用Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｆｆｉｃｅ進行圖書采訪查重的體會

目前，大多數(shù)圖書館進行采訪查重主要是利用圖書館自身的自動化管理系統(tǒng)、館配商提供的圖書查重平臺、購買具有查重功能的采集器以及自己開發(fā)的查重軟件幾種方式進行查重，這幾種方式對數(shù)據(jù)的個性化要求，處理的繁簡層次、所耗費的時間以及成本費用都不盡相同。幾種方式各有長處，也各有弊端。本人也先后嘗試過各種查重方式，最終的結果都不那么令人滿意。經(jīng)過長時間的體會和摸索，發(fā)現(xiàn)還是office辦公軟件靠得住些。以下就如何利用office進行查重，與同行切磋。

1 利用Excel進行查看

由于一張Excel表格只能容納6萬多條記錄，采用Excel查重主要是針對比較小的數(shù)據(jù)，在這里我把它稱為局部查重，特別適合采訪數(shù)據(jù)間的相互查重(館藏小的也適合)，對圖書驗收特別有用，可以有效地杜絕塞書現(xiàn)象。我們可以把來自不同館配商的采訪預訂數(shù)據(jù)做成一個文件，分別放在不同的工作表中，比如將從人天、儒林和三新的預訂數(shù)據(jù)做成一個名叫圖書預訂數(shù)據(jù).xls文件，該文件中就包含人天、儒林和三新三個工作表，也可以把不同館配商的預訂數(shù)據(jù)分別做成不同的文件，如人天.xls、懦林.xls和三新.xls三個文件，本人習慣做成一個文件。當每新訂購一批圖書，就將其采訪數(shù)據(jù)加入相應的工作表中或文件中，并作一備注，標明是第幾批，以供圖書到館驗收查重用。

1.1 同一表中數(shù)據(jù)的處理

包括對書號及重復數(shù)據(jù)的處理，進行這種處理有助于表與表中查重的效率和準確性的提高。書號的處理主要是針對10位同13位ISBN號間進行轉(zhuǎn)換，建議將10位和13位的ISBN號各入一列，這樣就可以用10位查，也可以用13位查。由于同一表中可能會出現(xiàn)幾條相同的記錄，會造成統(tǒng)計的誤差，這就需要對這一重復記錄進行剔除，用手動的方法不僅費時而且費神，用表中高級篩選的話，效率就大大提高了。具體操作為選中工具欄中數(shù)據(jù)下拉菜單一篩選一高級篩選，選中列表區(qū)域和條件區(qū)域，在復選選擇不重復記錄，單擊確定，表中就會隱藏重復的記錄，顯示的則是不重復的記錄，我們也可以將其記錄復制到其它表中。建議以上的操作最好是以ISBN號為條件，書名因同名的太多而不宜用，同一書號的叢書或套書則要單獨進行處理。

1.2 不同表或不同文件間數(shù)據(jù)的查重

采購的圖書入館后，先不急著一包一單驗收，因為一包一單的圖書不一定是本館訂購的書。用訂購數(shù)據(jù)同館配商的發(fā)貨數(shù)據(jù)比對，進行查重，可以將館配商的塞書剔除，從而有效地杜絕塞書現(xiàn)象。數(shù)據(jù)的比對實際上是引用Excel自帶的統(tǒng)計函數(shù)COUNTIF進行統(tǒng)計，最終達到查重的目的。假若本館現(xiàn)在要對人天公司的發(fā)貨圖書進行驗收，只要打開人天的訂購數(shù)據(jù)和發(fā)貨數(shù)據(jù)，在ISBN的格式一致時用ISBN號查重：在人天發(fā)貨數(shù)據(jù)插入一列，在要插入的列中調(diào)用統(tǒng)計函數(shù)COUNTIF，這個函數(shù)主要用于計算區(qū)域中滿足給定條件的單元格的個數(shù)，語法為COUNTIF(range，criteria)，Range為需要計算其中滿足條件的單元格數(shù)目的單元格區(qū)域Criteria為確定哪些單元格將被計算在內(nèi)的條件，其形式可以為數(shù)字、表達式、單元格引用或文本。本例中的Range為人天訂購數(shù)據(jù)中的ISBN列，Criteria為人天發(fā)貨數(shù)據(jù)中的ISBN列。通過計算后，數(shù)字為0的是未訂購的數(shù)據(jù)，即人天塞書，非零的就是本館的訂購圖書。記住插入列前的一列數(shù)據(jù)不能為空，計算完畢后最好將計算好的值替換成文本，這樣會提高處理數(shù)據(jù)的效率。為了防止館配商將所到圖書在下次重發(fā)，最好將已驗收的訂購圖書作一備注，供下次再查重用。這樣，就可以從根本上杜絕館配商塞書情況的發(fā)生。在掌握這個函數(shù)后，我們可以很方便地進行表與表的比對，不過數(shù)據(jù)太大會影響計算速度，建議太大的數(shù)據(jù)比對不用Excel，改用Access。

2 利用Access查重

Access同Excel相比，具有更強大的功能，支持廣泛的數(shù)據(jù)格式，可以處理大型的數(shù)據(jù)，在查重和去重方面有不可比擬的優(yōu)越性，其操作方法如下。

在去重和查重之前，將要處理的數(shù)據(jù)導入Access表中，包括采訪數(shù)據(jù)，館藏數(shù)據(jù)以及其它相關的數(shù)據(jù)，其數(shù)據(jù)各字段的格式要保持一致。導入數(shù)據(jù)后，接著我們就要進行數(shù)據(jù)的處理。

2.1 同一文件中的數(shù)據(jù)去重

我們先在查詢中建立一個去重文件，在設計視圖中寫入去重命令(sELECT DISTINCT字段名INTO表FROM需要去重的數(shù)據(jù)文件)，其中，字段名指導人數(shù)據(jù)的各字段，如書號，書名等，“表”是經(jīng)過處理后的沒有重復記錄的表，點擊執(zhí)行后，不重的數(shù)據(jù)就進入“表”中，打開“表”，全是不重的數(shù)據(jù)記錄。

2.2 不同文件的數(shù)據(jù)去重

若要將采訪數(shù)據(jù)A中同館藏數(shù)據(jù)B中相重復的記錄去掉，可以用DELETE*FROM A WHERE字段名iIl(select字段名from B)；命令，其字段名必須相對應，即為同一條件。執(zhí)行命令后，重復的數(shù)據(jù)就在A中刪除沒有了。

2.3 不同文件的數(shù)據(jù)的查重

如果說我們只要知道采訪數(shù)據(jù)A中的哪些數(shù)據(jù)同館藏數(shù)據(jù)B中的數(shù)據(jù)重了，而不動采訪數(shù)據(jù)A，也好辦，用命令SELECT A* INTO c FROM AWHERE字段名in(select字段名from B)；命令執(zhí)行后，重復的數(shù)據(jù)記錄就在表c了，只要打開表c就可以查看重復的數(shù)據(jù)記錄，而采訪數(shù)據(jù)A沒有任何變化。

用Access查重去重很容易實現(xiàn)，只需用簡短的命令執(zhí)行操作，不過，查重前務必要確保導人數(shù)據(jù)的準確性，否則，查重去重的準確性就沒有保障。

關于用office查重去重，更深層次的東西有待大家進一步挖掘，希望本文起到拋磚引玉之效。筆者以為，為了科學建設館藏資源及優(yōu)化館藏資源，圖書館采購人員必須具備一定的數(shù)據(jù)處理能力，通過在整個業(yè)務鏈的前端把好圖書的質(zhì)量關，確保提高全館的服務水平。