強化競爭情報管理　提升高職辦學水平

周　云　顧臻臻

目前,我國競爭情報相關的理論和實踐研究主要集中于企業,適用于高校的研究成果還較少。近幾年,我國的高職院校發展迅速,如何將競爭情報的研究成果應用于高職院校,以提升其辦學水平,將學校辦出特色,實現全面可持續發展,是一個非常值得研究的問題。

高職院校外部環境的競爭情報要素

政治、經濟、法律等宏觀環境信息主要指與高職院校發展相關的國家政策、經濟發展規劃、法律法規等重要信息的研究,尤其是這些信息對我國高等職業教育影響的研究。

市場環境信息主要包括本地區及全國相關行業的經濟發展狀況和未來發展趨勢,該區域高職院校的招生、橫向科研經費(指企業提供)的獲取、科研成果的轉化、教師招聘的條件等。這些是學校競爭情報體系中最基本的情報。例如,浙江省經濟信息中心網預測與分析欄目發布的《浙江縣域經濟發展軌跡、經驗及前景》等信息,為高職人才培養定位及專業建設提供了有效參考。

教育主管部門頒發的相關文件及建設信息隨著高等教育體制改革的深入,高職院校的發展越來越受到全社會的重視,各級主管部門對高職院校的指令性計劃和無條件撥款越來越少,取而代之的是依照一定規則、鼓勵各院校通過有關專家評審及答辯競爭等形式獲取各種資助經費。多渠道獲得政府引導下的各種建設項目信息,并組織參與相關項目的申報與建設對各高職院校提高辦學檔次、擴大社會知名度具有重要作用。

競爭對手情報包括現實的、潛在的競爭對手的各類情報,這是高校間競爭情報體系中最重要的情報。比如,中國高職高專教育網、各地區教育網、各地區高職高專網以及各高職院校的校園網等各種信息平臺,展現了高職院校的辦學模式、專業設置、課程改革、師資隊伍建設及質量保障等方面的信息。

政府部門發布的基礎性信息政府部門具有最為龐大嚴密的信息采集網絡,在搜集信息時具有國家的強制力。目前,各級政府部門掌握的社會信息資源是全社會的80%,而且這些信息資源的質量和可信度較高,因此具有較高的研究價值。高職院校可以通過收集、研究這些信息,利用自身的專業敏感性,分析政府和行業的需求,從而調整專業及課程設置。

其他利用參加報告會、研討會、專家講座和參觀學習等機會,有目的地開展交流,有針對性地搜集情報信息,勤于思考和提問,善于積累、分析零星信息,同樣可以獲得重要的競爭情報。此外,國內外的期刊及主要文獻數據庫及信息網絡的互聯也為高職院校獲取外部信息提供了便利條件。

高職院校內部環境的競爭情報要素

通過各種渠道有意識地挖掘學校內部各項工作、各個環節的相關信息,且具有分析信息的能力,是高職院校競爭情報工作的關鍵所在。高職院校內部環境的競爭情報要素主要有:

教務管理系統的重要信息通常包括課程信息、學生學籍信息、教學基本文件等。課程信息管理是對教學工作的時間、空間和人力的總調度,從中可以捕捉到學校的課程設置情況、教師教學工作量情況、教室利用率情況、教學設備使用及功能需求情況。學籍管理主要是對學生在校期間的學習情況進行管理,包括在學分制等多元化管理制度下的學生知識、能力構成情況以及對各門課程的掌握情況,從中可以及時了解各專業的教學狀況和學生的學習質量。尤其可以通過對學生成績的分析,進一步研究目前高職院校“工學結合、校企合作”課程改革的效用。教學基本文件是教學運行過程中的行動綱領,包括教學基本建設、教學運行管理、教學研究與改革等方面相關的文件。通過對這些文件的分析,能隨時動態地掌握教學建設與運行的基本情況,對整個教學過程進行實時監控,以保障教學質量。

