淺談往來款項的內部控制制度

摘要：在現代市場經濟中，企業為了增強銷售過程中的競爭力，越來越多地采用信用銷售方式。伴隨而來的必然是越來越多的應收賬款和如何控制應收賬款的增長。本文將從七個方面來談談如何加強應收賬款的內部控制制度。

關鍵詞：應收賬款 內部控制制度 必要性 措施

應收賬款的內部控制制度是企業內部一項重要的會計控制制度，但在當前，這些會計內部控制制度并沒有引起大多數企業高層管理人員及會計職能部門的足夠重視。究其原因，一是企業原有的舊體制造成了企業粗放的管理模式；二是企業高層領導對控制經營風險沒有足夠正確的認識；三是有的企業對如何建立有效的控制制度比較茫然。

一、應收賬款對企業的影響及加強其內部控制的必要性

(一)應收賬款對企業的影響

應收賬款的大量存在，導致企業大量流動資金被不合理占用，以至企業無法順利實現由商品到貨幣的轉化，從而影響企業再生產過程的實現。應收賬款作為一種商業信用，具有一定的風險性，由于我國的市場經濟尚處于初級階段，存在著許多不完善的地方，使企業大多數應收賬款難以收回，多數形成壞賬，不但對企業自身的經濟效益產生了不良影響，而且已經成為一種社會性問題。應收賬款對企業的影響主要來自兩方面：

1．高額的應收賬款直接影響企業的現金流入，引發財務危機。企業通過賒銷不斷擴大銷售，而賒銷的背后就是不斷上升的應收賬款。很多企業在具有良好的盈利狀況下，因應收賬款管理不善而面臨財務危機。

2．應收賬款的壞賬風險對企業盈利狀況的影響。逾期應收賬款對企業的危害直接體現在壞賬風險上，據統計逾期應收賬款在一年以上的，其追賬成功率在50％以下，而在我國逾期應收賬款已達到60％以上。我國企業尤其是國有企業，實際已成壞賬但未作壞賬處理的情況普遍存在。

(二)加強應收賬款內部控制的必要性

1．建立健全應收賬款的內部控制制度能保證會計信息的真實性和準確性。健全的內部控制，可以保證會計信息的采集、歸類、記錄和匯總全過程真實地反映企業生產經營活動的實際情況，并及時發現和糾正各種錯誤和問題，從而保證會計信息的真實性和準確性。

2．建立健全應收賬款的內部控制制度能維護財產和資源的安全完整。健全完善的內部控制能夠科學有效地監督和制約應收賬款的各個環節，從而確保足額、及時收回應收賬款，保證財產物資的安全完整，并能有效地預防壞賬的發生。

3．建立健全應收賬款的內部控制制度能有救地規避風險，給應收賬款的回收上了一道雙保險。

二、應收賬款內部控制存在的問題

(一)企業沒有應收賬款的責任部門

在應收賬款管理中權責不夠明確。有許多不應產生的應收賬款產生了，有大量的應收賬款對不上、收不回，造成這樣現象的原因主要是沒有明確的權責劃分，沒有明確的責任人來負責，沒有嚴格的管理辦法，缺少必要的內部控制制度，從而使應收賬款無法收回而帶來損失，最終無法追究責任。

(二)應收賬款的會計監督相當薄弱

首先，沒有建立應收賬款臺賬管理制度，沒有對應收賬款進行輔助管理或者僅按賬齡進行輔助管理。許多企業僅僅是在其資產負債表的補充資料中按賬齡對應收賬款的數額進行簡單分類，平時則沒有對應收賬款進行輔助管理。在企業回款好的情況下，基本能滿足需要，但在企業回款不暢的情況下就不能滿足管理的需要，對加速資金的周轉于事無補。

