提高檔案利用率的思考與實踐

檔案利用率，顧名思義是指檔案的利用效率。主要通過利用人次和利用卷次兩個指標來衡量。但是國家檔案局(館)的統計顯示，當前各級綜合檔案機構與專門檔案機構檔案利用率普遍不高。從宏觀角度來講，檔案利用率的高低取決于社會對檔案需求量的增長和館藏檔案是否豐富，而這二者又絕非一朝一夕可以改變的。因為社會對檔案需求量的增長受到社會經濟、文化思想、社會檔案意識等諸多因素的制約；而檔案館藏的豐富則也受到政策法規、檔案信息的加工深度、檔案信息的輸出能力等因索的制約。但從微觀角度來看。仍可以通過一些主、客觀因素的改進來提高檔案利用率。

1.加大宣傳力度。提高檔案利用的社會意識。檔案是社會實踐活動的歷史記錄和經驗總結，也是后人認識世界、改造世界的重要依據。但有相當一部分人對檔案的認識模糊。有人甚至不知道檔案能被利用，也不知道檔案能對普通公民開放。這都是檔案宣傳工作不到位的結果，也與多年來檔案機構封閉保守的模式和堅守門戶的觀念有關。在查閱檔案時，有的檔案機構為了保證檔案的安全，要求利用人員履行復雜的手續和程序，而且利用的范圍也受到一定的限制。因而在公眾的心目中，檔案機構是一個披著神秘面紗不能隨意進入的單位。所以針對此種狀況，檔案機構應加大對外宣傳工作，使公眾都能了解檔案工作，認識檔案的作用，明白檔案的社會功能，讓有意了解、利用檔案的人都能來到檔案機構查閱。讓檔案為人所用，發揮所長。而利用者只有通過利用檔案取得了社會效益與經濟效益，才會加深對檔案與檔案工作重要性的認識，增強檔案意識，積極關心和支持檔案部門的工作。檔案部門內部也要加大宣傳力度，讓每一位檔案工作者都能轉變觀念，樹立服務意識，滿足廣大用戶對檔案信息資源的利用需求。檔案部門只有將檔案納入利用實踐，使檔案所具有的特殊功能與檔案用戶的需求發生銜接，才能充分發揮檔案的積極作用，為社會創造更多的物質財富和精神財富。

2.提高檔案工作人員的綜合素質。檔案工作人員是否具備較高的素質在發揮檔案機構社會功能方面起著決定性的作用。提高檔案工作人員的素質應從以下兩方面人手：其一要努力鉆研業務、提高工作水平。檔案工作人員作為國家財富的保存者、守護者、檔案部門的主人應本著對歷史負責的態度認真鉆研業務，不斷學習，充實業務知識，掌握檔案電子化、數字化、標準化等方面的新知識、新方法，開展深層次的研究工作，為實現檔案部門的社會功能盡到自己的責任。其二塑造新時期檔案工作者的嶄新形象。新時代要求檔案館工作者必須投身于社會，把自己的知識、才學奉獻給社會，同時將嶄新的形象展示給社會。檔案工作者作為知識領域工作者，應具有較高的修養、情操以及良好的職業道德，贏得社會公眾的敬重，從而提高檔案部門的社會地位，更好地實現檔案部門的社會功能。

3.擴大檔案機構的開放程度。擴大檔案機構的開放力度，需要檔案法規的協調配合。為了實現檔案資源最大限度的開發和被更多的人利用，檔案行政管理部門應對有關的檔案法規、規章進行清理和修改，以保證國家法律、法規、規章的一致性。開放檔案規定的用語要準確、具體、簡明、統一，一方面使檔案機構順利實施檔案開放有所保證。另一方面讓利用者利用檔案有了信心。這樣既留住了現有的利用者，又可以吸引更多的利用者。另外擴大開放程度，還要簡化利用手續，降低收費標準，為檔案利用者減少不必要的時間和財力的付出。浙江省針對此問題，就率先出臺了一個辦法一《浙江省國家檔案管理辦法》。該辦法明確提出，國家檔案館提供檔案利用服務不得收費，但為公民和社會組織提供復制檔案、郵寄檔案復印件及其他發生工本費用服務的，可以按規定收取費用。而在此前，檔案管理部門還可收取檔案利用保護費、證明費等費用。如一市民來到浙江某市檔案局查閱相關檔案，在交付了八毛錢的復印費后，便拿到了有關檔案的復印件，成為該辦法實行后的受益者。據檔案局有關人員介紹。新的管理辦法施行后，檔案利用率出現明顯的提高，近三年每年查閱者突破5000人次。可見對檔案利用者只收取少量的工本費，可以大大提高檔案的利用率。

綜上所述。通過檔案部門、工作人員和社會公眾的共同參與和努力，檔案利用率一定會有較大幅度的提高，檔案的社會價值也一定會得以體現。

責任編輯：李 婧