新時(shí)期高校檔案編研的特點(diǎn)及其隊(duì)伍的優(yōu)化

摘 要： 檔案編研是檔案工作的重要組成部分，隨著新時(shí)期信息化進(jìn)程與高等教育事業(yè)快速發(fā) 展，以及人們對(duì)高校檔案利用的需求加強(qiáng)，檔案編研工作顯得越來(lái)越重要。文章在總結(jié)高校 檔案編研特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，擬對(duì)高校檔案編研隊(duì)伍的優(yōu)化進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：檔案編研 特點(diǎn) 隊(duì)伍 優(yōu)化

中圖分類(lèi)號(hào):G472.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1004-4914(2008)05-130-01

高校檔案編研工作是檔案工作的重要組成部分，它是指滿(mǎn)足高校及社會(huì)利用檔案需要為 目的，在研究高校檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，揭示、開(kāi)發(fā)潛在的檔案信息，加工生成編研產(chǎn)品，以 不同于檔案原件的形式，向用戶(hù)提供服務(wù)的一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)工作。在新時(shí)期，信息化進(jìn)程與高等教 育事業(yè)迅速發(fā)展，以及人們對(duì)高校檔案利用的需求加強(qiáng)，高校檔案編研工作顯得越來(lái)越重要 。本文在總結(jié)高校檔案編研特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，擬對(duì)高校檔案編研隊(duì)伍的優(yōu)化進(jìn)行了探討。

一、高校檔案編研的特點(diǎn)

檔案編研是一種高層次的檔案開(kāi)發(fā)利用形式，它不僅是個(gè)理論問(wèn)題，也是個(gè)實(shí)踐問(wèn)題， 涉及到信息社會(huì)錯(cuò)綜關(guān)系的方方面面。筆者認(rèn)為，新時(shí)期高校檔案編研主要表現(xiàn)為以下特點(diǎn) ：

1.服務(wù)方式的主動(dòng)性。檔案編研由編研人員主動(dòng)決定選題，并依據(jù)選題，將館藏檔案信 息向社會(huì)輸出，是一種主動(dòng)的服務(wù)。

2.發(fā)揮作用的廣泛性。使用編研成品，擺脫利用檔案原件在時(shí)間、空間及副本有限等限 制，多個(gè)利用者可以隨時(shí)隨地地利用。

3.提供信息的選擇性。經(jīng)過(guò)編研人員的勞動(dòng)，檔案編研成品向讀者提供的是經(jīng)過(guò)挑選的 系統(tǒng)、科學(xué)、簡(jiǎn)明的檔案信息。

4.工作成果的研究性、時(shí)效性、針對(duì)性。檔案編研的各個(gè)環(huán)節(jié)必須在研究的基礎(chǔ)上進(jìn)行 ，因而其工作成果具有研究性；現(xiàn)在是信息時(shí)代，講究提高工作效率，時(shí)效性要求編研成果 能高效率為學(xué)校和社會(huì)服務(wù)。因此，檔案編研工作從選題、編纂到出版等都有時(shí)間性強(qiáng)的特 點(diǎn)，它要求選題上不要貪大求全，題目要小些，進(jìn)度要快，效果要大；編研成果的針對(duì)性是 指選題要針對(duì)當(dāng)前學(xué)校的各項(xiàng)中心工作和社會(huì)需求，結(jié)合本校及檔案館實(shí)際進(jìn)行檔案編研。 如：針對(duì)本單位領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員對(duì)檔案的利用需求，既有編纂有關(guān)大政方針的資料，又有編 纂完整的具體運(yùn)作過(guò)程的文件資料，以滿(mǎn)足不同層次人員的需求。

二、優(yōu)化檔案編研隊(duì)伍，是搞好新時(shí)期檔案編研工作的關(guān)鍵

建立一支高素質(zhì)的編研隊(duì)伍是做好編研工作的關(guān)鍵，新時(shí)期高校檔案編研的特點(diǎn)，對(duì)編 研隊(duì)伍提出了更高的要求。

1.觀念的優(yōu)化。第一，具備開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)。要善于打破舊的編研思路，深度開(kāi)發(fā)檔案信息 ，圍繞學(xué)校中心工作、發(fā)展規(guī)劃、辦學(xué)特色、社會(huì)熱點(diǎn)，選取新穎的、富有創(chuàng)意的、能發(fā)揮 高利用價(jià)值的選題進(jìn)行編研。如：教學(xué)科研成果編研、優(yōu)秀學(xué)位論文編研等。第二，具備超 前預(yù)測(cè)意識(shí)。要有對(duì)高校發(fā)展趨勢(shì)的預(yù)見(jiàn)性，加強(qiáng)編研工作的前瞻性，圍繞學(xué)校工作重點(diǎn)， 對(duì)一個(gè)時(shí)期或某項(xiàng)工作可能需求的信息做出提前預(yù)測(cè)，及時(shí)從靜態(tài)的檔案中整理出學(xué)校所需 求的動(dòng)態(tài)信息。如：根據(jù)學(xué)校科研動(dòng)態(tài)，主動(dòng)為科研技術(shù)開(kāi)發(fā)課題，編研出學(xué)?？蒲星闆r及 成果的檔案文獻(xiàn)匯編，以提供利用。第三，具備現(xiàn)代信息意識(shí)。要求編研人員一方面要圍繞 選題主動(dòng)迅速地搜索信息，另一方面要有對(duì)外界信息的敏感意識(shí)，主動(dòng)到各教學(xué)、科研部門(mén) 和院系調(diào)查了解，尋找選題，這樣才能捕捉到好的編研選題。第四，具備主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。擯 棄被動(dòng)的傳統(tǒng)服務(wù)觀念，要樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，不僅為上門(mén)用戶(hù)提供服務(wù)，而且還利用網(wǎng)絡(luò) 提供遠(yuǎn)程服務(wù)，如文件下載傳遞、網(wǎng)上信息專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)查詢(xún)、定向網(wǎng)絡(luò)傳遞、檔案信息網(wǎng)絡(luò) 主題展覽等，主動(dòng)了解學(xué)校各方和社會(huì)的利用需求，確定選題，積極推進(jìn)編研內(nèi)容及形式的 社會(huì)化和大眾傳媒化。

