逃離“倉鼠生活”

人們開始變得對信息的出現不再敏感，甚至是一種恐慌。工作過多的壓力，已經沒有太多精力去應付無法為自己工作或生活呈現有用價值的信息。于是，信息過剩的負面效應浮現出來。

人們都認為自己會使用電子郵件，而且理所當然地認為收發郵件是再正常不過的事情。生活節奏的加快，信息量的過剩，每天成堆的電郵，使都市人覺得疲憊，如何管理這些堆積如山的電郵成了大問題。許多人就像《倉鼠革命》里的小倉鼠一樣，踏著永無止境的轉籠，為了電郵疲于奔命。畢竟，如果按照每天處理75個郵件、平均每個郵件2分鐘來計算，就要150分鐘左右，而后乘以240天的工作日，得到18000封的電郵數總量，把18000封郵件乘以每封郵件的2分鐘，每年平均花36000分鐘處理電郵，這差不多是一個人4個月里總共的工作天數!這是一個驚人的數字!

我幾乎一口氣讀完《倉鼠革命》，而且迫不及待地把它所講的運用到實踐中，把自己的三個郵箱依次整理。盡管當時的我手頭最應做的事情是完成其他稿件，但書中那個深受“信息爆炸”毒害的“小動物”深深吸引著我，也一直是我希望從中得到的答案。

Staffers:充足的信息原本是有益的。但現在這個代表人類向前發展的“文明成果”卻為什么開始讓人們擔憂呢?

MikeSong:10年前，我們渴望得到信息，并主動去搜集信息。那個時候充足的信息對我們十分有益，它改變了人類的觀點，讓我們明白有太多新鮮的事情在等待大家，人們也有時間去接收它，但現在卻讓人們擔憂。我想原因有兩個:第一，因為有最優先的工作、任務及計劃在等待著你，所有的一切開始變得更加緊急，節奏的加快，需要你優先處理的是更多和手頭相關的緊急事情。

第二，人們比原先有了更多的壓力!人們開始感到擔憂和焦慮，因為顧客或上司布置的任務讓你焦頭爛額，你需要在滿足客戶各種需求的同時滿足上司的要求。有太多的工作你無法完成，而事實上是你卻花費了太多的時間和精力去查收、回復電郵，有些甚至是重復過多次的，因為是新的電郵地址，你也會打開看，這讓人感覺疲憊。

Staffers:你認為信息過剩是必然的嗎?我們怎么克服這種必然呢?

MikeSong:我認為有些事情我們無法控制，有些卻是我們可以靠自己的力量解決的。有一系列的事情我們是可以即刻做到的:第一，可以盡量減少發無用的電郵給他人，散發的垃圾電郵越少，你得到的也會越少。發電郵就像打乒乓球，你發出去就會有人給你回復，這種雙邊效應在電郵里十分明顯!而你發出的所有電郵里，可能80%是有用的，但20%可能沒什么用，當你散發出20%的無用信息，你就可能得到10%的反饋。

第二，我們立即可以做的是，為自己的電郵建立明確的文件夾。需要優先處理的放在一個文件郵件夾里，不需要緊急處理的電子郵件可以另行建立一個文件夾，等有時間再去檢查。

比如我自己，我平均每天最少會有67封電郵，我不可能花太多的時間去閱讀所有的郵件，于是，我會先按照自己的喜好挑選應該最先看的，比如我的合作伙伴、出版社或者我的客戶，這一切是和我的工作緊密相聯的，我總是要先處理完這些事情，才會在不重要郵件夾里巡視，而后再次過濾出我認為需要的信息。有了這樣的歸類，你不會感覺到太多困擾，因為你已經處理了最緊急的情況。

第三點是讓大家認識到信息過剩帶來的問題。因為有些重復發送的信息事實上來自自己的同事或工作小組，可以通過婉轉的方式告訴他們，比如群發郵件，告訴他們，這種群發郵件許多情況下已經變成了負擔。

Staffers:在中國，許多人認為用郵件傳送信息是件很時髦或者說很有趣的事情。人們熱衷于用電郵傳送笑話或各種大眾信息，我會不會因為減少自己的郵件量而被忽略?許多人依然處在使用電郵的初級階段，我該怎么進行這場革命?

MikeSong:這很有趣，我沒有對中國人使用電郵的情況做過很好的研究，這也是我能夠和你做這個采訪很激動的原因之一。但這個現象在美國似乎已經不太普遍。美國的70%專業人士認為，這樣做其實很浪費時間，當然，這也是最近才重新認識到。

我知道，許多人不愿意和大家分享他在收發郵件的困難問題。但我會為此做努力，我會在會議上問問大家，“你們有沒有被電郵干擾的困惑?”這只是一個簡單的問題，肯定有些人會很委婉地說，“不!我沒有!”特別在許多亞洲國家，人們喜歡把自己的問題悶在肚子里。

我是一個韓國人，我相信，這點和韓國是相似的。于是，我們需要想一些新的辦法，讓這些不愿意說出問題的人能夠敞開心扉。

Staffers:在你的書中提到“每個人平均用4個月的時間處理郵件”。事實上，一些人并沒有意識到是電郵在大量侵蝕他們的私人空間，他們認為是自己的“時間管理”出了問題。如何讓他們認識到“時間管理”和“信息管理”的不同?

