組織跨部門溝通的策略研究

[摘要] 有效的跨部門溝通可以營造一個良好的工作氛圍，提高工作效率，更有助于企業(yè)組織建立更優(yōu)秀的創(chuàng)新團隊。本文探討了促進跨部門溝通的相關(guān)策略，以期對相關(guān)企業(yè)組織有所啟發(fā)。

[關(guān)鍵詞] 溝通 跨部門溝通 工作氛圍

新知識經(jīng)濟與信息化浪潮的席卷，導(dǎo)致現(xiàn)代組織邊界的模糊化和職能部門制的衰落，企業(yè)組織越來越依賴于靈捷的跨部門合作。然而現(xiàn)實中，跨部門合作不和諧的現(xiàn)象時有發(fā)生:企業(yè)內(nèi)部山頭林立，部門經(jīng)理之間面和心不和；業(yè)績好、能力強的部門經(jīng)常被其他部門排擠;部門之間的交叉地帶無人能管，也無人敢管。這些現(xiàn)象無不與組織跨部門溝通密切相關(guān)。有效的跨部門溝通可以營造一個良好的工作氛圍，提高工作效率，更有助于企業(yè)組織建立更優(yōu)秀的創(chuàng)新團隊。針對組織跨部門溝通存在的問題，本文擬從以下六個方面提出策略建議，期望對相關(guān)企業(yè)組織有所啟發(fā)。

一、尊重與欣賞

隨著企業(yè)組織規(guī)模的擴張，各種職能部門相繼建立，部門的職能分工越來越細。職能分工的專業(yè)化使得各部門往往只看到自己部門的工作成績，而忽視了其他部門的努力，這種片面的看法也是導(dǎo)致跨部門溝通不順暢的主要原因之一。每個職能部門的設(shè)立都是順應(yīng)企業(yè)組織發(fā)展要求的。部門在正常運作中，除了滿足自身的需要外，還需要上級部門和其它平級部門的認可，從而獲得自我滿足。尊重與欣賞其他部門的工作成績，是跨部門有效溝通的先決條件之一。各部門在總結(jié)自身的成績和不足時，也要能對其它部門的業(yè)績做出比較客觀的評判。尊重別人就是尊重自己，欣賞他人獲得的成功才能看到自己存在的不足。部門與部門之間在這種互利共勉的氣氛下，才能更容易的互動與溝通。

二、換位思考

“換位思考，世事無絕對”。在與其它部門產(chǎn)生沖突時，片面的把錯誤歸結(jié)到其他部門是不理智的。任何事情都有其雙面性，當我們與其他部門的意見不一致時，不妨換位思考一番，從對方的角度去考慮某些問題，切身處地的從對方的角度去思考以及所處的環(huán)境來處理問題，有可能某些我們眼看無法調(diào)和的沖突，但因為我們的換位思考而進入柳暗花明的境界。勤于換位思考會增加我們的理解、寬容與大度，改善和拉進人與人以及部門與部門之間的距離，辦事的爭議少、效率高。作為部門的一名成員，站位高一點，多多理解其他部門的苦衷，這樣才能做到部門之間溝通的和諧。

