企業規制，如何制定才合法

　　
　　你所在的企業有很多規章制度吧？你可知道它們是否全都合法？——要是拿那些根本就不合法的規制去管理員工，無異于害人害己害企業。
　　
　　沖突，指向規章制度
　　
　　案例一：陳先生是海南省文昌市一家供水有限公司的一名員工。據他介紹，公司于2005年12月出臺了一個新的請假制度，按這個制度，持不真實的醫院疾病診斷書請病假，公司一經查實，請假3天以內的扣發半個月工資和各種津貼，當月的各種保險金全額由個人繳納；請病假3天以上5天以內的扣發一個月工資；5天以上或一個月內累計10天以上的作除名處理。
　　陳先生認為，單位不能認為診斷書上所寫的情況不實就對員工給予處罰。如果醫生診斷不準，難道也要員工來負責嗎？而該公司董事、辦公室主任林先生介紹，公司出臺這一規定是董事會的決議，目的在于規范員工管理。當時規定這個制度的原則是，《勞動法》有規定的就按照《勞動法》辦，《勞動法》沒有規定的，公司就按照自己的實際情況來定。
　　案例二：李敏于2000年任職于沈陽一家礦業有限公司，擔任光學秘書兼業務一職。在她進入公司時，就看到員工手冊上寫著：“正式員工在公司服務三年以上者，女員工享受三個月產假……在公司服務未滿三年的員工，若生育者，須自動離職。”2004年李敏懷孕了。這時，她在公司的工作已超過了四年，符合員工手冊中關于生育的條件。
　　但是，始料不及的事情發生了。李敏說：“沒想到，2004年10月8日，公司準備再找一名光學秘書來頂替我。我便找到公司市場部總經理張某，但他卻告訴我：公司規定懷孕女職工必須填寫‘自愿離職報告’，如果想上班再由公司安排。2004年11月17日，人力資源部經理等三位單位領導又找我談話，重申公司要求懷孕女職工必須填寫離職報告。后來他們甚至還將電話打到我家里，要把草擬好的離職報告送到我家中。”
　　2005年2月21日，李敏又回到公司上班，但具體崗位卻一直懸而未決，因為她無法接受公司提供給她的一個不適合并收入低的工作。既然無法繼續在公司工作，她希望能取回押在公司的畢業證，找一份新工作來維持家用，因為家中的孩子還在嗷嗷待哺。可沒想到公司又表示：如果不寫離職報告，就不能還給她畢業證。
　　更讓李敏感到不平的是，自從她休產假以來，公司不但一分錢的工資和津貼都不曾發給她，而且她上班后的半個多月也未獲任何酬勞。
　　案例三：一家中美合資的服裝公司，依據《員工獎懲制度》，對兩個在公司里吵架的員工王某和李某作出了開除處理。隨即王某和李某就以他們不知道有上述制度為由申請勞動仲裁，后又到了法院訴訟，結果員工勝訴。在案件處理過程中，公司一再辯稱《員工獎懲制度》中明確寫明公司員工的工作紀律及違紀的處罰標準，并且這些規章制度都已在中、高層管理干部會議上正式宣布實施，對全體員工生效。但是“遺憾的”是，這家公司領導無奈地說：“這些規章制度根本未得到勞動仲裁委員會和法院的認可，也不能切實地起到保護企業利益的作用。”
　　以上三個案例都屬于企業規章制度不能與《勞動法》接軌的問題。企業規章制度是指企業依照國家法律法規并根據企業自身特點制定的、明確勞動條件、調整勞動關系、規范勞動關系當事人行為的各種規章制度的總稱。完善合法的規章制度，可以使用人單位的勞動管理規范化，避免用人單位亂施處罰，保障勞動者合法權利。相反地，不合法的規章制度則會侵犯職工權益，最終使員工和企業雙方的權利均受到損害。
　　
　　企業規章制度的法律依據
　　
　　首先，《勞動法》是制定企業規章制度的法律依據。《勞動法》第三條、第四條、第二十五條分別從不同側面對企業規章制度的效力加以規定，而第八十九條則提供了勞動行政部門對用人單位規章制度進行審查的法律依據。
