加強農(nóng)業(yè)科研檔案管理的若干措施

農(nóng)業(yè)科研檔案管理是農(nóng)業(yè)科技管理工作中的重要組成部分。在新的環(huán)境下，科技檔案工作者要更新觀念，積極探索農(nóng)業(yè)科研檔案管理的新途徑，努力提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理水平。其主要措施如下：

1 要依法治檔，提高檔案意識。

采取多種形式，認真學習、大力宣傳、嚴格實施《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《科學技術(shù)檔案工作管理條例》，提高科技人員對依法管理科研檔案的自覺性，為開展科技檔案管理工作打下良好基礎(chǔ)。

2 創(chuàng)新管理方式，加強過程管理和服務(wù)。檔案人員要從過去重視檔案驗收、成果申報材料齊全的監(jiān)督和指導，轉(zhuǎn)向以過程管理和深化服務(wù)為中心的檔案工作各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督和指導；從管理所有檔案轉(zhuǎn)向重點保管成果檔案，管理正在研究項目檔案材料的形成；從重視歸檔后的監(jiān)管轉(zhuǎn)向文件材料形成過程和形成前的監(jiān)管，把檔案收集管理工作延伸到項目研究的每一個階段、每一道程序、每一個環(huán)節(jié)、每一個形成材料的節(jié)點上，使每一個科研項目材料的形成、積累、整理、歸檔等始終處于受控狀態(tài)。

3 創(chuàng)新管理機制，探索新型管理模式。從保存和利用的層面出發(fā)，積極尋求適應(yīng)農(nóng)業(yè)科研單位特點的檔案管理新機制，探索以研究所為中心，以項目組為紐帶的分級管理模式，即研究所抓項目組，一級抓一級，管理網(wǎng)絡(luò)化。以項目組為單位保管結(jié)題檔案和管理正在研究課題形成的材料，每個項目組確定一名兼職檔案人員負責項目研究過程形成的檔案，并建立綜合卷，對項目組所有研究課題進行綜合管理。項目組每年將結(jié)題項目形成材料目錄、研究進展、項目簡介及經(jīng)費使用情況等分別報科研管理部門、檔案部門、研究所備案，以便于隨時掌握每個課題的研究動態(tài)及材料形成情況。

4 搞好協(xié)作管理，提高農(nóng)業(yè)科研檔案質(zhì)量。科研檔案工作是科研管理工作的重要組成部分。科研檔案是否完整、準確、系統(tǒng)是科研單位科研管理狀況的綜合反映，而科研檔案管理對科研計劃的管理、項目的實施、成果的推廣、知識產(chǎn)權(quán)的保護有著很強的促進和反饋作用。因此，農(nóng)業(yè)科研檔案管理要突破長期以來檔案部門與科研管理部門各自為政、條塊分割、相互脫節(jié)的模式，建立起科研項目管理與科研檔案管理一體化的模式，切實把科研檔案建檔工作納入科研管理的工作制度，使科研管理與檔案管理融為一體，相得益彰。

4.1 把科研檔案管理納入到科研計劃管理工作中。在項目實施前，檔案人員要有前瞻意識，積極參與科研計劃管理，從科研的源頭抓起，在制定科研工作計劃時提出建檔要求；科研管理部門在檢查計劃完成進度時，檔案人員積極參與檢查、了解各項目組科研文件材料的形成和積累情況，全程跟蹤管理正在研究項目檔案材料的形成，防止材料流失。

4.2 把科研檔案管理納入到科研項目實施工作中。在項目執(zhí)行中，科研管理部門在檢查科研項目實施情況時，檔案人員應(yīng)協(xié)同科研管理部門按科研計劃定期對科研文件材料的形成、積累進行指導，及時掌握課題研究進展動態(tài)，針對課題進展的每一個階段應(yīng)形成的原始材料進行督查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，確保研究活動中原始材料形成的真實性、準確性和完整性。

4.3 把科研檔案管理納入到科研項目考核工作中。將檔案工作的規(guī)范管理納入到各職能部門的工作范圍，并制定相應(yīng)的科學指標體系，進行定量考核，其歸檔率與項目的質(zhì)量作為完成工作的主要依據(jù)并納入項目管理和年度績效考核內(nèi)容。

4.4 把科研檔案管理納入到科研成果管理工作中。按照有關(guān)規(guī)定，檔案人員應(yīng)參與科研管理部門組織的課題鑒定、材料審核。在項目組課題驗收、鑒定、申報成果獎勵前，檔案人員必須按照歸檔要求對其所形成的材料進行審查，如發(fā)現(xiàn)材料不規(guī)范、不齊全，將不予簽字，切實做到項目研究材料完整、準確歸檔。

4.5 把科研檔案管理納入到成果推廣應(yīng)用工作中。項目在科技成果的應(yīng)用和推廣中，將產(chǎn)生成果轉(zhuǎn)讓協(xié)議書、轉(zhuǎn)讓技術(shù)資料、成果反饋信息等一系列后續(xù)研究材料。檔案人員要協(xié)同成果推廣應(yīng)用部門、科技人員及時收集這些材料，以保證后續(xù)研究材料的齊全、完整。

4.6 把科研檔案管理納入到知識產(chǎn)權(quán)保護工作中。科研成果作為知識產(chǎn)權(quán)的一種表現(xiàn)形式。已成為科研單位知識產(chǎn)權(quán)保護的重要方面。檔案人員應(yīng)積極參與知識產(chǎn)權(quán)保護工作。在申請品種權(quán)、專利權(quán)等知識產(chǎn)權(quán)保護時，檔案人員應(yīng)對原始檔案科研成果的署名權(quán)、歸屬權(quán)、論文作者等進行核查，明晰產(chǎn)權(quán)，確定其歸屬。對缺少的核心內(nèi)容進行拾遺補闕；對涉密的檔案必須實施超前管理與控制，做好知識產(chǎn)權(quán)申請、轉(zhuǎn)讓、保護等工作，保證科技人員的合法權(quán)益，防止給單位和國家造成不必要的損失。

(作者單位：濮陽市農(nóng)業(yè)科學研究所)