關于加強人事檔案開發利用的思考

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摘要：人事檔案是國家檔案的重要組成部分，是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源。檔案的利用工作，是整個干部人事檔案工作的出發點和根本目的。人事檔案是發現人才、使用人才和管理人才的重要依據，它在人力資源開發、人才預測和人才政策制訂等方面具有十分重要的作用。

關鍵詞：人事檔案；開發；利用

中圖分類號：G270文獻標識碼：A文章編號：1003—0751(2008)03—0255—03

人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、德才能績、工作表現，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他形式的歷史紀錄。人事檔案是國家檔案的重要組成部分，是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源。檔案的利用工作，是開發檔案信息資源為社會主義各項事業服務的工作，是整個干部人事檔案工作的出發點和根本目的。人事檔案是發現人才、使用人才和管理人才的重要依據，它在人力資源開發、人才預測和人才政策制訂等方面具有十分重要的作用。

一、做好新形勢下的人事檔案工作任重道遠

近年來，我國人事檔案工作者進行了大膽的改革與探索，取得了顯著成績，積累了許多寶貴的經驗。但是，隨著社會主義市場經濟體制的不斷完善，人事制度改革力度的不斷加大，人事檔案還存在著許多不適應新形勢新任務的問題，突出的表現在以下幾個方面。

1.人事檔案收集質量不高

檔案信息的質量是檔案的生命。檔案信息的收集工作是檔案利用的起點，是檔案業務基礎工作中的基礎，做不好檔案的收集工作，就沒有完整的檔案，也就不會有健全的檔案工作。在檔案整理中，存在一些現象，如材料質量出了問題，有的檔案不完整，有的是用圓珠筆書寫，還有的材料書面太亂，這些都給集中整理利用檔案造成了很多困難。

2.人事檔案的個性特征不突出

人事檔案是記述和反映個人情況的記錄，是單位考察和了解職工的重要依據。作為人才信息縮影的人事檔案，在其人才開發過程中占有重要位置。科學地建立和管理好人事檔案，對于發現人才、識別人才、培養人才、使用人才有著重要的意義。然而，在目前人事檔案的管理中，存在著嚴重的單一現象，很少有反映職工的人才類型、管理才能、技術專長、工作實績、心理素質、個性特點等方面的情況，大多是模式化的空話、套話，缺乏具體事例和定量的數據，缺乏定性和定量相結合的綜合分析，不能突現人事檔案的個性特征。

3.鑒定審查把關不嚴、內容失真

真實性是人事檔案的生命，是人事檔案能否發揮作用的基礎和賴以存在的前提，內容失真的材料會誤導人事工作，造成嚴重后果。然而，目前一些單位的人事部門在審查材料時，把關不嚴，甚至根本不檢查，使—些虛假材料順利地進入個人檔案，如個人年齡越填越小，參加工作時間越填越早，學歷越填越高，給工齡認定、退休時間核準以及工資晉升甚至勞保福利的發放等都帶來了許多麻煩。個別單位的領導濫充好人，人為造假，帶有強烈的隨意性，嚴重影響了他人的工作積極性，也使人事檔案的真實性無從保證。

4.重政治、輕業務的觀念依然存在

人事檔案部門沒有嚴格把反映個人政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、實績貢獻等情況的人事檔案作為收集歸檔的范圍，而是側重于政治思想表現材料的收集，能反映個人業務能力的材料相對較少，且補充不及時。這會造成無法對個人進行完整的鑒定，無法根據個人的業務能力給其具體的適合其發展的崗位，給檔案的利用帶來了很大麻煩。

5.人事檔案管理體制亟待解決

傳統人事檔案制度是控制性管理，強調“人檔不分”、“檔隨人走”，是典型的封閉式、內向型管理模式。但在人才自由流動的今天，“人檔分離”已經是一種普遍的現象。沿襲傳統的人事檔案管理模式必然會與人才自由流動的社會潮流發生沖突，一定程度上造成了社會上“棄檔”與日俱增，“假檔”觸目驚心，“失檔”不勝枚舉等不正常現象。

6.人事檔案管理手段落后，信息化程度低

相比較當今世界計算機信息管理系統的高速發展，我國干部人事檔案管理方法，僅局限于“看堆式”的管理，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用。重管理，輕服務，方法繁瑣，不易操作，反應較慢，信息化、現代化管理水平不高，檔案的功能沒有充分挖掘和發揮，使用起來很不方便。特別是在基層單位、邊遠地區，基本上還停留在經驗管理和手工操作的階段，這越來越滿足不了現實工作的要求。

