逃離“倉(cāng)鼠生活”

人們開始變得對(duì)信息的出現(xiàn)不再敏感，甚至是一種恐慌。工作過多的壓力，已經(jīng)沒有太多精力去應(yīng)付無法為自己工作或生活呈現(xiàn)有用價(jià)值的信息。于是，信息過剩的負(fù)面效應(yīng)浮現(xiàn)出來。

人們都認(rèn)為自己會(huì)使用電子郵件，而且理所當(dāng)然地認(rèn)為收發(fā)郵件是再正常不過的事情。生活節(jié)奏的加快，信息量的過剩，每天成堆的電郵，使都市人覺得疲憊，如何管理這些堆積如山的電郵成了大問題。許多人就像《倉(cāng)鼠革命》里的小倉(cāng)鼠一樣，踏著永無止境的轉(zhuǎn)籠，為了電郵疲于奔命。畢竟，如果按照每天處理75個(gè)郵件、平均每個(gè)郵件2分鐘來計(jì)算，就要150分鐘左右，而后乘以240天的工作日，得到18000封的電郵數(shù)總量，把18000封郵件乘以每封郵件的2分鐘，每年平均花36000分鐘處理電郵，這差不多是一個(gè)人4個(gè)月里總共的工作天數(shù)!這是一個(gè)驚人的數(shù)字!

我?guī)缀跻豢跉庾x完《倉(cāng)鼠革命》，而且迫不及待地把它所講的運(yùn)用到實(shí)踐中，把自己的三個(gè)郵箱依次整理。盡管當(dāng)時(shí)的我手頭最應(yīng)做的事情是完成其他稿件，但書中那個(gè)深受“信息爆炸”毒害的“小動(dòng)物”深深吸引著我，也一直是我希望從中得到的答案。

Staffers:充足的信息原本是有益的。但現(xiàn)在這個(gè)代表人類向前發(fā)展的“文明成果”卻為什么開始讓人們擔(dān)憂呢?

MikeSong:10年前，我們渴望得到信息，并主動(dòng)去搜集信息。那個(gè)時(shí)候充足的信息對(duì)我們十分有益，它改變了人類的觀點(diǎn)，讓我們明白有太多新鮮的事情在等待大家，人們也有時(shí)間去接收它，但現(xiàn)在卻讓人們擔(dān)憂。我想原因有兩個(gè):第一，因?yàn)橛凶顑?yōu)先的工作、任務(wù)及計(jì)劃在等待著你，所有的一切開始變得更加緊急，節(jié)奏的加快，需要你優(yōu)先處理的是更多和手頭相關(guān)的緊急事情。

第二，人們比原先有了更多的壓力!人們開始感到擔(dān)憂和焦慮，因?yàn)轭櫩突蛏纤静贾玫娜蝿?wù)讓你焦頭爛額，你需要在滿足客戶各種需求的同時(shí)滿足上司的要求。有太多的工作你無法完成，而事實(shí)上是你卻花費(fèi)了太多的時(shí)間和精力去查收、回復(fù)電郵，有些甚至是重復(fù)過多次的，因?yàn)槭切碌碾娻]地址，你也會(huì)打開看，這讓人感覺疲憊。

Staffers:你認(rèn)為信息過剩是必然的嗎?我們?cè)趺纯朔@種必然呢?

MikeSong:我認(rèn)為有些事情我們無法控制，有些卻是我們可以靠自己的力量解決的。有一系列的事情我們是可以即刻做到的:第一，可以盡量減少發(fā)無用的電郵給他人，散發(fā)的垃圾電郵越少，你得到的也會(huì)越少。發(fā)電郵就像打乒乓球，你發(fā)出去就會(huì)有人給你回復(fù)，這種雙邊效應(yīng)在電郵里十分明顯!而你發(fā)出的所有電郵里，可能80%是有用的，但20%可能沒什么用，當(dāng)你散發(fā)出20%的無用信息，你就可能得到10%的反饋。

第二，我們立即可以做的是，為自己的電郵建立明確的文件夾。需要優(yōu)先處理的放在一個(gè)文件郵件夾里，不需要緊急處理的電子郵件可以另行建立一個(gè)文件夾，等有時(shí)間再去檢查。

