用ＩＴ手段搶占市場先機

在線異地管理的快捷特性使楊波受益匪淺

已經深夜11點多了，楊波卻絲毫沒有倦意，因為他正坐在電腦前，在一個網頁內瀏覽著當天各地銷售人員上報的最新銷售數據，同時填寫反饋意見。能在同時看到湖北、貴州等各地代表處銷售人員當天反饋信息的匯總表單，這在一年多以前是他無法想象的。作為重慶神風科技有限公司的總經理，使用IT手段異地管理日常事務，楊波認為這是企業現代管理的一種新的競爭力。“在銷售管理效率提升后，對神風科技的迅速占領市場是一個隱性優勢。”楊波說。

溝通提速的瓶頸

楊波經營的神風科技建立時間不長，主要在三省一市（四川省、貴州省、湖北省以及重慶市）代理美國貝卡爾特量子膜、舒熱佳為主的國際知名汽車膜以及建筑膜品牌。雖然沒有東部地區市場發展成熟，但三省一市的汽車用品市場也逐年擴大。神風和很多代理汽車配件的公司一樣，面對的客戶主要是各大汽車保養店、4S店。而這些店鋪對具有隔熱、避光、安全性的汽車貼膜需求量正迅猛增長，神風的訂單額每年也已經接近千萬。“美國的汽車貼膜產品質量最好是不爭的事實，而近年來韓國、中國臺灣地區也開始生產貼膜產品，質量雖不如美國的，但價格上有些優勢。現在西南地區的汽車貼膜市場競爭很激烈，國內有2000多個品牌的車膜產品，都已經陸續深入到西部，希望開辟新的市場。所以迅速找到客戶，占領市場是重中之重。”楊波的擔心是有道理的。目前韓國和臺灣地區的汽車貼膜產品大多沒有成型的品牌，進口到國內后，很多汽配企業開始任意貼牌，銷往國內各地市場，其中不乏假冒偽劣產品。這些魚龍混雜的汽車貼膜產品一旦搶先大批量涌入西南市場后，神風科技代理的以品質為賣點的美國產品要想與其爭奪市場將會困難重重。畢竟，這種貼膜產品的質量優勢是需要用戶經過一段時間使用才能體現出來的，同時價格偏高的特點顯然也更難讓西南地區的汽車保養店青睞。

楊波是個很重視工作效率的人，在神風科技拿下貝卡爾特和舒熱佳在西南三省一市的代理銷售權后，便立即派銷售人員分頭前往各地，做市場調查，建立銷售渠道，但是問題隨之而來。

楊波需要實時了解各地的銷售進展情況，雖然業務員很快前往分派好的區域，但信息反饋的效率并不高。“那時更多是用電話溝通，有時為了看到銷售人員和客戶洽談的詳細信息，發傳真、QQ在線傳送文件都是常用手段。而且我們的銷售人員往往還需要教會客戶如何安裝車膜產品，定期集中那些汽車保養店的員工進行培訓，培訓完成的時間直接關系到后續神風的發貨數量與時間，所以及時地溝通非常重要。但是每一個地區的銷售經理每天都要和我聯系，近10個人累加起來，耗費的時間太多，我這邊工作量太大。”其實銷售經理同樣也有苦衷：每天要跑很多客戶，他們通常把工作進度記在心里，或者是記錄在筆記本上，隨手一劃。但是客戶多，銷售人員人手不夠，記錄的時候省了事，但到需要時再東翻西找，麻煩不斷。

神風遇到的問題不是個案。管理層難以異地管理銷售業務、客戶量增加導致管理成本增加或紊亂、商務團隊工作難以垂直透明管理、客戶數量無法突破、銷售機會難以把握、員工工作效率難以短期快速提升以及客戶資料伴隨員工流失而丟失，這些都導致很多企業整體銷售業績難以突破。

與在線管理系統結緣

為了找到合理解決辦法，楊波逐漸把目光轉移到信息化手段上，他希望借助IT手段解決神風面臨的問題。楊波想到前不久找過他的金算盤管理軟件服務提供商，于是馬上與金算盤取得聯系，把自己的需求一股腦說了出來。沒想到對方馬上拿出其最新推出的全程電子商務管理軟件：可以通過互聯網實現企業員工異地辦公，每個員工只要擁有一個ID號，即可通過任何計算機登錄服務器，對包括銷售管理、客戶關系管理等多個環節進行在線操作。“當時金算盤告訴我有這種在線管理軟件之后，我立即就表示要試用。”

