我省與部分省區市綜合檔案館基礎信息數據庫建設情況對比分析

1 館藏檔案數、案卷級機讀目錄數、文件級機讀目錄數比較

1.1 館藏檔案數量

館藏檔案是檔案信息化的工作對象，也是檔案信息基礎數據庫的基礎。表1為部分省區市國家綜合檔案館館藏量，我省位居前8位，位次靠前。

1.2 案卷級機讀目錄數量

以案卷級機讀目錄總量進行對比，我省案卷級機讀目錄總數為9.3萬條，在23個省區市中位居第19位，位次靠后。表2為部分省區市案卷級機讀目錄數量對比。

1.3 文件級機讀目錄數量

表3是部分省區市國家綜合檔案館館藏文件級機讀目錄對比。在23個省區市中，我省的文件級機讀目錄總數達到了67.9萬條，位于第19位。同案卷級機讀目錄總數一樣，排在倒數第5位。

2 案卷級機讀目錄率對比

由于各省、區、市擁有的檔案案卷總量不同，案卷級機讀目錄總量并不能真實地反映出彼此之間的差距。因此，下面我們用案卷級機讀目錄率(案卷級機讀目錄數占館藏檔案案卷數的百分比)來進行比較(表4)。

在表2中，我省的案卷級機讀目錄總數在23個省區市中位于第19位。從表4看，如果以三級館總的案卷級機讀目錄率排位，我省只排在第22位，列倒數第2。23個省區市綜合檔案館總案卷級機讀目錄率平均為27.2％，我省只有1.8％，只達到平均值的7％。這不但反映出與其他省、區、市在這一層面的差距，同時也表明我省在檔案查詢利用環節上仍然停留在手工操作階段。

三級館分別比較，23個省級檔案館平均案卷級機讀目錄率為51.46％，而我省距這個平均值有很大距離。287個地級檔案館平均案卷級機讀目錄率為31.3％，而我省還不到5％，不到平均值的1/6。1938個縣級檔案館平均案卷級機讀目錄率為26.75％，而我省只有1％．不到平均值的1/25。

3 平均每臺計算機擁有案卷級機讀目錄數(條)、文件級機讀目錄數(條)比較

為了比較計算機硬件設備利用的有效性，我們以每臺計算機擁有的案卷級機讀目錄數(條)和每臺計算機擁有的文件級機讀目錄數(條)兩個值來做一下比較。

需要說明的是，在一般情況下這兩個值越大，說明計算機的利用效率愈高。但在案卷級機讀目錄率和文件級機讀目錄率達到70％以上時，這個值的大小就不能完全反映計算機的利用效率的高低了。這是因為，在案卷級機讀目錄率和文件級機讀目錄率達到一定比例后，計算機數量的增加往往是為全文數字化、管理自動化、查詢利用自動化提供裝備。在案卷級機讀目錄率和文件級機讀目錄率較低的情況下，兩個值越小，說明計算機的利用效率愈低。

3.1 每臺計算機擁有案卷級機讀目錄數(條)比較

在表5中，以三級館平均每臺計算機擁有案卷級機讀目錄數(條)比較，23個省區市綜合檔案館平均每臺計算機擁有案卷級機讀目錄數為2700條，我省只有區區400條，在23個省區市中排名第20位，列倒數第3。

以三級館分別比較，23個省級檔案館平均每臺計算機擁有案卷級機讀目錄數為5300條，我省空白。287個地級檔案館平均每臺計算機擁有案卷級機讀目錄數為2900條，我省為400條，不到平均值的1/7。1938個縣級檔案館平均每臺計算機擁有案卷級機讀目錄數為2300條，我省同樣只有400條，只有平均值的1/5強。

3.2 平均每臺計算機擁有文件級機讀目錄數(條)比較

再看表6，23個省區市綜合檔案館平均每臺計算機擁有文件級機讀目錄數為15200條，我省只有2600條，在23個省區市中排名第21位，排在倒數第3。

以三級館分別比較，23個省級檔案館平均每臺計算機擁有文件級機讀目錄數為17000條，我省空白。287個地級檔案館平均每臺計算機擁有文件級機讀目錄數為21000條，我省為3000條，為平均值的1/7。1938個縣級檔案館平均每臺計算機擁有文件級機讀目錄數為11000條，我省同樣只有3000條，只有平均值的1/4強。

以上兩項對比說明，我們與其他省區市在信息化建設方面的差距，不單單表現在硬件上，更主要是表現在基礎數據庫的建設上。僅有硬件，沒有一定數量的檔案基礎信息數據，就不能發揮系統的真正作用，硬件就是一堆廢鐵。不可否認在案卷級機讀目錄與文件級機讀目錄的絕對量上，我們是明顯落后了。而這已經直接導致我們的基礎目錄數據庫距實際應用還有相當大的差距。

4 與館藏檔案數量和計算機擁有量大致相近省、區的比較

我們再同館藏檔案數量和計算機擁有量與我們大致相近的陜西省和內蒙古自治區進行一下對比。

從總體上看：在案卷級機讀目錄數、文件級機讀目錄數、案卷級機讀目錄率、平均每臺計算機擁有案卷級機讀目錄數、平均每臺計算機擁有文件級機讀目錄數等五個方面，我們均落后于這兩個省區，在有些項目上差距還不小。這表明我省檔案系統的計算機利用效率低于這兩個省區。

這一結果表明計算機硬件數量與基礎數據庫建設并不成正比。

從三級綜合檔案館的情況分別看：案卷級機讀目錄率上，省級檔案館差距較大。在平均每臺計算機擁有案卷級機讀目錄數上，省級檔案館差距較大，地縣兩級檔案館差距略小。在平均每臺計算機擁有文件級機讀目錄數上，主要差距在省級檔案館，地級檔案館強于陜西、弱于內蒙，縣級檔案館差距不大。

5 與人均GDP相近省、市比較

表8是23個省區市2001年人均GDP統計表(數據來源國家統計局網站)。我們從中選擇與我省人均GDP相近且略低的青海省、重慶市來進行一下比較。

從總體上看：在案卷級機讀目錄數、文件級機讀目錄數、案卷級機讀目錄率、平均每臺計算機擁有案卷級機讀目錄數、平均每臺計算機擁有文件級機讀目錄數等五個方面，我們均落后于這兩個省市，有些項目差距同樣不小。

從三級綜合檔案館的情況分別看：在案卷級機讀目錄率上，各級均有差距，其中省級檔案館差距較大，縣級檔案館差距較小。在平均每臺計算機擁有案卷級機讀目錄數上，各級雖然都有差距，但總體差距不是很大。在平均每臺計算機擁有文件級機讀目錄數上，主要差距在省級檔案館，地、縣兩級檔案館強于青海、弱于重慶。

這表明人均GDP與基礎數據庫建設同樣不成正比。

6 結論與建議

通過上述幾項比較，可以比較清楚地看到，我省在檔案信息化建設上存在一個關鍵性問題，這就是基礎信息數據庫建設相對滯后，距實際應用尚有相當大的距離。

必須指出的是，各級綜合檔案館基礎信息數據庫的建設，不可能像計算機硬件與局域網建設那樣，通過加大投入，以購買的方式在短期內得以完成，只能依靠各級綜合檔案館日積月累、循序漸進地來完成。

因此，在檔案信息化建設中，我省必須下大決心、花大氣力，在不斷加大硬件投入的同時，優先加強檔案基礎數據庫的建設，使其盡快達到應用級水平。

(作者單位：開封大學，開封市檔案館)