讓會(huì)議有效——管理實(shí)務(wù)之一

編者按 日常工作中，有諸多方面需要主管們認(rèn)真地關(guān)注與反省，如會(huì)議管理、時(shí)間管理、人際溝通等。為幫助主管提升管理能力，本欄目將陸續(xù)推出北京市管理科學(xué)院的系列文章，就相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行探討。歡迎讀者來(lái)稿，發(fā)表自己的見(jiàn)解，介紹自己的經(jīng)驗(yàn)。

會(huì)議是管理者從事管理工作必經(jīng)的媒介，管理者應(yīng)該重視。要讓會(huì)議有效，就必須讓成員將專注力放在會(huì)議上，關(guān)心會(huì)議質(zhì)量。要從會(huì)議的進(jìn)行方式及內(nèi)容著手，仔細(xì)探討在組織中為什么會(huì)造成會(huì)議無(wú)效。從人、事、時(shí)，地等因素去做思考，征詢相關(guān)人員意見(jiàn)，找出造成會(huì)議無(wú)效的原因。筆者在協(xié)助企業(yè)進(jìn)行教育訓(xùn)練時(shí)，常問(wèn)學(xué)員造成會(huì)議無(wú)效的因素是什么?得到的答案可分為下列幾項(xiàng)。

①會(huì)議目的不清楚。會(huì)議的目的有多種，如政策宣示、訊息告知、研討、聽(tīng)取報(bào)告、信息交流、項(xiàng)目執(zhí)行追蹤等，要召開(kāi)會(huì)議一定要搞清楚真正的目的。有人說(shuō)如果你不知道你想得到什么，那你就什么也得不到，會(huì)議亦是如此，會(huì)議目的不清楚，那你什么也得不到。

②沒(méi)有議程。議程的設(shè)計(jì)直接影響會(huì)議目的的達(dá)成，很多會(huì)議忘了制訂議程，會(huì)議過(guò)程中各說(shuō)各話無(wú)法聚焦。不管會(huì)議形態(tài)和時(shí)間長(zhǎng)短，將議程排定能讓會(huì)議快速進(jìn)入主題，而且讓參與者明白所需扮演的角色。

③不知參與的角色功能。許多人被通知參與會(huì)議，卻不知為何自己被列為出席者、要談什么事、要做什么貢獻(xiàn)。沒(méi)有預(yù)先被告知，所以在會(huì)議上只能當(dāng)木頭人，無(wú)法響應(yīng)會(huì)議的內(nèi)容。另外，有些出席者因故請(qǐng)別人代理出席時(shí)，卻又不明確告知代理的權(quán)貴。若會(huì)議負(fù)責(zé)人不事前做提醒讓與會(huì)者知道該扮演的角色，會(huì)使會(huì)議無(wú)效。

④真主意、假商量。主事者已有定見(jiàn)，卻又假意要求參與者提供意見(jiàn)，結(jié)果大家都把時(shí)間花在無(wú)意義的討論上，因?yàn)槿魏我庖?jiàn)都是無(wú)效的。雖然主事者的目的達(dá)成了，但從過(guò)程來(lái)看它仍是無(wú)效會(huì)議。

⑤意見(jiàn)不被尊重。主事者偏袒某些人意見(jiàn)，偏聽(tīng)而無(wú)法兼聽(tīng)，對(duì)其他人所提意見(jiàn)故意忽略或敷衍而不予理睬。這樣的運(yùn)作方式是在浪費(fèi)他人時(shí)間。

⑥議而不決。對(duì)不同的意見(jiàn)不做整理，不統(tǒng)合異見(jiàn)，結(jié)果將議題懸掛不處理，只是討論卻不做決議。

⑦沒(méi)有記錄及追蹤系統(tǒng)。對(duì)于所討論的事項(xiàng)及決議沒(méi)有做記錄，沒(méi)有納入追蹤系統(tǒng)，前次決議的事項(xiàng)到底執(zhí)行狀況如何沒(méi)有數(shù)據(jù)可查，無(wú)從就執(zhí)行的過(guò)程做回饋和修正。

對(duì)這些常見(jiàn)的問(wèn)題，只有管理者事先偵測(cè)與了解并虛心自我檢討，正視造成會(huì)議質(zhì)量不佳的問(wèn)題，才能找到解決方案，讓會(huì)議產(chǎn)生真正的效力。不要輕視會(huì)議對(duì)團(tuán)隊(duì)成員的影響力，長(zhǎng)期處在無(wú)效會(huì)議的情境中，團(tuán)隊(duì)成員就不能表達(dá)真正的意見(jiàn)，對(duì)管理者和組織喪失信心，處事采取被動(dòng)應(yīng)付的心態(tài)，這樣就很難發(fā)揮最佳的執(zhí)行力。