高校檔案管理存在的問題及應對策略

戚 艷

摘要:本文對高校檔案管理的現狀進行了分析,指出了存在的一些問題,并針對性地提出了新形勢下增強檔案意識、優化管理模式、加強隊伍建設、加大經費投入、健全檔案歸檔制度等五個方面加強檔案管理的應對策略。

關鍵詞:高校;檔案管理;問題;策略

中圖分類號:G251文獻標志碼:A 文章編號:1002-2589(2009)32-0195-01

改革開放以來,高校檔案管理建設取得了顯著的成就,高校檔案管理意識不斷增強,檔案工作的重視程度有了一定提高。但是,隨著科技時代的到來,檔案管理出現了新情況、新問題,傳統檔案管理模式與方法已經日益不適應新形勢的要求,加快高校檔案管理的創新已經迫在眉睫。

1.高校檔案管理中存在的主要問題

1.1檔案意識薄弱

很多高校的領導對檔案的重視程度不夠,往往是平時被遺忘,用時方恨少;對檔案館(室)的經費投入較少,用于檔案館(室)網絡化建設的經費非常有限,無法購置好的硬軟件,建立高起點的檔案館網絡,更談不上對設備的及時更新。檔案工作人員常常只認為收集全檔案、保管好檔案就可以了,缺乏利用檔案資源服務社會的意識。

1.2檔案管理方式落后

傳統的人工檔案管理包括資料的收集、整理、分類、組卷、編制目錄、保管和提供利用等一系列繁瑣的工作。由于檔案管理工作量大、任務重,工作手段落后,多數高校仍是手工操作,不能及時按照檔案工作要求整理、分類歸檔材料;即使輔助以電腦管理,也僅限于基本信息及簡單檢索查詢事務,沒有建立無紙化電子檔案和圖像、聲音、文字三位一體的立體化檔案,不能從根本上改變檔案利用率低,信息涵蓋不全等問題,導致檔案材料不齊全。

1.3檔案管理隊伍整體素質偏低

高校檔案干部隊伍的現狀是檔案管理人員隊伍逐年壯大,文化知識結構不斷提高。但是,專業技術人才偏少,中途改行的較多,造成專業人才匱乏,高校檔案隊伍整體素質不高。缺乏具有全日制檔案管理專業畢業本科以上的高素質高層次人才,缺乏既懂信息化技術又通檔案業務的“一專多能”復合型人才,這與高校檔案事業發展不相適應。

1.4經費投入不足

由于經費投入不足,庫房建設存在問題,缺乏安全性和保密性。很多高校檔案庫房都不符合國家檔案法規定標準,很少重視庫房的溫、濕度的調整,很多檔案館(室)沒有專門的音像庫房。大批檔案字跡衰減變質、腐爛;照片堆放褪色,無法識別;錄像帶、錄音帶、磁帶老化,導致無法正常播放等問題。近年來雖然檔案管理硬件的質量在不斷提高,但檔案館信息化、網絡化的實現需要投入大量的資金。目前經費投入不足是影響高校檔案管理網絡化發展的重要障礙。

1.5檔案制度不健全

目前許多高校檔案材料仍然沿用舊的模式,沒有根據新情況新形勢建立健全新內容,缺乏健全的檔案制度。如對學生檔案的紀錄與管理,著重強調政治表現,大都是入黨、入團材料及政治方面的獎懲等,很少有對學生素質和綜合能力的記載,偏重記載學生的歷史,缺少反映動態的個人能力和信譽的記載,缺乏個性特征;檔案內容不完整,不能涵蓋學生綜合素質,社會實踐活動、科技創新活動和心理健康狀況等方面的資料欠缺,參加職業能力培訓考核、計算機等級考試和英語水平能力測試等有關內容也未能在檔案中準確完整的體現出來。

2.加強高校檔案管理的應對策略

2.1增強檔案意識

高校檔案是高等院校活動的直接記錄,高校檔案作為高等學校教育的一種特殊資源,是學校事務管理的重要內容。高校領導,檔案主管領導要不斷增強檔案意識,關心和支持檔案工作,主動了解當前檔案工作的現狀。檔案工作者要從思想觀念上摒棄落后的觀念,打破傳統的工作格局、模式。充分認識到收集全檔案、保管好檔案,才能更好地、有針對性地開展為社會各界服務。

2.2優化檔案管理模式

應用信息技術對檔案信息進行管理,具有手工管理所無法比擬的優勢。為了提高檔案管理質量和效率,適應新形勢發展的需要,高校要加大檔案管理力度、改進管理模式,把現代化管理手段應用于檔案管理之中,充分發揮計算機信息處理和網絡的優勢,取代傳統的手工操作模式,如各種影像資料收集、條形碼識別等,不斷提高管理效率和管理水平。同時構建廣泛有效的交流機制,加強信息溝通,相互協調,有效地推進檔案管理工作。

2.3加強檔案管理隊伍建設

加強檔案管理隊伍建設,實行專人負責檔案。選用熱愛檔案工作、思想覺悟高、保密意識強、業務知識過硬的人員從事檔案工作;不斷加強工作人員專業理論和管理知識培訓,努力提高自身素質。要求檔案管理人員不僅熟練掌握檔案學、檔案管理學、檔案保護技術等專業知識,而且要掌握計算機、光盤存貯、縮微技術及網絡技術等先進的管理手段,成為信息和知識的導航員。同時,要大力引進具有檔案管理專業知識的高層次人才,建立一支政治素質高、業務能力強的高素質檔案管理隊伍,提高檔案管理水平。

2.4加大經費投入

檔案資源是高校寶貴的重要資源。高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段,同時可以提高檔案的管理效率。要加大經費投入,加強基礎設施建設,采取切實有效措施,改善硬件環境,保護檔案資源。同時要采取現代化手段管理檔案資源,為高校檔案管理現代化建高提供有力保障。

2.5健全檔案歸檔制度

健全檔案管理制度是開展檔案管理的重要保證,相關職能部門要加強協調,做好建檔、歸檔等各環節的銜接工作,避免檔案工作脫節,通過建立健全各項規章制度和完善記錄項目,使檔案管理工作步入規范化、科學化的軌道。

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(責任編輯/彭巍)