其次，財務部門沒有專人負責對應收賬款定期、定向的清欠；沒有建立應收賬款定期清查制度，長期不對賬。由于交易過程中貨物與資金流動在時間和空間上的差異以及票據傳遞、記錄等都有發生誤差的可能，所以債權債務的雙方就經濟往來中的未了事項進行定期對賬，可以明晰雙方的權利和義務。而現實中有的企業長期不對賬，有的即便是對了賬，并沒有形成合法有效的對賬依據，只是幾頭上的承諾，起不到應有的作用。對于收不回的應收賬款未建立壞賬核銷管理制度，有些企業對沒有收回的應收賬款長期掛帳，賬齡甚至多達10余年，而這部分資產其實早已經收不回了。

(三)企業未對應收賬款按風險程度進行信用管理

目前大多數企業都不對應收賬款進行風險評價，沒有建立一套完善的賒銷制度，對形成的逾期應收賬款能否收回、收回多少沒有底數。所以，企業應加強和改善應收賬款管理，首先要解決目標問題。利潤最大化不是應收賬款管理的目標，如果以利潤最大化作為目標，可能會導致對風險的忽視和企業長遠利益的犧牲。應收賬款管理的總目標應該樹立企業價值最大化的理念，不能忽視資金的良好周轉。

三、應收賬款內部控制采取的措施

(一)規范應收賬款的業務流程

規范應收賬款基本業務流程是企業內部會計控制制度的前提，以確保內部控制制度符合企業的業務實際，從而保證可以有效實施。客戶如采取自提貨物方式，業務流程的變化較大，要注意健全以下各項手續：1．賒銷通知單上要注明客戶自提字樣；2．客戶自提貨物之前，除了信用部門核準了賒銷之外，還要交會計部門審驗訂單(合同)和自提貨物憑證(有法人蓋章)，3．會計部門核準自提貨物并收取自提貨物憑證(作為收款依據，復印件可郵寄給客戶)后，通知倉庫由客戶憑相關核準手續的賒銷通知單提貨，4．會計部門開具銷售發票及處理賬務時，運輸部門的貨物運輸憑證(會計聯)由客戶自提貨物憑證替代。

(二)明確應收賬款的內部控制目標

企業各項會計控制制度都應有明確的控制目標。應收賬款內部的控制目標主要有：1．保證應收賬款業務會計核算資料準確可靠；2．保證應收賬款及時回收；3．保證應收賬款真實正確；4．減少壞賬損失的發生；5．建立銷售回款一條龍責任制。

(三)建立專門的信用管理機構，對賒銷進行管理

傳統的企業組織結構，一般以財務部門擔當信用管理的主要角色進行賒銷管理，這已不能適應完善企業信用管理的需要。企業信用風險管理是一項專業性、技術性和綜合性較強的工作，須特定的部門或組織才能完成。企業對賒銷的信用管理需要專業人員大量的調查、分析和專業化的管理和控制，因此設立企業獨立的信用管理職能部門是非常必要的。在我國企業中一般采取兩種方式設立信用管理部門，一種是財務總監領導下的信用管理部門，另一種是銷售總監領導下的信用管理部門。兩種方式各有利弊，適應于不同的企業管理體制。信用管理部門要取得財務和銷售部門支持，井在賒銷管理中起到主導作用。據統計，采取財務總監負責下的信用管理成功率為70％，而采取銷售總監負責下的成功率為30％。目前我國約有2％的國有企業設立專門的信用管理機構，而外資企業的這一比率在10％以上。

(四)建立客戶動態資源管理系統

專門的信用管理部門必須對客戶進行風險管理，其目的是防患于未然。動態監督客戶尤其是核心客戶，了解客戶的資信情況，給客戶建立資信檔案，并根據收集的信息進行動態管理這就是客戶的動態資源管理。如果企業對這項工作沒有足夠的人力也可委托社會征信公司完成，或在其指導下完成。調查的渠道一般包括：銷售部門業務員掌握的客戶資料，管理人員的實地考察，客戶的其他供應商調查的情況，網絡數據和其它公開的信息渠道。調查的內容主要有：客戶的品質、能力、資本、抵押和條件(“5C”系統)，客戶與企業往來的歷史記錄，客戶的規模、財務狀況、發展前景、行業的風險程度等等。

