檔案工作規范化標準化建設之我見

摘要： 本文通過對文件與檔案的本質區別；做好檔案工作規范化、標準化的前提工作；做好檔案工作規范化、標準化的關鍵環節；依靠原始材料進行檔案立卷，建立電子文件歸檔制度幾個方面的論述，說明如何進行檔案工作的規范化、標準化建設的問題。

關鍵詞： 檔案工作 規范化 標準化 立卷 建設

在新的歷史時期下，人們越來越注重檔案工作的規范化和標準化建設。檔案工作的規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，對檔案工作規范化、標準化工作要任務清楚，目的明確，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。

一、文件與檔案的本質區別

《檔案法》第十二條規定：“博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物圖書資料同時是檔案的，可以按照法律和行政法規的規定，由上述單位自行管理。”可見，同樣是原始記錄，并不影響我們對檔案與圖書、文物進行區分與管理。也許有人會說，既然原始記錄性是檔案的本質屬性，那么文件與檔案的本質屬性豈不完全相同?的確，由于“文件與檔案記錄的內容相同”、“文件與檔案的物質形態相同”，因而“文件與檔案的本質屬性相同。原始性和記錄性的有機統一是文件和檔案的共同本質屬性”，［１］所以，文件與檔案從本質上來說屬于同一事物。但是，有人據此認為，既然文件與檔案本質屬性相同，那么“文件與檔案屬于同一概念”［２］。其實，這是對文件與檔案關系所作的錯誤理解。文件與檔案之所以屬于同一事物，是由于兩者的載體與內容完全相同，這就決定了兩者的本質屬性相同。但同一事物在根本性質不變的情況下次要性質可以發生變化，而恰恰是這種變化使得同一事物的發展呈現出階段性。所以說，文件與檔案是同一事物，但并不是同一概念。我們通常所說的文件與檔案是同一事物在不同階段的兩個名稱，也就說明了這一點。

二、做好檔案工作規范化、標準化的前提工作

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。所以，我們首先要做好公文制發的工作，而公文制發得怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響著日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須注意解決好規范化、標準化的問題，提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。要做好以下四個方面的工作：第一，公文用紙質量要好應該是前提，要統一幅面尺寸、規格、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。第二，注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。第三，公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，保證字跡鮮明、清晰，以利于日后長久保管利用。第四，使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

三、做好檔案工作規范化、標準化的關鍵環節

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。立卷歸檔工作是解決問題、實現目標的關鍵性工作，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：第一，要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則將會給檔案管理造成無序和混亂。第二，明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在以本單位形成的文件為主的原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，具體問題具體分析，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，從而提高檔案利用的效率和效果。第三，在堅持貫徹以本單位形成的文件為主歸檔原則的前提下，要注意有效地維護卷宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

四、依靠原始材料進行檔案立卷，建立電子文件歸檔制度

除了依靠原始材料設立分管領導和立卷牽頭人負責督促檢查立卷工作外，還要開展電子文件歸檔。電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。由于大多數計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經與檔案部門多年合作，建立了相對穩定的業務關系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原始材料立卷，要以各單位計算機與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊伍。進行這項工作需要新的知識和技術手段，而現有的立卷隊伍尚不適應工作發展的需要，因此，在進行這項工作以前，要對承擔此項工作的人員加以培訓，通過組織業務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。

電子文件來源廣泛，形成者不僅有業務管理部門的承辦人，還有數據錄入員、信息管理與計算機技術人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結、考核電子文歸檔工作，這樣才能逐步實現檔案工作規范化、標準化的根本目標。

總之，為促進檔案工作規范化、標準化的建設，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，建立電子文件歸檔制度，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

參考文獻：

［1］韓玉梅主編.外國現代檔案管理教程.中國人民大學出版社，1995：28.

［2］劉智勇.我國現有檔案定義的缺陷.檔案學研究，1995，（4）.