用友Ｕ８系統中“貨到票未到”業務解析

［摘 要］ 本文在深入、細致地分析用友U8 系統中“貨到票未到”業務的流程的基礎之上，結合筆者近幾年在實驗教學中的體會和經驗，對“貨到票未到”業務在實驗教學中存在的難點進行分析，并對操作出錯后相應的解決方法進行了系統、詳細的探討。

［關鍵詞］ 用友U8系統；“貨到票未到”業務；解析

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2007）07-0092-03

近年來，隨著我國計算機應用水平和企業信息化管理水平的提高，高校會計學、會計電算化專業已把“會計電算化實驗”作為一門核心、主干課程。目前，較多院校以在國內企業的占有率和應用的成熟度較高的用友ERP系統為支持平臺并結合相關的案例資料來進行會計電算化實驗。用友U8系統是以中小企業多部門應用為目標的戰略性財務軟件，由財務、分銷、決策支持3部分組成，并采用財務業務一體化設計，大大提高了數據信息的綜合利用功能。

在財務業務一體化業務中，采購入庫業務按貨物和發票到達的先后，劃分為單貨同行、貨到票未到、票到貨未到3種類型。不同的業務類型相應的處理方式有所不同，但基本都涉及采購管理、庫存管理、存貨核算、應付款管理和總賬系統等多個模塊，處理流程比較復雜，因此學生在實驗過程中比較容易出錯。特別是其中的“貨到票未到”業務，由于涉及暫估入庫及回沖處理，更為復雜，在多年的實驗教學中發現出錯率比較高。因此，本文首先對該流程進行了詳細分析，然后總結、歸納了學生在實際操作過程中容易出現錯誤的難點及原因，并對操作出錯后的解決方法進行了系統、全面的探討，為學生能夠更好地理解該業務，掌握該業務的操作及出錯后如何解決提供指導。

圖 1 暫估入庫業務處理流程

一、用友U8系統中“貨到票未到”業務的流程分析

在用友ERP- U8系統中，對“貨到票未到”業務采用暫估入庫的處理辦法。暫估是指本月存貨已經到達，但采購發票尚未收到，不能確定存貨的入庫成本；月底時，為了正確核算企業的庫存成本，需要將這部分存貨暫估入庫，形成暫估憑證。對暫估業務，系統提供了3種不同的處理方法，分別是月初回沖、單到回沖和單到補差。本文以月初回沖為例進行分析，處理流程如圖1所示。

當月，貨到票未到時：

暫估入庫業務處理流程說明：

①當月，根據采購到貨簽收的實際數據在庫存管理系統中填制采購入庫單。

②在庫存管理系統中審核采購入庫單，以證明入庫單上的貨物已經入庫。

③月末，發票未到，在存貨核算系統中輸入采購入庫單的暫估單價，對“暫估入庫單”進行單據記賬，即以暫估單價計入存貨明細賬。

④在存貨核算系統中對“暫估入庫單”制單，系統生成機制轉賬憑證（暫估憑證）并自動傳遞到總賬系統。

⑤下月初，存貨核算系統自動生成與“暫估入庫單”完全相同的“紅字回沖單”，同時自動計入存貨明細賬，沖回上月計入存貨明細賬中的暫估入庫單。

⑥在存貨核算系統中對“紅字回沖單”制單，系統生成機制轉賬憑證（紅字憑證）并自動傳遞到總賬系統，回沖上月的暫估憑證（這步操作可在第⑩步時與“藍字回沖單”一起制單）。

⑦下月，收到采購發票后，在采購管理系統中填制采購發票。

⑧將采購發票與對應的采購入庫單做采購結算。

⑨結算完畢后，進入存貨核算系統，執行“暫估處理”功能。進行暫估處理后，系統根據發票自動生成一張“藍字回沖單”，并以發票中的實際單價自動計入材料明細賬。

⑩在存貨核算系統中對“藍字回沖單”制單，系統生成采購入庫機制轉賬憑證并自動傳遞到總賬系統。

其中第③、⑤、⑨步是對應處理，均是記入存貨明細賬的操作，第④、⑥、⑩步是對應處理，均是生成機制轉賬憑證并自動傳遞到總賬系統記入總賬的操作。下面以實例來表明第③、⑤、⑨步之間和第④、⑥、⑩步之間的對應關系。