學生管理系統的主要信息一般包括學校的招生信息、學生操行及獎懲等綜合評定信息、畢業生就業及校友工作狀況跟蹤反饋等信息。從中可以分析出社會需求與行業發展趨勢,指導學校的專業建設與課程改革方向,同時,可以有針對性地提出學生在校期間的管理策略,以便更好地配合教學。

教職工人事管理系統的主要信息包括教職工基本人事檔案和教師個人業務檔案,可以將學院人力資源的諸要素,即每個人的學歷、職稱、專業方向、外語能力、教學情況、科研成果和業務進修等狀態以圖表形式進行分析,為構建合理的師資隊伍結構提供參考依據。

圖書資料管理系統的主要信息高校圖書館經過多年的建設,已積累了大量的信息資源,包括各類圖書、報紙、期刊、會議文獻等等。近年來,隨著計算機和網絡技術的發展,各圖書館都購買了大批電子文獻,包括各種本地數據庫和可遠程登錄的數據庫,提供多種信息的匯總、統計和檢索。正在建設的高校數字圖書館聯盟,以良好的網絡應用環境,使高校間獲得最大范圍的資源共享。這些豐富的資源是高職院校情報部門收集競爭情報的天然營養源頭。

財務和資產管理系統的主要信息財務管理系統是根據學院事業計劃需要,對未來年度的資金進行籌集與分配處理。它能對各種財務憑證進行核算、科目匯總及平衡處理,實現財務預算和計劃執行狀況的跟蹤、統計分析與決算。

資產管理系統包括對教學、辦公用房、實訓場所、電化教育所用的教學儀器、設備的管理以及各類家具和其他固定資產的管理。通過對財產的登記,對使用、維護、更新改造和報廢情況的記錄,能及時查詢到學院的資產狀況。

其他事務管理系統校內實訓基地管理系統提供了學院或系部根據教學實訓(實習)要求投入建立的承擔學生實踐教學的基本文件、建設進度、使用與維護狀況及相關投入的各項成本等信息;校企合作管理系統提供了教師掛職鍛煉與兼職崗位、校外實訓(實習)基地建設情況、教師走訪科研院所與大中型企業合作開發應用型課題及合作編制相關行業的技術標準等信息;科研管理系統提供了學院科研項目的計劃、科研經費的使用情況、科研成果的申報和評估,以及技術市場和科技服務等方面的管理信息。

有目的﹑有計劃地將以上這些管理系統的信息進行集成,能更好地對包括教學與師資隊伍建設在內的各個建設項目的實施、資金投向及年度資金調度安排、固定資產購置(建設)等實行全過程管理,同時也為高職高專評估和示范建設提供了績效考核的重要數據。

強化高職院校競爭情報管理的措施

(一)建立具有高職院校特色的競爭情報組織系統

目前,絕大多數高職院校的內部管理僅僅只是處理本部門專業范圍內的事務,例如,各個系(部)只負責處理本系(部)的教學、科研和管理工作。由于職能的細分,使得各系處之間信息傳遞不暢,形成一個個“信息孤島”,造成學院在設置策略性建設方案時缺少整體分析的科學依據。倡導在高職院校開展競爭情報工作,建立高效的競爭情報系統,讓各系(部)和職能部門作為子系統各自承擔一定的任務,又按共同的目標進行競爭情報研究,對學校的快速發展將起到推波助瀾的作用。

高職院校若能基于某一核心部門的統一領導和指揮,建立一個融會貫通各部門的信息傳遞及資源共享的情報分析系統,將會為學院制定科學的競爭策略贏得優勢。這個組織體系應深入到各系(部)及專業、各職能管理部門和各教學輔助機構中,進行教學全過程質量監控,及時發現問題、解決問題,并定期進行院、系、專業教學質量評估和質量保障體系的評審。教學工作的執行情況和效果將通過年度質量報告、評估報告、評審報告以及畢業生質量跟蹤調查等一系列形式直接反饋到學院領導及上級主管部門。