二、加強人事檔案開發利用的幾點思考

1.提高公民檔案意識，強化檔案工作者的素質

檔案工作人員是人事檔案工作的主體，起主導、支配作用。要提高公民的檔案意識，檔案部門要加大人事檔案宣傳工作的力度。檔案信息資源要得到社會承認，就必須切實加大宣傳力度，結合實際，舉辦展覽，利用電臺、電視、報刊等多種媒體，面向社會進行廣泛宣傳，擴大人事檔案信息資源的傳播面，使之能夠最大限度地被社會所利用。同時，還要宣傳有關人事檔案工作的有關方針政策和法律法規，提高全社會的檔案工作意識，為開發利用創造良好的社會環境和廣泛的群眾基礎。

人事檔案工作人員必須更新觀念，銳意創新，改變傳統的被動服務作用，做到及時掌握黨和國家最新的人才政策、人事制度以及當前人才流動規律，了解組織人事部門的現實需要，及時主動提供全面、準確的人事檔案，為人事管理工作服務。人事檔案工作人員要有較強的敬業精神，工作必須做到認真仔細，辦事一定要堅持原則，嚴格遵守人事檔案管理制度，確保人事檔案工作的嚴肅性。

2.對檔案管理人員進行必要的繼續教育

目前，對檔案管理人員的素質要求會越來越高，除了專業的知識外，計算機技術、應用文寫作、辦公自動化設備的操作等都要熟練掌握。因此，對檔案工作人員繼續教育迫在眉睫，而且任務十分繁重。要高度重視人才隊伍建設，采取積極措施提高檔案工作者的思想素質和現代科學技術水平，采用各種形式的繼續教育培養檔案管理人員，只有培養并擁有了一支既熟悉檔案專業又懂得相關自然科學和社會科學知識的復合型人才隊伍，才能真正有效地開發利用檔案資源。

3.拓寬編研范圍，提高利用效率

人事檔案編研工作是人事檔案信息開發利用的一種高級形式，是檔案部門主動、系統、廣泛地提供利用的有效方式。在人事檔案的編研過程中，不僅要做到重點突出，有的放矢，還要做到點面結合，拓寬編研范圍，從人事檔案中獲取和挖掘有關人事信息，編制成一定形式的信息資料。一是要編制必要的檢索工具，方便查找利用。如把人事檔案中的人員情況按年齡、職務、職稱、學歷、專業、任免、工資等來分類編制不同的檢索工具。二是積極進行檔案資料編研工作，搞好人員現狀情況、綜合信息、統計信息等資料的編研工作，提高利用效率。

4.加強收集工作，使干部人事檔案內容更加全面，更加立體化

收集工作是檔案基礎工作中最重要的一個環節，是人事檔案開放利用的起點。針對目前人事檔案缺少反映業務水平、技術專長、工作業績等材料的現狀，今后應著重收集以下材料。

(1)反映工作能力、成就貢獻、工作實績的材料。包括考核工作中形成的登記表、民主評議、鑒定材料；評聘專業技術職務(職稱)的任職資格申報表、專業技術職務考績材料，聘任專業技術職務(職稱)審批表、登記表、創造發明和技術革新的鑒定、評價材料，論文和著作目錄：黨內外獎勵及授予英雄、模范、先進工作者等各種稱號的事跡材料。

(2)反映學識水平和職能結構的材料。包括學員登記表、學習成績登記表、畢業登記表、學習鑒定、授予學位的材料、學歷證明、培訓結業登記表。

(3)反映政治思想的材料。包括貫徹執行黨的路線、方針政策、遵紀守法的材料：反映革命事業心、黨性原則、道德品質、思想作風的材料；員工在國外、境外的鑒定材料。

(4)反映員工身體狀況的材料。包括新近體檢表、健康鑒定、傷殘證明、確定傷殘等級的材料。在檔案的收集過程中，要大量收集反映該人業績、成果、素質、綜合能力等方面的材料。針對不同類型的人才，實行不同檔案內容的收集。對專業技術人員，要側重業務能力、技術專長、科研創造、專業論著評定評價材料的收集；對黨政管理干部要側重勤政廉政、工作實績、考核考察和領導決策能力、協調控制能力、思維表達能力等方面材料的收集。

（5）個人信用方面的內容。誠信是社會公民必須具備的基本道德素質。在干部人事檔案中增加個人信用情況記錄，從而使用人單位更好地選拔人才、培養人才、使用人才，同時也有助于政府、企業、個人在經濟往來中，提供令對方信服的證據。

在檔案收集過程中要注重人事檔案的質量，對出現質量問題的人事檔案要及時更正，更正的過程要嚴格按照有關規定，通過一定的程序進行，做好記錄，防止出現錯誤無法查詢的情況出現，同時，檔案工作者以及個人不得擅自對人事檔案進行處理。

