深化高校后勤改革推行企業信息系統化管理

隨著市場經濟的深入和信息技術的廣泛應用，原有教育管理模式下伴隨高?？焖侔l展的后勤組織日益龐大，經營業務范圍不斷增大，管理日益復雜，服務水平及管理效益并不樂觀。為適應新形勢下高等教育事業發展的要求，高校后勤需要進行變革，相當部分的后勤工作需要實現企業化管理，需要實行社會化運作。只有這樣，高校后勤工作才能不斷提升為廣大師生的服務水平，增強競爭力，適應高等教育事業的發展。高校后勤改革的重要手段是應用先進的管理信息技術，利用先進的信息技術來進行高效管理。因此，研究高校后勤管理信息系統化，尤其是結合具體院校特點，研究其后勤管理信息系統的開發是有意義的。

一、高校后勤信息化現狀

1.目前國內高校后勤信息化建設的表現形式。我國高校后勤信息化建設表現形式各異，且不均衡。有的高校后勤機構根據自身工作需要組織力量，自主研發，自己使用管理軟件系統，其特點一是僅適用于本校的管理特點和需要，缺少可復制性，不適宜推廣；二是不完整性，只適用某一方面的管理，如目前較多的是學生公寓管理軟件，很少有綜合性并能覆蓋整個后勤管理各方面的系統軟件；三是技術的不成熟性，多是相互借用，在別人已開發的現成技術基礎上改造而成的，缺少自主知識產權，難以推廣。有些高校后勤集團只是在管理中引進WORD、EXCEL等計算機技術，以滿足崗位核算等需求；有些高校后勤引入一些財務管理、公寓管理等軟件，滿足其部門管理需求;還有一些高校后勤發展到一卡通階段，由最初用于食堂售飯的IC卡，逐步延伸到水、電計費、門禁刷卡等領域，但還沒有涉及到后勤其他相關業務和綜合管理；也有一些高校后勤信息化程度較高，達到了信息化平臺管理階段，也被稱作“數字后勤”。它不僅把前三個階段包含的所有消費層面、成本層面、核算層面進行數據整合，同時還能夠把后勤集團下屬的十多個單位業務流程進行綜合處理和分析，形成統一的后勤管理數據信息平臺?？傊壳案咝：笄谛畔⒒ㄔO水平差異較大。

2.高校后勤信息化建設進程中面臨的問題。①思想意識落后，支持力度有限。首先是對信息化認識的片面性。如今人們基本已經具備信息化觀念，但對于高校后勤信息化還存在不同的認識。有些人認為工作中應用了計算機及網絡就算是后勤信息化了；有些人認為應用各種管理軟件實現自動化管理服務就是實現信息化了。其實這些認識都有其片面性。其次是對后勤地位認識的偏差性。高校后勤社會化改革目的是為了把高校后勤的服務經營人員和相應的資源從學校行政管理體系中分離出來，并按照現代企業制度，組建自主經營、獨立核算、自負盈虧的學校后勤服務實體。但是，目前有些高校仍然保持對后勤集團的決策權，人員的任用與提拔由學校任命、委派。另有一些高校的后勤集團仍然是學校的一個行政部門。基于此，有些人認為信息化建設是學校的事情。另外，信息化涉及多學科、多部門、多崗位，需要具有全面推動力的最高層領導的大力支持以及相關業務、技術部門人員的努力協作，對于一些關鍵業務流程必須進行有效的優化和重組，處理不當會在具體實施過程中造成技術和業務之間的矛盾對立，使信息化建設達不到預期效果。②管理中制度化、標準化程度不高。由于長期以來形成的習慣，高校后勤管理中存在人為因素比重大、隨意性強等特點。而信息化必須建立在管理標準明確、業務流程規范的基礎上，否則信息化就會因遇到強大阻力而走彎路，造成項目進程無限拖延，甚至導致完全失敗的結果。高校后勤中普遍缺乏技術專業人才，往往會外購或外包相關的管理軟件，在系統建立前沒有充分進行需求調研和項目分析就倉促決定，系統建立過程中沒有應用單位人員參與，系統建立后又沒有采取必要的驗收和培訓措施，很容易導致無法使用的結果。③內外信息互聯互通性差。傳統的高校后勤管理決策權高度集中，采用的是“金字塔”型體制下序列化的協調方式，這使得下屬組織結構分散作業，往往導致決策與執行分離。管理者各自為政，且為各自的利益而非工作需要進行無謂的競爭和內耗，因而也束縛了員工的主動性和創造性，無法對師生的需要作出及時準確的反應，其結果自然降低了組織的競爭力。由于傳統管理模式的缺陷，造成了高校后勤管理部門之間信息阻隔、信息封鎖和信息壟斷的現象，突出表現為信息互聯互通中存在著局部信息孤島，使信息共享無法有效實現。

