用友ＥＲＰ—Ｕ８．５２應用中出現的問題及解決辦法

［摘 要］ 本文從用友ERP-U8.52實際應用角度出發，闡述了在實驗教學過程中出現的一些問題，分析了其產生原因，并進一步給出了解決問題的方案。

［關鍵詞］ 用友ERP-U8；總賬工具；演示期限

［中圖分類號］F232［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2007）07-0020-03

筆者結合多年教學經驗，總結出用友ERP-U8.52應用中經常出現的問題和解決方案，在這里與同行一起探討。

一、 不同賬套間基礎數據的引入

問題的提出：在上機練習時，往往要求學生從建立賬套開始，逐步完成總賬、報表、工資、固定資產、購銷存等子系統的操作練習。在實驗數據上具有連續性，一旦由于備份文件丟失或遭病毒破壞等原因無法引入賬套，使得前面完成的實驗數據缺失的話，在有限的實驗教學時間內又不能要求學生一遍又一遍地重復錄入賬套基礎數據，通過賬套引入功能引入其他同學的賬套數據又很難反映每一個同學的練習情況，這樣實驗便無法進行下去。

解決辦法：對于上述問題，可以利用用友提供的“總賬工具”來解決。現舉例說明。假如2號同學建立了002號賬套并完成了基礎檔案設置中的“機構設置”、“往來單位設置”、“會計科目和憑證類型設置”，這時賬套數據丟失無法練習。9號同學已經完成了全部的基礎信息設置，并且完成了總賬系統的期初余額錄入，如果通過“賬套引入”功能將其賬套數據引入2號同學的機器，2號同學需刪掉9號同學做的“存貨信息設置”數據和全部總賬系統各科目的期初余額等尚未練習的內容，否則不能練習相關操作，這樣做既費時又費力。下面以“總賬工具”來解決問題。具體做法如下：

第一步：由2號同學重新建立002號賬套，但不錄入基礎數據，只要建立一個空賬套即可。

第二步：通過“賬套引入”功能引入9號同學的999號賬套數據，這樣在2號同學的機器中就存在兩套賬簿（適用于用友單機版操作情況，如采用的是網絡版則不用此步驟）。

第三步：啟動用友的“系統服務”中的“總賬工具”填寫數據源信息。如圖1所示。

在總賬工具窗口中左側列示著可以復制的數據項目，右側分別反映數據源和數據目的地信息。我們點選“數據源”中的“SQL Server”項并單擊后面的參照按鈕，即彈出如圖1中所示的“數據源信息”窗口，分別填列數據源所在的“服務器、用戶名、密碼、會計年度和賬套號（本例應為999）”。

第四步：填列“目的數據”信息。單擊圖1中“目的數據”區的圖表按鈕，即彈出“企業門戶登錄”窗口，在其中添列要復制數據的目的賬套信息（本例中為002賬套信息）。添列完畢后結果如圖2所示。

第五步：復制相關數據。在圖2所示窗口中分別單擊“會計科目復制、憑證類型復制、地區分類復制、客戶分類復制”等數據復制圖標即可完成相應數據的復制。只是由于有的數據間有引用關系，在操作時需要注意復制數據的先后順序。這樣就可以把999賬套中的相關數據引入002號賬套，又能保留002號賬套自身的其他信息。

圖2 數據源和目的數據添列結果

現實意義：這項功能在實際工作中也具有重要作用。例如當已經輸入很多重要數據后發現建賬信息有誤時，就可以利用此功能將原有賬套的有用信息引入新的賬套內，從而避免以前的工作付諸東流。再如如果做代理記賬的工作，同時為幾十家管理賬套，而其中有很多基礎信息各賬套間大致相同，就可以利用此功能將一個賬套的數據復制到其他賬套中，這樣可以大大減少不必要的重復勞動。

二、演示賬套過期的處理

問題的提出：由于教學用的軟件有業務量和使用期限限制，所處理的業務不允許跨期3個月以上，一旦在總賬系統輸入的憑證或在供應鏈部分錄入的業務票據跨期3個月，下一次登錄企業門戶進入相應子系統時就會出現“演示賬套數據過期”的錯誤，導致系統登錄失敗，如圖3所示。

圖3 錯誤信息窗口

而學生在上機時往往由于疏忽，在錄入憑證或票據時未能認真檢查制單日期，直接默認系統提示的登錄企業門戶時的操作日期，結果錄入多期憑證，造成上述問題的出現，致使再也不能進入相關系統操作。

解決辦法：以總賬系統為例講解。由于問題是因跨期錄入憑證所產生的，只要把數據表中跨期的錯誤憑證刪除，問題即迎刃而解。我們可以用SQL Server或Office中的Access處理后臺數據庫，現在我們以Access為例來說明其用法，具體操作步驟如下：

第一步：啟動Access新建數據庫項目文件，在如圖4所示的窗口中選擇第三項“項目（現有數據庫）”，確定后進入新建數據庫文件窗口，如圖5所示，給新文件命名，這里命名為“q1”。單擊“創建”按鈕后進入數據鏈接屬性設置窗口。如圖6所示。

第二步：設置數據鏈接屬性。（1）選擇服務器名（示例中為G57）；（2）輸入超級用戶名（示例中為SA）和密碼；（3）選擇服務器上的要進行操作的數據庫文件（示例中為UFDATA-002-2006，即選擇002賬套2006年度數據庫文件。用友中數據庫文件命名規則是：UFDATA-賬套號-年度）單擊確定按鈕后即進入如圖7所示的數據庫列表，在其中選擇文件名為“GL-accvouch”的表雙擊后進入如圖8所示的表編輯窗口。

第三步：字段dbill-date反映的就是憑證日期，分析該字段內容刪除跨期的憑證記錄，保存文件。這樣就可以解決問題，再登錄企業門戶后即可進入總賬子系統。由于其他系統業務跨期所導致的同樣問題，只要找到相應的數據表文件，均可用此方法解決。

預防措施：前面所講的是當出現演示期限已到的問題的補救辦法，但最好是別讓此類問題出現。由于上機實驗書中的數據所給定的業務日期往往與機器的系統時間不一致，學生上機操作如不謹慎是極容易造成該問題的發生的。因此，最好提前預防。具體做法是，每次上機時要求學生首先將機器的系統時間改為實驗數據中業務期的期末。例如要做2006年9月的數據，就要求學生修改系統時間為2006年9月30日。這樣，在登錄企業門戶時機器所提示的操作日期就是9月30日，以后填制憑證或票據時所默認的單據日期也為該日期，即使學生忘記填列日期而采用系統默認日期，也不會出現業務日期跨期的問題。