優(yōu)撫醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理

　　 【摘要】 隨著國(guó)家對(duì)優(yōu)撫醫(yī)院工作的重視，優(yōu)撫醫(yī)院近年來(lái)有了較快的發(fā)展，優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案也日趨增多，財(cái)務(wù)檔案管理工作提到了議事日程之上。筆者就優(yōu)撫醫(yī)院如何搞好財(cái)務(wù)檔案管理工作談了自己的一些體會(huì)，供大家探討。
　　 【關(guān)鍵詞】 優(yōu)撫醫(yī)院； 財(cái)務(wù)檔案； 管理
　　
　　財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是各機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的原始記錄和真實(shí)反映，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是各單位的重要檔案之一。當(dāng)前，在國(guó)家注重優(yōu)撫醫(yī)院發(fā)展總體方針的指導(dǎo)下，優(yōu)撫醫(yī)院在各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及經(jīng)營(yíng)過(guò)程中積極尋求社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益同步增長(zhǎng)的最佳途徑，因而作為優(yōu)撫醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)真實(shí)記錄的財(cái)務(wù)檔案就顯得更為重要，財(cái)務(wù)檔案管理工作已成為優(yōu)撫醫(yī)院管理工作的重要組成部分。現(xiàn)筆者就如何搞好優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理談?wù)勛约旱捏w會(huì)。
　　
　　一、要明確優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的范圍
　　
　　優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的范圍從狹義上講包括：醫(yī)院會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)決算等書(shū)面形式的會(huì)計(jì)核算資料，上級(jí)部門(mén)下發(fā)的會(huì)計(jì)文件、制度、法規(guī)等財(cái)務(wù)管理資料，隨著會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展，很多磁質(zhì)的會(huì)計(jì)資料也成為財(cái)務(wù)檔案的管理范疇；從廣義上講，還包括收費(fèi)票據(jù)存根、作廢單據(jù)等。具體地說(shuō)：一方面，優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理滲透在日常財(cái)務(wù)管理的每一個(gè)方面；另一方面，完備、有序的財(cái)務(wù)檔案管理為醫(yī)院財(cái)務(wù)管理提供了原始、真實(shí)的資料。優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的第一步是按照文件規(guī)定和有關(guān)要求辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，第二步是財(cái)務(wù)檔案管理的具體操作，即日常對(duì)財(cái)務(wù)檔案資料的收集、整理、分類(lèi)和存檔保管。財(cái)務(wù)檔案管理必須做到明確責(zé)任，嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度。
　　
　　二、財(cái)務(wù)檔案的收集要及時(shí)、完整
　　
　　（一）會(huì)計(jì)資料的收集
　　1.會(huì)計(jì)環(huán)節(jié)：要及時(shí)出齊當(dāng)日預(yù)處理會(huì)計(jì)憑證，憑證內(nèi)容要正確無(wú)誤，能清楚地反映會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，并確保附件完整。每月月底將處理完的會(huì)計(jì)資料和會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂成冊(cè)，年底將每月憑證及賬表等一并送交會(huì)計(jì)檔案人員進(jìn)行整理歸檔。
　　2.出納環(huán)節(jié)：要以“當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清”為原則，借、貸款完畢的憑證要及時(shí)登記現(xiàn)金、銀行存款日記賬，結(jié)出當(dāng)日余額，與實(shí)有現(xiàn)金庫(kù)存核對(duì)無(wú)誤，并要定期與銀行對(duì)賬單核對(duì)。經(jīng)編制“未達(dá)賬調(diào)節(jié)表”調(diào)節(jié)余額核對(duì)相符后，將借、貸款憑證按月逐日編號(hào)裝訂成冊(cè)。出納、會(huì)計(jì)主管或財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)人簽章后，年終同現(xiàn)金、銀行存款日記賬一起順序歸類(lèi)，存檔保管。
　　3.檔案整理環(huán)節(jié)：財(cái)務(wù)檔案整理必須以會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)為主線(xiàn)，明確各崗位會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任，從會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，到歸檔手續(xù)的完備性、有效性，再到保管技術(shù)的先進(jìn)性，環(huán)環(huán)相扣，節(jié)節(jié)相關(guān)，隨會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)過(guò)程一同進(jìn)行。總之，財(cái)務(wù)檔案材料應(yīng)具有連續(xù)性、系統(tǒng)性、綜合性、完整性，凡具有保管價(jià)值的會(huì)計(jì)事項(xiàng)記錄、核算資料，都應(yīng)收集齊全，裝訂成冊(cè)，立卷編號(hào)，不能缺少和遺漏。財(cái)務(wù)管理類(lèi)的財(cái)經(jīng)文件、財(cái)會(huì)制度、經(jīng)濟(jì)合同、審計(jì)資料、竣工決算審計(jì)書(shū)等，這些資料在會(huì)計(jì)檔案中缺一不可。整理立卷時(shí)，發(fā)現(xiàn)缺少的資料，檔案管理人員應(yīng)立即向有關(guān)當(dāng)事人追回或采取必要的措施補(bǔ)救。
　　（二）其他財(cái)務(wù)檔案資料的收集