比如我自己，我平均每天最少會(huì)有67封電郵，我不可能花太多的時(shí)間去閱讀所有的郵件，于是，我會(huì)先按照自己的喜好挑選應(yīng)該最先看的，比如我的合作伙伴、出版社或者我的客戶，這一切是和我的工作緊密相聯(lián)的，我總是要先處理完這些事情，才會(huì)在不重要郵件夾里巡視，而后再次過濾出我認(rèn)為需要的信息。有了這樣的歸類，你不會(huì)感覺到太多困擾，因?yàn)槟阋呀?jīng)處理了最緊急的情況。

第三點(diǎn)是讓大家認(rèn)識(shí)到信息過剩帶來的問題。因?yàn)橛行┲貜?fù)發(fā)送的信息事實(shí)上來自自己的同事或工作小組，可以通過婉轉(zhuǎn)的方式告訴他們，比如群發(fā)郵件，告訴他們，這種群發(fā)郵件許多情況下已經(jīng)變成了負(fù)擔(dān)。

Staffers:在中國(guó)，許多人認(rèn)為用郵件傳送信息是件很時(shí)髦或者說很有趣的事情。人們熱衷于用電郵傳送笑話或各種大眾信息，我會(huì)不會(huì)因?yàn)闇p少自己的郵件量而被忽略?許多人依然處在使用電郵的初級(jí)階段，我該怎么進(jìn)行這場(chǎng)革命?

MikeSong:這很有趣，我沒有對(duì)中國(guó)人使用電郵的情況做過很好的研究，這也是我能夠和你做這個(gè)采訪很激動(dòng)的原因之一。但這個(gè)現(xiàn)象在美國(guó)似乎已經(jīng)不太普遍。美國(guó)的70%專業(yè)人士認(rèn)為，這樣做其實(shí)很浪費(fèi)時(shí)間，當(dāng)然，這也是最近才重新認(rèn)識(shí)到。

我知道，許多人不愿意和大家分享他在收發(fā)郵件的困難問題。但我會(huì)為此做努力，我會(huì)在會(huì)議上問問大家，“你們有沒有被電郵干擾的困惑?”這只是一個(gè)簡(jiǎn)單的問題，肯定有些人會(huì)很委婉地說，“不!我沒有!”特別在許多亞洲國(guó)家，人們喜歡把自己的問題悶在肚子里。

我是一個(gè)韓國(guó)人，我相信，這點(diǎn)和韓國(guó)是相似的。于是，我們需要想一些新的辦法，讓這些不愿意說出問題的人能夠敞開心扉。

Staffers:在你的書中提到“每個(gè)人平均用4個(gè)月的時(shí)間處理郵件”。事實(shí)上，一些人并沒有意識(shí)到是電郵在大量侵蝕他們的私人空間，他們認(rèn)為是自己的“時(shí)間管理”出了問題。如何讓他們認(rèn)識(shí)到“時(shí)間管理”和“信息管理”的不同?

MikeSong:這個(gè)問題真是太好了。我想很多人都有這樣的困惑，他們覺得時(shí)間不夠用是自己時(shí)間安排出了問題。事實(shí)上，時(shí)間管理不好，是因?yàn)樗麄冊(cè)跊]有完成重要任務(wù)的情況下就去收發(fā)大量沒用的郵件，造成時(shí)間浪費(fèi)。許多人的郵件其實(shí)是沒有必要回答的，比如，只發(fā)一句話“謝謝你”或者“對(duì)不起”，卻沒有更多內(nèi)容。這種電郵完全可以通過一個(gè)電話或者短消息完成，而沒有必要再次浪費(fèi)過多時(shí)間，打開郵件，重寫信息。

另一點(diǎn)是溝通的問題，如在郵件主題寫完后發(fā)送一個(gè)簡(jiǎn)短的縮寫“EOM”(endofmessage)，我不知道用中文這樣的縮寫怎么表達(dá)，但我想可以試試。這個(gè)十分有效，如果你養(yǎng)成了這樣的習(xí)慣，別人在回信時(shí)同樣會(huì)這么做，同時(shí)也為你節(jié)省了時(shí)間。

Staffers:電郵何時(shí)成為了你工作的敵人而不是朋友?

MikeSong:我想我開始在7年前發(fā)現(xiàn)了這一點(diǎn)，我沒有更多的時(shí)間去陪伴我的家人，而整天坐在電腦前。包括我周圍的人也開始面臨這個(gè)問題。我突然意識(shí)到我應(yīng)該改變對(duì)電郵的看法，我想書中的小倉(cāng)鼠形象應(yīng)該是我?guī)啄昵暗男蜗罄?。每天收發(fā)郵件讓我覺得成了欲罷不能的負(fù)擔(dān)，我甚至因?yàn)閮?chǔ)存了太多的信息而無法有效率地挑選出有用的，我開始認(rèn)為電郵不是最有效率的。

Staffers:你為何把電郵形容成咖啡，“它會(huì)讓人上癮”?許多職場(chǎng)人同樣迷戀郵件帶來的這種繁忙的感覺，有些人認(rèn)為郵件的頻繁發(fā)送會(huì)讓自己顯得專業(yè)，如何幫他們糾正這樣的觀念?