整個系統管理過程分為計劃、執行、檢查和處理等四個階段(見圖1)。這個過程不是運行一次就完結的,而是需要通過不斷循環反饋來解決存在的問題,呈螺旋形上升態勢。這樣的系統一方面能進一步挖掘存在的問題,進而解決問題;另一方面在不斷提煉信息的過程中將孕育出學院的辦學特色及辦學經驗,從而不斷提高學院的辦學質量與社會知名度。

(二)建立關于高職院校辦學績效的評估系統

作為對高職院校競爭情報系統的功效檢驗,競爭情報績效評估對于提升高職院校辦學水平非常重要。通過對示范性高職院校建設方案的研究,給我們帶來許多啟發,例如,基于工作過程導向的課程體系設計、“雙師型”教學團隊的培育、校內外實訓基地建設等。圍繞這些要素的績效評估,會有大量的人才培養過程中質量管理的作業性信息記錄。重視面向經濟效益的評估,是基于國家和地方對示范性高職院校建設項目進行立項評審與驗收的重點,即看一所學校的發展規劃、資金籌措能力及使用狀況是否可信,經費與建設是否達到效益最大化。由于財務報表提供的信息是原始的,是相對孤立、靜止的,因此,應結合大量的不能用貨幣計量的重要資源,如學院與外界交往的渠道、優秀人才的引進與利用、設備的使用性能等進行綜合分析。同樣,分析競爭對手的資金活動,也要涉及人事信息、資產信息、教學信息、學生信息等多方面。

重視面向社會效益的評估,以就業為導向,是高職教育的發展方向。高職教育只有緊緊圍繞經濟發展的產業需求和社會服務需求來培養人才,才能解決學生就業難和技能型應用人才緊缺的矛盾。因此,高職院校要加強與用人單位的交流,獲取行業企業的對口需求及就業市場的新熱點,及時制定和調整自己的策略以適應社會發展,同時,通過實地調查,還可以了解有關競爭對手的一些非公開信息。調查和掌握這些信息,對于了解競爭對手的辦學水平和學生的綜合素質至關重要,可以知己知彼地培養出更具市場競爭力的畢業生,提供給廣大用人單位。

重視管理績效的評估,是參照Jan P. Herring總結的面向管理的競爭情報評估流程以及給出的建議:“始終貫穿管理的思想;預先識別管理層的期望;將管理層的期望以及績效評估作為競爭情報規劃的部分內容;識別、界定競爭情報發揮績效的關鍵領域;將戰略目標、管理層期望以及競爭情報運作有機結合起來;從管理者的角度綜合評價情報產品的定量效果;將所得的定量評估結果分發給各情報用戶”①。管理績效的評估,最終會延伸到戰略決策的制定和高職院校核心競爭力的提升。

結論

競爭情報系統是以人的智能為主導、信息網絡為手段、增強競爭力為目標的人機結合的競爭戰略決策支持和咨詢系統工程。它既是一個人機系統,人的智能永遠是該系統的核心因素;又是一個服務系統,高職院校的競爭情報系統將延伸出多種社會化的服務,利用高職院校內外部環境信息發展具有自身競爭優勢的戰略應用系統。強化高職院校的競爭情報管理,通過對外部機遇與挑戰及內部優勢與劣勢的分析、研究,謀劃學院的生存與長遠發展,既能提高高職院校的管理績效,又能提升其辦學水平,從而使學院在競爭中立于有利地位。

注釋:

①沈國朝:《競爭情報的理論與實踐》,科學出版社2008年版,第572頁

參考文獻:

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[8]李英.高校競爭情報獲取途徑的探討[J].圖書館工作與研究,2006,(5).

作者簡介:

周云(1961—),女,浙江杭州人,浙江建設職業技術學院教務處副處長,副研究館員,研究方向為教務管理及信息管理。

顧臻臻(1973—),女,浙江杭州人,浙江建設職業技術學院教務處教務科長,講師,研究方向為教務管理及工程管理。