ＥＲＰ系統中智能會計憑證生成方案實證研究

[摘要] 已經擁有財務軟件與ERP系統的企業，經常存在二者系統孤立、數據“二次錄入”等問題，不利于企業的精細化管理。通過精細化管理對智能會計憑證生成必要性的分析，按照會計憑證記賬原理提出一套通過憑證模板智能生成會計憑證的實現方案。

[關鍵詞] ERP 會計憑證生成

一、智能會計憑證生成的意義

1.降低二次錄入工作量，提高工作效率。對于已經擁有ERP系統的企業而言，大量的基礎數據已經在庫存管理、銷售管理、采購管理、應收應付款管理等模塊中先行錄入了。如果能夠利用某種功能，直接將ERP前端采集的數據，按照既定的憑證模板格式，智能地生成會計憑證。這樣，占據會計工作人員大量工作時間的日常事務的憑證制作將可以簡化成一個按鈕的點擊，極大地提高了工作效率。

2.有利于增強管理的實時性。ERP系統中通常采用制造成本法，由于計算機的使用，使實時核算、匯報生產成本成為可能。傳統財務管理工作中，通常采用完全成本法核算，在進行成本核算和匯報時，由于類似于管理費用、制造費用等完全成本體系的數據無法動態實時地分攤到各個產成品中，不利于實時成本的準確獲取，傳統的方式只有在分期核算才可能對變化的成本狀況進行適時的核算和匯報。

3.有利于提高數據的準確性。在使用財務軟件制作憑證時，仍然存在錄入錯誤的情況。如果采用智能會計憑證生成方案，由于原始數據采集于生產一線，單筆金額小、數據采用計算機自動匯總，因而準確性更高，更便于實施精細化管理，可以從生成的會計憑證追溯到ERP中采集的每筆明細的原始數據。

4.為未來商務智能與精細化財務分析提供依據。通常的財務分析工作能夠細化數據的發生，完成基本的數據分析。而未來商務智能模塊則能夠回答更加細化、行之有效的決策提議。在未來商務智能模塊的順利施行，需要精細化的原始數據，而這些基礎工作均可以由智能會計憑證生成方案來完成。

二、智能會計憑證生成實現方案

智能會計憑證的“智能”主要是依據事先定義好的模板。一方面，作為一個能夠自動生成會計憑證的模塊，應該定義相關的憑證模板(憑證格式及相關規則）;另一方面，ERP系統需要提供單據類型與其他模塊生成的單據;再配合用戶定義的憑證模板與單據類型的對應關系，智能會計憑證生成模塊就可以根據憑證模板生成相關的會計憑證。

1.憑證模板定義。按照復式記賬法的會計學原理，會計憑證必須至少存在于一筆借方分錄和一筆貸方分錄，有時可能會出現“一借多貸”或“一貸多借”的情況。因此，設計憑證模板時可以將之分解為“憑證模板定義”和“憑證模板明細表”，另外，設置憑證模板時還需要先行設置會計科目，以便于設置明細表時參照錄入。

2.實現算法

（1)假設按當前會計期間約束后，查出有如下未生成目標會計憑證的“機件入庫單”(見表1)。

（2）查詢該單據的單據類型為:中藥采購入庫單，單據類型號為0107。

（3)查詢“單據類型憑證模板對應表”（見表2）。

其中“單據類型號”為0107的單據類型對應的“憑證模板編號”為003。

（4)查詢“憑證模板編號”為003的“憑證模板明細”(見表3）。

(5)那么，生成的會計憑證計算過程應為:

科目12305:當前單據金額合計÷1.17＝33000/1.17＝28205

科目2210101:當前單據金額合計－該記錄前模板借方金額合計＝33000－28205＝4795

科目10201:該記錄前模板借方金額合計＝28205＋4795＝33000

最終生成的會計憑證如下（見表4）：

三、結論

經驗證，依據ERP系統產生的單據自動生成會計憑證的方法，是可行和高效的。在實際執行中，效果較好，能夠很好的解決商品化通用財務軟件與ERP系統“兩套賬”的問題。同時，該方案能夠將系統總體擁有成本降至最低，不需要對原有系統做大的改動。不僅方便財務人員的工作，也為精細化管理企業提供了一種思路。

參考文獻:

[1]王江濤:ERP中通用成本管理的實現機制[J].商場現代化，2006，(1)上旬刊

[2]吳勝 蘇琴:自動生成會計憑證的研究[J].計算機應用，2003，(S2)

[3]郭益和:計算機自動生成轉賬憑證的方法與實現[J].中國會計電算化，2001，(5）

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