MikeSong:許多處在職場(chǎng)里的人的確遇到了這種問題。就像每天必喝咖啡一樣，檢查電郵是他們的功課，甚至在休假或周末都不例外。事實(shí)上，一位專業(yè)人士會(huì)讓自己的做法也很專業(yè)，至少不會(huì)坐在那里收發(fā)過多有用或沒用的信息。

Staffers:在書中，你提出COTA的郵件管理觀點(diǎn)，但對(duì)于不從事商業(yè)工作的人而言，比如自由職業(yè)者，他們?cè)撊绾斡行Ч芾碜约旱泥]件?這個(gè)法則是否同樣有效呢?比如我本人，讀完你的書后，嘗試著把自己的郵件和文檔進(jìn)行了歸類，有一點(diǎn)很迷惑，誰是我們的客戶?我們的“成果”是什么?

MikeSong:COTA只是一個(gè)讓我們思考如何重新管理自己郵件的方式。這個(gè)方法不只為商業(yè)人士提供，其實(shí)，許多工作中的人都可以使用。比如，我是一個(gè)作家，我給不同的雜志、報(bào)紙寫文章，如果文章是我賣給他們的，我會(huì)放在“客戶”里。很多類型的文章有些只是為了自己寫的，并不需要賣給報(bào)社，這時(shí)候是放在了“成果”文件夾里。有時(shí)候，我讀一篇自己發(fā)表的文章，它有許多有用的評(píng)論，或者是我未來能夠使用的，我也會(huì)放在“成果”里。

Staffers:我在整理信息時(shí)也會(huì)遇到很多問題，比如邏輯不清楚。雖然我把文件夾分類設(shè)定好，但隨著信息量增多，這些門類也變得模糊，有時(shí)自己還忘記信息放在了哪里，我該怎么做?

MikeSong:我想許多人會(huì)有這樣的困惑。比如你的上司，他會(huì)給你發(fā)計(jì)劃書、任務(wù)書、信息等等，除了公司的信息，有些是和各類客戶緊密相關(guān)的。如果你按照郵件內(nèi)容來劃分，只是越分越亂，最好就把他放在老板的文件夾里。同時(shí)用序號(hào)來標(biāo)識(shí)出有用的信息，這樣就不會(huì)變得混亂。如果你在存儲(chǔ)前要想清楚，為什么存這些信息?我存它的重要性在哪里?我會(huì)把它用在什么地方?當(dāng)這些問題都想清楚了，然后再想好把它放在哪里，這樣就不會(huì)讓自己變得混亂。

Staffers:你認(rèn)為許多人有“我郵件”的特征，這是現(xiàn)代人的通病嗎?和現(xiàn)代人強(qiáng)烈的自我意識(shí)或者自私的心態(tài)有關(guān)嗎?

MikeSong:電郵的確代表了一個(gè)人的形象，它里面含有我們的特征。如何做到一個(gè)非常專業(yè)的寫郵件的人，十分重要。有些人會(huì)寫得簡(jiǎn)短而有效，有些則冗長(zhǎng)，但過于簡(jiǎn)短卻容易讓人搞不明白怎么回事，有些則因?yàn)樘L(zhǎng)讓人摸不著頭腦。

因此，當(dāng)寫電郵時(shí)，最好是先構(gòu)思好。寫電郵就像我們?cè)?jīng)寫信一樣，只不過一個(gè)在電腦里，一個(gè)在紙上。第一，要有非常簡(jiǎn)短的主題，如用“確定答復(fù)”或“收到回復(fù)”等，或“會(huì)議”等。非常好的主題是一封郵件的開頭，主題部分當(dāng)然也要下工夫，最好能夠用1、2、3等理出你的順序。最后，你要留有足夠相關(guān)信息給別人。

我們?cè)谂Ω淖內(nèi)藗冞@樣的觀念，每次發(fā)郵件時(shí)要想想，如果我收到這樣的郵件，會(huì)是什么反應(yīng)?這樣反復(fù)思考，就不會(huì)再讓這種“自私”的觀念四處蔓延。