對用友ＥＲＰ－Ｕ８使用中幾個問題的探討

[摘 要] 用友軟件股份有限公司推出的用友ERP-U8以成熟、高效、低成本為核心價值，全面優(yōu)化企業(yè)資源，提升了企業(yè)管理水平。本文對用友ERP-U8在使用中的操作員權限和角色設置、初始階段的代碼設計、審核憑證和結賬工作進行了探討，希望對讀者有所幫助。

[關鍵詞] 用友ERP-U8；角色；代碼設計；群碼

[中圖分類號]F232[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2007)07-0018-03

隨著信息技術的飛速發(fā)展，企業(yè)信息化水平成為企業(yè)綜合競爭力的重要標志，信息化成為企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。經過20多年的發(fā)展，我國企業(yè)財務管理軟件的功能在不斷加強，應用范圍在不斷擴大，采用的系統(tǒng)平臺和應用的數據庫也在不斷升級。用友ERP-U8管理系統(tǒng)，以全面會計核算和企業(yè)級財務管理為基礎，以成熟、高效、低成本為核心價值，實現了購銷存、會計核算和財務監(jiān)控的一體化管理，滿足了各級管理者對信息化的需要。用友ERP-U8與UFERP 8.11相比更能優(yōu)化企業(yè)資源，提升企業(yè)管理。但是，用友ERP-U8設計的復雜性和控制的嚴密性，也導致會計人員在工作中或在校學生在實驗中出現一些問題。下面對用友ERP-U8的操作員權限和角色設置、初始階段的代碼設計、審核憑證和結賬工作進行探討。

一、操作員權限和角色的設置

為使會計信息系統(tǒng)在有效的控制下能夠正常運行，保障系統(tǒng)的安全性和會計信息的保密性，就必須嚴格執(zhí)行內部控制制度。按照財政部《會計核算軟件基本功能規(guī)范》規(guī)定：會計核算軟件具有輸入操作人員崗位分工情況，防止非指定人員擅自使用的功能和對指定人員使用權限控制的功能。一個單位的財務主管具有最高權限，只有他才能對單位財會人員進行崗位分工，規(guī)定各類人員應該做的工作。

為適應精細管理的要求，用友ERP-U8管理系統(tǒng)提供了權限的集中管理功能。系統(tǒng)不僅提供了用戶對各模塊操作權限的管理，還提供了金額的權限管理、數據的字段級和記錄級的控制3個層次的權限管理，采用不同的組合方式使得權限控制更加靈活和有效。

用友ERP-U8中增加了角色管理功能。角色是工作中具有相同職能的群體，會計信息系統(tǒng)設置角色的目的是為了節(jié)省用戶設置權限的時間。授權時有兩種方式，既可以對用戶授權，也可以對角色授權。一個用戶可以有多個角色。

用戶的權限=所屬的各個角色的權限集合+此用戶單獨被授予的權限。舉例：張三同時屬于A、B兩個角色。A角色包括總賬和應收系統(tǒng)管理權限；B角色包括總賬和應付系統(tǒng)管理權限；張三同時還具有工資系統(tǒng)和固定資產系統(tǒng)管理權限。則張三的權限=總賬+應收系統(tǒng)+應付系統(tǒng)+工資系統(tǒng)+固定資產系統(tǒng)。

二、初始階段的代碼設計

代碼是用來代替某個單位、某個客觀事物等名稱的符號或記號。在會計信息系統(tǒng)中，需要對各種數據進行代碼設計，如會計科目代碼設計、部門代碼設計、職員代碼設計、供應商代碼設計、客戶代碼設計等等。代碼是人和計算機進行溝通的工具，一個以計算機作為處理工具的會計信息系統(tǒng)，必須有科學的代碼方案，這對于提高系統(tǒng)的輸入和輸出效率，減少差錯，節(jié)省存儲空間都具有重要的意義。

代碼設計的方法可以采用順序碼、組碼、群碼和助記碼。特別是群碼在會計信息系統(tǒng)中的應用非常廣泛。群碼是每一代碼由固定的若干區(qū)段組成，每一段均有特定的含義，并可以按照順序碼或組碼的方式編碼。會計科目的編碼就是采用群碼的編碼方式。如21710101第一區(qū)段的4位數碼表示一級科目(應交稅金)，第二個區(qū)段的2位數碼表示明細科目(應交增值稅)，第三個區(qū)段的2位數碼表示二級明細科目(進項稅額)。群碼能夠準確地反映上下級間的邏輯關系，便于分類和排序，容易追加。21710101明細科目的代碼采用了順序碼的編碼方法。

在我國，一級會計科目的編碼方案是由財政部發(fā)布的《企業(yè)會計制度》(2001年)統(tǒng)一規(guī)定的，通常采用以上幾種代碼方式組合而成，代碼長度固定為4位數。第一位是科目類別碼，采用的是順序碼，“1”表示資產類會計科目，“2”表示負債類會計科目，“3”表示所有者權益類會計科目，“4”表示成本類會計科目，“5”表示損益類會計科目。第二、三、四位是一級科目的名稱碼。第一位數碼和后三位數碼組合就是群碼的編碼方式。不同性質的一級會計科目又采用了組碼的方式編碼。如：1000-1999代表資產類會計科目，2000-2999代表負債類會計科目，3000-3999代表所有者權益類會計科目，4000-4999代表成本類會計科目，5000-5999代表損益類會計科目。