二、高校后勤管理信息系統的可行性

1.高校后勤社會化改革大趨勢的要求。隨著微電子、多媒體、計算機、通信和數字聲像技術的飛速發展，在全球掀起了一股建立信息高速公路的熱潮。信息系統的開發和利用，將對社會進步和經濟發展產生巨大作用和影響。信息技術的應用范圍幾乎已滲透到人類活動的各個領城。人們在工作、學習、生活中或多或少都依賴或享受信息技術給我們帶來的便利。在企事業單位，信息技術的應用更是普遍，而且越來越向高、精、尖的方向發展。高校后勤社會化、企業化的改革過程中，惟有獲取信息、掌握信息、傳播信息，才能帶來可觀的經濟效益，得到長遠的發展。伴隨著高等教育管理體制改革的快速推進及高校后勤社會化改革的不斷深人，后勤管理者必須轉變觀念，改進和完善原來的工作方法，提高管理效率和服務水平，滿足當前高等教育對后勤保障提出的高水平要求。

2.校園網及數字化校園為后勤信息化提供技術平臺。目前，大多數高校都已經建成校園網。校園網不僅是高校教育信息化的基礎設施，也是實現高等教育信息化的第一階段，它為構建數字化校園搭建起一條“信息高速公路”。數字化校園是以校園網為基礎，利用先進的信息化手段和工具，實現從環境(教室、學生宿舍、設備等)、資源(圖書館、課件、后勤服務信息等)到活動(教學、管理、服務、辦公等)的全部數字化。數字化校園可實現資源共享，改變傳統教學、科研、管理、服務的方式和手段，提供便捷、安全、有效的信息應用環境及網絡信息服務。數字化校園的核心是利用全部數字化信息獲取、存儲、傳輸及處理技術，去控制和操作高校教學、科研、管理、服務等事務。校園網及數字化校園為后勤管理信息化提供良好的技術平臺。利用此平臺，后勤管理既可以實現內部管理信息化，及時掌握各個后勤基層組織的服務動態和工作情況，為管理決策創造條件；也可以為廣大師生提供后勤服務的新平臺，為師生生活提供方便快捷的新途徑；還可以建立高校后勤管理者與廣大師生之間交流溝通的平臺，讓管理者了解師生需求，也讓被服務者了解和理解后勤工作，形成和諧、友好的互動。

3.學生作為后勤服務對象的變化需求。隨著計劃生育作為國策的深人實施和經濟改革的持續發展，現代的大學生作為后勒服務對象，有許多問題是以前沒有的。1999年起我國高等教育開始擴大招生規模，2000年比1998年增加約820萬人。如今入學的學生中獨生子女占到了70%，其中許多家庭條件較好的學生入學后對住宿條件不滿意，對服務水平有意見，要求學校為其提供熱水甚至冷氣、暖氣等各種服務。學生在高校社區中認為身份地位發生了變化，認為自己是消費者應當受到保護，自己交了錢學校應當提供相應的優質服務，淡化了被教育的身份。而且學生維權意識不斷增強，如何加強安全管理提高服務水平，又是一個重要問題。高校后勤服務對象的變化要求后勤管理部門必須做出相應的調整，對學生提出的各種需要及時收集，迅速處理，及時反饋。只有以心管理，以情操作，以法管理，提高后勤工作的效率與水平才能滿足高校發展的需要，一個重要的途徑就是要提高后勤管理信息化的水平與能力。

4.后勤管理人員素質得到提高。高校后勤社會化改革以來，后勤隊伍逐步發展壯大，并吸引了許多各方面優秀分子參與。后勤管理者一般都具有大專以上學歷，有豐富的專業基礎知識和實踐經驗，對業務相當熟悉。同時，他們對計算機、管理學、心理學等方面也有一定了解。近年來，高校后勤還注重對員工進行多渠道、多方式的培訓，除培養專業技能以外，還鼓勵個人自學，提倡以提高道德修養為中心的個人綜合素質的培養，還特別強調對信息技術的學習與掌握，員工普遍對信息技術抱以濃厚的興趣和熱情。隨著社會競爭激烈，就業形勢日益嚴峻，高校后勤充分利用高校人才密集的優勢，制訂各種政策，通過不同的方式，積極引進本院校培養的大學生到后勤工作。這些大學生思想活躍事業心強，對后勤環境比較了解，具有較強的計算機、管理學等方面知識，很快就能在本職崗位上實現數據處理電子化，對實現后勤管理信息化起到示范與帶動作用。

5.提高管理效率和效益的需要。管理信息系統不僅提供管理機構的辦公自動化服務和基本的校園網絡服務功能，管理工作比在原單機(或校園網)工作環境下更為方便、快捷、準確。如水電收費信息系統，工作人員只需將用戶當月的表數鍵入計算機，票據就可以自動打出。同時管理者可從系統中得到各種所需的數據和統計表格，隨時掌握家屬區的水電氣消耗及資金回收情況。而高校后勤信息化則是指在高校后勤管理、服務的各個層次和各個方面，采用先進的計算機、通信、互聯網等信息化技術和產品，并充分整合，廣泛利用學校內外信息資源，提高管理與服務水平的過程。高校后勤管理信息系統是借鑒和運用當代先進的信息科學理論和計算機技術手段，為實現高校后勤管理的高效率和高效益，滿足學校師生及其他消費者不斷增長的服務需求而建立的用于采集、處理后勤管理信息的自動化或半自動化的管理系統。高校后勤管理信息系統使傳統的后勤管理在管理途徑和方法上發生了一次革命性的質變，其目的是實現服務和管理科學有序、優質和高效，不斷創造最佳的經濟效益和社會效益。

（作者單位：江蘇淮陰工學院）