三、崗位輪換

崗位輪換是增進部門相互理解，促進員工溝通合作的良藥。我國有句古話“流水不腐，戶樞不蠹”，就是流動的水不會腐爛，經(jīng)常動的門樞不會蛀掉。同樣，任何組織也是要動才有活力，除了保持一定的外部流動之外，還要注意企業(yè)內(nèi)部的流動，而企業(yè)的內(nèi)部流動的方法就是崗位輪換。人與人、部門與部門之間的信息交流和相互協(xié)作出現(xiàn)了問題，沒有切身的體會是很難做到換位思考的。崗位輪換有助于打破部門橫向間的隔閡和界限，給協(xié)作、配合、溝通打好基礎(chǔ)。部門間的本位主義或小團體主義，往往來自于對其它部門的工作缺乏了解，以及部門之間人員缺乏交往接觸。通過崗位輪換，便可消除這些弊病。員工經(jīng)過不同崗位的鍛煉和體驗可以全面了解企業(yè)的業(yè)務(wù)和發(fā)展，體會各個部門的工作性質(zhì)、工作環(huán)節(jié)以及本部門或本崗位在企業(yè)中的位置，認識本職工作與其他部門工作的關(guān)聯(lián)，從而理解本職工作的意義。因此，崗位的輪換有助于增強部門之間的相互了解，凝結(jié)于部門之間的橫向溝通與交流，促進相互間的協(xié)作配合，減少因溝通不力導(dǎo)致的工作效率低下的可能性。然而，企業(yè)組織實施崗位輪換并不是一帆風順的，往往會遇到許多這樣或那樣的問題和阻力，輪換過程中應(yīng)秉承用人所長、自主自愿、合理流向、合理時間等原則，盡量減少因崗位輪換帶來的負面效應(yīng)。

四、調(diào)整組織結(jié)構(gòu)

傳統(tǒng)的科層制組織結(jié)構(gòu)已不能適應(yīng)現(xiàn)代市場競爭的需要，組織部門間協(xié)作的扁平化組織結(jié)構(gòu)有助于提高組織對環(huán)境的適應(yīng)性和應(yīng)變性。組織結(jié)構(gòu)扁平化強調(diào)業(yè)務(wù)流程結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)變，水平型網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)流程中的每一個人員都直接面向服務(wù)對象，流程間互為市場，這樣就從組織結(jié)構(gòu)上減少了組織層次，增加了管理幅度，使得部門間的溝通變得積極主動、高效。特別是對于快速成長階段的公司，如果能夠預(yù)見性的改善組織結(jié)構(gòu)，更是降低組織跨部門溝通協(xié)調(diào)成本的事半功倍之舉。

五、善于傾聽

有效的傾聽對跨部門溝通非常重要。組織跨部門溝通時，大家往往急于表達自己的意見而疏于傾聽。傾聽是成功溝通的起點，交流的雙方如果能多一些專注傾聽，適時復(fù)述，提問以確認關(guān)鍵信息，并予以適當?shù)姆答仯敲礈贤ǖ挠行跃痛蟠蟮奶岣吡恕A聽的過程中應(yīng)注意以下幾點:選擇一個合適的環(huán)境，特別是比較安靜的環(huán)境，有助于傾聽的效果;傾聽時摒除雜念，專注于對方傳達的信息上;當與對方持有不同意見時，最好是耐心等待別人將意思表達完整，不輕易打斷他人的談話；敞開心胸，盡量把自己的情緒和對方傳遞的信息區(qū)分開來；對他人的表達不要枉自評判，邊聽邊溝通。以上幾點在組織內(nèi)部可以通過訓(xùn)練、引導(dǎo)、鼓勵來實施，為跨部門溝通提供一個良好的平臺。

六、塑造溝通氛圍

企業(yè)組織常常由于正式的溝通渠道不暢以及缺乏一些常用的溝通技巧而產(chǎn)生溝通障礙，不過最為明顯的障礙還是組織缺乏一種溝通氛圍。因此，企業(yè)主應(yīng)當主動營造一個交流平臺，能包容各種不同意見，不隨意打擊他人的積極性。要善于用一些細節(jié)去營造融洽的溝通氛圍，讓部門成員在企業(yè)內(nèi)部通過比較為其他部門多做一點點所帶來的效果，領(lǐng)略到無意識的作為所帶來的價值、有意識的改變所增加的價值。良好的溝通氛圍可以提高企業(yè)的運作效率，不需要花過多的精力去解決一些矛盾。然而，要想改變企業(yè)組織的溝通氛圍并非易事，要改變它就要花大力氣克服狹隘的部門意識、本位主義，通過組織各種活動，討論倡導(dǎo)服務(wù)、協(xié)作、奉獻精神，充分認識到部門間溝通障礙的危害。通過塑造和諧的溝通氛圍，增強組織親和力、凝聚力，達到部門之間有效合作。

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