另外，企業(yè)人員和部門碼、存貨的分類、客戶和供應商的分類、結算方式、設備、產品、成本對象等也經常采用群碼編碼。

企業(yè)在進行代碼設計中應注意以下問題：

1. 代碼設計要根據企業(yè)的實際需要。各個企業(yè)的經濟活動特點、規(guī)模大小、業(yè)務繁簡程度各不相同，所以在代碼設計時要依據企業(yè)的實際情況。如會計科目的代碼設置，除一級會計科目財政部規(guī)定設置4位編碼外，明細科目應當設置幾級，每級幾位編碼，都需要企業(yè)根據實際情況自行制定。

2. 代碼在穩(wěn)定性的基礎上要注意可擴展性。代碼要保持一定的穩(wěn)定性，但是任何事物都不可能一成不變，企業(yè)經濟活動不斷發(fā)展變化，企業(yè)規(guī)模不斷擴大，自然就會影響到編碼方案或代碼的長度。這就要求編碼方案要有一定的可擴展性，使企業(yè)在不改變原有編碼體系的條件下順利地擴展編碼。在分類編碼方案中一般客戶和供應商分類編碼級次設計為3級，實際工作中只使用2級；會計科目編碼通常設計為5級，平時只使用3級。這樣設計就是考慮到編碼的可擴展性。

2. 代碼的級次和每級的位數不宜過長。代碼方案中要確定級次和每級的位數，但是如果級次過多，每級的位數過長，會計人員記憶、輸入、使用都非常不方便，還容易出現錯誤。根據國外資料統(tǒng)計，科目代碼的長度和輸入出錯率有很大關系，代碼越長，出錯率越高。當科目代碼的長度在8位以下時，這種關系不太明顯；超過8位，出錯率會大幅度上升。

三、審核憑證

為了防止錯誤及舞弊，保證每一筆會計業(yè)務的準確性和可靠性，制單人員填制的每一張憑證都必須經過審核員的審核。用友ERP-U8中審核憑證包括：出納簽字、主管簽字和審核員審核憑證3個方面。與用友UFERP8.11相比增加了“主管簽字”功能，不過此功能和“出納簽字”一樣都由用戶進行選擇，可以使用也可以不使用(如圖1)。根據會計制度規(guī)定，審核人和制單人不能是同一個人。

圖1

出納簽字、主管簽字和審核員審核憑證三者在使用時無先后順序，即出納簽字、主管簽字和審核員審核憑證三者可以先進行任何一項工作，單位內部可以用制度加以規(guī)范。有時單位在上述界面中選擇了出納簽字，但是在進行出納簽字時系統(tǒng)會提出 “沒有符合條件的憑證”，可能是由于以下3方面的原因：

1. 沒有指定科目。

2. 沒有涉及現金、銀行存款的記賬憑證。

3. 查詢條件錯誤。

四、結 賬

在計算機會計信息系統(tǒng)中，會計人員每個會計期末都應進行結賬工作，結賬每月進行一次，要正確完成結賬工作必須符合結賬工作的要求。在用友ERP-U8進行結賬時，總賬系統(tǒng)有時會提出“未完成工作檢查不能結賬”。分析原因可能有以下4個方面：

1. 有未入賬的憑證不能結賬。

2. 上月未結賬，則本月不能結賬。

3. 核對總賬與明細賬，如果不一致，則本月不能結賬。

4. 損益類科目未全部結轉完畢，則本月不能結賬。

圖2

上述工作都進行完畢后進行結賬，系統(tǒng)可能依然提出“未完成工作檢查不能結賬”。筆者通過分析發(fā)現，在用友ERP-U8中還有一個原因也可以導致總賬系統(tǒng)不能結賬。就是在“企業(yè)門戶”—“基礎信息”—“系統(tǒng)啟用”選中了其他系統(tǒng)(如圖2)，雖然其他系統(tǒng)此時還未啟用，但依然使總賬系統(tǒng)無法結賬。

解決方法：

1. 執(zhí)行“企業(yè)門戶”命令，打開“注冊[企業(yè)門戶]”對話框。

2. 在“注冊[企業(yè)門戶]”對話框中注冊。注意：日期必須是上個界面中系統(tǒng)的啟用日期。即如果固定資產系統(tǒng)和工資管理系統(tǒng)的啟用日期是2005年1月1日，此時進行修改的注冊日期也必須是2005年1月1日(如圖3)。

圖3

3. 在“用友ERP-U8門戶—控制臺”對話框中，單擊選擇“基礎信息”產品組中的“基本信息”圖標，打開“基本信息”對話框。

4. 在“基本信息”對話框中，雙擊“系統(tǒng)啟用”目錄，打開“系統(tǒng)啟用”對話框。

5. 在“系統(tǒng)啟用”對話框中，取消以前選中的固定資產系統(tǒng)和工資管理系統(tǒng)，只保留總賬系統(tǒng)(如圖4)。

圖4

通過以上操作就可以進行總賬系統(tǒng)的結賬工作了。

主要參考文獻

[1] 用友軟件股份有限公司編. ERP財務管理系統(tǒng)應用專家培訓教程[M]. 北京：中國物資出版社，2003.

[2] 王新玲，汪剛. 會計信息系統(tǒng)實驗教程(用友ERP-U8版)[M]. 北京：清華大學出版社，2005.