　　優(yōu)撫醫(yī)院的其他財(cái)務(wù)檔案資料包括各種收費(fèi)票據(jù)存根、作廢票據(jù)等，由于醫(yī)院的特殊性質(zhì)，這類(lèi)資料在優(yōu)撫醫(yī)院中大量存在。對(duì)于這類(lèi)資料，平時(shí)也要進(jìn)行收集、整理，對(duì)于各種文件性的財(cái)務(wù)資料要分門(mén)別類(lèi)，收到后及時(shí)編號(hào)，重要的還要進(jìn)行復(fù)印，及時(shí)送交檔案管理部門(mén)，以防止丟失；對(duì)于會(huì)計(jì)人員交接清單和會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清單也必須按會(huì)計(jì)檔案管理要求及時(shí)整理歸檔；對(duì)于各種收費(fèi)票據(jù)，使用完后也要由專(zhuān)職人員記錄好收費(fèi)票據(jù)號(hào)碼，整理后統(tǒng)一保管，這對(duì)于以后錯(cuò)誤查證、分清責(zé)任會(huì)起到不可估量的作用。
　　
　　三、財(cái)務(wù)檔案管理要設(shè)置專(zhuān)職專(zhuān)人
　　
　　優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作在明確會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)各崗位檔案處理要求的基礎(chǔ)上，要指定專(zhuān)門(mén)會(huì)計(jì)人員全面負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理，并保持相對(duì)穩(wěn)定。專(zhuān)職檔案人員要負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案資料的收集、裝訂、保管、存貯、分類(lèi)編目和銷(xiāo)毀，提供會(huì)計(jì)檔案的借閱和提出有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的建議。因此，財(cái)務(wù)檔案管理人員必須由具有系統(tǒng)財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和檔案管理相關(guān)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)的會(huì)計(jì)人員擔(dān)任，切不可隨意更換。要做好優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作，還必須建立規(guī)范化的財(cái)務(wù)檔案室，由分工負(fù)責(zé)的會(huì)計(jì)人員管理，從日常會(huì)計(jì)資料的收據(jù)、發(fā)票到憑證、賬簿、報(bào)表、會(huì)計(jì)文件進(jìn)行全面管理，都要做好明細(xì)分類(lèi)，編寫(xiě)存檔目錄和分類(lèi)卡片，登記財(cái)務(wù)檔案收和出的詳細(xì)記錄，完善管理各種財(cái)務(wù)檔案。
　　
　　四、優(yōu)撫醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理要技術(shù)化、正規(guī)化
　　
　　在實(shí)際工作中，優(yōu)撫醫(yī)院的個(gè)別單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理重視程度還不夠，有的沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室，有的雖有配備齊全的檔案室，但存放無(wú)序的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，不方便查找。要使醫(yī)院檔案管理正規(guī)化，首先應(yīng)該形成主管領(lǐng)導(dǎo)—財(cái)務(wù)處長(zhǎng)—專(zhuān)管人員為一體的正規(guī)化體制，重視財(cái)務(wù)檔案管理，不斷改進(jìn)管理方法，如迅速培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理人員。同時(shí)，在檔案存載媒體上，除外來(lái)原始憑證需紙化歸檔外，應(yīng)利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)資料在院內(nèi)范圍聯(lián)網(wǎng)。比如，門(mén)診收費(fèi)處收據(jù)資料全部存貯在院信息中心服務(wù)器中，從患者交費(fèi)、收據(jù)生成開(kāi)始，收據(jù)資料就自動(dòng)歸檔，存入財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的相應(yīng)空間位置。對(duì)于財(cái)務(wù)文件，上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)到院保密室或財(cái)務(wù)科時(shí)，檔案管理人員要同時(shí)進(jìn)入財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行登記。在計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化技術(shù)安全支持的情況下，既保證了財(cái)務(wù)檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，又提高了檔案管理的工作效益，更為及時(shí)查找、保管各期內(nèi)任何資料提供了極大方便，提高了檔案利用率，為優(yōu)撫醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供了保證。
　　
　　五、財(cái)務(wù)檔案管理要嚴(yán)格
　　
　　財(cái)務(wù)檔案的管理要嚴(yán)格，財(cái)務(wù)檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守“保密守則”制度。優(yōu)撫醫(yī)院必須建立健全財(cái)務(wù)檔案管理制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔、調(diào)閱、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)都要始終貫徹“嚴(yán)”字，嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案管理辦法實(shí)施，確保會(huì)計(jì)檔案管理的完整性和安全性。近幾年來(lái)，會(huì)計(jì)信息嚴(yán)重失實(shí)，為了向上級(jí)主管部門(mén)多要錢(qián)要物、虛報(bào)冒領(lǐng)和應(yīng)付地方上級(jí)部門(mén)檢查，搞幾套賬、證、表以應(yīng)付不同的職能部門(mén)的情況時(shí)有發(fā)生。為了逃避檢查，有的賬外賬不存檔，時(shí)間長(zhǎng)了容易丟失；有的虛假財(cái)務(wù)資料和正規(guī)財(cái)務(wù)檔案放在一起，這樣真?zhèn)螘?huì)計(jì)檔案混雜在一起，時(shí)間長(zhǎng)了，制假者對(duì)虛假的會(huì)計(jì)檔案也難以分清。因此，在整理立卷時(shí)，要嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真鑒定，對(duì)不真實(shí)的會(huì)計(jì)檔案資料要剔除，否則，不予立卷存檔。要把假會(huì)計(jì)檔案資料拒于檔案室之外，確保優(yōu)撫醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性。