假設，11月6日，收到北京聯想分公司提供的聯想天禧ＰⅢ/550，數量為20臺，商品已驗收入庫，月末未收到發票，暫估單價為6 000元。12月10日，收到北京聯想分公司提供的上月已驗收入庫的20臺電腦的普通發票，發票單價為5 900元。

注：此例進行了簡化處理，假設不考慮材料成本差異、專用發票的應交稅金/應交增值稅/進項稅額以及運費發票等因素。

二、用友U8系統中“貨到票未到”業務中的難點分析

在實驗教學中，發現大部分學生對“貨到票未到”業務的整個流程中第⑤、⑨步容易出現問題。

（一）下月初，容易忽略系統自動生成的“紅字回沖單”，不對其進行制單

正確操作為：

１． 在存貨核算系統中，執行“財務核算→生成憑證”命令，進入“生成憑證”窗口。

２． 單擊“選擇”按鈕，打開“查詢條件”對話框，選擇“紅字回沖單”選項，單擊“確認”按鈕返回。

３． 單擊“全選”按鈕，然后單擊“確定”按鈕， 進入“生成憑證”窗口。

4． 選擇憑證類別為“轉賬憑證”，輸入紅字回沖單對方科目“物資采購（1201）”，單擊“生成”按鈕，進入“填制憑證”窗口。

5． 單擊“保存”按鈕，保存根據“紅字回沖單”生成的憑證（如有多張紅字回沖單，則單擊“下張”按鈕，繼續保存下張憑證）。

(二)當采購發票到達時，不能正確地進行采購結算

當采購發票到時，應與采購發票到達月的上一個月已到的相對應的采購入庫單進行結算。但在用友ERP-U8中，進入到采購結算界面，在默認條件下只顯示本月的采購入庫單，這一點用友的實驗教材中并未詳細說明再加上學生對該筆業務不甚理解，導致有部分同學發現找不到對應的采購入庫單就將該筆業務置之不理了。而另有大部分同學則在采購發票到達的當月又補錄了一張采購入庫單，然后將其與采購發票進行結算。這樣進行處理，實際上是在發票到達當月又虛擬了一張采購入庫單，錯誤地將“貨到票未到”業務轉化為“單貨同行”的業務，而對上月的采購入庫單不管了，結果是在第⑨步操作時發現無法進行暫估處理。

正確操作為：

１． 在采購管理系統中，執行“業務→采購結算→手工結算”命令，進入“手工結算”窗口。

２． 單擊“選單”按鈕，打開“結算選單”對話框。

３． 單擊“過濾”按鈕，修改起始日期為對應的采購入庫單（上月到達）到達日之前的日期，然后單擊“確定”按鈕返回。

４． 單擊 “刷入”按鈕，窗口下方顯示符合條件的入庫單列表；單擊“刷票”按鈕，窗口上方顯示符合條件的發票列表。

５． 選擇要結算的入庫單和發票，單擊“確定”按鈕，返回“手工結算”窗口。

6． 單擊“結算”按鈕，系統彈出“完成結算！”信息提示對話框，單擊“確定”按鈕返回。

三、用友U8系統中“貨到票未到”業務操作出錯后的解決方法

以上分析了用友U8系統中“貨到票未到”業務中的難點及正確的操作方法，但是并不是說在其他步驟不會出錯。無論是在“難點”步驟還是其他步驟出錯，都要進行修改。但在修改出錯操作之前，要將出錯操作的后續相關操作反向逐一撤銷退回到該出錯操作后才能修改該出錯操作。用友實驗教程中僅對業務的正向操作進行了說明，但對具體操作應該如何撤銷，則沒有說明，大部分同學在操作出錯后不知道該如何撤銷相應的操作。假如，在“貨到票未到”業務流程中，對“藍字回沖單”制單后，發現采購發票填制有錯誤，采購發票是在第⑦步填制的，要想修改采購發票則必須依次撤銷第⑩、⑨、⑧步所做的操作后才能修改采購發票。