　　《勞動法》第三條規定，“勞動者應當完成勞動任務，提高職業技能，執行勞動安全衛生規程，遵守勞動紀律和職業道德”。第四條規定，“用人單位應當依法建立和完善規章制度，保障勞動者享有勞動權利和履行勞動義務”。第二十五條規定，“若勞動者嚴重違反勞動紀律或者用人單位規章制度，用人單位可以解除勞動合同”。
　　其次，《勞動部關于對新開辦用人單位實行勞動規章制度備案制度的通知》是制定企業規章制度的法律依據，該通知明確規定了企業規章制度的主要內容和企業規章制度的審查程序。
　　再次，《中華人民共和國全民所有制工業企業法》（1988年）中也有對制定企業規章制度的規定。第四十五條規定，“企業應提出工資調整方案、獎金分配方案和重要的規章制度、福利基金使用方案和其他有關職工生活福利的重大事項的建議，提請職工代表大會審查同意。”第五十二條規定：“職工代表大會具有審查同意或者否決企業的工資調整方案、獎金分配方案、勞動保護措施、獎懲辦法以及其他重要的規章制度，審議決定職工福利基金使用方案、職工住宅分配方案和其他有關職工生活福利的重大事項的職權。”
　　最后，為了防止企業濫用內部規章制度的制定權侵害職工的合法權益，法律還規定了監督和制裁辦法。《勞動法》第三十條規定，“用人單位解除勞動合同，工會認為不恰當的，有權提出意見。”《勞動法》第八十九條規定：“用人單位制定的勞動規章制度違反法律、法規規定的，由勞動行政部門給予警告，責令改正；對勞動者造成損害的，應當承擔賠償責任。”《違反〈中華人民共和國勞動法〉行政處罰辦法》第三條規定，“用人單位制定的勞動規章制度違反法律、法規規定的，應給予警告，并責令限期改正；逾期不改的，應給予通報批評。”可見，對企業違反法律規定濫用勞動合同解除權和利用制定規章制度侵犯職工合法權益的，應當依法追究責任。
　　
　　企業規章制度有效性的標準
　　
　　那么，判斷企業的規章制度是否合法，有沒有明確的標準呢？《最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》第十九條規定：“用人單位根據《勞動法》第四條之規定，通過民主程序制定的規章制度，不違反國家法律、行政法規及政策規定，并已向勞動者公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據。”
　　這一規定實際上明確了規章制度有效性的三個一般標準，即“經過民主程序”、“合法”和“公示”，三個條件缺一不可，否則就會出現規章制度無效的后果。
　　首先說說“民主程序”。合法有效的規章制度，其制定一般要經歷以下幾個階段：
　　①規章制度需要的形成。企業的管理人員對企業現狀進行分析、預測，提出哪些制度需要確立，哪些制度需要變更。②審查、立項。確認提出的制度是否有制定的必要性，還可請專業人士參與，提供技術支持。③起草。制度的具體撰寫，既要根據企業現實，還要不能違反《勞動法》及國家的法律、法規。④討論批準。交由有關部門討論，如有必要，根據討論意見作必要的調整，最后提交上級批準或通過。在這個環節上，與工會組織協商討論必不可少。工會是職工的法定代表者，《工會法》賦予了其代表職工進行民主管理、民主監督、民主決策的職能。在用人單位制定規章制度時，工會必須積極參與。⑤公示。根據草案，只有經過公示的制度才能做為企業管理、處罰的法律依據，否則在職工不知情的情況下，企業是不能拿此作為執行標準的。
