過猶不及的“回復所有人”“、抄送”和“群發”

Michael的E-mail秘籍

MichaelSong

MichaelSong是CohesiveKnowledgeSolution(CKS)公司創始人和首席執行官。CKS是一家電郵技巧培訓公司，向顧客提供關于電郵效率和電郵禮儀的培訓講座，客戶包括惠普、諾華、第一資本金融公司等。他及公司另外兩位專家所著的《倉鼠革命——如何管理好你的電子郵件，在你被它控制以前》一書已于今年2月由電子工業出版社出版。

我們為了提高自己的工作效率，必須保證信息通過最佳渠道發給正確的接收人，還要保證每個人都親自去阻止到處瞎發電郵的行為。鎖定目標是減少郵件處理時間的最佳手段。鎖定合適的收件人意味著要少用“回復所有人”、“抄送”、“群發”。

少用“回復所有人”

“回復所有人”是最容易引人抱怨的。當發件人使用這一工具時，他們總是一廂情愿地以為，收件人名單上的所有人都愿意加入一個虛擬的圈子來討論某件事。但事實是，很多收到“回復所有人”郵件的人根本沒工夫繼續參與討論，但是，他們又覺得有“義務”加入討論。所以一封發給20個人的郵件很快就能膨脹成100封莫名其妙、前言不搭后語的郵件，因為只要一個人按了“回復所有人”，就有4個人覺得必須加入進來。而且“回復所有人”會形成一種不同步的集體討論。要是一群人在不同的時間回復，你就很難捋清討論的線索。

●如果是小事，或是感謝之類的信息，就別用“回復所有人”。

●若是你必須回復一封被反復轉發的郵件，只要回復給真正的發件人就好了。

●要是有什么事情需要團隊成員一起想辦法，組織一個“同步討論”或電話會議能節省更多時間，使大家可以充分討論、參與意見，最后做出清晰的決策。

●如果你想阻止同事點擊“回復所有人”，在發送群發郵件時，你和你的同事可以在郵件中加上一句:“為節約時間，敬請回復我本人，無需回復所有人。”

●還有一個小竅門——在題目中注上NRN，意思是“無需回復“(NoReplyisNeeded)。有的人也開始使用NTN了——“無需致謝”(NoThanksNeeded)。只要確保你的同事都明白NRN或NTN是什么意思就行了。”只要在輸入題目時多打上3個字母，就預防了很多無用的回復出現，真的很實用。

少用“抄送”和“群發”

十年前，當電郵剛剛開始興起時，我們非常渴望收到各種電郵，最好什么消息都抄送給自己。時代變了，隨著信息量的增大，使用“抄送”和“群發”必須有所收斂。我們應當不斷地提醒自己:過猶不及。

記得只抄送給真正需要知道這條消息的人。當人們收到一些錯誤抄送給他們的郵件時，是很容易抱怨的。以下是一些例子:

●自我顯示:抄送給某位領導，只是為了讓他知道你工作得很努力或加班到很晚

●客氣敷衍:抄送給一位同事，只是為了禮貌，而不是真正的工作需要

●給人難堪:把包含有對某人批評意見的郵件抄送給他。

●以防萬一:為防文件丟失而多作一些備份，于是抄送給同事，而很多情況下人家已經存儲過這些文件了。

過度使用“抄送”容易讓別人覺得發件人緊張不安、自私自利、效率低下。不利于打造職業化的個人形象。

最后，少用群發名單來發信，盡可能根據不同的目的做出不同的群發名單。過時的名單就不要再用了。