MikeSong:這個問題真是太好了。我想很多人都有這樣的困惑，他們覺得時間不夠用是自己時間安排出了問題。事實上，時間管理不好，是因為他們在沒有完成重要任務的情況下就去收發大量沒用的郵件，造成時間浪費。許多人的郵件其實是沒有必要回答的，比如，只發一句話“謝謝你”或者“對不起”，卻沒有更多內容。這種電郵完全可以通過一個電話或者短消息完成，而沒有必要再次浪費過多時間，打開郵件，重寫信息。

另一點是溝通的問題，如在郵件主題寫完后發送一個簡短的縮寫“EOM”(endofmessage)，我不知道用中文這樣的縮寫怎么表達，但我想可以試試。這個十分有效，如果你養成了這樣的習慣，別人在回信時同樣會這么做，同時也為你節省了時間。

Staffers:電郵何時成為了你工作的敵人而不是朋友?

MikeSong:我想我開始在7年前發現了這一點，我沒有更多的時間去陪伴我的家人，而整天坐在電腦前。包括我周圍的人也開始面臨這個問題。我突然意識到我應該改變對電郵的看法，我想書中的小倉鼠形象應該是我幾年前的形象啦。每天收發郵件讓我覺得成了欲罷不能的負擔，我甚至因為儲存了太多的信息而無法有效率地挑選出有用的，我開始認為電郵不是最有效率的。

Staffers:你為何把電郵形容成咖啡，“它會讓人上癮”?許多職場人同樣迷戀郵件帶來的這種繁忙的感覺，有些人認為郵件的頻繁發送會讓自己顯得專業，如何幫他們糾正這樣的觀念?

MikeSong:許多處在職場里的人的確遇到了這種問題。就像每天必喝咖啡一樣，檢查電郵是他們的功課，甚至在休假或周末都不例外。事實上，一位專業人士會讓自己的做法也很專業，至少不會坐在那里收發過多有用或沒用的信息。

Staffers:在書中，你提出COTA的郵件管理觀點，但對于不從事商業工作的人而言，比如自由職業者，他們該如何有效管理自己的郵件?這個法則是否同樣有效呢?比如我本人，讀完你的書后，嘗試著把自己的郵件和文檔進行了歸類，有一點很迷惑，誰是我們的客戶?我們的“成果”是什么?

MikeSong:COTA只是一個讓我們思考如何重新管理自己郵件的方式。這個方法不只為商業人士提供，其實，許多工作中的人都可以使用。比如，我是一個作家，我給不同的雜志、報紙寫文章，如果文章是我賣給他們的，我會放在“客戶”里。很多類型的文章有些只是為了自己寫的，并不需要賣給報社，這時候是放在了“成果”文件夾里。有時候，我讀一篇自己發表的文章，它有許多有用的評論，或者是我未來能夠使用的，我也會放在“成果”里。

Staffers:我在整理信息時也會遇到很多問題，比如邏輯不清楚。雖然我把文件夾分類設定好，但隨著信息量增多，這些門類也變得模糊，有時自己還忘記信息放在了哪里，我該怎么做?

MikeSong:我想許多人會有這樣的困惑。比如你的上司，他會給你發計劃書、任務書、信息等等，除了公司的信息，有些是和各類客戶緊密相關的。如果你按照郵件內容來劃分，只是越分越亂，最好就把他放在老板的文件夾里。同時用序號來標識出有用的信息，這樣就不會變得混亂。如果你在存儲前要想清楚，為什么存這些信息?我存它的重要性在哪里?我會把它用在什么地方?當這些問題都想清楚了，然后再想好把它放在哪里，這樣就不會讓自己變得混亂。

Staffers:你認為許多人有“我郵件”的特征，這是現代人的通病嗎?和現代人強烈的自我意識或者自私的心態有關嗎?

MikeSong:電郵的確代表了一個人的形象，它里面含有我們的特征。如何做到一個非常專業的寫郵件的人，十分重要。有些人會寫得簡短而有效，有些則冗長，但過于簡短卻容易讓人搞不明白怎么回事，有些則因為太長讓人摸不著頭腦。

因此，當寫電郵時，最好是先構思好。寫電郵就像我們曾經寫信一樣，只不過一個在電腦里，一個在紙上。第一，要有非常簡短的主題，如用“確定答復”或“收到回復”等，或“會議”等。非常好的主題是一封郵件的開頭，主題部分當然也要下工夫，最好能夠用1、2、3等理出你的順序。最后，你要留有足夠相關信息給別人。

我們在努力改變人們這樣的觀念，每次發郵件時要想想，如果我收到這樣的郵件，會是什么反應?這樣反復思考，就不會再讓這種“自私”的觀念四處蔓延。