界定是相對的，不應單一化和絕對化。任何事物都有相對性，一事物之所以成為該事物，往往是相對于與其相關的特定事物、現象、環境和條件而言的。

3.3.1 原始記錄特征的相對性。首先，從工作活動的漸進性、多樣性和復雜性等特質來看，所謂原始記錄就是文件相對于其所針對的工作活動環節或內容等方面直接而真實的記錄，因此這種紀錄不可能只發生在文件的擬稿階段，也必然會發生在文件的印發和辦理等階段。即文件稿本是對工作活動構思方案的記錄；文件的正式印本是對構思方案正式生效并付諸實施的記錄；文件的發文和收文是對哪些機構或人員對構思方案進行閱知或辦理的記錄，等等。其次，從文件記錄的形式和特征來看，也會因其所對應記錄的工作活動的特點和要求而有所不同。如文件稿本的擬稿性記錄；文件正式印件的規范性、權威性記錄；發文或收文的閱知，批辦和回復性記錄等，無不真實直接地對應記錄著相關工作活動的實際情況。再次，從文件制作者和文件收受者的關系來看，相對于文件制作者而言，文件的稿本和發文就是其如何開展工作和履行職責的原始記錄；相對于收文者而言，其收到的文件就是其需要閱知和參照辦理的有關事項和活動內容的原始記錄。

3.3.2 原本、原件、原稿的相對性。所謂原本、原件和原稿主要是相對于其作用對象而言的，離開其作用對象，也就無“原”可謂了。因此，相對于文件制作者而言，其文件稿本等就是直接記錄其工作活動情況的原本、原件、原稿；相對于文件收受者而言，其收受到的必須閱知和辦理的來文，就是其開展相關工作活動的原始依據，就是相應的原本、原件和原稿。

3.3.3 檔案唯一的相對性。一般情況下，檔案應是唯一的，這一提法并沒有錯，但它是怎樣唯一的，卻要相對來看。即它是相對于收存保管單位對其所收存檔案的不重復性而言的，如文件制發單位收存的文件稿本自然是唯一的，因為其他機關單位不會也沒有必要去收存；文件收受單位收存的來文對其而言也是唯一的，盡管該文件可能也會發往其他機關單位并被作為檔案收存，但它畢竟是其他機關單位的檔案而非本機關單位的檔案，所以對于本單位的檔案構成體系而言，它仍然是唯一的。而當我們把不同機關單位的檔案匯聚到一個檔案館，作為一個更大、更高層次的檔案體系進行保管時，檔案館一般又會注意調控進館檔案的重復問題，以相對保持其所保存檔案的唯一性。

綜上可見，檔案的原始紀錄，原本、原件、原稿和唯一性等特征及其表現形式，應該是動態的、多元的和相對的。正因為有了文件作為“源”的多姿多彩，才會匯集成檔案作為“流”的川流不息和“有容乃大”。如果按照“劉文”中的標準來界定檔案，那么所形成的檔案將多么蒼白貧乏，它們將無法對應地再現出形式多樣、變化萬千的各種工作活動的原貌。4檔案工作是一項集檔案制作、歸檔到檔案保管為一體的工作嗎?

按照“劉文”中的第4、5兩個觀點及其理由，檔案工作實際上成為了必須先制作出檔案稿本，然后再對這些稿本進行歸檔管理的工作。面對這樣一種工作模式，我們有著許多的疑惑：