楊波對信息化管理手段一直頗具好感，如此痛快就認同使用這種網絡化的企業管理軟件，源自2005年底的一次信息化初體驗。那是公司成立一年多的時侯，一位朋友送給他一個某公司的免費OA產品試用包，楊波在給公司所有電腦安裝并使用一段時間后，切實感到信息化對企業辦公效率的提升以及對企業內部管理規范的好處。

而在記者采訪過的中小企業中，很多的公司員工都超過幾十人，在談到使用信息化管理時仍然會大搖其頭：企業規模還不夠大，用不著信息化。楊波對這種想法嗤之以鼻：“等企業大了再上信息化，就太晚了。”

在試用期結束后，楊波和該OA產品的發布公司取得了聯系，但是繼續使用的想法被十幾萬元的續費價格所打消。“那個OA系統確實很不錯，但是就是太貴。”但自那時起，楊波就對IT手段管理的效果留下了良好的印象。

金算盤在線管理軟件不僅暗合了楊波希望通過信息化手段管理公司的想法，而且較為便宜的價格也令他樂意接受。上馬金算盤的全電子商務系統后，對神風科技最大的改觀是提升了溝通的有效性。而沒有使用軟件之前，楊波要想知道一個銷售人員的工作進展，必須要與他面對面地溝通。

規范化管理從人員開始

為了用好信息化軟件，楊波要求業務員每天都要把自己當天的工作成績錄入到軟件中。這同以往的電話加QQ的靜態工作記錄大不一樣，使用信息化管理手段，養成每天保存工作數據的習慣后，將對公司管理的規范性起到深遠的影響。“我們不斷地動員他們，讓他們習慣錄入這個過程。”楊波說。

把客戶資料錄入到軟件后，楊波可以隨時獲知各地業務員接觸客戶的資料，把自己的實時反饋給銷售人員。同時，楊波也可以隨時掌握業務員與某位客戶的溝通到了什么階段。當銷售人員對客戶所需貼膜產品規格在神風庫存多少不知曉時，也可以通過管理系統查到當時所有產品神風能提供的總量。“整個過程通過在線系統只需要幾分種就可辦妥。”楊波說。

楊波的ThinkPad電腦以前至少要同時打開五六個窗口，用以查詢和接收各種信息，有了金算盤的在線管理軟件，他只需要打開一個窗口，所有管理行為就能完成了。這同時也便于他對一些大訂單在最短的時間做出相應的決策。

從不習慣到漸漸適應，再到離不開，如今各地的銷售人員已經能很好地接受并使用這套系統。用了金算盤的軟件，也使得業務員的利益和公司的利益緊緊地捆綁在一起，在楊波看來，這樣也大大降低了業務員獨自創業或者跳槽的幾率。

“管理信息化能準確地反應客戶信息和工作進展，使我們避免了很多人工帶來的錯誤，讓我能夠更快速地做出反映。信息的網絡化管理越來越規范，我作為管理者能夠去做更重要的事情。”楊波告訴記者。

對于金算盤的在線管理軟件，在楊波看來，強制性推廣軟件雖然簡單一些，但效果不好，只有通過慢慢引導，才能取得最好的效果。“在線軟件比較適合我們中小企業。價格適中，而且效率提升很快。”

作為最早一批使用在線異地管理軟件的企業主，“吃螃蟹”有些風險，但楊波心里早已有底。對于使用在線管理軟件，楊波最看重的是安全性和穩定性。他告訴記者，之所以選擇金算盤是由于其最早是做財務軟件的，而財務的安全性對于任何一個企業來講都至關重要。所以金算盤開發的在線管理軟件，應該比其他企業軟件廠商更注重企業數據的安全性。而穩定性方面，金算盤有自己的專業服務器機房，并且有做財務軟件的技術力量支持，這點讓楊波也較為放心。

下一步，楊波希望能把公司之前的財務軟件和目前使用較為習慣的在線銷售管理部分對接起來，使各地的銷售人員能在任何地方不僅可以談單、下單，還可以實現實時監控貨款入賬等功能，真正實現全流程的信息化管理。對通過在線IT手段管理神風科技的未來，楊波信心十足。