　　再說說“合法性”。企業規章制度的合法性包括內容合法和程序合法兩個方面。程序合法是指規章制度的制定必須符合法律規定的程序，上面我們已經介紹過。而內容合法，是指管理制度的內容不能與現行法律法規、社會公德等相背離，不得違反公序良俗。公序良俗是民法的一個基本原則，也滲透到其他法律中。企業規章制度不僅要在制定之時要保證它的合法性，在企業的不同發展階段和法律環境發生變化時，也要相應地進行調整、補充、更新。如果規章制度與法律脫節，企業就不可能拿出合理的依據維護自己的利益。
　　
　　最后說說“公示”。公示是規章制度生效的必要條件。有一些用人單位往往通過從上到下的口頭方式傳達規章制度，以為說過就算數，其實這是不夠的。如果不用書面形式或電子文件形式公布，一來不會給員工留下深刻印象，二來無法在發生勞動糾紛后提供充足的證據。另外，如果有些規章制度根本不為員工所知，就會使員工無所適從。要知道，只存在于老板書桌上的文字是不能拿來讓職工遵守的。因此，公示，對于確保企業的規章制度的合法性，是一個必不可少的程序。
　　
　　不合法的規章制度，錯在哪里？
　　
　　讓我們看一看文章開頭的那幾個案例，那些規章制度到底錯在哪里？
　　案例一：認定員工請病假所持的診斷書內容是否真實，不是供水公司這樣一個非醫療單位能夠判斷的。退一步說，即使診斷書的內容與勞動者所患病情不符，其責任也應該由醫院承擔，而不能讓員工受過。更重要的是，文昌市的供水公司出臺這一規定僅僅是董事會的決議，而沒有職工代表參與，未能滿足“民主程序”這一標準，這樣的規章制度自然不具有法律效力。
　　案例二：沈陽的礦業有限公司要求女員工工作滿三年以上才可以懷孕，未滿三年就生育者，須自動離職，這一規定已經違反了《婦女權益保護法》。公司在李敏休產假期間，沒有按時足額發放工資，也是一種違法行為。而當事人沒有能力過失和工作過失，公司在其妊娠、生育和哺乳期間試圖解除合同，后來又將其調離原有崗位，以生育為由降低其工資標準，這些都不符合“內容合法”的標準，自然也不具有法律效力。
　　案例三：因吵架被企業除名，員工卻對這一規定毫不知情。中美合資服裝公司的規章制度僅在中、高層管理干部會議上宣布實施，說是“對全體員工生效”，實際上缺少了公示程序，這樣的規章制度自然同樣不具有法律效力。
　　
　　制定規章制度的注意事項
　　
　　哪些規定寫在《員工獎懲制度》這樣的內部文件中，哪些規定寫進勞動合同，這是一個關系到規章制度的可操作性問題。可以把一些較為敏感的或職代會難以通過的內容，移植到勞動合同中具體說明，這樣可以減少企業和工會組織之間的矛盾。也可以把規章制度作為勞動合同的附件，約定附件與勞動合同具有同等的效力。
　　此外，我國現行勞動法律、法規對違紀行為的規定使用了大量的程度副詞，如“嚴重違紀”、“重大損失”等。但是，對什么是違紀行為、違紀行為達到何種程度才構成“嚴重違紀”等，卻沒有做出具體的規定，這就需要企業在規章制度中根據不同崗位要求將其細化和量化。所謂細化，是指全面列舉違紀行為的具體表現，盡量不要使用兜底條款（如“公司認定的其他違紀行為”），這樣會造成規定的模糊。所謂量化，是指在程度上盡量使用客觀的數字說明或描述相應的行為。比如，不要使用“經常遲到早退”，而應使用“遲到或早退累計達三次”；不要使用“凡給公司造成嚴重經濟損失的行為”，而應使用“給公司造成經濟損失達2000元以上者”。在懲罰的程序和級別上分為口頭警告、書面警告等。凡是違紀處罰，一定要有書面記錄，即使是警告，也須有書面記錄，并在員工檔案中保存。
　　總之，規章制度要緊密結合企業自身情況并嚴格依法制定，做到“合法、合理、全面、具體”，并且遵循民主程序和合法、公示的標準，周密規劃，降低一切可能的法律風險。
　　（作者單位：中國人民大學勞動人事學院）