4.1 “檔案稿本”由誰來制作?如果由文書人員和業務工作人員來制作，那么他們制作出來的東西究竟是文件還是檔案?如果是文件，則順理成章，因為文件是文書人員和業務人員開展工作活動和履行職責的直接產物，是他們工作活動的一個有機組成部分，對他們而言文件最直接和最首要的功能是在開展實際工作時能夠規定工作活動內容、規范工作活動方式和行為，并便于在相關的人員與人員之間、機構與機構之間進行傳遞交流和參照辦理。而把文件作為檔案來留存備查則被視為第二功能或附帶功能，是在文件稿本和印發件完成應有的現實使命后，再按照歸檔要求移交給檔案人員或檔案部門去管理。如果是檔案，為什么不由檔案人員直接去制作，而反過來要由文書人員和業務人員制作?這顯然不是他們工作范圍內的事情。如果由檔案人員來制作，則會帶來兩個問題：一是大中型機關單位的檔案人員往往不可能有足夠的時間和精力直接參與到每一項實際的工作活動中去，并在大量的日常工作活動中撰制出開展實際工作所需要的數量和種類繁多的文件稿本，他們的基本職責主要是科學管理檔案，做好檔案信息資源的開發利用工作。二是一些小型的機關單位由于工作活動比較簡單，文件和檔案數量不多，文書工作和檔案工作可以相互兼顧，但是要求這些兼職人員在撰制文件時脫離文件的功能和特點，僅從檔案管理的需求角度去撰制所謂的“檔案稿本”，顯然是不合情理的。他們只能在保證文件現實使用功能和特點的前提下，再去兼顧將來作為檔案管理的需要。

4.2 “檔案稿本”由誰來負責歸檔?如果仍然由文書人員來負責，那么文書人員既要負責“檔案稿本”的撰制，又要負責“檔案稿本”的歸檔，他們所從事的主要工作已經成為檔案工作，他們還是不是文書工作人員?文書工作還可以做些什么?還有沒有存在的必要?如果由檔案人員來負責，則早就已經被公認為無論對文書工作還是對檔案工作都是弊大于利。

4.3 檔案工作能夠“一統天下”嗎?為了有效證實檔案形成在前的觀點是合情合理的，“劉文”干脆提出了把“檔案稿本”撰制、“檔案”歸檔、檔案保管利用集為一體的檔案工作模式。既然“檔案稿本”實際上是由文書人員撰制的文件，文件歸檔工作是由文書人員主要負責的工作；既然存在著文件轉化為檔案時文書工作與檔案工作銜接協調的“上下游”之爭；既然存在著檔案管理“滯后”的誤區，那么何不干脆把它們統統納入檔案管理范疇之中。都是檔案、都是檔案工作了，哪里還會有什么文件轉化為檔案、文書工作與檔案工作協調的矛盾沖突?都“一統天下”了，還能不“天下太平”嗎?事實并非如此。首先，該模式只能是一種一廂情愿的假設，在現實工作中，文書工作和檔案工作畢竟是性質和特點不同的、需要按照其固有規律去分別運行的兩項工作。從雙贏的結果來看，它們之間可以進行功能互補，可以進行銜接配合，可以把它們納入一個更大的系統進行協調運作，但卻不能相互取代。其次，該模式就是付諸實際，也不可能產生所期望的效果。因為為檔案而檔案的運作機制必然會使檔案和檔案工作脫離現實工作而產生“先天不足”。另外，面對這樣一個龐大復雜、內容繁多的工作體系，必須進行合理分工才能使其運作起來，而分工的最終形式恐怕還是要按照撰制“檔案”、“檔案”歸檔和檔案管理的不同特點和要求來進行，于是在沒有發生質變的情況下又回到了原點，即撰制“檔案”和進行“檔案”歸檔的人員實際上還是在履行文書工作職責。

尚有不少想法因篇幅所限而難于展述，特提出來，以存闕疑：事物往往是由特殊、個別與一般、普遍相結合而構成的矛盾統一體，能否用特殊和個別來否定并替代一般和普遍?歐美國家的政府文件一般是在進入永久保管階段時才移交檔案館作為檔案進行管理，這時再來“復制文件”去執行辦理，是否為時太晚?而那些達不到永久保管要求的現行和半現行文件，它們是被作為文件進行管理利用的，又如何從檔案的角度來進行“文件復制”?文件與檔案的某些特點和功能在一定程度上可以互補甚至可以重合(這正是它們能夠相互轉化的前提)，但是能否相互替代?……