電算化條件下的企業內部控制現狀

摘要：隨著電子信息技術的快速發展，越來越多的企業將電算化的會計信息系統納入其企業內部控制的范圍里。這一轉變在有效防治會計人為操控的同時也為企業的內部會計控制帶來新的問題和挑戰，本文將詳細分析這一轉變的影響和帶來的問題，并且提出相應改善的措施。

關鍵詞：電算化；企業內部控制

一、前言

內部控制是指企業內部的管理控制系統，即為保證經濟活動正常進行所采取的一系列必要的管理措施，不僅包括企業高層用來授權與指揮經濟活動的各種方式方法，還包括企業的一些經濟活動的綜合計劃等各項規章制度。一般來說企業的內部控制包括內部管理控制和內部會計控制兩大塊，會計電算化條件下的內部控制屬于內部會計控制的范疇。隨著電子信息技術手段的飛速發展，會計電算化的有效實施能夠減少和消除一些會計的人為操控行為，而這同時也給企業的內部會計控制帶來新的問題和挑戰。

二、會計電算化對企業內部控制的影響

會計電算化是信息時代計算機電子技術應用到會計專業領域的產物，這種電算化方式一般將一系列會計流程比如：記賬、算賬等全部交由計算機來完成。與傳統的手工記賬相比較這種核算方式具有信息查詢容易、制作報表簡易、數據分析準確等特征。然而，這種形式的會計操作模式也存在一定的問題，也會對企業的財務內部控制產生較大的影響。

1.內部控制的內容發生了變化

以前傳統的會計操作工作基本上是在賬簿、憑證等紙質環境下完成的，采用了計算機以后所有的工作都必須在計算機的軟件上操作，包括系統維護、編程等內容。這時候為了保證會計信息的安全，內部控制可能要設置系統維護、計算機管理等工作崗位。

2.內部控制的對象變化了

傳統方式中內部控制的對象主要是會計信息處理的相關憑證、會計工作的程序方法等，很多工作事務都跟書面數據的會計原件有關系，一旦有錯誤，這些材料容易被發現，而且對于會計資料所做的手腳等造假現象也容易找到責任人。電算化以后，這些書面材料所起到的控制作用弱化了。這時候相應的內部控制機制就要增強了，因為一旦有機會造假，就不太可能留下痕跡。

3.內部控制的安全系數加大了

由于計算機的工作環境是在一個開放的網絡環境下進行的，在這種情況下，如果內部系統安全系數不夠高的話，很多數據就將被訪問到，有時候難免受到非法訪問甚至黑客或者病毒的侵擾。因此，會計人員和內部控制工作人員對于計算機的專業知識就要知道的更多了，有的時候甚至要達到專業的編程水平。

4.網絡技術的不斷更新使得控制制度的穩定性受到影響

信息社會的今天，網絡技術的更新換代周期越來越短，基于信息技術的電算化也不免受到影響了。一般財務軟件的網絡功能包括：遠程報賬、遠程報表、遠程審計、網上支付、網上報稅、網上采購、網上銀行等，要實現這些功能就要有相應的控制機制，而信息的實時更新導致會計信息系統下內部控制不斷會出現新問題。

三、當前企業會計電算化內部控制存在的突出問題

1.財務軟件兼容性不高，各個財務子系統和企業的整體系統銜接性差，導致內部控制的難度增大

當前我國國內市場上的財務軟件品種較多，這些軟件很多都是財務軟件公司自己開發的，所以往往各個軟件適用的操作平臺和支持軟件會存在差異。又由于各個財務公司為了競爭市場，保持其市場占有量，所以他們經常各自保留其專有技術，導致不同財務軟件公司間缺乏溝通和交流，進而使得不同品牌的財務軟件之間沒有統一的數據接口，很難和企業的ERP等一體化系統融合以實現數據共享。所以企業監管人員不得不根據不同軟件的要求，設定自身的內部控制機制，進而使得內部控制的操作性和適用性大大降低。比如：用友財務軟件一般要求在年終前要有強制性備份，而有的財務軟件有反結賬操作，類似于這樣的功能性差異，都會導致內部控制缺乏共性，從而使得內部控制的難度加大。

2.對于一次性數據的輸入要求準確性較高

在電算化條件下，企業的一切內部財務工作基本上都是無紙化的辦公條件，而會計數據的輸入經常是一次性的，即后續的記賬、分析和編制會計財務報表基本上都是由計算機程序自動完成的。在這種情況低下，如果初始輸入數據的工作沒有做好，就會導致后面的一系列自動完成的計算工作全部都是在錯的前提下完成的，其影響的后果可想而知。而當前我國的很多企業對于防止這樣的問題出現還沒有足夠的重視，更沒有制定相關有效的防范機制了。

