好秘書的秘密

在“史上最牛女秘書”瑞貝卡事件家喻戶曉之后，人們對秘書的認識已經跨越謹言慎行和一損俱損，重新開始審視這個看上去最需要“管理上司”的職業，到底該怎么拿捏這個跟老板相處的“度”才算合適?

其實在認識Rachel之前，我對“秘書”的理解跟大多數人一樣簡單，覺得秘書就是伺候人的活兒，只要有點兒眼色，沒什么太難的，最需要的就是耐心。直到有機會跟Rachel這個在三家著名外企任職過的“資深秘書”見面聊天，才明白許多看似簡單的事情，做起來卻并不那樣容易。

“提起秘書，大多數人都會想到漂亮的女孩。事實上在國外，真正優秀的秘書大多已近不惑之年，或許年齡更大。他們真的非常專業，以我現在的經驗是沒法比擬的。”這個高挑的女孩子，一身干練的職業套裝，說話時的語調平穩卻很有力度，老到的樣子顯得比同齡人成熟許多。

墊腳撐起半邊天

2000年，英語專業畢業的Rachel陰差陽錯地進入一家法國公司做秘書工作。當時公司規模還小，許多制度體系不完善，反而給Rachel更多鍛煉機會。“其實，做秘書最擔心的是得不到上司的信任，因此，在與一個新老板相處的時候，最先要做的就是獲取他的信任。”

公司要從廈門搬到上海，為了選址讓上司滿意，Rachel下了很大工夫。“在做事之前，一定要知道上司的口味，否則，你累死累活地跑半天，卻不一定有好效果。而且在給上司提出你的建議時，一定要有十分充足的理由讓他相信，你的選擇是對的!”在搞明白上司將來想要居住的地段和他心中的期望價格之后，她跑遍了上海所有的寫字樓，把各個寫字樓的交通狀況、周邊服務、居住設施全都調查了一遍。

這件事辦得很成功，Rachel的秘書生涯漂亮地打了頭一仗。“其實許多小事情也在不斷地滲透出上司對你信任與否。”Rachel笑著說，就像訂機票、安排行程，有人覺得是再簡單不過的事情，不需要任何技巧。其實每個老板都有自己的“口味”，他喜歡乘哪個時段、哪個航空公司的飛機，在飛機上喜歡坐哪個位子(靠窗口還是靠走廊，頭等艙還是經濟艙)，喜歡住哪家賓館、哪個樓層(吸煙還是不吸煙的)、什么樣標準的房間等等，這一切秘書都必須了如之掌。“老板不會親口告訴你‘我喜歡什么’，很多時候要你用心地去想、去琢磨，雖然是小事情，但一次兩次辦不好，老板就會漸漸喪失對你的耐心和信任。”

一個好的秘書是能頂半邊天的。比如checkE-mail這種事。剛開始，上司讓Rachelcheck完后還要再檢查一遍，等過幾個月后，Rachel對上司的想法已經了解透徹，她明白哪些E-mail是老板認為必須處理的，哪些是不急需處理的，漸漸地上司就完全相信了Rachel的判斷。“贏取信任需要一個過程，在這個過程中，只有自己用心摸索。”

在Rachel眼里，想要做一個合格的秘書，一定要切實地關心自己的上司，這種關心不是常人眼中的阿諛奉承。比如在開會的時候，一個合格的秘書明白什么時候應該進入會議室給上司送杯水，或者提醒他注意休息等等。“許多人瞧不起這樣的小動作，覺得沒什么了不起。其實，經歷了3個小時甚至更長的會議后，他這個時候已經很渴、很疲倦了，一個關心的小舉動，會拉近你和上司的距離。”

Rachel誠懇地說，老板也是人，他們也時常為人際關系頭疼，許多老板在別人面前掩飾得很好，其實，他們很難有交心的人，秘書和司機恐怕是他們最親密的人了。“作為他身邊最貼近的下屬和同事，如果他信任你，會跟你講許多他的煩惱和困惑，因為他知道，你不會到處亂講。更好的秘書，還能夠為上司出主意，替他們解除困惑。”

“老板永遠是對的!”

中國有句古話，“伴君如伴虎”。和上司相處的過程，不但是相互信任的過程，同時也是磨合的過程。

Rachel回憶起自己剛入行時的一段遭遇。在法國公司做秘書時的Rachel，因為沒有太多經驗，上司說的一切命令她都只是用“好的”來回答。后來她漸漸意識到這樣做可能導致每件事情都無法完成。于是，在進入飛利浦公司擔任亞太區總裁秘書后，她學會了積極跟上司有效溝通，不能做的一定事先明說。“上司可能會一天交付10項任務，而你或許只能做好5項，開始就應該跟上司講明白，我只能完成其中5項，如果都做，可能會做得一塌糊涂。這樣，他會另行安排合適的人選協助你完成工作。如果什么都用‘好的’作回答，最終吃苦果的只有自己，而且逐漸會讓老板懷疑你的能力。”

“中國人不太善于challenge自己的上司，任何事情都容易唯命是從。但在外企，上司更愿意在第一時間知道你遇到的困難和想法，這樣更有利于他下一步工作計劃的執行。”

“老板永遠是對的。與上司相處的過程難免會有被誤解的時候，這個時候最好先站在上司的角度思考他為什么會這樣想，而后找個合適的時機解釋清楚。如果一開始就不顧一切地去解釋，只會適得其反。”

Rachel談起自己曾經遇到過的一個麻煩。中秋節發月餅票，在計算時忘記了司機的份額，當Rachel發現時有點兒慌。一位部門經理知道后把自己的份額讓給了司機，Rachel很高興。當時上司在泰國出差，Rachel就發E-mail給他，說事情得到了解決。得到的回復卻是上司的大發雷霆:“你沒有任何權力來幫我決定事情!”Rachel當然很不開心，后來靜心一想，明白是自己在信里沒有寫清楚，讓上司誤以為自己把他的月餅票給了司機，擅自動用他的私人物品。“我當時沒有即刻打電話給他，只是寫

E-mail說一切等你回來解釋。如果馬上打電話辯解，老板會認為你在挑釁他，事情只會更糟。靜下心來找原因才是關鍵，要把握一個原則——老板永遠是對的。他發脾氣也好，表揚也好，他有自己的立場，多站在他的角度考慮問題，會讓自己做事情事半功倍。”

潛伏的“貴人”

“我一直相信一句話，‘你成功的一半是由上司定義的’。和上司的融洽相處，同時也是對自己的成全。”Rachel談起這一點深有體會。

Rachel離開秘書行業已經有半年時間了，而她的事業轉型恰好得益于前任上司。Rachel的上司在半年前要調任北京，當時的Rachel有兩個選擇，和老板一同去北京繼續秘書工作;或者留在上海，重新開始另一個新角色，在這家全球著名的信用卡公司做金融客戶專員。經過幾夜不眠的思量，Rachel決定選擇后者。

“我相信跟我共過事的人，再做任何事情都同樣出色。”這是上司臨走時留給她的一句話。Rachel開始做一個真正意義上的職員，開始有機會接觸公司的核心業務。初期的轉型困難重重，前任上司卻在遙遠的北京一直關心著Rachel的成長。每次回上海，有機會的話都會面對面給她肯定和鼓勵，讓從沒學過金融的Rachel越來越有信心，在新崗位上也越來越適應。

問起Rachel有沒有過怕上司的心態，Rachel笑著說，和上司相處，說難也不難。千萬不要因為他是你的老板你就拿他當God，要把他看做是自己的同事，出了公司大門是自己的朋友。有了這樣的平和心態，才可以更放松地和他相處。”