（一）撤銷第⑩步操作：刪除根據“藍字回沖單”生成的機制轉賬憑證

在第⑩步操作是對“藍字回沖單”制單，結果是系統生成采購入庫機制轉賬憑證并自動傳遞到總賬系統。因此要撤銷該操作就是要刪除系統生成的機制轉賬憑證。這里要注意的是，雖然機制轉賬憑證已傳遞到總賬，但由于是在存貨核算系統生成的，所以應該在存貨核算系統中而不是在總賬系統中刪除該憑證。

操作步驟：

１． 在存貨核算系統中，執行“財務核算→憑證列表”命令，打開“查詢條件”對話框。

２． 單擊“全選”按鈕，然后單擊“確認”按鈕，進入到“憑證列表”窗口。

３． 選擇要刪除的憑證，然后單擊工具欄中的“刪除”按鈕。

（二）撤銷第⑨步操作：取消暫估處理

這一步是“貨到票未到”業務中撤銷的難點，很多同學都認為應該通過執行“業務核算→結算成本處理”命令進入“暫估結算表”窗口來取消暫估，但進入“暫估結算表”窗口后卻發現無法取消暫估。暫估處理實質上對系統自動生成的“藍字回沖單”進行的“單據記賬”處理，在理解了這一點之后，就不難理解要取消暫估處理實質上是要取消對“藍字回沖單”的“單據記賬”操作。

操作步驟：

１． 在存貨核算系統中，執行“業務核算→恢復記賬”命令，打開“恢復單據記賬條件”對話框。

２． 選中倉庫為“全選”，單據類型為“藍字回沖單”，然后單擊“確認”按鈕，進入“取消單據記賬”窗口。

３． 在“選擇”欄位置單擊要取消記賬的暫估單據，出現“√”標記，單擊“恢復“按鈕。彈出“您正準備對１條記錄恢復記賬，確認恢復嗎？”，單擊“確定”恢復成功，則取消暫估處理了。

（三）撤銷第⑧步操作：取消采購結算

操作步驟：

１． 在采購管理系統中，執行“業務→采購結算→結算單列表”命令，打開“采購結算單”對話框，單擊“過濾”按鈕。

２． 進入“采購結算表列表”窗口，雙擊要取消結算的記錄，打開“采購結算表”窗口，單擊工具欄中的“刪除”按鈕。

（四）修改采購發票

１． 在采購管理系統中，執行“業務→發票→采購發票列表”命令，打開“采購發票”窗口。

２． 單擊“過濾”按鈕，進入“采購發票列表”，雙擊要修改的發票進入“采購發票”窗口，然后單擊“修改”按鈕進行修改（如果要修改發票類型，則需要先刪除發票后再在增加發票時選擇正確的發票類型）。

四、結束語

用友U8是一套的比較復雜的管理信息系統，涉及很寬泛的知識面。而在財務業務一體化的實驗教學過程中，就有許多大大小小的難點，特別是對于操作出錯后的解決方法，在實驗教程中并未有說明。限于篇幅，本文只對其中的“貨到票未到”業務及其難點和操作出錯后的解決方法進行了較為詳細的解析，目的是拋磚引玉，希望通過對一個實例的具體分析，引導學生建立將電算化下業務的處理與手工下的業務處理結合起來的思維，能夠通過實驗深刻地理解電算化下業務處理的深層次的含義，并能夠舉一反三，更好地理解和掌握整個系統。

主要參考文獻

［1］ 王新玲，汪剛. 會計信息系統實驗教程［M］. 北京：清華大學出版社，2005：145-165.