(五)發揮內部審計的監督作用

內部審計在應收賬款管理中的監督作用主要體現在兩個方面，一是不斷完善監控體系，改善內控制度，二是檢查內控制度的執行情況，檢查有無異常應收賬款現象，有無重大差錯、玩忽職守、內部舞弊、故意不收回賬款等情況，確保應收賬款的回收。內部審計對應收賬款審計主要應在銷貨和收款流程，在銷貨流程應核查銷售業務適當的職責分離、正確的授權審批、充分的憑證和記錄、憑證的預先編號、按月寄出對賬單等方面。在收款流程主要應認真地檢查收款記錄的合理性、核對應收賬款、分析賬款賬齡、向債務人員證等方面。

(六)應收賬款的責任管理和預警管理

責任管理就是針對應收賬款經常出現的情形，以制度的形式將債權責任明確下來，規范有關人員的行為，實現事前控制。主要內容有：

1．明確劃分責任范圍，對某一家客戶在某個時段的欠款應由業務經辦人員負責，對公司全部的客戶盡可能落實到個人；2．明確規定應收賬款收回之前，責任人不得調離公司。3．明確規定對超越權限形成應收賬款和壞賬應負的各種責任；4．明確規定隱瞞、變更應收賬款事項應負的各種責任；5．明確規定不按程序辦事形成應收賬款和壞賬應負的各種責任； 6．明確規定責任的監督部門，防止責任管理流于形式。

預警管理作為風險管理的一種新手段目前還處于萌芽階段，但移植到企業管理中卻有報高的使用價值。作為一種初步嘗試，建議設定兩項預警指標，即最高賒銷額和最長賒銷期。最高賒銷額：對主要客戶分別設定最高賒銷金額，超過這一額度不能發貨，對事實上高于設定最高賒銷額的客戶堅持每月的收款大于供貨，逐步壓縮到最高賒銷額以內；最長賒銷期：在設定最高賒銷額的同時，設定最長的欠款期限，由業務人員在到期前跟單催收，如到期未收回欠款，則立即停止供貨，組織追款；作為系統的方法，對預警機制尚需完善。

(七)建立應收賬款的壞賬準備制度

企業要遵循穩健性原則，對壞賬損失的可能性預先進行估計，積極建立彌補壞賬損失的準備制度。根據國際會計準則，年齡在2年以上的應收款項，應視同壞賬。而內資企業財務制度規定，3年以上未收回的應收賬款才視同壞賬。目前在西方國家人們普遍接受、也是最常用的信用期限是30天，信用期限一旦確定，買賣雙方都要嚴格執行。而在我國企業間，雖然雙方約定信用期限，但由于企業間相互拖欠現象嚴重，企業流動資金不足，實際上能守信用的企業并不多。

企業可采用賬齡分析法進行分析。賬齡分析法是依據應收賬款拖欠時間的長短來分段估計壞賬損失的一種方法。通過分析應收賬款的賬齡，對不同的拖欠期限分別確定壞賬計提比例。拖欠時間短則計提比例可以低些，拖欠時間長則計提比例相對高些。三年以上的可全部計提。另外，在清理應收賬款時，對于應收賬款余額較大的，可采用老賬優于新賬的原則確定還款對象，即先發生，先償還。通過以上方法可促使企業采取有效的措施。

上述的控制措施都屬于硬性的控制制度，而這些“硬控制”都需要通過具體的人員來執行、落實。因此，一個企業要想建立真正有效的應收賬款內部控制制度，還必須關注相關人員職業道德、對企業忠誠度的培養，即還需要輔以“軟控制”。因此，企業在制定有效的內部控制制度、訓練員工的專業技能的同時還應該加強員工的道德觀、價值觀，忠誠度等精神層面素質的培養，以提高他們的工作熱情和責任心，從而從根本上杜絕各種可能的人為因素或疏忽大意造成的壞賬損失。