加強農業科研檔案管理的若干措施

農業科研檔案管理是農業科技管理工作中的重要組成部分。在新的環境下，科技檔案工作者要更新觀念，積極探索農業科研檔案管理的新途徑，努力提高農業科研檔案管理水平。其主要措施如下：

1 要依法治檔，提高檔案意識。

采取多種形式，認真學習、大力宣傳、嚴格實施《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《科學技術檔案工作管理條例》，提高科技人員對依法管理科研檔案的自覺性，為開展科技檔案管理工作打下良好基礎。

2 創新管理方式，加強過程管理和服務。檔案人員要從過去重視檔案驗收、成果申報材料齊全的監督和指導，轉向以過程管理和深化服務為中心的檔案工作各個環節的監督和指導；從管理所有檔案轉向重點保管成果檔案，管理正在研究項目檔案材料的形成；從重視歸檔后的監管轉向文件材料形成過程和形成前的監管，把檔案收集管理工作延伸到項目研究的每一個階段、每一道程序、每一個環節、每一個形成材料的節點上，使每一個科研項目材料的形成、積累、整理、歸檔等始終處于受控狀態。

3 創新管理機制，探索新型管理模式。從保存和利用的層面出發，積極尋求適應農業科研單位特點的檔案管理新機制，探索以研究所為中心，以項目組為紐帶的分級管理模式，即研究所抓項目組，一級抓一級，管理網絡化。以項目組為單位保管結題檔案和管理正在研究課題形成的材料，每個項目組確定一名兼職檔案人員負責項目研究過程形成的檔案，并建立綜合卷，對項目組所有研究課題進行綜合管理。項目組每年將結題項目形成材料目錄、研究進展、項目簡介及經費使用情況等分別報科研管理部門、檔案部門、研究所備案，以便于隨時掌握每個課題的研究動態及材料形成情況。

4 搞好協作管理，提高農業科研檔案質量。科研檔案工作是科研管理工作的重要組成部分。科研檔案是否完整、準確、系統是科研單位科研管理狀況的綜合反映，而科研檔案管理對科研計劃的管理、項目的實施、成果的推廣、知識產權的保護有著很強的促進和反饋作用。因此，農業科研檔案管理要突破長期以來檔案部門與科研管理部門各自為政、條塊分割、相互脫節的模式，建立起科研項目管理與科研檔案管理一體化的模式，切實把科研檔案建檔工作納入科研管理的工作制度，使科研管理與檔案管理融為一體，相得益彰。

4.1 把科研檔案管理納入到科研計劃管理工作中。在項目實施前，檔案人員要有前瞻意識，積極參與科研計劃管理，從科研的源頭抓起，在制定科研工作計劃時提出建檔要求；科研管理部門在檢查計劃完成進度時，檔案人員積極參與檢查、了解各項目組科研文件材料的形成和積累情況，全程跟蹤管理正在研究項目檔案材料的形成，防止材料流失。

4.2 把科研檔案管理納入到科研項目實施工作中。在項目執行中，科研管理部門在檢查科研項目實施情況時，檔案人員應協同科研管理部門按科研計劃定期對科研文件材料的形成、積累進行指導，及時掌握課題研究進展動態，針對課題進展的每一個階段應形成的原始材料進行督查，發現問題及時糾正，確保研究活動中原始材料形成的真實性、準確性和完整性。

4.3 把科研檔案管理納入到科研項目考核工作中。將檔案工作的規范管理納入到各職能部門的工作范圍，并制定相應的科學指標體系，進行定量考核，其歸檔率與項目的質量作為完成工作的主要依據并納入項目管理和年度績效考核內容。

4.4 把科研檔案管理納入到科研成果管理工作中。按照有關規定，檔案人員應參與科研管理部門組織的課題鑒定、材料審核。在項目組課題驗收、鑒定、申報成果獎勵前，檔案人員必須按照歸檔要求對其所形成的材料進行審查，如發現材料不規范、不齊全，將不予簽字，切實做到項目研究材料完整、準確歸檔。

4.5 把科研檔案管理納入到成果推廣應用工作中。項目在科技成果的應用和推廣中，將產生成果轉讓協議書、轉讓技術資料、成果反饋信息等一系列后續研究材料。檔案人員要協同成果推廣應用部門、科技人員及時收集這些材料，以保證后續研究材料的齊全、完整。

4.6 把科研檔案管理納入到知識產權保護工作中。科研成果作為知識產權的一種表現形式。已成為科研單位知識產權保護的重要方面。檔案人員應積極參與知識產權保護工作。在申請品種權、專利權等知識產權保護時，檔案人員應對原始檔案科研成果的署名權、歸屬權、論文作者等進行核查，明晰產權，確定其歸屬。對缺少的核心內容進行拾遺補闕；對涉密的檔案必須實施超前管理與控制，做好知識產權申請、轉讓、保護等工作，保證科技人員的合法權益，防止給單位和國家造成不必要的損失。

(作者單位：濮陽市農業科學研究所)