信息時代企事業檔案工作創新摭談

隨著社會主義市場經濟的不斷深入和信息化技術的普及提高，檔案管理工作也面臨著前所未有的機遇和挑戰。特別是企事業單位的檔案工作在管理技術、操作手段、服務方式以及檔案工作者觀念革新等方面，都顯得有些滯后，從而制約著檔案工作的發展。如何針對信息化時代的新形勢、新特點，有效地利用計算機信息網絡平臺開發和利用檔案信息資源，創新管理機制，積極主動地為經濟建設服務，這是擺在檔案工作者面前一個重要的課題。本文擬從創新服務手段、拓寬服務領域和更新服務理念等三個方面作以下淺論：

一、創新服務手段

在計算機網絡化、信息化、數字化迅速普及的時代，檔案管理工作的變革首先體現在服務手段的創新上。

首先，要在數字化上做文章。建立數字檔案館（室），通過數字網絡平臺開展利用服務。檔案部門建立檔案館（室）內部局域網，充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織網上數據和信息，使檔案管理服務系統與企事業單位網站鏈接，實現檔案信息的網上檢索、查詢為用戶提供更好的服務。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，特別是電子文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源的數字化、數據庫化、檔案信息服務利用網絡化、檔案管理工作自動化和檔案信息管理法制化。如：開發相應的管理軟件，建立目錄管理數據庫，在網上公開部分開放的檔案目錄，方便查詢檢索，檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便宣傳和利用。

其次，要在電子化方面下功夫。檔案館（室）與企事業單位信息管理部門進行密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。將該中心設在企事業單位檔案館（室），使其成為企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。

第三，加強電子文件的自動上傳收集。目前在單機上所形成電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集的特殊差異是，相當數量的電子文件其形成通過下載和上傳就可以完成，因此，檔案部門必須改變傳統工作模式，在網頁上建立起能將電子文件自動上傳的收集程序，在第一時間接收文件，并在檔案館（室）的服務器上實時歸檔。

第四，開展在線服務。傳統檔案利用方式如：查詢利用檔案及利用檔案資源舉辦各種宣傳展覽、進行工作評估，部分對社會開放性的文件的查閱等，全部都是到檔案部門利用檔案原件的方式。在信息化時代，這些方式必然要發生相應的變革。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們越來越注重信息的時效性，希望能夠通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得豐富信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然會逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。檔案部門通過建立數字檔案館（室），可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，與利用者以電子郵件等手段在網上快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢利用服務。

第五，開展現行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入和社會主義市場經濟的快速發展，到檔案館（室）查閱黨政機關及其他相關職能部門所出臺新文件，利用者逐年增多。尤其是我國加入ＷＴＯ后，公民出于維護自身合法權益、投資興業等需要，希望能夠更加便捷地了解到國家有關政策信息。為適應新形勢發展要求，進一步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯系，維護廣大人民群眾的根本利益，目前我國政府行政部門在地、市以上各級檔案部門已經基本建立現行文件服務中心，要求縣級以上各檔案部門率先向以上各級檔案館（室）送交現行文件資料，并要求各級檔案館（室）做好現行文件資料的接收工作，搞好現行文件資料的閱覽服務，這其中就包括了企事業單位的各級檔案館（室）。

二、拓展服務領域

隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設，行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。因此，企事業的檔案工作，已由主要為企事業單位內部服務轉為向社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。因此，必須走信息服務社會化、服務主體多樣化之路，拓寬服務領域，擴大服務層面。

首先，興辦服務實體，發展檔案產業。處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度來看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，而應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶中心。知識經濟時代檔案館（室）的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、編研、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。對于檔案信息的開放和開發，檔案工作者應當樹立服務意識和產業意識，直接面向社會主義市場經濟建設。

其次，加強橫向聯合，實現信息資源共享。隨著信息時代的發展，知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的科技文獻、情報，尤其是企業不可能與高校檔案、圖書單位那樣各自為政，而是與圖書資料室實行一體化管理。為了發揮整體優勢，實行資源共享，可以用統一的著錄格式編輯兩個或兩個以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄。資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者更方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯合目錄，形成網絡，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現文獻信息資源互補，提高館（室）藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于檔案、圖書館（室）館藏朝著有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展，更好地滿足社會多方面的需要。

第三，注重深層次開發檔案信息的“反饋”。反饋方法在檔案信息資源開發利用中起著重要的作用，通過對反饋信息資源開發利用所產生的結果的分析研究，信息資源相關部門可以提高信息資源開發利用的科學性、合理性、系統性。例如產品經過用戶使用之后，能否適應需要、哪些需要改進等，這是檢驗企業為適應市場需求而采取的改革措施是否成功的關鍵，也是對產品質量作出的評價。企業通過對產品質量的反饋信息分析、研究，在此基礎上進行自我調節，以確定產品的升級、更新、改進措施，以利于企業今后的自身發展、不至于被當今殘酷的市場經濟所淘汰。

三、更新服務理念，強化業務素質

一切管理手段的革新與進步，首先要建立在思想理念不斷與時俱進的前提下。今天，每位檔案工作者必須清醒地認識到自己肩負的使命，更新理念，科學定位，正確認識自己。

首先，檔案工作是社會主義精神文明建設的重要組成部分，它承載著記錄歷史，延續文明，傳承文化的重要使命。因此，我們檔案工作者在思想上要與時俱進，緊跟時代步伐，了解并關注國家大事，善于根據國家大局和上級政策要求積極主動地開展檔案工作，使業務工作保持有正確的政治方向。加強職業意識的訓練和專業技能的養成，講職業操守，敬業愛崗，默默奉獻。

其次，要解放思想、樹立全新的服務觀念。變被動服務為主動服務，變封閉觀念為開放觀念，要有競爭意識和協作觀念以及以市場需求為導向的市場觀念。在提供利用檔案的同時，必須堅持利用者至上，服務第一的原則，以誠懇熱情的服務作風、舒適方便的服務環境、準確高效的服務質量為檔案利用者服務。

第三，要加強檔案基本理論的學習研究，要把握檔案的基本原理，如檔案價值理論、檔案分類整理理論、鑒定理論、利用理論和編目檢索理論，具備廣泛的檔案管理知識，社會學知識及一定的檔案文獻編纂知識，還應具有相關的專業知識，如：文書學知識、檔案管理學圖書、情報、目錄學知識，近代史和黨史知識，除此以外，應具備基本的計算機操作技能及外語水平?？傊?，具備專業知識和文化素養的提高，是適應高速發展新形勢需要的關鍵，只有這樣才能稱得起合格的檔案工作者。

企事業檔案管理工作的創新與變革，是信息化時代對檔案工作提出的必然要求。檔案工作者應以積極的狀態認清形勢，搶抓機遇，迎接挑戰，加快企事業單位檔案管理技術與管理方式的創新步伐。

參考文獻；

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[2]李兆明:關于企業檔案管理體制改革的探討.檔案學研究，2006年第1期