2.知識(shí)能力結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。編研工作涉及到信息、科技、語(yǔ)言等多元知識(shí)結(jié)構(gòu)，檔案編研 人員要提高自身的業(yè)務(wù)、學(xué)識(shí)水平，就要不斷攝取新信息，拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)能力結(jié)構(gòu) ，除熟悉本行業(yè)務(wù)外，應(yīng)具備起碼的歷史學(xué)、文獻(xiàn)學(xué)、編輯學(xué)、寫(xiě)作學(xué)、電腦、外語(yǔ)等基礎(chǔ) 知識(shí)。在此基礎(chǔ)上還應(yīng)具有高等教育學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、現(xiàn)代信息學(xué)等知識(shí)。在能力方面，除 需具有一定的科學(xué)研究能力、組織寫(xiě)作和組織協(xié)調(diào)能力、熟練操作運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備等能 力外，還需具有運(yùn)用多媒體形式表達(dá)信息和創(chuàng)造性使用信息的能力、高效吸取、存儲(chǔ)、快速 提取信息的能力等，做個(gè)一專(zhuān)多能的復(fù)合型人才，以適應(yīng)新時(shí)期檔案編研工作的需要。

3.隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的優(yōu)化。建立健全檔案編研人員網(wǎng)絡(luò)隊(duì)伍，內(nèi)部設(shè)立單獨(dú)的編研科室，形成 內(nèi)部的專(zhuān)兼職相結(jié)合，向外滲透，可請(qǐng)相關(guān)學(xué)科的專(zhuān)家學(xué)者、職能部門(mén)的兼職檔案員共同協(xié) 作，根據(jù)需要，可適當(dāng)聘請(qǐng)涉及此項(xiàng)內(nèi)容的離退休人員補(bǔ)充，形成外部的專(zhuān)兼職相結(jié)合形式 。這樣不僅可以提高工作效率和工作水平，而且可以彌補(bǔ)編研素材的不足，豐富館藏。另外 ，不斷調(diào)整隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，使其在學(xué)科、專(zhuān)業(yè)、學(xué)歷、職稱(chēng)、年齡等比例結(jié)構(gòu)達(dá)到最優(yōu)化。

三、新時(shí)期檔案編研隊(duì)伍存在的主要問(wèn)題

目前檔案編研隊(duì)伍存在的主要問(wèn)題首先是人員不到位，檔案員常身兼數(shù)職，平時(shí)只能忙 于檔案的收集、整理等日常管理工作，沒(méi)有過(guò)多精力進(jìn)行編研。其次是整體文化素質(zhì)不高。 學(xué)歷層次不高，知識(shí)老化現(xiàn)象嚴(yán)重，創(chuàng)新性人才不足，搞科研的人才較少，搞專(zhuān)業(yè)技術(shù)的人 才不足。

四、優(yōu)化檔案編研隊(duì)伍的措施

1.學(xué)校重視檔案編研工作。檔案編研工作需要大量人力、物力、財(cái)力以及時(shí)間，目前大 多數(shù)高校由于檔案館人員少、經(jīng)費(fèi)不足，編研工作更需要領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，檔案館要干出 實(shí)績(jī)，并讓領(lǐng)導(dǎo)參與編研工作，使學(xué)校重視編研工作，加大投入，領(lǐng)導(dǎo)要有意識(shí)地選拔素質(zhì) 高、責(zé)任心強(qiáng)、有獻(xiàn)身檔案事業(yè)的同志從事檔案編研工作。

2.建立和完善對(duì)現(xiàn)有人員的教育 培訓(xùn)、考核、使用相結(jié)合的繼續(xù)教育新機(jī)制。加強(qiáng)在職檔案編研人員在崗學(xué)習(xí)，通過(guò)參加培 訓(xùn)、外出進(jìn)修、自學(xué)等多種方式提高專(zhuān)業(yè)技能，對(duì)不同層次的檔案人員開(kāi)展不同水平的繼續(xù) 教育培訓(xùn)，提高現(xiàn)有檔案編研人員的素質(zhì)。

3.加強(qiáng)檔案評(píng)估和年檢工作。聘請(qǐng)專(zhuān)家檢查輔導(dǎo) 工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正問(wèn)題，以評(píng)促建，以檢促改。

4.強(qiáng)化競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制。制定適應(yīng)時(shí)代 要求的高校檔案事業(yè)發(fā)展的各種制度和獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，實(shí)行崗位聘任制，競(jìng)爭(zhēng)上崗。實(shí)行獎(jiǎng) 功罰過(guò)、優(yōu)勝劣汰法則，激勵(lì)編研人員的進(jìn)取心，調(diào)動(dòng)工作的積極主動(dòng)性，為檔案人才施展 才干營(yíng)造良好的工作條件和人文環(huán)境，以迎接新時(shí)期對(duì)高校檔案編研工作的挑戰(zhàn)。

參考文獻(xiàn):

1.蒙海里.談高校檔案編研工作(J).合作經(jīng)濟(jì)與科技，2005(14)

2.黎忠愛(ài).淺談高校檔案館(室)的編研工作(J).浙江檔案，2004(7)

(作者單位：湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館 湖南長(zhǎng)沙 410128)

(責(zé)編:賈偉)