5.加強審查和鑒定工作

要根據有關政策，對檔案中的信息進行審核確認，杜絕年齡越來越小、工齡越來越長以及“以檔謀私”的現象，保證檔案信息的真實性、準確性、唯一性。對新收集歸檔的材料，檔案管理人員要按照一定的原則與規定進行鑒定和甄別工作，充分提高整理質量，明確界定各部門對檔案鑒定的處理權限，對不在歸檔范圍內的檔案材料要進行妥善處理，實行“轉、退、留、毀”要本著“取之有據、棄之有理”的原則來進行。通過鑒定，將具有保存價值的材料歸入檔案，這就要求檔案行政管理部門要制定有關檔案鑒定工作的管理方法，規范人事檔案管理，組建管理機構，明確界定對檔案鑒定處置的管理權限，制定人事檔案的鑒定標準，并加強監督指導力度，優化檔案結果。

6.適度公開檔案，保障公民的知情權

人事檔案是記錄和反映個人德能勤績等方面情況的，經過組織認可歸檔保存的個人材料。根據《流動人員人事檔案管理暫行規定》、《干部檔案工作條例》等有關法律法規的規定：任何個人不得查閱或借用本人的檔案。但是，個人檔案是否能適度的對本人公開呢?公開是否有法律依據呢?回答是肯定的，無論從我國當前的人事制度改革的現實出發，還是從我國的法律角度來看，對當事人適度公開其本人檔案是必要的。公開和透明是公開和公正的保證，是信任和尊重的體現。在美國，所有人事檔案是對本人或其授權的人開放的，雇員可以上網查閱自己的某些人事檔案信息，如工作履歷、提薪情況等，去人事檔案室查閱工作申請、獎懲記錄以及社會和醫療保險交付情況等一些更隱私的信息，這些做法值得借鑒。

7.努力實現人事檔案信息化建設

隨著計算機的普及和推廣，人事檔案管理軟件系統的不斷升級，人事檔案管理實現數字化、網絡化。新時期，我國人事檔案信息化建設要步入國際化軌道，也必須與時俱進開發利用信息資源，以達到更快捷、更準確、更科學地為人事工作提供全方位的優質服務。

（1）人才服務機構積極創造條件，開展諸如人才信息報導、信息咨詢、信息調研分析等深層次服務。

（2）在正確處理好開發利用和保密的關系前提下，可組建本地區人才信息庫，該庫提供所管理人才的基本信息，能反映出各類專業人才自身個性特點和專業特長的信息，為用人單位選才發揮效力。

（3）建立流動人事檔案管理信息系統，提供快捷的檢索、查詢、問訊方式，實現個人基本信息的聯機網絡檢索和聯網查詢，用現代化手段管理和利用，為用人單位選才提供保障。

（4）建立人才業績跟蹤系統，將最新的業績更新到流動人員人事檔案信息管理系統中來，在更大程度上促進人力資源的合理配置。

8.盡快建立全國人事檔案信息通用數據庫，加快全文數據庫建設和“三網“建設

（1）建立全國人事檔案信息通用數據庫。隨著人事制度改革的不斷深入及人事代理制的施行，人員逐步由“單位人”向“社會人”轉變，人員流動日趨頻繁，建立全國通用的、標準的、先進的、適用的、可靠的人事檔案信息庫，為今后實現信息資源數字化、信息網絡化、信息載體多樣化、管理流程自動化、信息共享整體化打下堅實的基礎。力爭避免各系統各單位自行設計、硬件配置不統一、軟件不兼容的做法。

（2）加快全文數據庫建設和“三網”建設。人事檔案信息數據庫雖能夠快速、高效進行人員信息的查詢、檢索、統計、分析，生成各種名冊和表格，但人事檔案信息數據庫無法提供檔案中的鑒定、考核材料等內容。為提高人事檔案利用工作效率，保護實體檔案有必要建立人事檔案全文數據庫，通過大型掃描儀把利用頻率高、易磨損、利用價值高的檔案材料傳輸到計算機中，建立人事檔案全文數據庫。利用部門可根據需要從全文數據庫中調出有關內容，通過屏幕查閱并根據需要進行摘錄、打印等。在數據庫建設的基礎上加強局域網、廣域網和互聯網“三網”建設，建成技術先進、功能完善的人事信息服務網絡。努力做到全國人事檔案信息資源的共享，既方便了利用者，又大大提高了人事檔案利用工作的效率和質量，從而實現人事檔案的信息化和現代化管理。

責任編輯：沐紫