新西蘭網上采購系統的開發與應用

[摘要] 最近，新西蘭奧塔哥大學開發了一種全新的財務管理系統，MarketSite網上采購系統，并于2007年投入使用。該系統以其安全快捷的功能設計，經濟透明的采購模式給筆者留下了深刻印象。這一系統的供應商邀請功能、自動發票處理程序等創新性的設計理念和高效的采購管理方式，相信對提高我國的財務管理水平，有很好的指導與借鑒意義。

[關鍵詞] 新西蘭 網上采購

新西蘭的大學因其嚴謹科學的辦學理念、廉潔高效的辦學模式，在全世界贏得了廣泛好評。它的一些設計理念和思路相信對提高我國企事業單位的財務管理水平，有很好的借鑒意義。

一、網上采購系統的優勢

1.可以降低35%的采購成本。據奧塔哥大學財務部估算，與常規采購模式相比，實行網上采購系統可以使該大學每年的日常采購成本下降約250萬紐幣(約1250萬人民幣)，大型設備采購成本下降約12%，綜合采購成本下降約35%，網上采購的成本優勢十分明顯。

2.大幅度提高采購效率。眾所周知，我國現在實行的采購方式從產生購買需求到收到商品實物中間要經過，諸如：市場調研、選擇購買、商討價格、貸物運輸、商品驗收、領導簽字、財務付款等環節，不但過程繁瑣，而且效率低下。新西蘭的大學同樣也經歷過這樣的時期，但是隨著網絡的廣泛應用，特別是網上采購的成功運行，使采購不再是令人頭痛的事情。MarketSite系統通過對市場信息高度綜合化使市場采購的環節大大壓縮，采購效率也實現了大幅度的提升，實現了從“用腿采購”到“用鼠標采購”的轉變。奧塔哥大學財務部負責人布朗·伯明漢姆則將網上采購形象稱之為“鼠標比腿跑的更快”。

3.增加采購透明度，預防腐敗行為。MarkestSite系統是一個半開放的系統，各學院、實驗室、財務部、審計部、各委員會有關人員都可以上網瀏覽或查閱采購信息，其中采購單位和人員，商品名稱、數量、價格、供貨商等內容一目了然，方便管理部門的監控和審查，同時任何人都可以對采購行為提出異議，并要求審計。一但發現供貨商或采購人員有不當行為，不僅雙方都要受到法律制裁，供應商的商品信息也將永久性地從商品采購信息庫中刪除。換句話說，只要是發現供貨商有違法行為，它基本上也就失去了在新西蘭銷售商品的權利。網上采購的實施，增加了采購透明度，減少了采購爭議，提高了犯罪難度和成本，有效地遏制和預防了腐敗行為的發生。

二、快捷、安全的功能設計

奧塔哥大學的MarketSite系統與我國部分大學試行的網上招標、投標系統有本質上的不同，它將我們熟悉的采購模式最大限度地信息化，采購商品就像逛超市一樣簡單。

1.簡化、快捷的采購程序。針對原有采購程序審批和簽字程序繁瑣的弊端，MarketSite系統將購買權限按不同金額下放到了各個基層部門，例如學院一級的采購金額限額從2000 25萬紐幣不等，各實驗室根據不同規模從5 50萬紐幣不等。各部門另行安排專人負責網上采購事物，且只能通過私人密碼方可登陸系統的“網上商城”選擇購買商品，只要交易金額在部門年度預算內，系主任或教授在網上進行電子簽名就可以完成交易了。如果你在“網上商城”沒有找到你想要的東西也不要緊，MarketSite設計了商品邀請功能，你可以把你已經找到的商品信息傳入商品信息庫，并告知采購財務部進行確認后，就可以進行采購了。購買信息通過電子郵件的方式通知到供應商、采購部門、財務部門，經過銷售商確認后1-7天之內，你選購的商品就會通過遍布全國的物流公司送到你的辦公桌上了。這種采購流程設計使你足不出戶，輕點鼠標就可以采購商品了，其簡便程度是不言而喻的。

2.可靠的商品供應商。網上購物安全嗎?商品的質量可靠嗎?這恐怕是人們問的最多的問題，不用擔心MarketSite都為你解決了。該系統的供應商信息采用是由新西蘭政府審查認可的供貨商信息庫系統，其中包括GSB Supplycorp(新西蘭采購供應商協會)的所有會員企業的商品信息，價格信息，銷售商信息等內容，最大程度地滿足了消費者對商品信息的需求。如果你在網上購物，還可以享受這些企業與政府或大學簽訂的供貨合同中規定的5-9折不等的價格優惠，你根本不用擔心買到的東西是不是太貴了，避免了個人與商家討價還價的麻煩。當然，如果供貨商銷售偽劣商品或者違法行賄，它不僅要接受法律制裁，其公司、商品信息也會被刪除，這個公司在新西蘭的商業生涯也就此結束了。正是基于這種嚴格的管理，因此你根本不用擔心在網上買到假冒偽劣商品或者因為受賄而被“紀委”請去喝茶了。

3.自動發票處理和付款程序。拿著發票到財務部報銷也許是你最心煩的事情，財務人員是“臉難看，事難辦”。使用了MarketSite系統，報銷也變的簡單了。你可以選擇讓銷售商直接將發票郵寄到你的辦公室，再由你送到財務部，也可以選擇直接將發票寄到財務部，或者由送貨人員遞交給財務部。無論哪種方式，財務部只要收到發票并錄入全國聯網的發票系統確認后，就可以轉帳付款了。

三、主要工作流程

大多數的網絡系統都以眼花繚亂的功能，海量的信息為設計目標，操作起來繁雜困難，而MarketSite系統則以簡潔著稱，只有8個主要模塊，工作流程相當簡單且易于操作，就是不太會使用網絡的人也很容易掌握。MarketSite網上采購系統目前已經開始運行了，根據采購者的要求一些新的功能模塊，如商品性能評價模塊等，正在陸續開發中，相信用不了多久，人們就可以使用這些新的功能了。

綜上所述，雖然由于國情不同，市場發展程度不同，網上采購目前在我國還不太普及，但是它以成本低廉，快捷方便的特點，代表著未來商業發展的一個方向，也為我國今后的財務管理模式提供了一個新的參考思路，還是值得我們進行深入思考與研究的。