讓會議有效——管理實務之一

編者按 日常工作中，有諸多方面需要主管們認真地關注與反省，如會議管理、時間管理、人際溝通等。為幫助主管提升管理能力，本欄目將陸續推出北京市管理科學院的系列文章，就相關問題進行探討。歡迎讀者來稿，發表自己的見解，介紹自己的經驗。

會議是管理者從事管理工作必經的媒介，管理者應該重視。要讓會議有效，就必須讓成員將專注力放在會議上，關心會議質量。要從會議的進行方式及內容著手，仔細探討在組織中為什么會造成會議無效。從人、事、時，地等因素去做思考，征詢相關人員意見，找出造成會議無效的原因。筆者在協助企業進行教育訓練時，常問學員造成會議無效的因素是什么?得到的答案可分為下列幾項。

①會議目的不清楚。會議的目的有多種，如政策宣示、訊息告知、研討、聽取報告、信息交流、項目執行追蹤等，要召開會議一定要搞清楚真正的目的。有人說如果你不知道你想得到什么，那你就什么也得不到，會議亦是如此，會議目的不清楚，那你什么也得不到。

②沒有議程。議程的設計直接影響會議目的的達成，很多會議忘了制訂議程，會議過程中各說各話無法聚焦。不管會議形態和時間長短，將議程排定能讓會議快速進入主題，而且讓參與者明白所需扮演的角色。

③不知參與的角色功能。許多人被通知參與會議，卻不知為何自己被列為出席者、要談什么事、要做什么貢獻。沒有預先被告知，所以在會議上只能當木頭人，無法響應會議的內容。……