3.有效控制會計舞弊、會計犯罪的難度加大

隨著計算機應用的日益普及，計算機本身的虛擬性和難以控制性的缺點也日益體現在會計工作中。由于儲存在計算機上的數據可以被修改，同時又不會留下什么痕跡，當前越來越多的經濟犯罪數量的增大給我們提供了前車之鑒。另外，由于數據庫技術的提高相應地使得數據的集中程度提高，進而有些未授權的人員就有可能通過網絡瀏覽有關的財務數據文件，甚至偽造、銷毀一些重要的數據。這種形式的違法犯罪行為，由于其本身具有很大的隱蔽性和危害性，而且被發現的難度和傳統的審計控制又不太一樣。因此，這個問題應該引起我們的足夠關注，以免造成不必要的大損失。

4.會計從業人員對于電算化系統的了解程度不夠，專業水平有待提高

很多會計從業人員本身不是計算機專業出身，因此在掌握和應用電算化操作系統的時候一開始就必須有專業的財務軟件人員教。然而由于會計從業人員本身對系統的了解有限使得其在日常的工作當中沒有辦法解決一些簡單的故障，當碰到問題的時候又不得不請財務軟件專業人員過來維修指導，這無形之中就增大了企業的管理成本。雖然目前我國很多使用會計電算化的企業、各個政府部門的財務會計部門、高校研究機構等都對這個問題比較重視，對很多會計從業人員進行了大量的電算化培訓，然而這些基礎性的工作還是遠遠不夠的。很多會計財務人員工作后只能夠進行簡單的基本操作，對于會計電算化的維護和管理等高層次工作經常是無能為力。因此，我國會計人員電算化水平有待進一步提高，高級的電算化財務人才繼續培養。

四、完善電算化條件下企業內部控制的措施

1.明確各個崗位職責，強化計算機軟件技術控制

使用了新的財務軟件以后，企業應該結合自身特點，對于各個會計崗位重新定崗，明確各個崗位的工作職責，制定科學的工作規范流程，以提高電算化會計工作的效率，防止會計舞弊或者會計造假等各種會計工作風險的產生。要適當選擇和結合各自財務軟件的優點，充分應用其每個程序模塊的功能，實行權限管理、相互監督，建立事后監督和實時監督相結合的內部控制機制。此外，為了強化電算化環境下計算機軟件的技術控制，有條件的話應該建立和開發一些適合于企業自身的安全網絡軟件例如“防火墻”等，以防

止會計信息數據庫的數據信息泄露。對于財務處理程序無關的人員嚴格拒絕其使用和操作和電算化有關的計算機。總之，就是要建立一個和企業內部控制機制相適應的電算化信息系統，保證會計人員相對獨立地行使自身的權限已達到內部監控的目的。

2.強化會計電算化系統的工作準確性控制能力

為了有效地防范出現數據輸入的失誤等基本性工作問題，企業應該在電算化的條件下建立有效的內部會計控制機制。即對會計電算化系統的工作人員進行明確分工，使之嚴格執行和管理規章相配套的工作規范。在此基礎上要建立一種相互監督和相互制約的機制以保障會計信息的真實性，減少發生錯誤和舞弊的可能性。例如在執行操作中可以將數據的輸入輸出和數據的審核相分離、程序和數據文件的保管和計算機的操作相分離，從而可以實現工作人員的權責和內部控制機制的配套相明確。

3.拓展內部控制的審計監督作用，完善電算化下的內部控制機制

由前面的分析知道電算化條件下企業的會計內部控制存在較大的會計舞弊和造假風險。所以會計系統沒有控制的話，一旦出現問題將會對企業造成不可估量的危害。而很多時候內部控制機制的設計只能為企業提供一種合理而不是絕對的保證。因此，企業應該充分重視內部控制中審計監督的作用，利用內部的審計監督對會計電算化內部控制進行有效的監控。企業應該保證內部審計工作人員的獨立性。內審人員要定期檢測電算化系統的工作情況，對內部控制系統的健全性、適用性、可靠性進行評價和考核，看其是否能夠有效發揮控制作用，并針對其薄弱環節，提出改進意見，使之得以不斷完善。

4.加強會計從業人員在電算化環境下工作的職業技能培訓

內部控制機制主要是由人來設計和操作的，如果沒有高水平的會計從業人員，這種制度的執行就是形同虛設。因而會計主管部門和企業單位在新形勢下應該注重培養會計從業人員在電算化環境下工作的能力，尤其應該加強計算機方面的學習，提高計算機的應用和操作維護水平。與此同時，要注重職業道德方面的熏陶，新環境下對于會計從業人員的職業道德要求更高。

總之，當前我國正處在經濟體制和企業制度改革的關鍵轉折期，企業內部控制的問題也正受到愈來愈多的重視。會計的電算化給企業帶來了機遇，使得企業能夠在更高的平臺上運作和完成內部控制的工作；同時電算化也帶來了挑戰，如何克服困難把握機遇正是本文討論的核心所在。

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（作者單位：浙江寧波甬臺溫高速公路有限公司）